دانلود مقاله حسابداری با نرم افزار

چکیده : امروزه با گسترش حجم مبادلات بازرگانی و تجاری و معاملات امور حسابداری مربوط به درآمد ها و هزینه ها با وسعت و گسترش روز افزونی روبرو می باشد که به دقت عمل و سرعت بالایی احتیاج دارد .

در این راستا و یا توجه به ابزاری پرقدرت و سریع ، شرکت رایانگان فردا اقدام به ارائه نرم افزار حسابداری محاسبات با قابلیتهای بالا و بسیار نزدیک باروشهای حسابداری خاص که در آن از دفاتر استفاده نموده و راهایی که مدت زمان زیادی دارند استفاده کنند که هدف از این پروژه چگونگی آشنایی با مشخصات محیط اجرایی و نحوه کارکرد مناسب آن به طرز مختصر توضیح داده شده است که پس از جمع آوری اسناد و آشنایی با دفترها و گزارشات و تراز های آزمایشی ( 2 ستونی و 4 ستونی ) و سند سود و زیان و سند اختتامیه و چگونگی وارد کردن اطلاعات به آن محیط چگونگی خروج از آن محیط آشنایی به امور مالی شرکت بتوان از راه کارهای قدیمی که باعث کند شدن سرعت کارآیی می شوند جلوگیری نموده و با استفاده از این نرم افزار روشهای حسابداری و نحوه محاسبه انها را که مدت زمان زیادی را در پی دارند با قابلیت های بالاو بسیار نزدیک بدست آورد .

مقدمه : از دیرباز از اطلاعات در فرایند تصمیم گیری آگاهانه و هدفمند انسان اهمیت داشته است .

با پیشرفت جوامع اهمیت اطلاعات در تصمیم‌گیری بیشتر شده است .

امروزه به عنوان یکی از شاخصهای مهم قدرت جوامع و توسعه با بسیار آنها محسوب می شود .

حسابداری فرآیندی است که اطلاعات مالی را ایجاد می کند و در کلیه واحدهای اقتصادی تصمیم گیری ها بر اساس هم اطلاعات اخذ می شود .

در حال حاضر دانش حسابداری به عنوان یک دانش فراگیر در آمده که بسیاری خود را نیازمند دانستن آن احساس می کنند .

برای مباحث مختلف حسابداری یک شرکت تألیفهای گوناگونی انجام شده است که اکثر آنها تلفیقی از تجارب گذشتگان و دیدگاههای محققان و صاحب نظران کنونی می باشد .

افراد هر جامعه ای به منظور استفاده بهتر از منابع برای رفع احتیاجات و خواسته های مادی و معنوی خود نیازمند به تصمیم گیری صحیح اقتصادی و مالی دارند برای انجام تصمیمات فوق وجود اطلاعات اقتصادی و مالی مناسب و صحیح از ضرورتهای اجتناب ناپذیراست حسابداری حوزه ای از فعالیت های خدماتی است که می تواند اطلاعات اقتصادی و مالی را در قالب گزارشهای مالی فراهم سازد .

هر واحد اقتصادی دارای اهداف خاصی است که برای رسیدن به آنها به فعالیت های اقتصادی می پردازد مجموعه فعالیت های اقتصادی که در محیط ها انجام می شود موجب رویدادهای اقتصادی یا مالی می گردد .

بنابراین رویداد اقتصادی یا مالی وقایعی هستند که با خرید ، تولید ، توزیع و فروش کالا و ارائه خدمات یا فعالیت هایی مانند وام گرفتن و وام دادن سروکار دارند .

اطلاعات اقتصادی توسط حسابداران شناسایی شده و یا با استفاده از ابزار مناسب جمع‌آوری تجزیه و تحلیل ، اندازه گیری و ثبت می شود و پس از طبقه بندی و تلخیص به گونه های مناسب در قالب گزارشهای مالی در اختیار استفاده کنندگان قرار می گیرد .

به منظور تهیه اطلاعات مالی مفید ، رویداردهای مالی به نحوی مناسب ثبت و خلاصه می شوند و برای این کار حساب ابزار اصلی ثبت و خلاصه کردن اطلاعات مالی به شمار می آید .

در عمل حسابداران برای ثبت و خلاصه کردن رویداد های مالی از روشها و ابزارهای دیگری استفاده نمایند که آنها را قادر می سازد اولاً اطلاعات مالی را به گونه ای دقیق تر و منظم تر ثبت کند و ثانیاً سرعت و سهولت تهیه اطلاعات مالی افزایش یافته و وقوع اشتباهات به حداقل کاهش یابد که امروزه برای گسترش کارهای حسابداری علم راههایی را در اختیار ما قرار داده است که بتوان به آسانی اطلاعات را وارد کرده و هر زمان که لازم باشد بتوان به آسانی و عمل و سرعت بالایی به آن دسترسی پیدا کرد که شرکت رایانه‌گان فردا از این روش برای سهولت خود استفاده نموده‌اند .

