هدف مدیریت کیفیت جامع جلب رضایت کامل مشتری با کمترین هزینه است.
مدل مدیریت کیفیت جامع روش متفاوتی را در نحوه نگرش به شیوه مدیریت فراهم می سازد و یک نوع فرهنگ مشارکتی را توسعه می بخشد که هریک از کارکنان می توانند در تصمیم گیریها حضور داشته باشند.
مدیریت کیفیت نگرشی نو به بهبود کارایی در سازمان و هدف اولیه آن درگیرکردن همه کارکنان با هدف حذف خطاها و جلوگیری از ضایعات است.
امروز بسیاری از سازمانها دریافته اند که باید روش مدیریت کار را تغییر دهند زیرا آداب مشتریها نیز دگرگون شده است.
یکی از فنون خلق ایده در گروه های کاری این است که شرایط برای شکوفایی اندیشه ها فراهم باشد.
یکی از ابزارهای مدیریت استانداردکردن است و از این راه می توان منابع مصرف را در انجام کارها به حداقل رساند.
با پذیرش نظرات اصلاحی کارکنان می توان به تدوین سیستمی پرداخت تا نتیجه مناسبتری برای سازمان به دست آید.
مقدمه
هدف کلیه تلاشهای مدیریت کیفیت جامع در سازمان در جهت بهبود و حفظ کیفیت، جلب رضایت کامل مشتری با کمترین هزینه است.
بهره وری را باید از مجرای اصلاح و بهبود کیفیت تولید، خدمات و همه فعالیتها ازجمله رضایت کارکنان، میزان مشارکت آنان و درگیرساختن آنها، اصلاح کرد.
مدل مدیریت کیفیت جامع (TQM) روش متفاوتی را در نحوه نگرش به شیوه مدیریت فراهم می سازد و یک نوع فرهنگ مشارکتی را توسعه می بخشد که در آن هریک از کارکنان می تواند مستقیماَ در حوزه های مرتبط با کارش و تصمیم سازی در این مورد مشارکت کند. این مدل از طریق چرخه های کیفیت سازماندهی می شود و نگرش مثبت در میان کارکنان نسبت به کیفیت و سازمان ایجاد می کند. و کارکنان بااحترام به یکدیگر می توانند یک محیط کاری بسیار جذاب برای خود فراهم سازند.
فرهنگ مدیریت کیفیت جامع
مدیریت کیفیت نگرشی نو به بهبود کارایی و انعطاف در سازمان است. اهداف اولیه آن درگیرکردن همه کارکنان در همه بخشهای سازمان به کار گروهی است تا خطا حذف شود و از ضایعات جلوگیری شود. درحقیقت فرهنگ سازمانی تضمین می کند که کارها در گام نخست صحیح انجام شود.
انقلاب صنعتی در قرن 18 اتفاق افتاد. می توان گفت »انقلاب کامپیوترٍ« حدود سال 1980 روی داد، اما اینک بدون شک ما در اواسط ٍِ»انقلاب کیفیت« هستیم. دوره ای که اثرات و تغییرات متهورانه ای را از یکسو در شرکتها و سازمانها و از سوی دیگر در افراد به وجود آورده است.
مشارکت فعال
به عبارت ساده می توان بیان کرد معنای مدیریت کیفیت جامع عبارتست از درگیرکردن همه افراد در همه امور سازمان، به گونه ای که در جهت اهداف و کوشش هایی قرار گیرند که باعث بهبود عملکرد در تمامی سطوح سازمان گردد.
اجرای برنامه توسعه کیفیت، به تدریج به سمت اهداف فراقسمتی همچون کیفیت، هزینه، نیروی کار و کیفیت زندگی کاری کارکنان سوق می دهد. چنین اقداماتی مطمئنا به افزایش رضایت مشتری و کارکنان منجر می شود.
مدل TQM روش متفاوتی در نگرش به شیوه مدیریت فراهم می کند
! نگرش مدیریت کیفیت جامع هم روابط بین کارگر و کارفرما را دگرگون می کند و هم به توسعه اقتصادی توجه دارد.
! تاریخ نشان می دهد که کوشش برای جلب مشارکت کارکنان کار بسیار مشکلی است. سازمانها و واحدهای کارکنان به مکانیسم مشارکت همانند یک رینگ بوکس می نگرند که همیشه یک نفر در آن بازنده است.
! نگرش مدیریت کیفیت جامع بر پایه برد - برد است و روابط فراتر از مباحث صرفاً اقتصادی است و هدف آن بهره گیری تمامی اعضای تیم مشارکت و رهنمون شدن آنها در جهت کیفیت فراگیر است.
