دانلود مقاله سیستم های نوین انبارداری

تعریف انبار و انبارداری : انبار به هر حمل و فضایی که بتوان در آن انواع مواد اولیه قابل مصرف در ساخت، انواع محصولات و یا محصولات ساخته شده و قابل فروش و یا کالاین نیم ساخته و انواع قطعات و لوازم یدکی و تجهیزات و ماشین آلات، ملزومات، ابزارآلات و هرگونه کالای مستعمل و غیرقابل استفاده و اسقاطی را در آن بطور منظم و سیستماتیک برای مدت معین و یا نامعلوم نگهداری نمود، اطلاق می شود.

انبارداری : عبارتست از دریافت جنس یا کالا از خارج (از قسمتهای مختلف شرکت یا دیگران) و نگهداری آنها طبق نظم و اصولی که مُتضمن سهولت در تحویل دادن (صدور) و تحویل گرفتن (ورود) با صرف حداقل وقت و نیروی مورد نیاز باشد و رساندن اجناس و کالای مورد لزوم قسمت ها یا خریداران به آنها در حداقل و حداسرع وقت ممکن.

رفتار انبار و وظایف آن : انبار بنا به نیاز همه قسمت ها، عموماً با تمام قسمت ها و کارکنان آن مدام در تماس و رابطه است.

این رابطه و تماس چه در مورد تحویل دادن و گرفتن اجناس یا کالا و چه در مورد نگهداری حساب ها و مبادله اسناد و مدارک آنها، باید بر ضوابط معتدل و مجاز و رسمی و اداری مبتنی باشد نه مناسبات شخصی و دوستانه.

یعنی آنچه در آن حکمنفرما خواهد بود اصول و سیستم اداری است نه رفتارهای دوستانه یا خصمانه که سبب کندی کار و ایجاد اشتباه و اختلاط می شود.

در هر حال سیستم اداری بر مبنای دو نوع دستورالعمل کلی باید طی یادداشت کتبی به قسمت های ذی نفع ابلاغ و از آنها اجرای آن و مسئولیت در مقابل آن خواسته شود.

مثل اجرای کاری با امضای یکی از سرپرستان یا خرید یا امضای شخص معین که طی دستورالعمل کلی به انبار، // تحویل گیری و غیره ابلاغ خواهد شد.

در دستورالعمل روزمره که همان تصویب و امضاء کردن فرم ها می باشد باید ورود و صدور و نگهداری کالا یا اجناس از انبار طبق فرمهایی باشد که برای این کار تهیه و چاپ شده و در اختیار مسئولان قرار گرفته است.

بدین ترتیب هم کلیه اسناد و مدارک مورد نیاز قسمتها به خصوص انبار وامور مالی فراهم می گردد و هم مناسبات قسمتها و مسؤلان و کارکنان آنها بر پایه ی حُسن تفاهم برقرار می گردد و علاوه بر آن مسئولیت افراد به خوبی تفکیکی و معلوم می شود و در صورت لزوم فرد مسئول مشخص و بازخواست می گردد.

انبارها باید از لحاظ وضع طبیعی هوا، درجه حرارت و برودت، وضع رفت و آمد در آنها براساس نوع و طبیعت اجناس و کالاهایی که در آنها قرار داده می شود و ساخته شده و رعایت نکات مربوط به هوا و درجه حرارت و سردی، گردوغبار، نوروروشنایی، نظافت و بهداشت، سروصدا و سایر مسائل ایمنی مربوط به محیط و فضای انبار شده باشد و از نظر رفت و آمد چه در مورد فضای لازم به آنهایی که باید برای کارهای انبارداری در آن رفت و آمد کنند و چه برای وسائل حمل و نقل از قبیل لینتراک یا چرخهای دستی و چه برای حجم قطعات و اجناس و کالاها و چه از لحاظ کنترل ورود و خروج و رفت و آمد اشخاص متفرقه و غیرکارکنان انبارها باید راه و فاصله کافی در نظر گرفته شود.

وضع انبارها و از لحاظ حفاظتی : انبارها از لحاظ حفاظت از سرقت، آتش سوزی، پراکنده شدن موجودیها در اثر در دسترس بودن، اقلام فاسد شدنی و یا توجه به علائم ایمنی بسته های کالا باید اداری وضعی باشد که از این نظر بتوان به خوبی مورد توجه و حراست قرار گیرد.

بنابراین از لحاظ حفاظتی : الف) انبارها باید دارای درب های مستقل و پنجره های ایمن و قابل بستن و باز شدن فقط از سمت درون و دیوراهای غیرقابل عبور باشد.

ب) انبارها باید از لحاظ بیمه سرقت، آتش سوزی و سایر آسیب پوشش بیمه ای داشته باشند.