مشخصات محیط اجرایی: برای اجرای نرم افزار، باید از مقدمات اولیه استفاده کنیم .

که این مقدمات شامل دو بخشی است : مشخصات سخت افزاری مشخصات نرم افزاری طریقه نصب : این نرم افزار بصورت یک شبه نرم افزاری شامل کتاب راهنما 7 یا 8 دیسکت و یک look که یک قطعه سخت افزاری است می‌باشد که شامل کل نرم افزار و برنامه نصب آن می‌باشد .

که بروی یک hard disk در سیستم نصب می‌شود.

در این مرحله اول باید کامپیوتر را خاموش نمود سپس lock متصل در مرحله دوم بعد از روشن کردن کامپیوتر دیسکت نرم افزاری را که بصورت و یا می‌باشد .

در دیسک خوان (A) و یا (B) کامپیوتر قرار می‌دهیم .

باید دقت داشته باشیم که بعد از هر مرحله باید کلید Enter را فشار دهیم.

در مرحله سوم باید فرمانهای مورد نیاز را تایپ کنیم .

مثلا اگر دیسک را در دیسک خوان B قرار می‌دهید .

و می‌خواهیم روی D برنامه نصب شود، فرمان مقابل را تایپ می‌کنیم : D:\>B: B:\> INSTALL B: D: کلید Enter را می‌زنیم .

DEVICE= C:\DOS\HIME.SYS DEVICE=C:\DOS\EMM386.EXE RAM 1024.

FILES=250 BUFFERS=60 DOS=HIGH, VMB در مرحله یازدهم ایجاد یک فرمانی در AUTOEXEC.BAT می‌دهد که اگر برنامه شما امکان نمودار گرافیکی را دارد طبق مشخصات زیر: PATH=C:\FG SETTEMP C:\DOS در مرحله آخر پس از نصب کامل و دریافت پیغام پایانی کافیست کامپیوتر راخاموش و دوباره روشن کنید و فرمان زیر را تایپ کنیم .

C:\>ACC ورود به برنامه : هنگام شروع کار با سیستم با دستور Acc در اعلان سیستم پنجره‌ای باز می‌گردد که باید که مربوط به شرکت را در آن تایپ کنیم در صورت اشتباه می‌توان این رمز را تا سه بار تکرار کرد.

روز ابتدایی ENTER می‌باشد که بعد باید آنرا تعریف کرد.

بعد از دو پنجره‌ای باز می‌گردد که نام استفاده کنند و رمز آن را باید مشخص کرد که باد در نام استفاده کنند.

SUPER را تایپ کرد و در رمز کلید ENTER را فشار دهید که می‌توان این دور فر را تغییر داد.

بعد از ورود پنجره دیگری باز می‌گردد که سال حالی جاری را نشان میدهد که پنجره‌ای باز می‌گردد که باید سال ما بی را درآن وارد کرد.

شرح صفحه‌ی اصلی : منو اصلی برنامه شامل عنوانهای زیر میباشد که روی صفحه مانیتور ملاحظه می‌شود: سرفصل : برای تعریف کدهای مربوط به حسابهای مختلف در دفاتر کل ،‌معین ، ‌تضمینی از این منو استفاده می‌شود.

اسناد : تمامی اطلاعات مربوط یک سند از ایجاد آن تا تایپ نهایی و باطل شدن در مرحله چهارم درخواستهایی که در مراحل قبل داشتیم را مشاهده می‌کنیم.

حال در مرحله پنجم سیستم پیغامی برای ما می‌نویسد بشرح زیر: لطفا دیسک بعدی را درون فلاپی درایو قرار دهید و کلید ENTER را فشار دهید و بعد از آنها بقیه دیسک‌ها را به ترتیب درون آن قرار دهید.

مرحله ششم : یک دیسکت (8/4) و یا (5/7) را در سیستم قرار می‌دهیم و با زدن کلیدی سیستم دیسکت مربوطه را میخواهند و پس از اتمام دیسکت بعدی را طبق یک بینایی که در زیر آمده است می‌خواهد.

Insertdisk r(1)-press akay when ready در مرحله هفتم: با پیغامی که دستگاه می‌دهد باید دیسک (8/6) را قرار می‌دهیم .

Insert disk r(2) –press akay when ready.

در مرحله هشتم : با پیغامی که دستگاه می‌دهید باید دیسک (8/7) را در دستگاه قرار دهیم.

Insert disk v(3)-press akay when ready در مرحله نهم : دیسکت که در آن برنامه‌های بعدی است قرار می‌دهیم .

در مرحله نهم : دیسکت که در آن برنامه‌های بعدی است قرار می‌دهیم .

در مرحله دهم تنظیم config sys با مشخصات زیر : این منو انجام می‌گیرد.