! مدیریت کیفیت جامع حقوق و نیازهای کارکنان را به شرح ذیل به رسمیت می شناسد: طراحی مجدد برای استفاده از منافع جمعی، تصمیم گیری جمعی، حل مسئله، نگرش یکپارچه جهت ایجاد تغییر و تحول در سازمان.
! مدیریت کیفیت جامع شامل تمامی سطوح سازمان است. همه با هم برابرند و هر فرد یکی از اعضاء تیم سازمانی به شمار می رود.
TQM! براساس هم افزائی (سی نرژی) کلیه کارکنان بنا شده است نه صرفاً نمایندگان منتخب.
تحول مدیریت کیفیت جامع
َ »موریس فوستر« و »سوزان واتیل« در مقاله خود (مدیریت کیفیت مارپیچ) به بررسی مدیریت کیفیت فراگیر پرداخته اند. آنها از نقاط مبهمی که در مقالات دیگر در مورد مدیریت کیفیت جامع وجود داشت، دوری کردند و سعی داشتند با شفاف سازی تعاریف مختلف، کیفیت جامع این مبحث را به خوبی مطرح سازند.
آنها مدیریت کیفیت جامع را به چهار مرحله اصلی تقسیم کردند.
1 - مرحله کنترل کیفیت: کنترل کیفیت از طریق بازرسی پس از تولید، به شناسایی محصولات معیوب می پردازد. بازرسیها براساس استانداردهاست. در این مرحله تمامی محصولات معیوب باید مرجوع داده شوند.
2 - مرحله تضمین کیفیت: در این مرحله اعتقاد اینست که تنها بازرسی کافی نیست بلکه کل فرآیند تولید می بایست در راستای تامین نیازهای کیفی طرح باشد. تضمین کیفیت مرکز بر دستورالعملها، روشها و رعایت استانداردهای محصول است و طی تولید نیز باید تمامی مراحل استاندارد رعایت گردد. برای این منظور می توان از کنترل کیفیت آماری بهره گرفت.
3 - مرحله کنترل کیفیت جامع: برنامه ریزان کنترل کیفیت جامع تلاش می کنند تا فلسفه تضمین کیفیت را به ورای عملیات ساخت یعنی به بخشهای دیگر سازمانی بسط دهند. کنترل کیفیت جامع بسیاری از ابزارهای استفاده شده در تضمین کیفیت را با هم تلفیق می کند اما هدف از تجزیه و تحلیل یک مشکل تهیه و تدوین راه حلهای بلندمدت به جای پاسخ به تغییرات کوتاه مدت است. نگرانیهایی از قبیل کاهش مستقیم هزینه و یا افزایش کارایی، در مباحث کیفیت کنار گذاشته می شوند و مسئله بهسازی و گسترش روشها و سیستم های کنترل کیفیت جایگزین تفکرات سازمانی می شود.
سیستم های یکپارچه کامپیوتری بااستفاده از روشهای مناسب مدیریتی می تواند کنترلها را تسهیل سازد. امروزه در بیشتر سازمانها مدیریت سیستم ساخت و دریافت اطلاعات به خارج از درب کارخانه و تا محل ارتباط فروشندگان، توزیع کنندگان و مشتریان در »زنجیره کیفیت« بسط پیدا می کند.
اما مشکلاتی در قبول این سیستم مدیریتی رخ می دهد مثل کنترل کیفیت جامع که تصور می شود حرکتی در عرصه شرکت باشد اما درواقع عمدتا ً به بخش تولید محدود می شود.
4 - مرحله مدیریت کیفیت جامع: مدیریت کیفیت جامع، تغییر اساسی در فعالیتهایی است که قبلاً انجام می شده است. در مدیریت کیفیت جامع، ضرورت آنالیز منظم ، طرح و برنامه ریزی و برنامه کاری عملیات همچنان باقی می ماند اما توجه و اهمیت از فرآیندی که به وسیله کنترلهای بیرونی در توسعه و انجام راهکار صورت می گیرد به فرآیندی که از پیشرفت مرسوم و عادی، جایی که کنترل در آن در نظر گرفته شده باشد و به وسیله فرهنگ سازمان به پیش می رود، تغییر می کند.
