دانلود مقاله سیستم انبار

سیستم انبار در این فصل شما عملیات قابل انجام در زیر سیستم انبار را مطالعه می کنید در زیر سیستم انبار می توانید عملیات ورود کالا خروج کالا انتقال بین انبار ها و همین طور فرآیند تولید را مدیریت نمایید.

این بخش شامل موارد زیر می باشد: 1_ تعریفات اولیه 2_ عملیات کالا 3_ عملیات تولید 4_ گزارشهای مقداری 5_ گزارشات تعاریف اولیه در این بخش عملیات اولیه مربوط به سیستم انبار را فرا می گیریم که شامل موارد زیر می باشد: 1-معرفی واحد های اندازه گیری 2_ معرفی کالا 3_معرفی انبار 4_عملیات کالا در انبار معرفی واحد های اندازه گیری رجوع شود به مبحث خرید و فروش معرفی کالا رجوع شود به مبحث خرید و فروش معرفی انبار کلیه عملیات ایجاد اصلاح و حذف انبار و نیز جستجو و فیلتر انبارهای ایجاد شده از طریق فرم معرفی انبار انجام می شود.

وهمچنین امکان کنترل موجودی ریالی انبارها از طریق این فرم در اختیار کاربران قرار می گیرد.

ایجاد انبار برای ایجاد انبار جدید می توانید دکمه جدید را فشار دهید یا از کلید ترکیبیAlt+N استفاده کنید.

با انجام این عمل فرم ایجاد/ اصلاح اطلاعات انبار ظاهر می شود.

در فرم ایجاد/اصلاح اطلاعات انباردر فرم ایجاد/اصلاح اطلاعات انبار مشخصات انبار (شاملکد انبار نام انبار نام مسئول انبار جدیدیبا مشخصات داده شده ایجاد می شود.

در سیستم ثبت دائمی موجودی کالا (و همچنین در سیستم ثبت ادواری) با ایجاد هر انبار باید یک سر فصل معین جدید ذیل سر فصل کل موجودی کالا به صورت خودکار یا غیر خودکار ایجاد شود زیرا برای هر یک از عملیات کالا در انبار نظیر ورود خروج انتقال بین انبارها خرید و فروش باید ثبت مالی مربوط به عملیات در سند مالی ایجاد شود.

این نکته قابل ذکر است که در حالت دائمی ثبت موجودی کالا حساب موجودی کالا دارای گردش لحظه ای متناسب با عملیات انجام شده انبار می باشد و بدین ترتیب در هر لحظه اطلاعات کاملا صحیحی از عملکرد این سر فصل و مقدار واقعی موجودی ریالی انبار در آن لحظه قابل مشاهده و برسی است.

بیان این نکته نیز ضروری است که مانده این سر فصل معادل ارزش ریالی موجودی کالا در انبار متناظر می باشد.

در سیستم حسابداری تدبیر به دو روش می توان یک انبار را با سر فصل حسابداری مربوط به آن مرتبط نمود.

خودکار غیر خودکار خودکار در این حالت با ایجاد یک انبار جدید به صورت خودکار سر فصل حسابداری معادلی برای آن ایجاد می شود.این سر فصل به صورت سرفصل معین همنام با نام انبار ایجاد می شود که سر فصل کل آن موجودی کالا می باشد.

البته باید این نکته را به یاد داشت که سیستم سر فصل کل موجودی کالا می باشد.

البته باید این نکته را به یاد داشت که سیستم سر فصل موجودی کالا به صورت پیش فرض مرتبط با حساب کل موجودی کالا می باشد.

به عبارت دیگر اگر کد ویژه موجودی کالا با یک سر فصل حسابداری مرتبط شود سیستم برای هر انبار جدید یک سر فصل حسابداری به عنوان معین (سر فصل زیرین) آن حساب ایجاد می نماید.

بنابراین اجباری در تعریف حساب موجودی کالا در سطح کل نیست و می توان ان را به صورت یک حساب معین تعریف نمود و کد ویژه موجودی کالا را به آن مرتبط نمود و بدین ترتیب با ایجاد هر انبار یک حساب تفصیلی همنام با نام انبار (برای معین موجودی کالا)تعریف می شود.

نکته مهم:در حالت خودکار یک سر فصل معین جدید ذیل سر فصل کل موجودی به صورت خودکار ایجاد می شود.

برای مشاهده سر فصل حسابداری تعریف شده(به صورت خودکار) برای انبار جدید کافی است یک بار آن را انتخاب نمایید و سپس کلید ترکیبیAlt+A را فشار دهید.

فرم انتخاب حساب موجودی کالا ظاهر می شود.

در این فرم حساب مرتبط با این انبار با توجه به اینکه سیستم هیچ سرفصل حسابداری آن قابل مشاهده خواهد بود.

