دانلود مقاله سیستم کنترل داخلی چیست؟

سیستم کنترل داخلی در معنای وسیع کلمه و در ارتباط با مجموعه ای از هدفها به شرح زیر تعریف می شود:«هر سیستم یا مجموعه ای از کنترلها ، اعم از مالی و غیر مالی،که برای دستیابی به اطمینانی منطقی تحقق موارد زیر برقرار میشود»:

1-اثر بخش و کار آمد بودن عملیات

2-قابل اتکا بودن اطلاعات مالی و گزارشگری آن

3-رعایت قوانین و مقررات(1)

چرا سیستم کنترل داخلی سودمند است؟

سیستم کنترل داخلی به دلایل زیر سودمند است:

1-واحد های اقتصادی هم از لحاظ اندازه و هم از لحاظ پیچیدگی فعالیت چنان رشد میکنند که کنترل مستقیم و انفرادی آنها نا ممکن میشود و از این رو، استقرار کنترل های داخلی برای اعمال مدیریت و سرپرستی در راستای برنامه های استراتژیک ، ضروری می گردد.

2- واحد های اقتصادی دارای الزاماتی قانونی می باشند که باید به آنها عمل کنند، از این رو باید کنترل های داخلی لازم را برای شناسایی و کنترل میزان رعایت اینگونه الزامات قانونی ، برقرار نمایند.

3- واحد های اقتصادی با انواع مخاطرات در زمینه های ، مالی ، اداری و تجاری روبرو می باشند که هدفها و سیاستهای سازمانی آنها را چه از درون و چه از برون تهدید میکنند . مدیران اجرایی و غیر اجرایی واحد های اقتصادی برای انجام دادن وظیفه مباشرت خود نسبت به صاحبان سرمایه ، مسئولیت این مخاطرات را در هر سازمان به عهده دارند . در نتیجه وجود کنترلهای داخلی برای تشخیص ، ارزیابی و کنترل اینگونه مخاطرات ، ضروری است .

عناصر تشکیل دهنده سیستم کنترل داخلی اثر بخش کدام است؟

عناصر تشکیل دهنده سیستم کنترل داخلی اثر بخش عبارت است از :

1- بررسی موثر و کارآمد توسط مدیریت غیر اجرایی، مانند کمیته حسابرسی

2- وجود سیستم های کنترل مدیریتی شامل تعیین و تدوین هدفها و برنامه ها، نظارت و سرپرستی یا کنترل مسائل مالی و سایر عملیات و همچنین اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی. وجود ساختارهای مناسب سازمانی، سیاست های مناسب اداره امور کارکنان و روشهای نظارت و بررسی از جمله ابزارهای لازم است تا این کنترل ها به گونه ای اثر بخش اعمال شود. نقش اصلی این سیستم ها تعیین وظایف و مسئولیت هاست.

3- وجود سیستم ها و روشهای کنترلی مالی و عملیاتی. شامل محافظت از دارایی هاف تفکیک وظایف، روشهای صدور مجوز و تصویب و سیستم های اطلاعاتی.

4- وجود یک واحد حسابرسی داخل یاثر بخش که طبق اصول و استانداردهای حسابرسی داخلی و سایر قوانین و مقررات فعالیت کند.

چنانچه سیستم کنترل داخلی اثر بخش نباشد چه روش می دهد؟

امروزه نیاز به استقرار یک سیستم اثر بخش کنترل داخلی« بعنوان جزیی لاینفک از مدیریت آمد1»به شدت مورد توجه قرار گرفته است. مطالب زیادی در این باره در روزنامه های انگلستان به چاپ رسیده است. دلیل توجه مطبوعات انتشار گزارش کدبری (Cadbury) است که واکنشی بود درباره نگرانی جامعه نسبت به مسایل مربوط به استانداردهای گزارشگیری و حسابدهی. رسواییهای مالی در بخش خصوصی ورشکستگی بانک BCCI و شرکتهای ماکسون (MAXWELL) و پلی پک (POLLY PECK) نیز بر شدت این موضوع افزود.