ج) انبارها باید از لحاظ ایمنی دارای وسایل کافی، شامل نصب وسائل اعلام خطر وسائل اطفای حریق مانند سطل آتش نشانی حاوی شن و انواع خاموش کننده های دستی باشد.

د) در انبارهایی که احتمال تراکم هوای نامناسب وجود دارد گذاشتن وسائل الکتریکی محرک هوا مانند هواکش یا بادبزن لازم است تا وضع هوای داخل انبار را مساعد نماید.

ه) ورود و خروج اشخاص متفرقه باید طبق ضوابط معین و با اجازه مسئولین مشخص باشد آن هم فقط در مواردی که نیاز به این کار احساس شود.

نکات ایمنی درباره انبار و انبارداری : الف) چیدن اجناس و کالاها : تمام کالا و اجناس در انبار باید طوری روی هم چیده شوند که در اثر ارتفاع زیاد سقوط نکرده و ضرر و زیان و خسارات مالی و جانی در بر نداشته باشد.

ب) نگهداری اجناس و کالا : کالا و اجناس موجود در انبار باید طوری نگهداری گردند که در اثر فشار و یا فشردگی و یا بر اثر تغییر در خواص فیزیکی، شیمیایی و فعل و انفعالات دیگر باعث خسارات مالی و جانی نگردد.

ج) استفاده از وسائل و ابزار کار مناسب : برای چیدن و یا جابجایی کالا و اجناس باید از وسائل مورد نیاز در چیدن یا جابجایی کالا و اجناس استفاده نمود.

استفاده از لیفتراک با شاخکها عمدتاً باید با وجود پالت در زیر کالا استفاده شود و یا لیفتراک با وسیله بغل گیر عموماً برای استفاده از بسته هایی استفاده شود که بر اثر فشار بغل گیر لیفتراک آسیب نبیند و یا استفاده از نردبان زمانی صورت گیرد که اولاً اجناس و کالا در ارتفاع بالا و از وزن کمتر برخوردار باشند و ثانیاً نوع نردبان مورد استفاده با توجه به شرایط طبقه بندی کالا در انبار استفاده گردد.

د) باز کردن بسته بندی کالا و اجناس : در زمان باز کردن کالا و اجناس باید با استفاده از ابزار مورد نیاز از قبیل چکش، قلاب، آهن بُر و غیره استفاده نمود که هر یک از ابزارآلات فوق الذکر با توجه به خاصیت اجناس نوع بسته بندی مورد استفاده قرار می گیرد.

ه ) جابجایی اجناس و کال : جابجایی اجناس در سطح انبار می بایست با وسائل مناسب موجود در انبار و با استفاده از نیروی کار ماهر صورت گیرد.

در جابجایی اجناس باید از صدمه رساندن به کالا خودداری نموده در جابجایی و بارگیری و تخلیه کپسولهای اکسیژن هوا و … باید با دقت کامل انجام شود.

امروزه اهمیتی که مدیران صنایع کشور ژاپن به نگهداری حداقل مواد و کالا در انبار برای مصرف و تولید و توزیع و فروش کالا در انبار می دهند بدان حد رسیده است که حاضر نیستند مقادیری بیش از حد مورد نیاز برای تولید در یک دوره کوتاه مدت را در انبار نگهداری نمایند و با برنامه ریزی های بسیار دقیق و با حساسیت زیاد و با استفاده از تکنیک های محاسباتی مقادیر موجودی ها در انبار را برای سفارش های متعدد در کوتاه ترین زمان ممکن تحت کنترل درمی آوردند.

استفاده از روش موجودی صفر یا تولید به موقع (JIT) Just in tiue برای نگهداری و مصرف مواد و کالا، امروزه یکی از تکنیکهای پیشرفته انبارداری در ارتباط با مدیریت به شمار می رود.

زیرا حداقل سرمایه ممکن را در انبار نگه می دارد.

روش موجودی صفر توسط ژاپنی ها در دهه 1950 ابداع شده و امروزه در همه جا به کار می رود.

طبقه بندی انبارها و نام گذاری آن : 1 انبار از نوع مصرف مصالح به کار رفته : الف) انبارهای آجری ب) انبارهای فلزی ج) انبارهای چوبی د) انبارهای متفرقه الف) انبارهای آجری : عمدتاً در این گونه انبارها از مصالح ساختمانی آجر و چوب استفاده می گردد و به همین دلیل به آن «انبار آجری» گفته می شود معمولاً در مناطقی که دارای آب و هوای گرم است، ساخته می شود.

ب) انبارهای فلزی : در ساخت این گونه انبارها عمدتاً از انواع حلب و ورق های آهنی و گالوانیزه در ابعاد و اندازه های مختلف استفاده می گردد.