غیر خودکار در حالت غیر خودکار پس از ایجاد انبار با توجه به اینکه سیستم هیچ سر فصل حسابداری برای آن ایجاد ننموده است و برای ادامه فعالیت سیستم احتیاج به انتخاب یک سر فصل حسابداری برای این انبار داریم و برای آنکه انبار تعریف شده برای سیستم ناشناخته نماند باید خود ما یک سر فصل به ان نسبت دهیم.

برای معرفی سر فصل حسابداری برای این انبار ابتدا در فرم معرفی سر فصلها ی حسابداری حساب مورد نظر را برای این انبار تعریف نمایید.

مثلا در گروه داراییهای جاری (یا هر گروه دلخواه) حساب کل موجودی کالا (یا حساب کل مورد نظر) حساب معین انبارها(یا هر حساب معین دلخواه) و در نهایت حساب تفضیلی مورد نظر برای این انبار را تعریف نمایید.

سپس باید از طریق فرم معرفی انبار ارتباط بین سر فصل حسابداری تعریف شده را برقرار نمایید.

پس در فرم معرفی انبار بر روی انبار فوق کلیک کرده(آن را انتخاب نمایی) و کلید ترکیبی Alt+A را بفشارید.

فرم انتخاب حساب ظاهر می شود و می توانید از بین حسابها حساب مورد نظر خود را انتخاب نمایید و با تایید این انتخاب سر فصل مورد نظر با انبار انتخاب شده مربوط می شود.

از این پس اگر مجددا از این کلید ترکیبی استفاده نمایید سیستم به صورت خودکار همین سر فصل را برای این انبار نشان می دهد.

نکته:اکیدا توصیه می شود اگر از یک انبار عملیات مختلف استفاده شده است سر فصل حسابداری مرتبط با آن را تغییر ندهید.

زیرا در عملیات بازسازی کاردکس میتواند در اسناد ایجاد اشکال نماید.

نکاتی که در هنگام ایجاد یک انبار باید به آن توجه نمایید: 1/ اگر در حالت خودکار ایجاد انبار قصد ایجاد انبار جدیدی را داشته باشید حتما باید کد ویژه انبار به سر فصل مورد نظر مرتبط شده باشد.

در غیر این صورت سیستم با احضار پیغامی اطلاع می دهد که نمی توانید از این امکان سیستم بهره ببرید در این حالت به صورت خودکار سیستم ایجاد انبار به حالت غیر خودکار تبدیل خواهد شد.

2/ در هنگام ایجاد یک انبار باید این نکته را بیاد داشته باشید که نام انبار نمی تواند تکراری باشد.

در این صورت سیستم با احضار پیغام خطا از تایید عملیات ایجاد انبار جدید جلوگیری می نماید.

3/ اگر از حالت خودکار ایجاد انبار استفاده نمایید این امکان وجود دارد که نام انتخاب شده برای انبار مورد نظر(که باید به عنوان نام سر فصل حسابداری آن تعیین شود) تکراری نباشد اما این نام برای یکی از سر فصلهای مالی به کار برده باشد.

نظیر این اتفاق زمانی ممکن است رخ بدهد که مثلا شما انباری با نام انبار مواد اولیه ایجاد نمایید و سپس به دلایلی نام آن را اصلاح نمایید یا حتی این انبار را حذف کنید.

در هر دو حالت نام سر فصل حسابداری کماکان همان انبار مواد اولیه خواهد ماند.

بنابراین در این حالت با ایجاد انباری که نام آن را انبار مواد اولیه انتخاب می نمایید هر چند نام انبارتکراری نیست اما نام سر فصل حسابداری تکراری خواهد بود که سیستم با احضار پیغامهای زیر که به صورت متوالی ظاهر می شوند به شما اخطار می دهد.

در این حالت انبار مذکور ایجاد خواهد شد اما هیچ حسابی برای آن انتخاب نمی شود پس باید از حالت غیر خودکار استفاده نماییدو آن را به حساب متناظر مرتبط نمایید.

د:اکیدا توصیه می شود کد ویژه موجودی کالا نباید به سطح تفضیلی مرتبط شود.

نکته: برای انتخاب شیوه ثبت سند حسابداری از کلید ترکیبی Alt+U برای حالت خودکار و غیر خودکار استفاده می شود.

شیوه ثبت توسط تصویر کوچکی در سمت بالای فرم دیده میشود رنگ زرد نماینده شیوه خودکار و رنگ فیروزه ای نماینده شیوه غیر خودکار می باشد.

اصلاح انبار برای اصلاح نام یا مشخصات یکی از انبارهای ایجاد شده کافی است آن را انتخاب نمایید و سپس دگمه اصلاح را بفشارید یا از کلید ترکیبیAlt+M استفاده نمایید.

با این کار فرم ایجاد/اصلاح اطلاعات انبار همراه با اطلاعات انبار انتخاب شده ظاهر می شود.

