مقدمه
جهان امروز را می توان جهان پرتلاطم تغییر نام نهاد، سازمانهای گوناگون به خصوص سازمانهای تولیدی برای تامین هدفهای خود یعنی بقا، توسعه و رقابت نیاز شدیدی به استفاده از الگوهای علمی داشته و در صورت عدم شناخت، کاربری و انجام تحقیقات پویا از صحنه محو خواهند شد. می توان سیستم را کل نگری، مدیریت را هنر و تولید را به عنوان سلاح رقابتی تلقی کرد، اما علی رغم اهمیت رو به تزاید این مهم، تصمیم سازان و تصمیم گیران حوزه مدیریت و عملیات در صنایع کشور توجه کمی نسبت به توسعه دانش تولید، تفاوتهای محیطی و کاربرد آن در سیستم های مورد تصدی خود مبذول می دارند و از این روست که توان رقابتی خود را از دست داده و به سازمانهای منفعل تبدیل گردیده اند، امروزه برای اداره کارخانه و برنامه ریزی تولید سیستم های متنوع تولیدی معرفی و به کار گرفته شده اند و در چهارچوب هر یک از این سیستم ها، روشهایی جهت برنامه ریزی در سطوح مختلف و موضوعهای متفاوت مورد استفاده قرار می گیرد. در این بین یکی از عواملی که تاثیر بسزایی در موفقیت سازمان بازی می کند انتخاب روش برنامه ریزی صحیح و متناسب با خصوصیات محیط برنامه ریزی آن است. ایجاد چنین انطباقی بدون شناخت محیط و تفکیک منطقی آن امکان پذیر نخواهد بود.
واقعیت این است که انتخاب روش مناسب جهت برنامه ریزی به ابزاری نیاز دارد که بتواند به صورت پویا انطباق مورد نیاز را به وجود آورده و مدیران سازمانها به خصوص مدیران تولید و عملیات را یاری کند، تا ابزارهای مناسب را برای برنامه ریزی باتوجه به ویژگیهای محیط برنامه ریزی برگزینند. مقاله حاضر خلاصه ای از رساله دکتری نویسنده است که در تاریخ 81/8/29 از آن دفاع کرده است.
تعاریف محیط برنامه ریزی
1 - محیط برنامه ریزی سازمان به کلیه عواملی اطلاق می شود که بر سازمان اثر گذاشته واز آن تاثیر می پذیرند.
2 - محیط شامل تمام عوامل خارج از مرز سازمان است که ممکن است بالقوه بر سازمان اثرگذار باشند (نجف بیگی 1380).
3 - محیط برنامه ریزی سازمان به تعامل ابعاد درونی سازمان با یکدیگر و با عوامل خارج از سازمان اطلاق می گردد.
محیط کار و عمومی: بنابرعقیده صاحبنظران مدیریت، محیط را می توان به محیط کار و محیط عمومی تقسیم کرد. محیط کار به محیطی گفته می شود که سازمان به طور مستقیم با عوامل اساسی آن در ارتباط است و از آن تاثیر می پذیرد، مانند بازار، رقبا، بخش تهیه مواد اولیه، منابع انسانی،
سهامداران و اتحادیه های کارگری، محیط عمومی به عواملی تاکید دارد که به طور غیر مستقیم بر سازمان و عملکردهای آن تاثیر می گذارد، مانند عوامل فرهنگی، ا اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و فناوری.
مکتب اقتضایی و نگرش آن نسبت به محیط برنامه ریزی : نظریه اقتضایی براین مبنا استوار است که رابطه یک سازمان با سازمانهای دیگر و انتخاب روشهای برنامه ریزی آن می بایست باتوجه به مجموعه عوامل متشکله محیط برنامه ریزی صورت پذیرد. طبق این نگرش، نظریه پردازان و مدیران باید در فرآیند تصمیم گیری و برنامه ریزی انعطاف و ابتکار بیشتری از خود نشان دهند. بنابراین، تئوری اقتضایی اصول نظریات کلاسیک ها و کلیه مکاتبی که عقایدی شبیه آنان را دارند رد می کند، زیرا سازمانها و شرایط محیطی آنها نیز به تبعیت از تغییرات محیطی، متفاوت خواهد بود. «هوج» عوامل تشکیل دهنده محیط سازمانها را به سه دسته تقسیم می کند که عبارتند از:
محیط کلان که شامل فرهنگ، رقبا، اقتصاد،
سیاست و فناوری است؛
محیط واسطه ای؛
محیط خرد که عوامل درونی سازمان را مدنظر قرار می دهد.