ج) انبارهای چوبی : در این گونه انبارها عمده مصالح به کار رفته چوب می باشد که به همین نام خوانده می شود.

عموماً این گونه انبارها در ابعاد بزرگ ساخته نمی شود و در نواحی جنگلی و رطوبتی مورد استفاده قرار می گیرد.

د) انبارهای متفرقه : این گونه انبارها به صورت چادری و یا در داخل کوه به صورت زاغه و یا در عمق زمین مانند سردابه و غیره مورد استفاده قرار می گیرد.

2 انبار از نظر ساختمانی : این گونه انبارها از نظر ساختمانی و مهندسی سازی آن تقسیم بندی و نام گذاری می شود.

الف) انبار کاملاً محصور یا پوشیده : در این گونه انبارها چهار طرف انبار دیوارکشی شده و محصور است و دارای سقفی متناسب با فونداسیون و نحوه ساخت بنای انبار دارد.

ب) انبار سرپوشیده : اینگونه انبارها فاقد دیوار در چهار طرف آن می باشد و فقط سقفی متناسب با وضعیت انبار دارد که بوسیله پایه های متناسب با سقف برقرار شده است.

انبارهایی که به صورت سوله فلزی ساخته می شود بدون اینکه چهار طرف آن دیوارکشی و محصور شود از جمله انبارهای سرپوشیده محسوب می گردد.

ج) انبار در محوطه ی باز : اینگونه انبار فاقد هرگونه دیوار و ستون و سقف می باشد و در محوطه باز کالا به صورت های مختلف مواد و کالا نگهداری می شود.

3 انبار برحسب نوع و مشخصات و نام کالا : این انبارها برحسب نام کالا یا نوع مشخصات کالا و موجودی های جنسی طبقه بندی و نام گذاری می شود که به چندین نمونه از این نوع طبقه بندی اشاره می کنیم : الف) انبار مواد اولیه : در این انبارها می توان یک و یا چند نوع مواد اولیه را ذخیره و انبار نمود که به طور کلی به انبار مواد اولیه نامیده می شود.

ب) انبار کالای نیم ساخته : این نوع انبار مخصوص انبار نمودن کالای نیم ساخته یا در جریان تولید یا ساخت می باشد.

ج) انبار کالای ساخته شده یا محصول : در این نوع انبار هرگونه کالای ساخته شده و یا محصول آماده برای فروش ذخیره می شود.

د) انبار لوازم یدکی : در این انبار انواع لوازم و قطعات یدکی تجهیزات و ماشین آلات یک واحد تولیدی نگهداری می شود.

4 انبار برحسب خاصیت کالا : انبار را می توان برحسب خاصیتی که دارند طبقه بندی و نام گذاری نمود که چند نمونه از آنها عبارتند از: الف) انبار کالای فاسد شدنی ب) انبار مواد آتش زا و قابل احتراق ج) انبار مواد شیمیایی و سموم د) انبار مواد فله (باز و بدون بسته بندی خاص) الف) انبار کالای فاسد شدنی : انبارهایی که برای نگهداری این قبیل مواد به کار می روند که می بایست از تجهیزات حرارتی (برودت گرما) برخوردار باشند.

در این گونه انبارها مواد و کالاهائی نگهداری می شوند که می باید در درجه حرارت ویژه ای انبار شوند.

نگهداری انواع میوه ها، داروها و هرگونه مواد غذایی و سایر مواد و کالائی که نگهداری آنها در درجه حرارت ویژه ای مقدور است.

از جمله کالاهای فاسد شدنی تلقی می شوند.

بنابراین برای نگهداری مواد غذایی و میوه سردخانه های ویژه ای که بتوان دمای داخلی آن را در درجه های زیر صفر و یا هر درجه مورد نیاز تغییر و نگهداری نمود.

انواع گوشت، کره، پنیر، سبزی ها و تخم مرغ و غیره از جمله مواد غذایی به شمار می روند که می بایست هر یک از آنها را در درجه حرارتی خاصی در سردخانه نگهداری کرد.

بنابراین سردخانه به عنوان یک نوع انبار تلقی می شود.

ب) انبار مواد آتش زا و قابل احتراق : این انبارها مخصوص مواد و کالائی می باشد که می بایست از نظر حفاظت و امنیت خاصی با مقررات ویژه ای برخوردار باشد.

زیرا هرگونه مواد آتش زا و قابل احتراق و انفجار در آن نگهداری می گردد از جمله بشکه های نفت، بنزین و کپسول های گاز و هرگونه مواد قابل اشتغال از آن جمله است.