که این اطلاعات توسط استفاده کننده وارد ماشین می‌شود 3- برگه‌ها و انبار: در این بخش کلید عملیات قبض و حواله و کارکس انبار و کارت حسابداری و فاکتور خرید و فروش لیست مغایرت انبار ، انبار گردانی ، استعلام انبار گردانی را شامل می‌شود.

4- دفاتر و گزارشات : کلید گزارشات مالی ،‌توسط حسابدار ایجاد می‌شود توسط این منو انجام می‌گیرد که این قسمت شامل دفاتر قانونی و گزارشات متفرقه مهم است .

5-تراز: گزارشات حسابداری به تراز حسابهای معین ، کل ،‌تضمین و تراز سود و زیان زیر منو قابل دسترسی خواهد بود.

6-پایان سال : قسمت عملیات پایان سال شامل سند افتتاحیه و افتتاحیه و سند سود و زیان می‌باشد .

7-امکانات : این قسمت جهت استفاده از امکانات سیستم از قبیل مرتب کردن فایلها و برگرداندن نسخه پشتیبانی و حالتهای اولید که برای سیستم تعریف شده باشد.

8-خروج: در پایان کار برای خروج از برنامه از این قسمت استفاده می‌شود که شامل تهیه نسخه پشتیبانی برای نگهداری و بایگانی و خروج بدون Back up استفاده می‌شود.

سرفصل : با انتخاب سرفصل ، منوی زیر ظاهر می‌شود: در این منو مجموعه عملیات مربوط به تعاریف : سرفصلها و تغییرات سرفصلها، کدهای مرجع، پروژه‌ها، اشخاص، حسابهای سررسید دار، مراکز هزینه، کدهای کالا و نمایش موارد فوق گردآوری شده است.

سرفصل کل : پس از انتخاب – سرفصل کل – با زدن کلید ENTER منوی انتخابی زیر مشاهده می‌شود : ایجاد سرفصل بعد از اینکه کلید ENTER را فشار دادیم پنجره‌ای باز می‌شود که شامل : که حساب ، شرح حساب ، صفحات شماره می‌باشد .

در اولین گام باید کد حساب را بصورت یک عدد سه رقمی که از قبل برای سرفصل خود انتخاب کرده بودیم وارد می‌کنیم سپس شرح آنرا در قسمت شرح تایپ می‌کنیم .

حتما باید توجه کرد که سرفصل سه رقمی است و این کدها همانهایی هستند که در دفتر کل استفاده می‌شدند و تعدا صفحات مربوط به تعداد صفحاتی است که در دفاتر اصلی به هر سرفصل اختصاص دارد در صورتی که می‌خواهیم از آن استفاده کنیم باید در قسمت اصلی آنرا غیرفعال کنیم .

حذف سرفصل برای حذف اطلاعات سرفصل کل با انتخاب گزینه حذف سرفصل یک پنجره باز می‌شود تا کاربر کد حسا ب مورد نظر خود را که قصد حذف آن را دارد وارد کند.

در صورتیکه کد حساب ،‌وجود نداشته باشد پیغام خطای زیر ظاهر می‌شود : اگر کد حساب را صحیح داده باشید اطلاعات مربوط به شرح کد روی صفحه می‌آید و پیغامی ظاهر می‌شود تا کاربر یکبار دیگر از حذف اطلاعات اطمینان حاصل نماید.

با انتخاب بلی اطلاعات حذف شده و مجددا پنجره‌ای باز می‌شود تا نظر کاربر را در مورد ادامه کار حذف اطلاعات یا برگشتن به منوی اصلی جویا شود.

می‌توانید با انتخاب خیر به منوی اصلی برگردید.

لیست سرفصل با انتخاب این گزینه منوی زیر روی صفحه ظاهر می‌شود.

با انتخاب عنوان لیست بر اساس سرفصل و با زدن کلید ENTER پنجره زیر باز خواهد شد.

با تایپ کد حساب مورد نظر و با زدن کلید ENTER منوی زیر ظاهر خواهد شد.

در این بخش لیست کلیه سرفصلهای تعریف شده بر روی صفحه نمایش یا چاپگر نشان داده می‌شود .

نمایش لیست سرفصلها با انتخاب لیست سرفصلها با انتخاب نمایش لیست سرفصلها لیست کلیه سرفصلهای کل وارد شده را روی صفحه می‌بینید و به راحتی با زدن کلید‌های PAGE UP PAGEDOWN اطلاعات قبلی و بعدی رامی‌توانید ملاحظه نمایید.

لیست بر اساس شرح خاص و با انتخاب عنوان لیست براساس شرح خاص وبا زدن کلید ENTER پنجره زیر باز خواهد شد.

این قسمت برای تهیه لیست سرفصلهایی است که نام مورد نظر باشد به عبارتی فقط بخواهید لیست سرفصل خاصی را ببینید.