ورشکستگی بانک تجارت برینگز (Barings) در چند سال پیش، سبب بحث هایی جدی پیرامون نارسایی های سیستم کنترل داخلی شده است که منجر به تحمل زیانهای جبران ناپذیر گردید. گزارش کدبری با تحقیق درباره موجه بودن یا نبودن ضعفهای موجود در سیاستهای مدیریت، ابهام در گزارشگیری مالی و عملکرد ضعیف حسابرسی، تلاشی بود برای کاهش انتقادهای عمومی. گزارش یاد شده بر لزوم ایجاد تغییرات برای بهبود استانداردها تاکید کرده و پیشنهادهایی در مورد کنترل های داخلی، گزارش گیری عملکرد مدیریت و نقش حسابرسان، بویژه درباره گزارشگیری مالی و مسئولیت حسابدهی، ارائه کرده است.

چرا سیستم کنترل داخلی با موسسات خدماتی عمومی مربتط است؟

گرچه گزارش کدبری اساسا درباره شرکت های سهامی عام بود، اما در مورد گزارشگیری مالی و مسئولیت حسابدهی موسسات عمومی نیز نگرانیهای مشابه ای وجود دارد. پیدایش و گسترش زمینه های رقابتی، ایجاد واحدهای اقتصادی خاص دربازارهای داخلی و گرایش هر چه بیشتر به مدیریت با سبک و روشهای تجاری، جو و فرهنگ متفاوتی را به وجود اورده است که با روشهای سنتی موسسات خدمات عمومی، یعنی کار بدون انگیزه، مغایرت دارد. این تغییر و تحولات نیاز به اعمال مراقبت و توجه ویژه را برای حصول اطمینان، هم از ایجاد و استقرار سیستم های خوب و مناسب اداره امور شرکت ها و هم از اعمال صحیح آن ها، افزایش می دهد. اساسی ترین جزء این فرایند، وجود حسابرسی اثربخش است.

گزارشهایی چون گزارش کمیته حسابهای عمومی درباره نحوه صحیح تجارت عمومی یا گزارشان حسابرسان مناطق شهرداری، خطرات شکست برنامه ها را به گونه ای کامل توصیف کرده است.

در واقع عملکرد سست و ضعیف موسسات خدمات عمومی باعث شده است تا کمیته ای در ارتباط با استانداردهای رفتاری در بخش عمومی ایجاد شود. در مورد اینکه مدیران و اعضای سطح بالای سازمان ها، اعم از اجرایی یا غیراجرایی، یا نسبت به وظایف و مسئولیت های سازمانی خود دایر بر اداره امور سازمان به حفاظت از وجوه عمومی و استفاده ان در امور ارزشمند آگاه نیستند یا مسئولیت های خود را به طور کامل انجام نمی دهند، نگرانیهایی وجود دارد. هیات مدیره و مدیران سازمان ها برای انجام دادن وظایف و مسئولیت های خود به تکیه محیط کنترلی اثر بخش نیاز مبهم دارند.

اصول حسابرسی مولفان، والتر بی میگز، اُ . ری . ویتینگتون، کرت پینی، رابرت اف میگز / ترجمه : عباس ارباب سلیمانی

کنترل های داخلی وجوه نقد:

امور مالی شرکت، که معمولا زیر نظر خزانه دار است، بیشترین مسئولیت امور مربوطه به وجوه نقد را به عهده دارد. انجام امور دریافت و تحویل وجوه نقد به بانک؛ امضای چکها سرمایه گذاری وجوه نقد مازاد بر نیاز و حفاظت از وجوه نقد، اوراق بهادار قابل داد و ستد و سایر دارای های قابل داد و ستد از جمله وظایف امور مالی است. علاوه بر این، امور مالی باید بودجه وجوه نقد را تهیه و در مورد نیاز،‌ ترتیب تامین مالی کوتاه و بلند مدت را بدهد.

مناسبترین حالت ان است که وظایف امورمالی و حسابداری به گونه ای تلفیق شود که از برآورده شدن موارد زیر اطمینان دهد:

1- مقام وجوه نقدی که باید وصول می شد در واقع دریافت شده به دقت ثبت گردیده و به موقع به بانک واگذار شده است.

2- پرداختهای نقدی تنها برای هدفهای محاز صورت گرفته و به درستی ثبت دفاتر شده است.

3- موجودی وجوه نقد در حد کفایت، نه بیشتر و براساس پیش بینی دریافت و پرداختهای مربوط به عملیات عادی نگهداری شود.