ج) انبار مواد شیمیایی و سموم : در این انبارها به دلیل ذخیره مواد شیمیایی و سموم که تماس با اعضای بدن انسان و با مواد غذایی و همچنین احتمالاً محصولات تولید شده باعث آسیب رساندن به آنها می گردد.

باید کلیه شرایط ایمنی و حفاظتی خاص برای نگهداری آنها در نظر گرفته شود و در یک محل خاص نگهداری گردد.

د) انبار مواد فله (باز و بدون بسته بندی خاص) : نگهداری موادی که از یک نوع هستند و بدون بسته بندی خاص در یک جا نگهداری می شوند از جمله گندم، جو، آرد، سیمان و یا انواع دانه های روغنی از قبیل دانه آفتابگردان، سویا و یا تخم پنبه نیاز به مکان هایی دارد که می بایست از درجه حرارت بخصوص در شرایط ویژه ای برای مدت ها ذخیره شوند.

نگهداری این گونه مواد غله یا باز که بر روی هم ریخته می شوند در محل هایی که به آن سیلو گفته می شود امکان پذیر است.

انواع سیلوهای ایستاده و یا خوابیده را به صورت سیمانی یا فلزی طراحی و بنا بر استفاده ای که از آنها خواهد شد مشخص و ساخته می شود.

5 انبار برحسب موقیت مکانی و عملیاتی : این انبارها برحسب موقعیت مکانی و عملیاتی آن طبقه بندی و نام گذاری می شود و به دلیل اهمیت و فعالیتی که این گونه انبارها دارد برحسب آن نام گذاری می شود که چند نمونه از آنها عبارتند از: الف) انبار کالای متروکه ب) انبارهای عمومی ج) انبار گمرک و ترانزیت د) سایر انبارها الف) انبار کالای متروکه : این انبارها مخصوص نگهدای کالاهای متروکه می باشد.

ب) انبارهای عمومی : این انبارها مخصوص نگهداری هرگونه کالا در هر اندازه و ابعادی برای هر مدت زمان می باشد.

ج) انبار گمرک و ترانزیت : این انبارها مخصوص مَبادی و خروجی مواد و کالا به هر کشور می باشد که عمدتاً در راه های ترانزیتی هوائی (مانند فرودگاهها) ، دریایی (مانند بنادر) و زمینی (مَبادی ورودی کشور، مرزها وگمرکات) مورد استفاده قرار می گیرد.

د) سایر انبارها : این انبارها برحسب موقعیت جغرافیایی و مکانی خاص خود طبقه بندی و نام گذاری می شود.

مانند انبار شرقی، انبار غربی، انبار شمالی، انبار جنوبی، انبار مرکی و یا برحسب نام محل و شهر مربوطه می تواند طبقه بندی شود.

مثلاً انبار تهران، انبار تبریز و … اصطلاحاً به انبارهای منطقه ای که عملیات انباشتن کالا و ذخیره کردن در آن صورت می گیرد.

سازمان انبارها : سازمان انبار از قسمت های مختلف به سرپرستی و ادراه افرادی که باید دارای مشخصات معین و وظایف مشخص باشد، تشکیل یافته است که امور مربوط به دریافت و نگهداری و صدور موجودی ها را به عهده دارند.

اداره امور انبارها به برنامه ریزی صحیح و منظم و استقلال و برقراری سیستم اداری و انبارداری نیاز و بستگی دارد.

سازماندهی انبار در شرکتها و سازمانهای مختلف به صورتهای متفاوت صورت می گیرد.

به طوریکه گاهی انبارها زیرنظر مدیر کارخانه و بعضاً تحت نظر مدیر امور مالی و گاهی هم مستقیماً تحت نظر مدیر عامل و یا مدیر بازرگانی قرار می گیرد.

در بعضی از شرکتها، سازماندهی انبارها بطور تخصصی زیرنظر هر یک از مدیران ذیربط قرار می گیرد.

به طوریکه انبار لوازم یدکی و قطعات و تجهیزات و انبار کالای نیم ساخته زیرنظر مدیر کارخانه، انبار محصول زیرنظر مدیر بازرگانی یا مالی و انبار مواد اولیه تحت نظر مدیر امور مالی و یا هر ترکیب دیگری که هر سازمان بنا به مقتضیات و سیستم موجود در آن عمل نماید در بخشهای دولتی انبارها معمولاً تحت نظر تدارکات با کارپردازی و یا مستقیماً زیرنظر مدیر امور اداری انجام وظیفه می کند.

ساختار سازمانی انبارها مشخص کننده تعداد انبار و مشاغل موجود در هر دوره سازمانی می باشد که منظور از آن رده سازمانی، تقسیم بندی مسئولیتهای مختلف در کلیه سطوح انبارها براساس عامل سلسله مراتب و سطوح گزارش دهی می باشد.

