تعریف انبار و انبارداری :
انبار به هر حمل و فضایی که بتوان در آن انواع مواد اولیه قابل مصرف در ساخت، انواع محصولات و یا محصولات ساخته شده و قابل فروش و یا کالاین نیم ساخته و انواع قطعات و لوازم یدکی و تجهیزات و ماشین آلات، ملزومات، ابزارآلات و هرگونه کالای مستعمل و غیرقابل استفاده و اسقاطی را در آن بطور منظم و سیستماتیک برای مدت معین و یا نامعلوم نگهداری نمود، اطلاق می شود.
انبارداری :
عبارتست از دریافت جنس یا کالا از خارج (از قسمتهای مختلف شرکت یا دیگران) و نگهداری آنها طبق نظم و اصولی که مُتضمن سهولت در تحویل دادن (صدور) و تحویل گرفتن (ورود) با صرف حداقل وقت و نیروی مورد نیاز باشد و رساندن اجناس و کالای مورد لزوم قسمت ها یا خریداران به آنها در حداقل و حداسرع وقت ممکن.
رفتار انبار و وظایف آن :
انبار بنا به نیاز همه قسمت ها، عموماً با تمام قسمت ها و کارکنان آن مدام در تماس و رابطه است. این رابطه و تماس چه در مورد تحویل دادن و گرفتن اجناس یا کالا و چه در مورد نگهداری حساب ها و مبادله اسناد و مدارک آنها، باید بر ضوابط معتدل و مجاز و رسمی و اداری مبتنی باشد نه مناسبات شخصی و دوستانه. یعنی آنچه در آن حکمنفرما خواهد بود اصول و سیستم اداری است نه رفتارهای دوستانه یا خصمانه که سبب کندی کار و ایجاد اشتباه و اختلاط می شود. در هر حال سیستم اداری بر مبنای دو نوع دستورالعمل کلی باید طی یادداشت کتبی به قسمت های ذی نفع ابلاغ و از آنها اجرای آن و مسئولیت در مقابل آن خواسته شود. مثل اجرای کاری با امضای یکی از سرپرستان یا خرید یا امضای شخص معین که طی دستورالعمل کلی به انبار، // تحویل گیری و غیره ابلاغ خواهد شد.
در دستورالعمل روزمره که همان تصویب و امضاء کردن فرم ها می باشد باید ورود و صدور و نگهداری کالا یا اجناس از انبار طبق فرمهایی باشد که برای این کار تهیه و چاپ شده و در اختیار مسئولان قرار گرفته است.
بدین ترتیب هم کلیه اسناد و مدارک مورد نیاز قسمتها به خصوص انبار وامور مالی فراهم می گردد و هم مناسبات قسمتها و مسؤلان و کارکنان آنها بر پایه ی حُسن تفاهم برقرار می گردد و علاوه بر آن مسئولیت افراد به خوبی تفکیکی و معلوم می شود و در صورت لزوم فرد مسئول مشخص و بازخواست می گردد.
انبارها باید از لحاظ وضع طبیعی هوا، درجه حرارت و برودت، وضع رفت و آمد در آنها براساس نوع و طبیعت اجناس و کالاهایی که در آنها قرار داده می شود و ساخته شده و رعایت نکات مربوط به هوا و درجه حرارت و سردی، گردوغبار، نوروروشنایی، نظافت و بهداشت، سروصدا و سایر مسائل ایمنی مربوط به محیط و فضای انبار شده باشد و از نظر رفت و آمد چه در مورد فضای لازم به آنهایی که باید برای کارهای انبارداری در آن رفت و آمد کنند و چه برای وسائل حمل و نقل از قبیل لینتراک یا چرخهای دستی و چه برای حجم قطعات و اجناس و کالاها و چه از لحاظ کنترل ورود و خروج و رفت و آمد اشخاص متفرقه و غیرکارکنان انبارها باید راه و فاصله کافی در نظر گرفته شود.