اصلاحات مورد نظر را انجام داده و دگمه تایید را کلیک کنید تا اصلاحات ذخیره گردند.

توجه نمایید با اصلاح نام انبار نام سرفصل حسابداری مرتبط با آن تغییر نخواهد کرد و در صورت نیاز باید به صورت دستی اقدام به اصلاح آن نمایید.

حذف انبار با انتخاب یک انبار و کلیک دگمه حذف یا استفاده از کلید ترکیبی Alt+D انبار انتخابی به منظور حذف از لیست انبارها علامت گذاری خواهد شد.

به منظور قطعی نمودن عملیات کلید ترکیبی Ctrl+D را فشار دهید یا با فشردن دگمه سمت راست Mouse بر روی انبار مورد نظر عنوان حذف قطعی را انتخاب نمایید.

نکته:حذف انباری که عملیاتی برای آن ثبت شده باشد ممکن نیست.

نکته:با حذف انبار سر فصل حسابداری مرتبط با آن حذف نخواهد شد.این مورد به دلیل حفظ اطلاعات حسابداری صورت می گیرد زیرا ممکن است در سند افتتاحیه یا دیگر اسنادی که با استفاده مستقیم از سیستم حسابداری ایجاد شده اند از این سرفصل استفاده شده باشد و حذف آن ایجاد اختلال در نظم سیستم خواهد نمود.

نکته:دقت کنید که حذف انباری که در آن کالا وجود داشته باشد امکان پذیر نیست.

جستجو و فیلتر جستجو و فیلتر روی انبارهای متعدد تعریف شده از امکانات فرم معرفی انبار می باشد.

به منظور استفاده از امکان چاپ لیست انبارهای موجود کافی است کلید ترکیبیAlt+Q استفاده نمایید به منظور استفاده از امکان چاپ لیست انبارهای موجود کافی است کلید ترکیبیAlt+Q استفاده نمایید.

نکته اگر در هنگام ایجاد انبار با شیوه غیر خودکار احتیاج به ایجاد یا اصلاح سرفصل حسابداری داشته باشید این امکان بدون خروج از فرم معرفی انبار در اختیار شما قرار دارد.

کافی است کلید ترکیبی Alt+E را فشار دهید.

فرم معرفی سرفصلهای حسابداری احضار خواهد شد.

امکان کنترل موجودی ریالی انبارها با توجه به این نکته که برای کالاها در هر یک از انبارها به صورت مستقل از سیستم حسابداری اطلاعات موجودی اولیه(به صورت مقداری و ریالی) تعیین می شودبنابراین باید مکانیزم کنترل کنندهای برای مقایسه موجودی ریالی هر یک از انبارها که از طریق سیستم حسابداری مالی(سند افتتاحیه+گردش مالیاین حسابها) تعیین می شود و اطلاعات مربوط به موجودی انبارها(که از طریق امکان موجودی اولیه کالا در انبار+عملیات کالادر انبارها) تعیین می گردند وجود داشته باشد.

در فرم معرفی انبار با فشردن دگمه سمت راست Mouse برروی بدنه رنگین و فرم انتخاب عنوان" کنترل موجودی ریالی انبارها" یا استفاده از کلید ترکیبیAlt+B این امکان در اختیار شما قرار خواهد گرفت.

با فشردن کلید ترکیبی فوق سیستم ابتدا تاریخ محاسبه و کنترل موجودی ریالی انبارها را از طریق فرم تاریخ بررسی از شما دریافت می دارد.

با تعیین تاریخ مناسب سیستم به بررسی موجودی ریالی انبارها در دو سیستم مختلف خواهد پرداخت.

اگرنتیجه بررسی منجر به مشاهده عدم مغایرت در این دو سیستم باشد سیستم از طریق فرم نتیجه بررسی گزارش مناسبی ارائه می دهد.

اگر گزارش منجر به مشاهده مغایرت بشود در فرم نتیجه بررسی نام انبار دارای مغایرت موجودی ریالی این انبار مانده حساب وابسته به آن و مبلغ اختلاف را ارائه خواهد نمود.

نکته:اگر تاریخ در فرم تاریخ بررسی اشتباه تعیین شود سیستم پیام خطایی به صورت زیر ارائه خواهد نمود و سپس مجددا تاریخ را از شما دریافت خواهد نمود.

تعریف قفسه با استفاده از فرم لیست قفسه ها و کلیک دگمه های جدید اصلاح و حذف می توانید قفسه های جدیدی را در انبار انتخابی ایجاد کرده یا قفسه های موجود را اصلاح یا حذف نمایید.نحوه کار با این فرم کاملا مشابه با فرم معرفی انبار و فرم ایجاد/ اصلاح قفسه نیز مشابه فرم ایجاد/اصلاح انبار می باشد.