مطالعه و بررسی جزئیات روشهای عملیاتی هر واحد تجاری برای مقاصد تشخیص و تدوین روشهای کنترلی موثر، ضروری است. اما برخی رهنمودهای کلی وجود دارد که برای اداره خوب امور وجوه نقد در هر گونه واحد تجاری مفید است. این قواعد کلی برای دستیابی به کنترل های داخلی وجوه نقد می تواند به شرح زیر خلاصه شود:

1- به هیچ یک از کارکنان اجازه داده شود که تمام امور مربوط به یک معامله را از ابتدا تا انتها به تنهایی انجام دهد

2- امور مربوط به حفاظت وجوه نقد را از امور دفترداری ان تفکیک کنید.

3- امور مربوط به دریافت وجوه نقد را تا سر حد امکان، متمرکز کنید.

4- وجوه دریافتی را بیدرنگ در دفاتر ثبت کنید.

5- مشتریان را ترغیب کنید که بابت وجوه پرداختی خود،‌رسید دریافت کنند و جمع  مولدهای صندوی را ( بطور مرتب) مشاهده و کنترل کنید.

6- دریافتهای هر روز را دست نخورده به بانک بسپارید.

7- تمام پرداختهای نقدی را با چک انجام دهید به جز پرداخت هزینه های اندک که از تنخواه گردان پرداخت می شود.

8- صورت مغایرات بانک، همه ماهه و توسط شخصی تهیه شود که مسئولیتی در مورد صدور چک یا حفاظت از وجوه نقد نداشته باشد، صورت مغایرات تهیه شده باید توسط یکی از روسای مربوط، کنترل و بررسی گردد.

دلایل زیادی وجود دارد که سپردن تمامی وجوه دریافتی هر روزه به بانک را توجیه می کند. سپرده هر روزه تمامی وجوه دریافتی به معنای این است که وجوه کمتری در صندوق می ماند تا سبب انگیزه ای برای برداشت باشد بعلاوه،‌سپردن هر روزه کلیه وجوه دریافتی سبب می شود از جایگزینی وجوه دریافتی روزهای بعد به جای کسریهای احتمالی پیشگیری گردد. هر گونه تاخیر در به حساب خوابانیدن چکهای دریافتی از مشتریان احتمال خطر وصول نشدن آنها را افزایش می دهد. علاوه بر این، باقی ماندن وجوه دریافتی در صندوق به منزله وجوه نقد بی استفاده است که آن، نشانه وجود دارایی غیرمولد سود می باشد.

ارزیابی سیستم کنترل داخلی:

حسابرسی داخلی باید سیستم کنترل داخلی سازمان را شناسایی و ارزیابی کند تا بتواند درباره کفایت و اثر بخشی آن گزارش ارائه دهد .

اعمال کنترلها ، از انجام شدن فرآیند فعالیت ها در راستای هدفهای سیستم ، اطمینان به وجود می آورد.

هدفهای اصلی سیستم کنترل داخلی به قرار زیر است :

الف)اطمینان یافتن از اجرای درست سیاستها و رهنمود های مدیریت در راستای دستیابی به هدفهای سازمان .

 ب)حفاظت از داراییها .

 ج)اطمینان یافتن از مربوط ، قابل اتکا و درست بودن اطلاعات به گونه ای که تا حد امکان ، از کامل و دقیق بودن اسناد و مدارک اطمینان حاصل شود .

د)اطمینان یافتن از رعایت الزامات قانونی .

حسابرسی داخلی هنگام ارزیابی سیستم کنترل داخلی باید اثر کنترلها را بر یکدیگر و بر سیستمهای مرتبط بسنجد .

حسابرسی داخلی باید تمام سیستمهای سازمان را به عنوان اجرای بخشی از برنامه کار خود ، شناسایی کند حسابرسی داخلی باید معیارهای لازم و مناسبی را برای سیستمهای مورد آزمون در نظر بگیرد تا بر اساس آن بتواند کفایت کنترلها و میزان کمک آنها را در دستیابی به هدفهای سیستم تعیین کند . مراحل حسابرسی سیستمهای سازمان معمولا به ترتیب زیر است :

1-شناسایی مشخصات سیستم .

2- تعیین هدفهای کنترل .

3-شناسایی کنترلهای مورد انتظار برای دستیابی به هدفهای کنترل .

4-مقایسه سیستم با کنترلهای مورد انتظار .

5-ارزیابی کنترلهای موجود در سیستم از لحاظ هدفهای کنترل .