وضع انبارها و از لحاظ حفاظتی :
انبارها از لحاظ حفاظت از سرقت، آتش سوزی، پراکنده شدن موجودیها در اثر در دسترس بودن، اقلام فاسد شدنی و یا توجه به علائم ایمنی بسته های کالا باید اداری وضعی باشد که از این نظر بتوان به خوبی مورد توجه و حراست قرار گیرد. بنابراین از لحاظ حفاظتی :
الف) انبارها باید دارای درب های مستقل و پنجره های ایمن و قابل بستن و باز شدن فقط از سمت درون و دیوراهای غیرقابل عبور باشد.
ب) انبارها باید از لحاظ بیمه سرقت، آتش سوزی و سایر آسیب پوشش بیمه ای داشته باشند.
ج) انبارها باید از لحاظ ایمنی دارای وسایل کافی، شامل نصب وسائل اعلام خطر وسائل اطفای حریق مانند سطل آتش نشانی حاوی شن و انواع خاموش کننده های دستی باشد.
د) در انبارهایی که احتمال تراکم هوای نامناسب وجود دارد گذاشتن وسائل الکتریکی محرک هوا مانند هواکش یا بادبزن لازم است تا وضع هوای داخل انبار را مساعد نماید.
ه) ورود و خروج اشخاص متفرقه باید طبق ضوابط معین و با اجازه مسئولین مشخص باشد آن هم فقط در مواردی که نیاز به این کار احساس شود.
نکات ایمنی درباره انبار و انبارداری :
الف) چیدن اجناس و کالاها : تمام کالا و اجناس در انبار باید طوری روی هم چیده شوند که در اثر ارتفاع زیاد سقوط نکرده و ضرر و زیان و خسارات مالی و جانی در بر نداشته باشد.
ب) نگهداری اجناس و کالا : کالا و اجناس موجود در انبار باید طوری نگهداری گردند که در اثر فشار و یا فشردگی و یا بر اثر تغییر در خواص فیزیکی، شیمیایی و فعل و انفعالات دیگر باعث خسارات مالی و جانی نگردد.
ج) استفاده از وسائل و ابزار کار مناسب : برای چیدن و یا جابجایی کالا و اجناس باید از وسائل مورد نیاز در چیدن یا جابجایی کالا و اجناس استفاده نمود. استفاده از لیفتراک با شاخکها عمدتاً باید با وجود پالت در زیر کالا استفاده شود و یا لیفتراک با وسیله بغل گیر عموماً برای استفاده از بسته هایی استفاده شود که بر اثر فشار بغل گیر لیفتراک آسیب نبیند و یا استفاده از نردبان زمانی صورت گیرد که اولاً اجناس و کالا در ارتفاع بالا و از وزن کمتر برخوردار باشند و ثانیاً نوع نردبان مورد استفاده با توجه به شرایط طبقه بندی کالا در انبار استفاده گردد.
د) باز کردن بسته بندی کالا و اجناس : در زمان باز کردن کالا و اجناس باید با استفاده از ابزار مورد نیاز از قبیل چکش، قلاب، آهن بُر و غیره استفاده نمود که هر یک از ابزارآلات فوق الذکر با توجه به خاصیت اجناس نوع بسته بندی مورد استفاده قرار می گیرد.
ه ) جابجایی اجناس و کال : جابجایی اجناس در سطح انبار می بایست با وسائل مناسب موجود در انبار و با استفاده از نیروی کار ماهر صورت گیرد. در جابجایی اجناس باید از صدمه رساندن به کالا خودداری نموده در جابجایی و بارگیری و تخلیه کپسولهای اکسیژن هوا و … باید با دقت کامل انجام شود.
امروزه اهمیتی که مدیران صنایع کشور ژاپن به نگهداری حداقل مواد و کالا در انبار برای مصرف و تولید و توزیع و فروش کالا در انبار می دهند بدان حد رسیده است که حاضر نیستند مقادیری بیش از حد مورد نیاز برای تولید در یک دوره کوتاه مدت را در انبار نگهداری نمایند و با برنامه ریزی های بسیار دقیق و با حساسیت زیاد و با استفاده از تکنیک های محاسباتی مقادیر موجودی ها در انبار را برای سفارش های متعدد در کوتاه ترین زمان ممکن تحت کنترل
درمی آوردند.