با تعریف هر انبار به طور پیش فرض یک قفسه با عنوان قفسه یک نیز تعریف می شود.

عملیات کالا در انبار در این بخش مطالب زیر را مورد توجه قرار خواهیم داد: 1/عملیات کالا 2/ عملیات انبار 1/ عملیات کالا عملیات مختلف مرتبط با انبار و موجودی کالا سیستم حسابداری تدبیر به طور کلی فرآیند ورود و خروج کالا از انبار را کنترل کرده و همزمان ثبتهای مالی را نیز در اسناد حسابداری مربوطه به طور خودکار انجام می دهد.

البته امکان ایجاد ثبت مالی برای عملیات در اختیار کاربر می باشد.به این معنی که کاربر می تواند نظر خود را در مورد ایجاد یا عدم همزمان ثبت مالی برای عملیات انبار اعلام نماید و سیستم از این دستور تبعیت می نماید.

این امکان از طریق منوی میانبر در تمام فرمتها در اختیار کاربر قرار دارد و با انتخاب یک روش در یکی از فرمها به صورت عمومی برای تمام عملیات عمل خواهد شد.

دو سیستم رایج در رابطه با ثبت مالی عملیات کالا وجود دارد: 1/ سیستم ثبت دائمی موجودی مواد و کالا 2/ سیستم ثیت ادواری موجودی مواد و کالا در سیستم ثبت دائمی با هر بار ورود/ خروج کالا از انبار حسابهای مربوط به موجودی کالا و بهای تمام شده کالای فروش رفته به گونه ای بروز می شوند که در هر مقطعی میزان وارده هاو صادره ها و موجودیها به تفکیک کالا بر حسب مقدار و مبلغ در دسترس باشند.

در سیستم ثبت ادواری موجودی مواد و کالا در پایان هر دوره مالی به طور عینی شمارش توزین و به طور کلی اندازه گیری شده و بهای تمام شده موجودیهای پایان دوره هر گروه از موجودیها با توجه به بهای واحد و میزان کالای(موجود در انبارها) اندازه گیری شده محاسبه می شود.

در واقع در این سیستم اطلاعات مربوط به موجودی کالاها در هر مقطع زمانی در دسترس نخواهد بود.

نکته:با توجه به اینکه در سیستم ثبت دائمی مبنای بهترین برای کنترل کالا فراهم است و نیز جهت استفاده کامل از اتوماسیونهای مختلف در سیستم تدبیر توصیه ما استفاده از سیستم ثبت دائم می باشد.

در این بخش عملیات قابل انجام روی کالا یعنی موارد ورود کالا خروج کالا سفارش خرید انتقال کالا بین انبارها رسید و حواله را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

این بخش حاوی مطالب زیر است: ورود خروج انتقال بین انبارها رسید حواله درخواست کالا سفارش خرید 2/عملیات انبار اصولا در سیستم مالی تدبیر هر یک از عملیات ورود و خروج کالا از انبار به چهار طریق امکان پذیر است.

عملیات ورود کالا به انبار عبارتند از: 1/خرید کالا 2/برگشت از فروش 3/انتقال به حساب خاص 4/انتقال بین انبارها 5/مونتاژ کالا با هر نوع عمل ورود کالا به انبار رسید و با هر نوع عمل خروج کالا از انبار حواله به طور خودکار توسط سیستم صادر می شود.

ورود کالا در این بخش فرم کالا را مطالعه خواهیم کرد که مشتمل بر موارد زیر می باشد: اطلاعات اولیه انتخاب/اصلاح/حذف کالا نحوه انتخاب شماره سند حسابداری امکانات عمومی و مدیریتی اطلاعات اولیه با انتخاب ورود کالا از قسمت عملیات انبار در منوی انبار فرم ورود کالا احضار می شود.

این فرم جهت انتقال کالا از حساب خاص به انبار استفاده می شود.

با استفاده از عملیات ورود کالا ثیتهای مالی متناظر و اسناد انبار متناظر با این عملیات به صورت خودکار توسط سیستم ایجاد خواهند شد.

در فرم ورود ابتدا باید شماره سند ورود کالا و تاریخ صدور آن را تعیین نمایید.

برای تعیین شماره سند از ویرایشگر شماره که در بالای فرم موجود است استفاده نمایید.

دقت نمایید شماره سند منحصر به فرد است و امکان تکرار آن وجود ندارد و سیستم در هنگام ثبت فاکتور از ایجاد شماره تکراری جلوگیری می نماید.

سیستم به صورت خودکار شماره سند را پیشنهاد می دهد.

شماره پیشنهادی بدین صورت ارائه می شود که بزرگترین شماره سند موجود در سیستم معین می شود ویک واحد به آن افزوده می شود.