مدیریت کارخانه مدیریت تولید مدیریت فنی مدیریت انبارها مدیریت خدمات و تعمیرات انبار مواد اولیه انبار محصولات انبار لوازم یدکی ساختار سازمانی، زمانی که انبارها زیرنظر مدیر (رئیس) انبارها اداره می شود و مدیر انبارها مستقیماً زیرنظر مدیر امور مالی انجام وظیفه نماید.

مدیر امور مالی حسابداری مالی انبارها حسابداری صنعتی انبار مواد اولیه انبار لوازم یدکی انبار محصولات سازمان انبار از قسمت های مختلف به سرپرستی و اداره اشخاصی با وظایف معین تشکیل می شود.

این قسمت ها و افراد به دو دسته اصلی تقسیم می گردند که مسئولیت و وظائف هر یک از آنان با دیگری متفاوت می باشد.

این دو دسته شامل : الف) افرادی که مستقیماً در کلیه مراحل انبارداری شرکت دارند.

ب) افرادی که در بعضی از مراحل انبارداری سهیم هستند.

الف) افرادی که در کلیه مراحل انبارداری شرکت دارند : این افراد از مرحله درخواست خرید جنس یا کالا تا مرحله تحویل دادن آن از انبار به خارج دخالت مستقیم دارند و مسئولیت آنها در تمام این مراحل به چشم می خورد.

عبارت است از: 1ـ مدیر انبارها 2ـ انبار داران 3ـ کاردکس نویسان (کارمندان انبار) 4ـ دیگر کارکنان انبار مدیر انبارها : باید زیرنظر مستقیم مدیر عامل یا با تصویب وی زیرنظر مدیریت کارخانه یا مدیریت مالی انجام وظیفه کند و کلیه گزارشها و نظرات و پیشنهادهای خود را به ایشان تسلیم نماید و همچنین از امور انبارداری و سیستم و روشهای انبارداری آگاهی کامل داشته باشد و به اداره آنها و کارکنان انبار مسلط و موظف باشد تا بتواند مسائل و معضلات مربوط به مسئولیت خود را حل نماید.

قدرت اداره انبارداران و کارکنان انبار را داشته باشد و مسائل اداری و انسانی آنها را بتواند بخوبی حل نماید.

وظایف مدیر انبارها : 1ـ ادراه امور انبار طبق اصول و سیستم انبارداری و اجرا مفاد آن در کلیه موارد 2ـ سرپرستی کارمندان انبارها (انبارداری مسئولان کاردکس و کارگران انبار) از لحاظ اداری و آموزش سیستم صحیح انبارداری 3ـ بالا بردن کارآیی کارکنان انبار با آموزش های مدام خواه مبتنی بر سیستم درون اصول انبارداری و خواه براساس اطلاع و تجربه خود و خواه بنا بر تغییر و تعویض احتمالی روش جاری در آینده 4ـ رفع مشکلات مربوط به امور انبارداری اعم از اداری و انسانی و مشاوره با مدیریت (مدیر عامل، مدیر کارخانه، مدیر مالی) و دیگران در شرکت و یا هر قسمت از شرکت که به گونه ای با انبار سروکار دارند و از آن مسئولیت یا کاری می خواهند.

5ـ تهیه جا و مکان و رفع مشکل کمبود محل برای اجناس و کالاهای جدید 6ـ تهیه گزارش وضع عمومی انبار و تسلیم آن به مدیر عامل یا مدیر مافوق و فعالیتهای دیگری که در حیطه ی انجام وظیفه ی مدیر انبارها می باشد.

خصوصیات انبارداران : 1ـ انبارداران زیرنظر مستقیم مدیر انبارها انجام نظیفه می نمایند.

2ـ باید دارای سابقه و آگاهی کافی از انبارداری و امور مربوط به آن باشد.

3ـ قدرت اداره کارکنان زیردست خود را داشته باشند.

وظایف انبارداران : 1ـ دریافت و بررسی مجدد کالاها یا اجناس از قسمت تحویل گیری و کنترل دوباره از لحاظ مقدار و اسم و مشخصات آنها با رسید انبار صادر شده.

2ـ امضای رسید انبار صادر شده توسط مسئول امور تحویل گیری و توزیع نسخ آن.

3ـ نوشتن کُد کالاهایی که قبلاً در انبار بوده و تعیین کد کالا یا جنس جدید در رسید انبارها.

4ـ تفکیکی اجناس و ارسال هر نوع به محل و قفسه خود.

مسئولین ثبت کارتهای انبار (کاردکس نویسان) : خصوصیات و مشخصات : 1ـ زیرنظر مدیر انبارها انجام وظیفه می کند.