با زدن کلید ENTER منوی زیر را ملاحظه خواهید کرد .

با انتخاب نمایش لیست سرفصلها لیست کد و شرح حساب سرفصلهای کل را روی صفحه خواهید دید.

لیست کد وشرح حساب سرفصلها کل سرفصل معین پس ازانتخاب سرفصل معین با زدن کلید ENTER منوی انتخابی زیر ظاهر می‌شود.

توجه‌داشته‌باشید‌برای ایجاد سرفصل‌معین میبایستی سرفصلهای کل آنها ایجاد شده‌باشد.

لیست بر اساس شرح خاص با انتخاب عنوان لیست بر اساس شرح خاص و با زدن کلید ENTER پنجره‌ای باز خواهد شد: و پس از تایپ متن مورد نظر با زدن کلید ENTER منوی زیر ظاهر خواهد شد: و با انتخاب نمایش لیست سرفصلها لیست کد و شرح حساب سرفصلهای معین را روی صفحه خواهید دید.

لیست کد وشرح حساب سرفصلها معین سرفصل تفضیلی نحوه و کار و ایجاد سرفصل تفضیلی به همان نحوی می‌باشد که در سرفصل معین توضیح داده شده است .

با این وصف توضیحات مختصری در مورد هر یک از انتخابهای مربوط به سرفصل تفضیلی در اینجا ارائه می‌شود.

کد سرفصل تفضیلی جدید وشرح آن را داخل پنجره‌ای که باز شده وا رد نمایید و با زدن کلید ENTER کد سرفصل معین را که قبلا وارد شده است روی صفحه خواهید دید.

و در این جا می‌توانید کد سرفصل تفضیلی و شرح بعدی را وارد کنید و چنانچه لازم شد می‌تواندی کد سرفصل معین را هم تغییر داده وکدتفضیلی دیگری و ارد نمایید.

در غیر این صورت با زدن کلید ESE به منوی اصلی بر می‌گردید.

تصحیح سر فصل تفضیلی برای تصیح سرفصل تفضیلی پس از انتخاب آن گزینه تصحیح سرفصل تفضیلی را از منوی بعدی انتخاب می‌نمایید.

به این ترتیب پنجره‌ای باز می‌شود تا کد سرفصل کل کد سرفصل معین و کد سرفصل تفضیلی را بطور جداگانه در آن وارد کنید.

پس از آن پنجره بعدی با اطلاعات مربوط به آن کد ظاهر می‌شود تا بتوانید اطلاعات را تصحیح نماید.

سپس منوی بعدی ظاهر می‌شود و در ادامه کار پرسش می‌کند که با انتخاب بلی می‌توان مجددا کد تفضیلی دیگری را برای همان کد کل و معین وارد کرد یا اگر لازم است کد کل و معین را تغییر داد و آنها را نیز وارد نمود.

تذکر : چنانچه با استفاده از این کد سندی صادر شده باشد برنامه اجازه و اصلاح و حذف این کد را نخواهد داد و فقط شماره صفحه را می‌توان در این حالت تصحیح کرد .

حذف سر فصل تفضیلی چنانچه بخواهیم سرفصل تفضیلی را که قبلا ایجاد شده حذف کنیم از این قسمت استفاده نمایید.

بعد از زدن کلید ENTER پنجره‌ای ظاهر می‌شود تا کد کل معین و تفضیلی را که قبلا وارد شده تایپ کنید.

چنانچه کد در فایل وجود نداشته باشد پیغام خطای زیر ظاهر می‌شود: اگر کد حساب را صحیح داده باشید اطلاعات مربوط به شرح کد روی می‌آید و پیغامی ظاهر می‌شود تا کاربر یکبار دیگر از حذف اطلاعات اطمینان حاصل نماید .

لیست سرفصل تفضیلی نحوه از این قسمت عینا همان است که در سرفصلهای کل و معین توضیح داده شده است و برای دیدن لیست سرفصلهای تفضیلی بر اساس سرفصل و شرح روی صفحه نمایش و چاپگر نیز از همین قسمت استفاده می‌شود.

اسناد : بعد از اینکه کلید سرفصلها تعیین شد می‌توان از قسمت منو که در زیر آمده سرفصل اصلی را انتخاب نمود و سپس کلید ENTER را فشار داد..

سند مرکب : وقتی که منوی بالا ظاهر شد و کادر سند مرکب را انتخاب کردیم کلید ENTER را زده و یک منو خواهد دارد .

صدور سند : وقتی که در منوی بالا صدور سند را انتخاب کرد ه و کلید ENTER را می‌زنیم که پنجره‌ای باز می‌گردد.

وقتی که شماره سند را وارد کنیم و کلید ENTER را بزنیم یک پنجره‌ای که در زیر آمده نشان می‌دهد.