برای اسناد ورود کالا ترتیب ورود شماره سند اهمیت ندارد .یعنی کاربر می تواند شماره سند را به شماره غیر موجود مورد نظر خود (که بزرگتر از شماره پیشنهادی می باشد)تغییر دهد.

پس از تعیین شماره سند باید با استفاده از ویرایشگر تاریخ تاریخ صدور سند(تاریخ انجام عملیات ورود) را تعیین نمایید.

مرحله بعد در صدور سند ورود کالا تعیین انبار تحویل گیرنده کالاها می باشد.

بدین منظور از لیست ابشاری انبار موجود در بالای فرم استفاده نمایید.

نام انبارهای تعریف شده در فرم معرفی انبار در این لیست قابل مشاهده خواهد بود.

سپس باید طرف حساب تحویل دهنده کلا را تعیین نمایید.

در این حالت این حساب خاص می تواند یک شخص یا موسسه یا هر یک از سرفصلهای حسابداری موجود در سیستم باشد برای ورود کالا از حساب خاص به انبار حساب مورد نظر را از ویرایشگر حساب(که لیست حسابها را ظاهر می سازد) انتخاب نمایید.

تعیین طرف حساب به دو طریق امکان پذیر است: 1/با استفاده از فشردن کلید ترکیبی Alt+A یا دگمه که فرم انتخاب حساب سطح به سطح را احضار می نماید.

مشاهده روش بیان شده برای استفاده از این فرم در قسمت انتخاب حساب کافی است حساب مورد نظر را از بالا به پایین (ابتدا سطح کل و سپس معین و در نهاین (در صورت وجود)انتخاب حساب در سطح تفصیلی) انتخاب نمایید.

سپس دگمه تایید را فشار دهید.نام حساب فوق الذکر در ویرایش نام حساب و کد آن در قسمت ویرایشگر کد بالای نام حساب ظاهر می شود.

2/ در این حالت کافی است نام یا دگمه Enter را فشار دهید.

در این حالت اگر حساب فوق وجود داشته باشد در این قسمت نام آن تکمیل می شود و کد آن در ویرایشگر کد قابل انتخاب خواهد بود.

اگر چند حساب با نام یا کد مشابه وجود داشته باشد فرم انتخاب حساب ظاهر می شود و نام این حسابها قابل مشاهده خواهد بود.

حساب مورد نظر را از این لیست انتخاب نمایید و دگمه انتخاب را فشار دهید.

انتخاب /اصلاح/حذف کالا برای انتخاب کالاهای ورودی دگمه جدید را فشار دهید یا کلید ترکیبی Alt+N را بفشارید.فرم ایجاد/اصلاح آرتیکل ورود کالا احضار می شود.

در این فرم در قسمت انبار نام انبار تحویل گیرنده به صورت غیر قابل تغییر مشاهده می شود.

از بین کالاهای موجود در این انبار که در لیست کالاها ارائه شده است کالای مورد نظر خود را انتخاب نمایید.

در سمت راست این فرم لیست کالاهایی که در این سیستم معرفی می شودو این لیست با توجه به ارتباطات گروه کالاها و انبار انتخاب شده فراهم می آید یعنی تنها کالاهای مرتبط با آن انبار در این لیست ارائه می شوند.

در این فرم با تعیین نام کالا با استفاده از لیست آبشاری و جستجو آن یا تعیین قسمتی از نام کالا در ویرایشگر فوقانی و پرش بر روی محدوده کالاهای همنام وجستجوی محدوده مورد نظر با استفاده از کلیدهای بالا و پایین(downArrow وUpArrow) کالای مرد نظر را انتخاب نمایید.

اگر تعداد کالاها زیاد باشد برای انتخاب کالای مورد نظر خود دگمه انتخاب کالا را فشار دهید یا از کلید ترکیبی Alt+A استفاده نمایی.

فرم انتخاب کالا(انتخاب حساب با موضوع کالا بر اساس نام یا کالا بر اساس کد) ظاهر می شود.

با وارد کردن قسمتی از نام یا کد کالای مورد نظر و کلیک دگمه جستجو نام کالاهای مشابه با اطلاعات ورودی شما در قسمت لیست کالاها ارائه می شود.

کالای مورد نظر را انتخاب نمایید و دگمه انتخاب را فشار دهید.

برای اطلاعات بیشتر در مورد فرم انتخاب کالا به فرم انتخاب حساب مراجعه نمایید.

در فرم ایجاد/اصلاح آرتیکل ورود با استفاده از ویرایشگر گروه(تعبیه شده در پایین فرم) امکان مشاهده لیست کالاها بر حسب گروه و انتخاب آسانتر کالا در اختیار کاربر قرار دارد.

در این حالت با تعیین قسمتی از نام گروه مورد نظر لیست گروهها از طریق فرم انتخاب کالا در اختیار شما قرار داده می شود.