نکته مهم و قابل بررسی در تقسیم بندی فوق توسط «هوج» در این است که اکثر سازمانهای کشور ما در محیط خرد و کوچک و حداکثر در محیط میانی در جهان فعالیت دارند و تعداد سازمانهای تولیدی ما که با محیط کلان جهانی ارتباط برقرار باشند، بسیار محدود است.
پژوهش خانم وود وارد: این پژوهش اولین تحقیق منظم و جامع درباره فناوری به عنوان یک عامل محیطی و رابطه آن با ساختار سازمانی است، که در اواسط دهه 1960 انجام شد. نتیجه حاصل از تحقیق وی نه تنها توجه به عوامل محیطی را در مطالعات آکادمیک افزایش داد بلکه نشان داد که:
الف - بین طبقه بندیهای تکنولوژیک و ساختار سازمانی همبستگی وجود دارد؛
ب - اثربخشی سازمانی به تناسب صحیح بین فناوری و ساختار سازمانی وابسته است.
نظریات «برنز» و «استاکر»: سازمانها از نظر محیط برنامه ریزی توسط «برنز» و «استاکر» در دو طیف مکانیکی و پویا قرار داده شده اند، در واقع از نظر آنان درجه تغییرپذیری سازمانها ممکن است از حالت مکانیکی یا ماشینی افزایش یابد و به حد سازمانهای پویا برسد، سازمانهای مکانیکی آنهایی هستند که محیط خارج سازمان بر آنها تاثیر چشمگیری نخواهد داشت، مانند صنعت کانتینرسازی که محیطی تقریباً ثابت دارد. اما هرقدر سازمانی از حالت مکانیکی به سمت ارگانیکی حرکت کند، اثر محیط بر آن بیشتر خواهد شد. از نظر محقق در چنین محیطی استفاده از روشهای برنامه ریزی مواد و قطعات می بایست انعطاف پذیری بیشتری داشته باشند تا بتوانند همگام با تغییرات محیطی واکنش نشان داده و فرآیندهای سازمان را در زمینه تامین به موقع نیاز واحدهای تولیدی و در نهایت مشتریان تعدیل کنند.
مطلبی که «برنز» و «استاکر» مطرح کرده اند در رابطه با موضوع مقاله نگارنده را متوجه این نکته اساسی می کند که روبروشدن با محیط مطمئن آسان است، زیرا محیط خارج از سازمان تغییری را به آن تحمیل نمی کند و می توان میزان احتیاجات مواد و قطعات را بااستفاده از روشهای ساده و کم هزینه تامین کرد. اما با محیط نامطمئن که ویژگی سازمانهای پویاست چگونه باید برخورد کرد؟ آنچه مسلم است مطالعات «برنز» و «استاکر» در زمینه میزان تغییرات محیط برنامه ریزی تا اندازه ای دیدگاه نویسنده را گسترش می دهد ولی چهارچوب دقیقی در رابطه با دسته بندی محیط برنامه ریزی تولید به دست نمی دهد.
مطالعات «لارنس» و «لورنش»: این تحقیق در دهه 1960 از طرف دانشگاه هاروارد انجام گرفت و در زمینه رابطه بین فناوری و محیط برنامه ریزی بوده است. آنها دریافتند که تغییر فناوری در صنایع به این بستگی دارد که محیطهای خارجی سازمان تا چه حدی تغییر را ضروری بدانند. صنعت کانتینر نیازی به تغییر فناوری ندارد و برعکس، صنایع پلاستیک سازی باید به طور پیوسته در حال تغییر و یا انطباق با تغییرات محیطی باشد. به همین ترتیب، بین این دو نوع صنعت، صنایع دیگری مانند صنایع غذایی قرار می گیرند که تا حدودی نیاز به سازگاری دارند. نتیجه مطالعات این دو محقق، ما را به این واقعیت راهنمایی می کند که نوع فناوری اطلاعات به کار گرفته شده در طراحی و اجرای روشهای برنامه ریزی مواد و قطعات نیاز به انطباق با تغییرات محیطی خواهد داشت.