شماره سند : تاریخ سند : باید توجه کرد که شماره سند بطور سریال خواهد آمد و ما باید فقط تاریخ سند را در اول وارد می‌کردیم .

و بعد کلید ENTER را می‌زنیم و باید تاریخ آن را در تمام قسمتها استفاده کنیم .

انتقال سند به دفاتر: بعد از اینکه اطلاعات راوارد کردیم اگر این اطلاعات که با هم جمع شده باشد و جمع آنها باهم یکی باشد یا تراز باشد.

یک پنجره برای ما باز می‌شود که از ما شرح را می‌خواهد که بعد از شرح کلی در آن کلید ENTER را فشار می‌دهیم و بعد پیغامی به ما می‌دهد که آیا شرح سند درست است یا خیر.

بعد از اعلام این کد شرح مشکلی نداشته بلی را انتخاب کرده سپس ENTERرا می‌زنیم .

بعد از این کار پنجره‌ای باز می‌گردد بصورت زیر اگر ما عنوان نمایش روی صفحه تصویر را با زدن کلید ENTER حاصل نشد را روی صفحه مانیتور مشاهده می‌کنیم .

وقتی که سند به اتمام رسید می‌توان آنرا چاپ کرد .

و برای اینکار کافی است که عنوان نمایش روی چاپگر را انتخاب کنیم .

خروج موقت بدون انتقال به دفاتر: اگر بخواهیم بدون وارد شدن اطلاعات به فایل اصلی از سند خارج شویم و در گزارشات اعمال نشود از خروج موقت استفاده می‌نماییم.

باید توجه کنیم که بعد از استفاده از خروج موقت و ادامه همین سند حتما از قسمت تصحیح اطلاعات استفاده نمائیم .

ابطال سند: در هر مرحله می‌توانیم با انتخاب ابطال سند سند را باطل نمائیم .

البته در این حالت کل اطلاعات حذف خواهد شد و با انتخاب این عنوان و فشار دادن کلید ENTER این پنجره باز می‌شو د.

تصحیح سند: در این جا می‌توان سند را که از طریق خروج موقت از آن خارج شده اید و یا هنوز ثبت نکرده اید تصحیح کنید .

با ید اول روی سند مرکب ENTER کرده پنجره‌ای باز می‌گردد که در آن صدور سند و تصحیح سند و جود دا رد اگر تصحیح سند را انتخاب کرده سپسENTER را فشار دهیم پنجره‌ای باز می‌گردد که از ما شماره سند را دریافت می‌نماید وبعد از آن اگر بخواهیم خارج شویم باید کلید F3 را بزنیم .

بعد از اینکه سند نشان داده شد قابل تصحیح می‌باشد که بعد از اینکه تاریخ تصحیح شد از کلید ESC را بزنیم.

بعد از اینکه سند نشان داده شد قابل تصحیح می‌باشد که بعد از اینکه تاریخ تصحیح شد.

از کلید ESC استفاده می‌کنیم تا اطلاعات د رگزارش وارد شود.

سند با مبلغ ارزی این سند برای عملیات و آرتیکهایی که مبلغ ارزی داشته باشد استفاده می‌شود.

برای مثال اگر برای خرید کالایی مبلغ ارزی آن نیز برای شما مطرح باشد می‌توانید آن را در ستون مبلغ ارزی در این سند وارد کنید و در قسمت گزارشات متفرقه با انتخاب گزید گزارش بر اساس مبالغ ارزی گزارش تهیه نمایید.

تمامی مراحل استفاده این سند مانند سند مرکب است .

دریافت و جه نقد و چک: با انتخاب عنوان دریافت وجه نقد و چک و فشار دادن کلید ENTER منوی زیر باز می‌گردد.

انتخاب هر کدام از موارد بالا نشان می‌دهد که با چک دریافتی خود چگونه عمل کرده ایم .

آیا این چک را بصورت مستقل دریافت کرده و یا اینکه توسط این چک یکی از بدهی‌های خود را پاس کرده اید .

و یا اینکه چک مذبور را از اسناد دریافتی به حساب وصولی انتقال دا ه اید و یا اسناد در جریان وصول را به حساب بانک گذاشته اید.

در صورتیکه بدهکاران شما بخواهند بدهی خود را پاس کنند شما عنوان دریافت وجه نقد چک ا ز بدهکاران را انتخاب می‌کنید که با زدن کلید ENTERمنوی زیر ظاهر می‌شود.

با انتخاب صدور سند و زدن کلید ENTER سند حسابداری مربوط به آن ظاهر می‌شود ک باید اطلعاتی را به آن وارد کنیم .

اگر بدهکارقرار است وجه خود را به صورت نقد پرداخت نماید باید ابتدا تاریخ را وارد کرده و با زدن کلید ENTER در قمست پرداخت کننده باید پرداخت کننده را انتخاب کنیم و با وارد کنیم مبلغ مورد نظر وزن کلید ESC و انتخاب شرح و اتمام و انتقال به دفاتر سند حسابداری مربوطه به صورت اتوماتیک زده می‌شود.