برای مشاهده سریع تر لیست کلیه گروههای موجود در سیستم و انتخاب گروه دلخواه کافی است از کلید ترکیبیAlt+~ استفاده نمایید.با این کار نیز فرم انتخاب کالا ظاهر می شود.

تنها نکته مهم در فرم انتخاب کالا این است که در این فرم بر حسب کالا یا گروه کالا و یا بر حسب هر دو به صورت همزمان امکان جستجو و انتخاب کالا در اختیار کاربر قرار داده شده است.

*با استفاده از کلید ترکیبیAlt+M تنها امکان مشاهده و جستجو و انتخاب بر حسب کالا در اختیار کاربر قرار می گیرد.

*با استفاده از کلید ترکیبی Alt+G تنها امکان مشاهده و جستجو و انتخاب بر حسب گروه در اختیار کاربر قرار می گیرد.

*با استفاده از کلید ترکیبیAlt+B امکان مشاهده و جستجو و انتخاب بر حسب کالا و گروه به صورت همزمان در اختیار کاربر قرار می گیرد.

پس از انتخاب کالا اطلاعات مربوط به واحد و موجودی کل ارائه می شود.

مقدار و قیمت واحد کالا را ورود نمایید ودگمه تایید را برای نهایی شدن عملیات فشار دهید.

با این عمل یک آرتیکل ورود کالا به انبار در لیست مربوط قرار می گیرد(این عمل می تواند برای کالاهای مختلف تکرار شود).

با تکرار این عمل کلیه کالاهای مورد نظر خود برای عملیات ورود به کالا را تعیین نمایید.

بعد از ایجاد اطلاعات مربوط به سند ورود کالا دگمه ذخیره را برای ذخیره سازی عملیات ورود فشار دهید.

با این کار سند مالی متناظر و سند رسید انبار متناظر به صورت خودکار ایجاد می شود.

اصلاح: به منظور اصلاح اطلاعات کالای ورودی ابتدا آن را انتخاب نموده و سپس دگمه اصلاح را فشار دهید.

همچنین می توانید ار کلید ترکیبیAlt+M به همین منظور استفاده نمایید.

با اینکار فرم ایجاد/اصلاح آرتیکل ورود کالا ظاهر می شود و اطلاعاتت مربوط به آن کالا را نمایش می دهد.

تغییرات لازم را اعمل نمایید و برای اعمال تغییرات دگمه تایید را بفشارید.

حذف: برای حذف اطلاعات ورودی در مورد یک کالا ابتدا آن را انتخاب نمایید و سپس دگمه حذف را فشار دهید.آرتیکل مورد نظر به منظور حذف علامت گذاری می شود .

برای حذف قطعی کالا کلید ترکیبی Ctrl+D را فشار دهید سیستم برای اطمینان از صحت دستور صادر شده ابتدا با احضار پیغامی نظر شما را در مرد حذف جویا می شود با تایید پیغام احضار شده عملیات حذف پایان می یابد .

اگر به علت اشتباه آرتیکلی برای حذف علامت گذاری شود برای رفع مشکل کافی است ابتدا آن را انتخاب نمایید و سپس از کلید ترکیبیCtrl+Del استفاده نمایید .

نحوه انتخاب شماره سند حسابداری در سیستم انبار دو حالت برای انجام ثبت های مالی وجود دارد : 1-در این حالت پس از انجام هر یک از عملیات کالا همزمان با ذخیره سازی عملیات به صورت خودکار ثبت مالی مرتبط با عملیات ایجاد خواهد شد ذخیره سازی فاکتور با فشردن دگمه ذخیره انجام می شود و به صورت خودکار عملیات انبار مرتبط با آن یعنی رسید یا حواله انبار صادر می شود.

در این حالت به همراه سند انبار سند حسابداری نیز انجام می شود .

2- در حالت دوم سیستم مرتبط با عملیات را صادر نخواهد کرد در این حالت پس از ذخیره سازی عملیات تنها سند انبار مربوطه برای عملیات صادر خواهد شد ولی هیچ ثبت مالی محقق نخواهد شد .

در این حالت می توان از سیستم انبار و خرید و فروش به صورت سیستم های نگهداری اطلاعات مقداری / ریالی استفاده نمود بدون آنکه اثری بر روی اصناد مالی موسسه بگذارند.

بنابر این میتوان ثبت مالی متناظر با عملیات را بصورت دستی انجام داد.

اما سیستم راه حلی برای این مسئله نیز ارائه میدهد .

اگر قصد ایجاد سند مالی مرتبط با عملیات کالا در انبارها یا خرید و فروش کالا را داشته باشید .

می توانید از امکان صدور خودکار آنها توسط مکانیزم بازسازی کاردکس استفاده نمایید.

در این حالت هنگام باز سازی کاردکس سیستم میتواند برای تمامی عملیات انجام شده که دارای سند مالی نمی باشند ثبت های مالی متناظر را ایجاد نماید .