مدیر نقش حمایت کننده و رهبری را به عهده دارد. در TQM مشتری مداری از طریق بهبود مداوم کیفیت حاصل می شود و یک فضای مناسب ایجاد می گردد که همه در آن سهیم هستند و بدون شک هردو طرف از آن بهره مناسب می برند و به تدریج مشتری مداری به عنوان بخشی از فرهنگ سازمانی قرار می گیرد.
وضعیت کنونی مدیریت کیفیت جامع
در طول نیمه اول قرن بیستم، از مشتریان انتظار می رفت تا هزینه اضافی برای کیفیت را بپردازند. به هرحال در فضای رقابتی تجاری دهه های 1980، دیگر کیفیت به عنوان تنها گزینه نیست بلکه کیفیت نیاز مثبتی است که بدون آن یک سازمان نمی تواند به حیات خود ادامه دهد. محصولات و خدمات نیاز به یک تعهد جامع و سیستم جدید مدیریتی یعنی مدیریت کیفیت جامع دارند. همان طوری که دکتر استیو اسمیت در مقاله ای در مجله TQM عنوان می کند که ده دلیل ضروری و اجباری وجود دارد که نتایج حاصله تقریباً غیرقابل تغییرند، این نتایج عبارتند از:
! مشتریان متعهد؛ ! بهبود و گسترش بهره وری؛ ! کاهش هزینه ها؛ ! مشارکت مضاعف کارکنان؛ ! اطمینان از بهبود عملیات؛ ! تصویر بهبودیافته شرکت؛ ! مدیریت بی وقفه.
باوجود این، تنها راه برای حصول این نتایج از راه تعهد مدیریتی است که از سطوح بالای سازمانی شروع شود. مدیریت کیفیت جامع باید به وسیله مدیریت رهبری و هدایت شود و از نقطه نظر اجرا تمامی سطوح سازمان را در برگیرد. هر کارمند نیز باید به بهبود مداوم فعالیتها بیندیشد.
امروزه بسیاری از سازمانها دریافته اند که باید روش مدیریت کار را تغییر دهند زیرا آداب و رسوم مشتریها نیز تغییر یافته است، لذا آنها باید رقابتی تر شوند. در این راستا مدیران ارشد، مدیران میانی و کلیه کارکنان باید فعالیتها را در جهت کیفیت جامع سوق دهند.
باارائه دلایل فوق، شاید بتوان وضعیت کنونی مدیریت کیفیت جامع را توضیح داد. تحقیقات انجام شده در سال 1981 نشان می دهد که رهبران کسب و کار آمریکایی درباره کیفیت دیدگاهی یکسان داشتند. این بررسی به طور واضح به این مطلب اشاره دارد که مدیران اجرایی تراز اول سازمان به کیفیت اهمیت بسیاری می دهند. ولی برخی اعتقاد دارند که نباید درگیر مدیریت کیفیت شد. این گروه معمولاً اظهارنظر رسمی در مورد کیفیت نمی کنند و به تاثیر سیاستهای کیفیت در اهداف کلیدی کاری ندارند. ویا اصولاً آن را درک نکرده اند. آنان تاثیر معیارهای کیفیت را در انجام امور روزانه نادیده می گیرند و همچنین به تاثیر آن در برنامه های بلندمدت و برنامه ریزیهای استراتژیک توجه نمی کنند.
نتایج
فهم و درک واضحی از مدیریت کیفیت جامع نشان می دهد که اگرچه مدیریت کیفیت جامع از کنترل کیفیت منشا گرفته اما تغییر اساسی در فلسفه مدیریت را ارائه می دهد و آن عبارتست از اداره کردن سازمان است. البته کنترل کیفیت و استانداردها جزء مهم مدیریت کیفیت جامع هستند. هدف این روش ساختن فرهنگ سازمانی است که در آن بهبودهای کیفیت در کار و فعالیتها قرار گیرند.
در مقایسه با دیگر اشکال حضور کارگران در فعالیتها، مدیریت کیفیت جامع فرصتی را فراهم می کند تا کارگران مستقیماً در کار و تصمیم گیری راجع به کارشان شرکت کنند، رضایت شغلی و رضایت کارمندان جزو نتایج مهم اجرای این روش است. وقتی که افراد داوطلبانه در چرخه کیفیت و گروههای بهبود کیفیت شرکت می کنند، از این لحاظ مدیریت جامع کیفیت ممکن است گزینه ای برای قانون پیشنهادی در مورد حضور کارگر باشد.