و در صورتیکه بدهکار شما وجه خود را توسط چک پرداخت کرده باشد شما وارد سوا بع دی می‌شوید که سیستم بصورت هوشمند چک شماره جاری و مبلغ مورد نظر سررسید چک پرداخت شده شماره چک شماره جاری و مبلغ مورد نظر را وارد کرده و با شرح و اتمام سند حسابداری آن زده می‌شود.

و می‌توانیم برای انصراف کلید F3 را بزنیم .

اگر بخواهیم چک دریافتی خود را به حساب وصولی بگذاریم .

عنوان انتقال از اسناد دریافتی و وقتی که بخواهیم آنرا وصول کنیم عنوان انتقال از در جریان وصول را انتخاب کرده و کلید ENTER را می‌زنیم .

عملیات چکهای پرداختی : در صورتی این عنوان راانتخاب می‌کنیم که بخواهیم بدهی خود را بصورت نقدی یا به صورت چک پرداخت کنیم .

اگر پرداخت بصورت نقدی باشد در قسمت اول نام دریافت کننده را وارد می‌کنیم و اگر می‌خواهیم چک صادر کنیم وارد قسمت بعدی می‌شویم وسررسید و سایر موارد را وارد می‌کنیم .

برای انصراف می‌توان کلید F3 را زد .

دفتر‌ها و گزارشات بعد از ورود به اطلاعات در سند حسابداری می‌توانیم تمامی دفاتر را از طریق قسمت گزارشات تهیه کنیم که شامل عناوین زیر است .

دفتر روزنامه : وقتی که دفتر روزنامه را انتخاب کردیم منوی زیر ظاهر میشود.

که می‌توان گزارش مورد نظر را روی صفحه تصویر یا روی چاپگر داشته باشیم.

کپی سند برای اینکه سندی عینا بر روی یک سند جدید کپی شود از عنوان کپی سند استفاده نمایید.

برای این منظور کلید ENTER را فشار دهید تا پنجره باز شود.

کافیست شماره سندی که بایستی از آن کپی تهیه شود و شماره سند جدید را وارد کرده کلید ENTER را بزنید تا سند مورد نظر سند جدید کپی شود.

برای دیدن کپی سند از طریق تصحیح سند وارد سند جدید شوید تا کپی سند را روی صفحه نمایش مشاهده کنید.

سپس با زدن کلید ENTER پنجره زیر را ملاحظه خواهید کرد : الصاق سند: اگر دو سند داشته باشید که بخواهید یکی از آنها را به ادامه سند دیگر الصاق نمایید از این قسمت استفاده می‌کنید .

برای این منظور الصاق سند را انتخاب کرده روی آن ENTER کنید تا پنجره‌ای باز شود: پس از تایپ شماره سندهای مورد نظر با زدن کلید ENTER پنجره زیر را مشاهده خواهید کرد : در اینجا بلی را انتخاب کرده کلید ENTER را بزنید.

سند مورد نظر شما بدنبال سند دیگری الصاق می‌شود.

برای مشاهده این سند اگر از طریق تصحیح سند وارد شوید سند الصاقی را روی صفحه نمایش خواهید دید.

ابطال سند بطور کلی شما فقط وقتی مجاز به ابطال سند خواهید دید که آن سند در قسمت ثبت نهایی سند ثبت نشده باشد .

با انتخاب عنوان ابطال سند باید شماره سند مورد نظرتان را در پنجره‌ای که باز خواهد شد تایپ نمایید.

و با تایپ شماره سند ، سند مورد نظر را ملاحظه خواهید کرد : شماره سند: تاریخ سند: شماره صفحه : بعد از مشاهده سند مورد نظر و با زدن کلید PAGE DOWN این منو ظاهر می‌شود: در صورت انتخاب ابطال سند منوی زیر را می‌خواهید دید: باانتخاب بلی سند موردنظر باطل خواهد شد و اگر نخواهید سند را ابطال نمایید خیر راانتخاب کرده ENTER کنید تا به منوی اصلی باز گردید .

چنانچه در تصمیم خود در ابطال سند باقی هستید با انتخاب بلی و زدن کلید ENTER سند حذف خواهد شد و پنجره زیر ظاهر می‌گردد: حال اگر می‌خواهید سند دیگری را نیز ابطال نمایید و می‌توانید بلی را انتخاب کرده ENTER کنید در غیر اینصورت خیر را انتخاب کرده و با زدن کلید ENTER به منوی اصلی باز گردید .

ثبت نهایی سند هر سند را بعد از تایید مسئول حسابداری مسئول امور مالی و مدیر عامل می‌توان ثبت نمود .

توجه داشتاه باشید که سند ثبت شده قابل اصلاح وحذف کردن نمی‌باشد بنابراین هر سند را پس از اطمینان کامل ثبت کنید.