نکته: برای تغییر وضعیت ایجاد یا عدم ایجاد ثبت های مالی برای عملیات از کلید ترکیبی alt+shift +6 استفاده نمایید .در این حالت با احضار پیامی اطلاع می دهد که از پس برای عملیات کالا سندی صادر نخواهد شد.

در صورتی که بخواهید مجددا تغییر وضعیت دهید بار دیگر از مکانیزم فوق استفاده نمایید .

سیستم با ارسال پیامی شما را از این وضعیت آگاه میسازد .

دقت نمایید که از طریق منوی میانبر عملیات که با استفاده از فشردن دکمه سمت راست موس بر روی بدنه فرم ظاهر می شود امکان بررسی وضعیت فعلی ایجاد یا عدم ایجاد ثبت مالی با استفاده از عنوان ایجاد ثبت های مالی و استفاده از علامت چکمارک در کنار آن وجود دارد .

انتخاب شماره سند جهت ثبت های مالی به 2 صورت انجام می شود: خودکار نیمه خودکار خودکار: در این حالت ثبت مربوط به ورود در آخرین سند ثبت نشده به تاریخ فاکتور انجام خواهد شد در صورتی که سند ثبت نشده به تاریخ فاکتور وجود نداشته باشد سند جدیدی به تاریخ فاکتور ایجاد و ثبت مر بوط انجام می شود .

نیمه خودکار: در این حالت لیست اسناد ثبت نشده در تاریخ های یاد شده به شما ارائه شده و شما می توانید یکی از آنها را انتخاب یا سند جدیدی را پیشنهاد نماید .

شماره سندی که به این ترتیب مشخص می شود به عنوان سند مرتبط با عملیات ورود در نظر گرفته می شود.

در این حالت پس از فشردن دگمه ذخیره سازی عملیات فرم انتخاب سند حساب داری احضار می شود در این فرم لیست اسناد حسابداری ثبت نشده مالی ارائه میشود.

این لیست شامل شماره سند تاریخ سند و شرح سند می باشد .

سیستم به صورت خودکار مطابق روش خودکار ایجاد سند حسابداری مناسب ترین سند حسابداری را پیشنهاد خواهد داد.

در این فرم امکان انتخاب یکی ا ز اسناد حسابداری موجود برای انجام ثبت مالی در نظر گرفته شده است .

با انتخاب هر سند و فشردن دگمه مشاهده سند سند حسابداری مر بوطه احضار خواهد شد با فشردن دگمه خروج به فرم انتخاب سند حسابداری باز می گردید .

برای انتخاب سند مورد نظر ابتدا آنرا با دکمه موس انتخاب نمایید و سپس دگمه انتخاب را فشار دهید.

برای ایجاد سند حسابداری جدید کافی است دگمه سند جدید را فشار دهید.

سیستم سند حسابداری جدیدی ایجاد می نماید که تاریخ آن مطابق تاریخ فاکتور خواهد بود .

نکته : پیش فرض در ارتباط با شماره سند حسابداری خودکار می باشد ولی شما میتوانید با استفاده از کلید تر کیبی alt+u بین شیوه خودکار و نیمه خودکار سوئیچ کنید .شیوه ثبت توسط تصویر کوچکی در سمت چپ بالای فرم دیده میشود رنگ زرد نماینده شیوه خودکار و رنگ فیروزه ای نماینده شیوه نیمه خود کار می باشد .

نکته: کلید ترکیبی alt+r روی فرم ورود سند رسید انبار متناظر عملیات صادر شده توسط سیستم را ارائه میکند و کلید alt+o سند مالی مربوط را نمایش میدهد.

امکانات عمومی و مدیریتی در فرم ورود امکان معرفی انبار و کالا و واحد اندازه گیری در نظر گرفته شده است .

همچنین امکان ایجاد فاکتور جدید و اصلاح یا حذف فاکتورهای موجود نیز وجود دارد .

امکان جستجو و حرکت روی فاکتورها نیز از طریق کلید هایی در پایین صفحه فراهم شده است .

ایجاد فاکتور جدید با استفاده از این امکان بدون خروج از فرم میتوانید اقدام به ایجاد فاکتور جدید نمایید .

بدین منظور کافی است دگمه پیس را فشار دهید .

سیستم به صورت خودکار فاکتور جدیدی ایجاد می نماید وشماره ای برای آن پیش نهاد می دهد این شماره بدین صورت پیشنهاد می شود که به بزرگترین شماره فاکتور موجود در سیستم یک واحد افزوده می شود .

حذف فاکتور موجود برای حذف یک فاکتور ابتدا آن را احضار نمایید سپس دگمه کات را فشار دهید سیستم ابتدا در مورد حذف با ارسال پیغامی نظر شما را جویا می شود با تایید این پیغام عملیات حذف قطعی انجام می شود.