استفاده از روش موجودی صفر یا تولید به موقع (JIT) Just in tiue برای نگهداری و مصرف مواد و کالا، امروزه یکی از تکنیکهای پیشرفته انبارداری در ارتباط با مدیریت به شمار می رود. زیرا حداقل سرمایه ممکن را در انبار نگه می دارد. روش موجودی صفر توسط ژاپنی ها در دهه 1950 ابداع شده و امروزه در همه جا به کار می رود.
طبقه بندی انبارها و نام گذاری آن :
1 انبار از نوع مصرف مصالح به کار رفته :
الف) انبارهای آجری ب) انبارهای فلزی
ج) انبارهای چوبی د) انبارهای متفرقه
الف) انبارهای آجری : عمدتاً در این گونه انبارها از مصالح ساختمانی آجر و چوب استفاده می گردد و به همین دلیل به آن «انبار آجری» گفته می شود معمولاً در مناطقی که دارای آب و هوای گرم است، ساخته می شود.
ب) انبارهای فلزی : در ساخت این گونه انبارها عمدتاً از انواع حلب و ورق های آهنی و گالوانیزه در ابعاد و اندازه های مختلف استفاده می گردد.
ج) انبارهای چوبی : در این گونه انبارها عمده مصالح به کار رفته چوب می باشد که به همین نام خوانده می شود. عموماً این گونه انبارها در ابعاد بزرگ ساخته نمی شود و در نواحی جنگلی و رطوبتی مورد استفاده قرار می گیرد.
د) انبارهای متفرقه : این گونه انبارها به صورت چادری و یا در داخل کوه به صورت زاغه و یا در عمق زمین مانند سردابه و غیره مورد استفاده قرار می گیرد.
2 انبار از نظر ساختمانی : این گونه انبارها از نظر ساختمانی و مهندسی سازی آن تقسیم بندی و نام گذاری می شود.
الف) انبار کاملاً محصور یا پوشیده : در این گونه انبارها چهار طرف انبار دیوارکشی شده و محصور است و دارای سقفی متناسب با فونداسیون و نحوه ساخت بنای انبار دارد.
ب) انبار سرپوشیده : اینگونه انبارها فاقد دیوار در چهار طرف آن می باشد و فقط سقفی متناسب با وضعیت انبار دارد که بوسیله پایه های متناسب با سقف برقرار شده است. انبارهایی که به صورت سوله فلزی ساخته می شود بدون اینکه چهار طرف آن دیوارکشی و محصور شود از جمله انبارهای سرپوشیده محسوب می گردد.
ج) انبار در محوطه ی باز : اینگونه انبار فاقد هرگونه دیوار و ستون و سقف می باشد و در محوطه باز کالا به صورت های مختلف مواد و کالا نگهداری می شود.
3 انبار برحسب نوع و مشخصات و نام کالا : این انبارها برحسب نام کالا یا نوع مشخصات کالا و موجودی های جنسی طبقه بندی و نام گذاری می شود که به چندین نمونه از این نوع طبقه بندی اشاره می کنیم :
الف) انبار مواد اولیه : در این انبارها می توان یک و یا چند نوع مواد اولیه را ذخیره و انبار نمود که به طور کلی به انبار مواد اولیه نامیده می شود.
ب) انبار کالای نیم ساخته : این نوع انبار مخصوص انبار نمودن کالای نیم ساخته یا در جریان تولید یا ساخت می باشد.
ج) انبار کالای ساخته شده یا محصول : در این نوع انبار هرگونه کالای ساخته شده و یا محصول آماده برای فروش ذخیره می شود.
د) انبار لوازم یدکی : در این انبار انواع لوازم و قطعات یدکی تجهیزات و ماشین آلات یک واحد تولیدی نگهداری می شود.