6-آزمون کنترلهای موجود در سیستم به منظور تعیین اثر بخشی آنها نسبت به هدفهای کنترل .

7-آزمون عملکرد کنترلهای موجود در سیستم .

8-ارائه نظر درباره کفایت و اثر بخشی کنترلها و درست و مناسب اعمال شدن آنها

سیستم کنترل داخلی دریافت های نقدی:

-فروشهای نقدی:

قویترین کنترل برایفروشهای نقدی زمانی بدست می آید که دو یا چند نفر از کارکنان (معمولا یک فروشنده و یک صندوق دار) در هر معامله مشارکت داشته باشند. رستوران ها و کافه تریاها اغلب از صندوق داری استفاده می کنند که به صورتحسابهای تهیه شده توسط یکی دیگر از کارکنان را از مشتریان دریافت می کنند. بلیتهای با شماره ردیف چاپی سینماها عموما توسط متصدی گیشه فروخته می شود و بلیت خریداری شده به نگهبان در ورودی سینما ( که شخصی غیر از متصدی گیشته است) ارائه می گردد تا تماشاگر، اجازه ورود به سالن سینما را پیدا کند. چنانچه بلیت های سینما با صورتحساب های رستوران ها بطور پیاپی شماره گذاری شده باشند و حساب تمام شماره ها پس داده شود، این تقسیم مسئولیت معامله، عامل موثری در پیشگیری از تقلب خواهد بود. در بیشه خرده فروشیها شرایط به گونه ای است که تنها یکی از کارکنان، جنس را می فروشد، کالا را تحویل مشتری می دهد، و جه معامله را دریافت می کند و معامله را ثبت می نماید. در اینگونه شرایط، استفاده از صندوق های نواردار ( برای دریافت وجوه ) سیستمهای استقرار پایانه در محل فروشنده یا ماشین های صدور صورتحساب ( چند نسخه ای) می تواند از نادرستیها پیشگیری کند. ویژگی های پیشگیرانه صندوق های نواردار عبارتند از :

1- نمایش مبلغ فروش به گونه ای که در دیدریس مشتری باشد.

2- رسید چاپی، که از مشترین خواسته می شود همراه با کالای خریداری از فروشگاه خارج کند.

3- انباشت جمع مبلغ فروشهای روزانه بر روی نوار ماشین در جایگاه قفل دار.

سیستم های استقرار پایانه در محل خرده فروش:

بسیاری از خرده فروشان از انواع گوناگون صندوق های الکترونیکی، از جمله پایانه های کامپیوتری پیوسته، استفاده می کنند. برخی از این صندوق های الکترونیکی دارای دستگاه تصویرخوانی است.1 که می تواند قیمت کالا و سایر اطلاعات مربوط به آن را از روی برچسبهای مخصوص چاپ شده روی محصول بخواند، کافی است که فروشنده، برچسب را روی دستگاه تصویرخوان قرار دهد تا قیمت فروش کالا به طور خودکار در صندوق ثبت شود.

بدین ترتیب، احتمال ثبت اشتباه قیمت یک فروش توسط فروشنده، بطور قابل ملاحظه ای کاهش می یابد. صندوق های الکترونیکی علاوه بر تامین کنترل های داخلی قوی برای وجوه نقد می توانند به گونه ای برنامه ریزی شوند که وظایف کنترلی دیگری را نیز انجام دهند؛ برای مثال، صندوق های کامپیوتری پیوسته می توانند وضعیت اعتبار مشتری را بررسی کنند، حسابهای دریافتنی و مدارک ثبت دایمی موجودیها را به روز نمایند و گزارش چاپی فروش را بر حسب کالا، فروشنده، دایره و نوع فروش، تهیه کنند.

ویژگیهای کنترلی ماشین های صدور صورتحساب: بسیاری از واحدهای خرده فروشی پی برده اند که استفاده از ماشین هایی که صورتحساب فروش را در سه نسخه تهیه می کند سبب تقویت سیستم کنترل داخلی می شود. با نوشتن هر صورتحساب، دو نسخه ان از ماشین خارج و نسخه سوم، در داخل محفظه قفل داری جمع می شود. باقی ماندن نسخه سوم که در دسترس فروشنده نیز قرار نمی گیرد، از احتمال دستکاری نسخه مخصوص دایره فروش و اختلاس از وجوه حاصل می کاهد.