2ـ از نظر سواد فارسی باید به قدر کافی مسلط باشند تا هرگونه نوشته فارسی را بتوانند درست بخوانند و بنویسند و با اعداد و حروف لاتین آشناباشند.

3ـ دقیق و امین و علاقمند بکار خود باشند.

4ـ از حسابداری و انبارداری اطلاع و معلوماتی داشته باشند.

به حدی که در ثبت وارده و صادره کارت ها و موجودگیری آنها دچار مشکل نگردند و سرعت عمل کافی داشته و بتوانند اشتباهات موجود در رسیدها و حواله انبارهایی که به دستشان می رسد برطرف سازند و به مسئول قسمت اشتباه کننده اطلاع دهند.

وظایف کاردکس نویسان : زمانیکه یک شرکت به حد کافی گسترش یابد اصولاً باید مسئول ثبت کارتهای انبار فرعی غیر از خود انباردار باشد.

در هر حال شرح وظایف فردی که مسئول ثبت کاردکس انبار می باشد عبارتست از : 1ـ نوشتن کارت مشخصات اجناس و کالاهای انبار (موجودی ها) در کارت مشخصات کاردکس و تعیین شماره هر یک از آنها طبق سیستم موجود به کمک انباردار.

2ـ تنظیم آنها در جعقه کاردکس و ثبت موجودی هر کدام در کارت دوم.

3ـ ثبت مقداری کالاها یا اجناس وارده شده به انبار در ستون وارده و ثبت مقداری کالاها یا اجناس صادره از روی برگ حواله انبار در ستون صادره.

4ـ گرفتن موجودی هر کالا یا جنس به محض عمل کردن یک وارده یا یک صادره در کارت انبار.

5ـ توجه به رسید انبارها و حواله انبارها از لحاظ مطابقت مشخصات و نام آنها با شماره هایشان و رفع اشکال موجود و اصلاح آنها از جانب قسمت یا فردی که اشتباه کرده است.

6ـ جلوگیری از ثبت مدارک // امضای مجاز و اطلاع آن به مدیر انبار و انبارداری برای اخذ امضای مسئول.

7ـ تهیه گزارش کالاها و اجناس که به حداقل رسیده و اطلاع و تسلیم آن به مدیر انبارها جهت صدور برگ درخواست تهیه و خرید.

8ـ توجه به // حداکثر کالاها در موقع ثبت کاردکس از روی رسیدهای انبار و تهیه گزارش اجناسی که مقدار موجودی آنها از حداکثر گذاشته است.

9ـ تهیه گزارش ماهانه موجودیها از روی کارتهای کاردکس طبق فرم موردنظر.

10ـ تعیین شماره هر کالا یا جنسی که جدید و برای اولین بار به شرکت یا انبار وارد می شود و اطلاع آن به انبار برای درج در رسید انبارها.

11ـ همکاری با انبارداران برای کنترل موجودیها، یا حسابداری انبار برای کنترل صحت موجودیها و تطابق آن در هر دو کارت و بالاخره با حسابرس داخلی، موجودی برداران و هر فرد دیگری که به گونه ای با کاردکس انبار سروکار دارد.

انواع موجودی کالا : الف) برای فروش در جریان عادی عمیات و امر تجاری نگهداری می شود.

ب) در جریان تولید چنین کالائی می باشد.

ج) در تولید محصولات و خدمات به همین منظور مورد استفاده قرار می گیرد.

موجودی کالا اقلامی هستند که به قصد مصرف یا فردش و یا ساخت محصولات خریداری گردیده باشند و در نهایت متعلق به شرکت باشد و به طور امانی از دیگران دریافت نشده باشد.

اهم موجودی کالا که در مؤسسات و سازمان های تولید و صنعتی و بازرگانی می تواند وجود داشته باشد عبارتند از: 1ـ مواد خام اولیه : کلیه موادی که برای توید یا محصولات در یک شرکت وجود دارد و به نحوی تغییر شکل داده می شوند تا بصورت کالای نیم ساخته یا ساخته شده درآید.

2ـ کالای نیم ساخته یا کالای در جریان ساخت : مواد اولیه ای است که در جریان تولید قرار گرفته است که می بایست پس از گذراندن یک یا چند مرحله به کالای ساخته شده تبدیل شود.

3ـ کالای ساخته شده : محصول ساخته شده ای است که کلیه مراحل تولید خود را طی نموده است و آماده مصرف و فروش می باشد.

4ـ لوازم قطعات یدکی : کلیه قطعات و لوازم یدکی که به منظور تعویض و تعمید تجهیزات و ماشین آلات تولید در خط تولید و یا وسائط نقلیه و یا سایر دارائیهای ثابت مورد استفاده قرار می گیرد.