با انتخاب عنوان ثبت نهایی سند و با زدن کلید ENTER در این قسمت پیغامی روی صفحه ظاهر خواهد شد مبنی بر اینکه شما می‌بایست سند‌ها را بترتیب تاریخ ثبت کنید.

(برای مثال اگر آخرین سند ثبت شده در تاریخ 02/02/74 باشد دیگر نمی‌توانید سندی را که تاریخ آن 01/01/74 باشد ثبت کنید.

سریال جدید سندها براساس تاریخ ردیف شده است و نمی‌توان سندها را با تاریخ‌های گذشته ثبت کرد.) سپس با زدن کلید ENTER پنجره‌ای به شکل زیر باز می‌شود: تاریخ با وارد کردن محدوده تاریخی و با زدن کلید ENTER پنجره دیگری به شکل زیر باز خواهد شد: پس از تایپ شماره سندهای مورد نظر با فشار دادن کلید ENTER سند انتخابی شما برای ثبت نهایی روی صفحه نمایش پدیدار خواهد شد: با زدن کلید PAGE DOWN منوی زیر ظاهر می‌شود: در اینجا سه انتخاب خواهید داشت : می‌توانید سند را ثبت نهایی کنید یا ثبت نکنید در صورت انصراف با انتخاب سطر سوم و زدن کلید ENTER به منوی اصلی باز می‌گردید در صورتی که سطر اول را انتخاب کنید پرسش زیر را روی صفحه خواهید دید : در صورت تایید بلی را انتخاب کنید در غیر اینصورت می‌توانید با انتخاب خیر از این قسمت خارج شوید.

بعد از انتخاب بلی در صورتی که تاریخ سند طبق تذکر اولیه به ترتیب بوده باشد پنجره‌ای باز خواهد شد که در آن مشخص می‌کند سند مذکور به چه شماره‌ای ثبت خواهد شد.

برای مثال شما ممکن است 100 شماره سند صادر کرده باشید و فقط 90 سند مورد تایید باشد .

در این صورت کلیه سندها سریال جدیدی را خواهند گرفت که این سریال و شماره جدید سند در این پنجره نشان داده می‌شود.

از این به بعد از این سند را در لیست سندهای ثبت شده با این شماره مشاهده خواهید کرد.

با زدن کلید ENTER بالای صفحه نمایش پنجره زیر باز خواهد شد: تعیین شماره سند اگر سندی را باطل کرده باشید و یا با خروج موقت از سند حسابداری خارج شده باشید می‌بایست برای اضافه کردن شماره سریال سندها را از این قسمت استفاده کنید.

توجه داشته باشید شماره جدیدی که وارد می‌کنید نباید با شماره سندهای موجود یکی باشد درغیر اینصورت پیغام خطا را مشاهده خواهید کرد : برای مواقعی که بخواهید سندی را باطل و به جای آن سند دیگری صادر کنید می‌بایستی شماره آن سند را در این قسمت وارد کنید و سند جدید را با همان شماره مجددا صادر نمایید .

بعد از اتمام کار شماره سریال را به شماره آخرین سند برگردانید .

نمایش و چاپ سندها برای دیدن سندهایی که صادر شده‌اند می‌توانید از این قسمت استفاده کنید که شامل منوی زیر می‌باشد : نمایش و چاپ سندهای ایجاد شده برای دیدن سندی که قبلا صادر شده می‌تو انید از این قسمت استفاده کنید با زدن کلید ENTER منوی زیر را خواهید دید: با انتخاب هر یک از موارد بالا نوع نمایش سند را طبق منوی زیر خواهید دید: بعد از انتخاب نوع نمایش پنجره‌ای باز خواهد شد که باید شماره سند خود را در آن قسمت وارد کنید .

پس لز وارد کردن شماره سند و زدن کلید ENTER سند را مشاهده خواهید کرد.

عملکرد هر یک از قسمتها به شرح زیر میباشد : سند ریز عملکرد (سند 6 ستونی) در سند حسابداری سه ستون برای ارقام در نظر گرفته شده است که شامل ستون بدهکار ، بستانکار و جزء‌ می‌باشد .

در سند 6 ستونی شماشش ستون برای ارقام خود دارید که شامل بدهکار و بستانکار برای کدهای کل ، بدهکار و بستانکار برای کدهای معین بدهکار و بستانکار برای کدهای تفضیلی می‌باشد .

سند ریز عملکرد (سند 6 ستونی ) در سند حسابداری سه ستون برای ارقام در نظر گرفته شده است که شامل ستون هر دو یک سند معمولی هستند که شامل ستون بدهکار ، بستانکار و جزء‌خواهد بود.

سند ریز عملکرد 1و2 (سند 3 ستونی ) هر دو یک سند معمولی هستند که شامل ستون بدهکار ، بستانکار و جزء خواهد بود.