هر فردی که به نوعی به سازمان مربوط است (مثل مشتریان، کارمندان، خانواده هایشان، سهامداران، پیمانکاران جزء و افراد در سیستم توزیع) باید بتوانند احساس رضایت و خوشحالی نسبت به سازمان داشته باشند و قادر به استفاده از توانائیهای خود باشند. مدیریت کیفیت جامع فلسفه مدیریت مبتنی بر بشریت است که اجازه می دهد پتانسیل نامحدود بشری شکوفا شود. یکی از باورهای اصلی مدیریت کیفیت جامع ایجاد کارگاهی است که بشریت و ارزش انسانی در آن مورد احترام واقع شود.
کار تیمی و مشارکت
فرآیند کیفیت جامع (TQP) مستلزم مشارکت همه نقشهای سازمان و همه افراد یک عملکرد است. پیچیدگی فرآیندهایی که در صنعت و خدمات انجام گرفته، ورای کنترل فرداست. تنها راه برای دست و پنجه نرم کردن با چنین فرآیندهایی از طریق استفاده از کار گروهی است. برای موثر واقع شدند، کار تیمی و مشارکت باید در داخل سازمان شکل گیرد. روشهای آزمایش شده و معروف برای انجام این کار عبارتند از:
! تیم های بهبود کیفیت / تیم های عملکردی؛
! چرخه های کیفیت؛
! طرح و اخذ پیشنهادات.
تیم های بهبود کیفیت
تیم های بهبود کیفیت متشکل از گروهی افراد با دانش، مهارت و تجربه کافی هستند که به وسیله مدیریت ویژه گرد هم می آیند تا مسائل ویژه را حل کنند که معمولاً در قالب پروژه عمل می کنند. این تیم ها توسط مدیریت گرد هم آمده و زمانی که هدف اصلی برآورده شد مجدداً از هم جدا می شوند.
سازمانها با واژه فشار کار TASK FORCE در سطوح مدیریت و تکنولوژی آشنا هستند، تیم های بهبود کیفیت گامی فراتر می نهند و تعریف سنتی فرآیند را بسط می دهند تا شامل تولید کامل یا سیستم راه اندازی نیز بشود و یا اینکه روی مسائل جدید نیز تاثیرگذار باشد.
اجرای واقعی تیم های بهبود کیفیت مستلزم چندین عامل است:
! انتخاب تیم و رهبری؛
! اهداف تیم؛
! جلسات تیم؛
! وظایف تیم؛
! پویائی تیم؛
! نتایج تیم؛
چرخه های کیفیت
»دکتر هاچینز« چرخه کیفیت را چنین تعریف کرده است: گروه کوچکی از کارگران بین 3 تا 12 نفر که کار یکسان و مشابهی را انجام می دهند، جلسات داوطلبانه منظم حدود یک ساعت در هفته در ساعات کاری دارند که معمولاً به ریاست ناظر خودشان است و طوری آموزش می بینند که مسائل کاری شان را حل و فصل و شناسایی کنند و برای مدیریت راه حلی ارائه دهند و در صورت امکان راه حلها را خود به اجرا درآورند.
ساختار سازمانی چرخه کیفیت
چهار عامل در این فرآیند عبارتند از:
! اعضا؛
! رهبران؛
! هماهنگ کننده / تسهیل کننده؛
! کمیته هدایت.
! اعضا: به اعضای یک چرخه کیفیت، تکنیک های کنترل کیفیت و پیداکردن راه حل مشکلات آموزش داده می شود، از این رو آنان توانایی شناسایی و حل مسایل مربوط به کار را فرا می گیرند.
! رهبر: معمولاً به ناظر یا کارفرمای حاضر اشاره می کند. او آموزش دیده است تا یک چرخه را هدایت کند و مسئولیت موفقیت خود را با هدایت و رهبری فعالیتهای چرخه به اجرا گذارد.
! هماهنگ کننده / تسهیل کننده: وی مدیری (معمولاً از مدیریت سطوح میانی) در برنامه چرخه کیفیت است. شخص هماهنگ کننده مسئول آموزش مدیران و کمک به آنها در آموزش اعضایشان است. او جلسات را هماهنگ می سازد و کمک می کند تا بر هرگونه مشکلات در طول فعالیتهای کاری غلبه شود.
! کمیته هدایت : این کمیته از نمایندگان مدیریت سطح بالا با مسئول اجرایی به عنوان رئیس تشکیل می شود. این کمیته راهنمایی و دستورالعملهای لازم برای عملیات کلی فعالیتهای چرخه کیفیت را در شرکت پیش بینی و ترسیم می کند. این کمیته یک هیئت سیاستگذار است و راهکارهای عملیاتی را ارائه می کند.