5ـ ملزومات یا مواد و لوازم مصرفی را می گویند که در جریان تولید کالا مورد استفاده قرار می گیرند بدون آن که قسمت خاصی از محصول ساخته شده را شامل شود.

ملزومات عموماً سه نوع می باشد.

ملزومات تولیدی، ملزومات اداری، ملزومات توزیع و فروش.

موجودی ها به عنوان یکی از عناصر فعال عملیاتی هر شرکتی به شمار می رود و چون بخش عمده ای از دارائی های جاری هر شرکتی را موجودی ها تشکیل می دهند؛ بنابراین مدیریت و صاحبان سهام از دو دیدگاه کمبود و مازاد موجودی ها به این موضوع برخورد می نمایند.

1ـ کمبود موجودی مورد نیاز در انبار باعث توقف یا وقفه در تولید می شود که در آن صورت می بایست هزینه های راه اندازی مجدد ماشین آلات و هزینه های سفارش و غیره را متحمل شوند.

دسترسی مجدد به موجودی مورد نیاز می بایست پرداخت خسارات ناشی از عدم اجرای دقیق قراردادهای ساخت و یا جریمه تأخیر در تحویل کالا که ناشی از توقف تولید یا وقفه در آن می باشد را متحمل گردند.

2ـ در صورتیکه بدون در نظر داشتن میزان سرمایه گذاری مناسب اقدام بی رویه به ذخیره سازی موجودی گردد و حجم زیادی از سرمایه به موجودی ها اختصاص داده می شود باعث می گردد به دلیل وجود موجودی های مازاد بر میزان مورد نیاز، متحمل هزینه های نگهدای که عمدتاً ناشی از ضایعات موجودی در انبار، اشغال فضای انبار و هزینه فرصت از دست رفته سرمایه شوند که در این صورت باعث کاهش در بازده سرمایه گذاری می شود.

برای آن که بتوان نسبت به طبقه بندی و کُدگذاری موجودی های انبار اقدام نمود می بایست مراحل زیر به ترتیب رعایت شود : الف) شناسایی و لیست برداری موجودی کالا ب) طبقه بندی موجودی کالا ج) شماره (کُد) گذاری موجودی کالا مراحل طبقه بندی و کُدگذاری موجودی های انبار: 1ـ شناسایی و لیست برداری موجودی کالا: قبل از هرگونه اقدام برای طبقه بندی و کُدگذاری موجودی کالا می بایست نسبت به شناسایی اقدام موجود در انبار اقدام نمود.

این شناسایی با توجه به رؤیت هر کدام از اقدام و توجه به مشخصات و خصوصیات و حمل مصرف آن صورت می گیرد.

2ـ طبقه بندی موجودی کالا: طبقه بندی عبارتست از : جداسازی و یک کاسه نمودن به گروههای همگن با نظمی منطقی.

برای طبقه بندی هر یک از موجودی ها، شناسایی و شناخت اقدام ضروری است.

اصول و شرایط طبقه بندی موجودی کالا : 1ـ در طبقه بندی موجودی کالا، موجودی هایی که دارای صفات و وجود مشترک هستند یا کاربرد مشترک دارند در یک گروه یا دسته، طبقه بندی گردند.

2ـ احتیاجات مختلف یک شرکت به همراه شرایط و نیازهای همان شرکت مدّنظر قرار گیرند.

3ـ انعطاف پذیری و سادگی طبقه بندی کالا که قابل فهم برای کلیه کارکنان شرکت باشد، در نظر گرفته شود.

سیستم های مختلف طبقه بندی موجودی کالا : اصولاً شرکت های کوچک به دلیل حجم پایین فعالیت های خود نیازی به طبقه بندی مفصل کالا در انبار ندارند.

چنانچه هر شرکتی در هر وسعتی بخواهد نسبت به طبقه بندی اقلام خود در انبار اقدام نماید قادر خواهد بود یکی از سیستم های متداول طبقه بندی کالا را که متناسب با نیاز خود تشخیص می دهد انتخاب و اجراء نمیاند.

سیستم های طبقه بندی به دو صورت عرضه شده اند: 1ـ سیستم طبقه بندی کالا به طور استاندارد 2ـ سیستم طبقه بندی کالا به طور عادی و معمولی 3ـ کُدگذاری موجودی ها و روش های آن : معمولاً برای هر یک از اقلام موجود در انبار، یک شماره رمز یا علامت اختصاری (کُد) در نظر گرفته می شود تا بجای استفاده از نام و مشخصات فنی از آن شماره رمز (کُد) استفاده شود.

تعیین کُد یا شماره برای هر کالا ضمن اینکه به تسریع امور مربوط به انبارداری کمک فراوان نماید، در کنترل موجودی های کالا در انبار و شکل دهی به حسابداری انبار نقش بسزایی را ایفا می کند.