نظریه گالبرایت:وی را می بایست از پیشگامان مطالعات محیطی به شمار آورد. او در زمینه چگونگی برپایی سازمانها براساس پیش بینی وظایف آنها مطالعه و بررسی کرده است.
یافته های تحقیقات وی این بود که هرقدر کارهای یک سازمان، مانند برنامه ریزی مواد و قطعات غیرقابل تغییر باشد، درباره آنها بهتر می توان برنامه ریزی کرد و در نتیجه به جریان و تداوم اطلاعات در سازمان نیازی نیست. به بیان دیگر وی اعتقاد داشت که محیط باثبات و فعالیتهای پایدار در سازمان روشهای برنامه ریزی را طلب می کند که کمتر نیازمند توزیع اطلاعات هستند. بااین وصف، هرقدر سازمان و فعالیتهای آن مخصوصاً محیط برنامه ریزی آن بی ثبات تر باشد احتیاج به روشهای برنامه ریزی خواهد داشت که به توزیع اطلاعات در کل سیستم بهای بیشتری بدهند. همچنین وی باور داشت بین اجزای مختلف سازمان هماهنگی لازم است تا سازمان در ارتباط با محیط به طور اثربخش عمل کند. در صورت تغییرات افراطی در محیط برنامه ریزی سازمان نیاز به اهرمهای هماهنگ کننده بیشتری احساس می گردد و این خود به جریان گردش اطلاعات کمک خواهد کرد.
مطالعات و طبقه بندی محیط، توسط «امری» و «تریست»: دو پژوهشگر به نامهای «فرد امری» و «اریک تریست» چهار نوع محیط را شناسایی و طبقه بندی کردند. آنها معتقد بودند که سازمانها با این محیطها روبه رو می شوند که عبارتند از: محیط تصادفی آرام، خوشه ای آرام، واکنشی متشنج و بسیار متشنج، همچنین آنها به این نتیجه رسیدند که درجه پیچیدگی این محیطها به تدریج افزایش می یابد. در ادامه به تعریف و تشریح هریک پرداخته شده و دیدگاهی که از ویژگیهای هرنوع از محیط در زمینه انتخاب روش برنامه ریزی مواد و قطعات ایجاد می گردد مورد بررسی قرار می گیرد. (مدیریت رفتار سازمانی، 1379).
الف - محیط تصادفی آرام: این محیط نسبتاً بدون تغییر است. بنابراین، از جانب آن هیچ تهدیدی متوجه سازمان نیست. در چنین محیطی توزیع درخواستها به صورت تصادفی است، سرعت تغییرات بسیار کند و پدیده عدم اطمینان در آن بسیار ضعیف است. در چنین محیط برنامه ریزی می توان انتظار داشت که روشهای اولیه برنامه ریزی کاربرد بیشتری داشته باشند.
ب - محیط خوشه ای آرام: در این محیط هم تغییرات زیادی رخ نمی دهد، ولی تهدیدات به صورت مجموعه یا انبوه در می آیند. سازمانی که در چنین محیطی قرار می گیرد در مقایسه با محیط تصادفی آرام باید بیشتر گوش به زنگ خطرات محیط باشد. در این رابطه امکان دارد که عرضه کنندگان مواد اولیه یا مشتریان ائتلاف کنند، نیروهایشان را روی هم گذاشته و مایه تهدیداتی برای تامین به موقع مواد و قطعات گردند.
ج - محیط واکنشی متشنج: این محیط از محیطهای قبلی پیچیده تر است. در چنین محیطی چندین سازمان و شرکت رقیب در پی هدفهای مشابهی برمی آیند. امکان دارد یک یا چند سازمان به اندازه ای بزرگ باشند که بتوانند بر محیط خود و سایر سازمانها اعمال نفوذ کنند. همان طور که معلوم است رقابت و تعارض از ویژگیهای عمده این محیط به شمار رفته و روشهای برنامه ریزی موادی قابلیت کاربرد خواهند داشت که انعطاف پذیری بیشتری را برای سازمان به ارمغان آورند.