4 انبار برحسب خاصیت کالا : انبار را می توان برحسب خاصیتی که دارند طبقه بندی و نام گذاری نمود که چند نمونه از آنها عبارتند از:
الف) انبار کالای فاسد شدنی ب) انبار مواد آتش زا و قابل احتراق
ج) انبار مواد شیمیایی و سموم د) انبار مواد فله (باز و بدون بسته بندی خاص)
الف) انبار کالای فاسد شدنی : انبارهایی که برای نگهداری این قبیل مواد به کار می روند که می بایست از تجهیزات حرارتی (برودت گرما) برخوردار باشند. در این گونه انبارها مواد و کالاهائی نگهداری می شوند که می باید در درجه حرارت ویژه ای انبار شوند. نگهداری انواع میوه ها، داروها و هرگونه مواد غذایی و سایر مواد و کالائی که نگهداری آنها در درجه حرارت ویژه ای مقدور است. از جمله کالاهای فاسد شدنی تلقی می شوند. بنابراین برای نگهداری مواد غذایی و میوه سردخانه های ویژه ای که بتوان دمای داخلی آن را در درجه های زیر صفر و یا هر درجه مورد نیاز تغییر و نگهداری نمود. انواع گوشت، کره، پنیر، سبزی ها و تخم مرغ و غیره از جمله مواد غذایی به شمار می روند که می بایست هر یک از آنها را در درجه حرارتی خاصی در سردخانه نگهداری کرد. بنابراین سردخانه به عنوان یک نوع انبار تلقی می شود.
ب) انبار مواد آتش زا و قابل احتراق : این انبارها مخصوص مواد و کالائی می باشد که می بایست از نظر حفاظت و امنیت خاصی با مقررات ویژه ای برخوردار باشد. زیرا هرگونه مواد آتش زا و قابل احتراق و انفجار در آن نگهداری می گردد از جمله بشکه های نفت، بنزین و کپسول های گاز و هرگونه مواد قابل اشتغال از آن جمله است.
ج) انبار مواد شیمیایی و سموم : در این انبارها به دلیل ذخیره مواد شیمیایی و سموم که تماس با اعضای بدن انسان و با مواد غذایی و همچنین احتمالاً محصولات تولید شده باعث آسیب رساندن به آنها می گردد. باید کلیه شرایط ایمنی و حفاظتی خاص برای نگهداری آنها در نظر گرفته شود و در یک محل خاص نگهداری گردد.
د) انبار مواد فله (باز و بدون بسته بندی خاص) : نگهداری موادی که از یک نوع هستند و بدون بسته بندی خاص در یک جا نگهداری می شوند از جمله گندم، جو، آرد، سیمان و یا انواع دانه های روغنی از قبیل دانه آفتابگردان، سویا و یا تخم پنبه نیاز به مکان هایی دارد که می بایست از درجه حرارت بخصوص در شرایط ویژه ای برای مدت ها ذخیره شوند. نگهداری این گونه مواد غله یا باز که بر روی هم ریخته می شوند در محل هایی که به آن سیلو گفته می شود امکان پذیر است. انواع سیلوهای ایستاده و یا خوابیده را به صورت سیمانی یا فلزی طراحی و بنا بر استفاده ای که از آنها خواهد شد مشخص و ساخته می شود.
5 انبار برحسب موقیت مکانی و عملیاتی :
این انبارها برحسب موقعیت مکانی و عملیاتی آن طبقه بندی و نام گذاری می شود و به دلیل اهمیت و فعالیتی که این گونه انبارها دارد برحسب آن نام گذاری می شود که چند نمونه از آنها عبارتند از:
الف) انبار کالای متروکه ب) انبارهای عمومی
ج) انبار گمرک و ترانزیت د) سایر انبارها
الف) انبار کالای متروکه : این انبارها مخصوص نگهدای کالاهای متروکه می باشد.
ب) انبارهای عمومی : این انبارها مخصوص نگهداری هرگونه کالا در هر اندازه و ابعادی برای هر مدت زمان می باشد.
ج) انبار گمرک و ترانزیت : این انبارها مخصوص مَبادی و خروجی مواد و کالا به هر کشور می باشد که عمدتاً در راه های ترانزیتی هوائی (مانند فرودگاهها) ، دریایی (مانند بنادر) و زمینی (مَبادی ورودی کشور، مرزها وگمرکات) مورد استفاده قرار می گیرد.
د) سایر انبارها : این انبارها برحسب موقعیت جغرافیایی و مکانی خاص خود طبقه بندی و نام گذاری می شود. مانند انبار شرقی، انبار غربی، انبار شمالی، انبار جنوبی، انبار مرکی و یا برحسب نام محل و شهر مربوطه می تواند طبقه بندی شود. مثلاً انبار تهران، انبار تبریز و … اصطلاحاً به انبارهای منطقه ای که عملیات انباشتن کالا و ذخیره کردن در آن صورت می گیرد.