کُدگذاری یعنی شماره بندی منطقی و منظم کالاها برحسب طبقات و گروههای هم خانواده که کلیه اشخاص بازبانی مشترک به شناسائی کالا احترام می کنند.

هدف اساسی در کُدگذاری کالا در ابتدا شناخت و کنترل اجناس و کالاهای مشابه می باشد، سپس تفکیک آنها از یکدیگر بوده که در حسابداری صنعتی و حسابداری انبارها از آن ها استفاده می کنند و در نهایت آماده سازی و نگهداری کلیه اقلام موجود در انبار به منظور استفاده آتی از ماشین های محاسبه گر و کامپیوتر.

چند نمونه از متداول ترین روش های کُدگذاری موجودی کالا عبارتند از: 1ـ روش کُدگذاری با استفاده از حروف الفبا و اعداد 2ـ روش کُدگذاری با استفاده از حروف اول 3ـ روش کُدگذاری با استفاده از یک زنجیره ای 4ـ روش کُدگذاری با استفاده از کُد طبقه بندی 5ـ روش کدُگذاری ارقام اعشاری 6ـ کُدگذاری کالا به روش اعداد 1ـ روش کُدگذاری با استفاده از حروف الفبا و اعداد: در این روش برای شناسایی کالاها از حروف الفبا استفاده می شود.

برای استفاده از مشخصات فرعی آن کالا با استفاده از اعداد نسبت به کُدگذاری اقدام می شود.

اشکالی که در این روش وجود دارد اینست که استفاده از این روش صرفنظر از محدودیت حروف الفبا، امکان بروز اشتباه و تشابه در حروف الفبا برای کالاهای مختلف را فراهم می آورد.

2ـ روش کُدگذاری با استفاده از حرف اول : این روش که به روش نیموتیک معروف است.

معمولاً در شرکتهایی که کوچک هستند و موجودی کالا در انبار کم دارند به کار برده می شود.

در این روش کُدگذاری کالاها با حروف اول کالای مربوطه صورت می گیرد به همین دلیل به حضور ذهن افرادی که با انبار سروکار دارند نیازمند است.

3ـ روش کُدگذاری با استفاده از کُد زنجیره ای : این نوع کُد یکی از متداولترین روش های کُدگذاری و سیستم های اطلاعاتی کامپیوتری به شمار می رود.

این که مجموعه ای از خصوصیات مختلف مرتبط به هم می باشد که برای هر یک از اقلام در یک شرکت در نظر گرفته می شود.

هر خصوصیت به وسیله یک قسمت از کُد با عنوان فیلر معرفی می شود.

در هر فیلر از کُد، اطلاعات به صورت یک کُد دربست پیاپی یا تصادفی نگهداری می گردد.

4ـ روش کُدگذاری با استفاده از کُد طبقه بندی : این نوع کُد، مشابه کُد زنجیره ای است با این تفاوت که رابطه گسترش یابنده ای بین فیلرها وجود دارد هر فیلر بعدی نماینده تقسیمی فرعی تر در فیلتر قبلی است و معروفترین مثال برای چنین کُدی سیستم اعشاری دیویی است که برای طبقه بندی کتاب ها در کتابخانه ها به کار می رود.

5ـ روش کُدگذاری ارقام اعشاری : این روش که به روش دیویی معروف است و اکثراً در کتابخانه ها از آن استفاده می گردد می تواند مورد استفاده شرکت ها هم واقع شود.

روش کُدگذاری با استفاده از روش دیویی بدین ترتیب است که عدد سمت چپ اعشار، گروه اصلی کالا را نمایش می دهد و هر رقمی که در سمت راست اعشار نوشته می شود نمایانگر گروههای فرعی کالا می باشد.

6ـ کُدگذاری کالا به روش اعداد : یکی از روش های متداول و مرسومی که در بیشتر شرکت ها مشاهده می شود استفاده از اعداد برای شناسایی اقلام و کالاها در انبار می باشد.

در این روش که طبقه کُد طبقه کالا از کُد مخصوص که می تواند از یک یا دو رقم و یا بیشتر تشکیل شده باشد استفاده کرد.

هر طبقه از کالا از گروههای اصلی متعددی بوجود آمده است که می توان کُد مخصوص یک یا دورقمی یا بیشتر در نظر گرفته می شود.

پس از کُدگذاری کالا به روش فرق، می توان پس از گذاشتن علامت ممیز کُد مشخصات کالا را مثلاً از نظر رنگ و یا ترکیب رنگ ها و یا مدل هر نوع مشخصه دیگر برای کالا تعیین نمود که معمولاً از کُد مخصوص یک یا دورقمی بیشتر استفاده می شود.