سند ریزعملکرد (سند 4 ستونی ) سندی است که شامل ستون بدهکار ،‌بستانکار و جزء در سه سطح کل معین و تفضیلی خواهد بود.

سند سرجمع این سند عملکرد کدهای کل را در یک سند نشان خواهد داد و برای سندهایی که ت عداد آرتیکلهای آن زیاد می‌باشد سند مرکب مورد استفاده قرار می‌گیرد.

سند با مبلغ ارزی از این قسمت برای دیدن سندهایی که از قسمت سند با مبلغ ارزی صادر گردیده باشد استفاده می‌شود.

لیست سندهای ایجاد شده برای دیدن شماره ، تاریخ ، و شرح سندهای صادر شده می‌توانید از این قسمت استفاده نمایید .ب ا انتخاب عنوان فوق و با زدن کلید ENTER لیست سندها روی صفحه نمایش ظاهر خواهد شد.

شماره آخرین سندی وارد کامپیوتر شده است : شماره صفحه : لیست سندهایی که وارد کامپیوتر شده است : صفحه بعد کلید PAGE DOWN برای خروج کلید PAGE UP برای خروج کلید F3 را بزنید.

لیست سندهای ثبت شده این قسمت نیز شامل شماره تاریخ و شرح سندهای ثبت شده است .

لیست وضعیت شماره سند برای مشاهده شماره سندهای ثبت شده ایجاد شده خروج موقت استفاده نشده از این قسمت استفاده نمایید.

با انتخاب عنوان لیست و ضعیت شماره سندها و بازدن کلید ENTER منوی زیر ظاهر خواهد شد: و با انتخاب عنوان نمایش روی صفحه تصویر و با فشار دادن کلید ENTER پنجره زیر نمایان خواهد شد: بعد از تایپ محدوده تاریخی مورد نظر خود کلید ENTER را بزنید منوی زیر ظاهر می‌شود: با انتخاب هر یک از عناوین فوق و با زدن کلید ENTER لیست اسناد مورد نظرتان را مشاهده خواهید کرد .

مثلا اگر لیست اسناد ایجاد شده بر اساس تاریخ را انتخاب کرده باشدی شکل زیر ظاهر خواهد شد.

جستجوی متن و مبلغ در سند با انتخاب عنوان فوق و یا زدن کلید ENTER منوی زیر ظاهر می‌شود: اگر شرح سندی را می‌توانید ولی مبلغ وشماره سند را نمی‌دانید که چیست روی عنوان جستجو در شرح ENTER کنید تا پنجره زیر باز شود.

پس از تایپ متن مورد نظر و بازدن کلید ESC ` پنجره زیر باز می‌شود: تاریخ سند با وارد کردن محدوده تاریخی مورد نظر خود شکل زیر ظاهر خواهد شد و با انتخاب عدد مورد نظر نمایش آن سند را خواهید دید.

سند سرجمع ماهانه شرکتهایی که با ممیز دارایی به توافق رسیده‌اند که سند سر جمع ماهانه را بنویسند به عبارتی به جای دفتر روزنامه دوازده سند سرجمع تهیه می‌کنند از این قسمت استفاده مینماید.

با انتخاب عنوان فوق و با زدن کلید ENTER منوی زیر ظاهر خواهد شد.

چنانچه بخواهید گزارشات را روی صفحه مشاهده کنید باانتخاب عنوان نمایش روی صفحه تصویر و با زدن کلید ENTER منوی زیر ظاهر خواهد شد.

با انتخاب هر یک از عنوانهای فوق و با زدن کلید ENTER پنجره باز خواهد شد.

تاریخ سند که با تایپ محدوده تاریخی مورد نظر خود و با زدن کلید ENTER شکل زیر نمایان میشود.

سپس با زدن کلید ENTER منوی مربوط به انتخاب سطح گزاش نمایان میشود: تاریخ سند که تایپ تاریخ مورد نظر و با زدن کلید ENTER گزارش دفتر روزنامه از همه اطلاعات را خواهید دید .

در صورت تمایل به انصراف از گزارش می‌توانید کلید F3 را در این قسمت فشار دهید تا به سوی اصلی باز گردید در غیر اینصورت گزارش خود را ملاحظه خواهید کرد دفتر یا دفترهای کل قسمت دوم گزارش دفتر کل می‌باشد که با انتخاب این قسمت منوی زیر را خواهید دید.

فرض کنید که مورد نظر شماه 100 باشدکه برای صندوق در نظر گرفته شده است .

اگر کد معینی برای 100 در نظر نگرفته اید و این حساب شامل هیچ زیر مجموعه‌ای نیست می‌توانید دفتر کل با شرح کامل راانتخاب کنید که با این ترتیب شکل آرتیکل و در غیر اینصورت شرح سند در دفاتر ذکر خواهد شد.