احضار فاکتور و جستجو در ویرایش گر شماره فاکتور شماره فاکتور احضار شده قابل مشاهده می باشد این شماره به عنوان شماره فاکتور در گزارشات مورد استفاده قرار می گیرد.

برای تغییر شماره یک فاکتور کافی است پس از تعیین شماره مورد نظر در این ویرایش گر دگمه ذخیره سازی را فشار دهید .

شماره فاکتور تنها هنگامی قابل تغییر است که سند مالی مرتبط با فاکتور یا سند انبار مرتبط با آن به حالت ثبت نشده باشد.

اگر فاکتوری با همان شماره وجود داشته باشد سیستم پیغام خطایی ارائه می دهد .

از این ویرایش گر برای احضار فاکتور های موجود نیز استفاده می شود هر گاه بخواهید به سرعت فاکتور با شماره دلخواهی را احضار نمایید کافی است ابتدا شماره مورد نظر را در این ویرایش گر وارد نمایید و سپس دگمه جستجو که در کنار آن قرار دارد را فشار دهید.

همچنین با فشردن کلید ترکیبی Alt+G یا دگمه Enter نیز عملیات جستجو و احضار تکمیل می شود در صورتی که فاکتور با شماره مورد نظر وجود نداشته باشد سیستم با احضار پیغامی به شماره گزارش مناسبی ارائه می دهد .

نکته: شماره فاکتور به هیچ وجه نمی تواند تکراری باشد .

همچنین با استفاده از دگمه جستجو امکان احضار فاکتورها با توجه به هر یک از مشخصات آنها در اختیار کاربر قرار داده می شود در این حالت حتی بر حسب مشخصات فردی تعریف شده برای طرف حساب متفرقه نیز امکان جستجو و احضار فاکتور وجود دارد .

خروج با استفاده از این دگمه می توان از فرم فاکتور خارج شد در این حالت سیستم به صورت خودکار آرتیکل های علامت گزاری شده برای حذف را بررسی می نماید و در صورت وجود با پیغام مناسبی نسبت به حذف آنها اقدام می نماید همچنین از نظر صحت و عدم تکرار شماره فاکتور نیز به کنترل آن می پردازد به همین دلیل توصیه می شود برای خروج از فرم حتما از دگمه خروج استفاده نمایید و از Esc استفاده نکنید با فشردن کلید ترکیبی Alt+X نیز عملیات مشابهی انجام می شود .

دگمه های حرکت بر روی فاکتورها دگمه اولین فاکتور: به صورت خودکار اولین سند حسابداری از نظر شماره موجود در سیستم احضار می شود .

دگمه فاکتور قبلی: به صورت خودکار فاکتور قبل از فاکتر فعلی از نظر شماره ای احضار می شود.

دگمه فاکتور بعدی به صورت خودکار اولین فاکتور بعد از فاکتور فعلی از نظر شماره ای احضار می شود.

دگمه آخرین فاکتور: به صورت خودکار آخرین فاکتور موجود در سیستم احضار می شود .

امکان احضار فرم معرفی انبار بدون خروج از فرم فاکتور با استفاده از دگمه معرفی انبار در اختیار کاربر قرار می گیرد همچنین امکان معرفی کالا با استفاده از احضار فرم معرفی کالا بدون خروج از فرم فاکتور نیز در اختیار شما قرار داده شده است بدین منظور از دگمه معرفی کالا استفاده نمایید امکان مشابهی برای معرفی واحد اندازه گیری از طریق فشردن دگمه معرفی واحد در اختیار شما قرار دارد .

کلید ترکیبی احضار سند حسابداری مرتبط با فاکتور Alt+O احضار پیش نماتیش چاپ Alt+Q احضار رسید یا حواله مربوط به فاکتو Alt+R نحوه انتخاب سند حسابداری Alt+U ارتباط با سند انبار Alt+.

ایجاد ثبت های مالی Alt+Shift+6 انتقال اقلام از سفارش خرید Alt+; ایجاد سند ورود کالا با استفاده از رسید انبار با استفاده از این مکانیزم می توان سند ورود کالا را بدون اتلاف وقت و تنها با استفاده ار احضار اطلاعات مربوط به رسید انبار صادر شده در سیستم انبار ایجاد نمود.

در این حالت مطابق روش اصلی عملیات انبار ابتدا سیستم انبار پس از دریافت کالا رسید انبار مربوطه را صادر می نماید .

سپس سیستم مالی بعد از در یافت فاکتور ورود مربوطه تنها به احضار رسید انبار صادر شده اطلاعات آن را باز خوانی مینماید و در فرم ورود کالا نمایش می دهد .

بدین ترتیب ارتباط سند ورود و رسید انبار نیز بر قرار میشود و با هم لینک می شوند.