دانلود مقاله مدیریت زمان پروژه

مقدمه در اوایل قرن بیستم همزمان با انجام و تعریف پروژه‌های بزرگ در صنایع لزوم کنترل و مدیریت پروژه به صورت ساختار یافته به عنوان فعالیتی حیاتی مطرح شده و امروزه با پیچیده‌تر شدن پروژه‌ها تنها به کمک سیستم‌های نوین مدیریت پروژه امکان پذیر خواهد بود.

تلاشهای زیادی در ایجاد نظام‌های میدریت پروژه بعمل آمده است که حاصل آنها نظام‌هایی است که در حال حاضر در ابعاد گوناگون مدیریت وجود دارد.

به عنوان مثال می‌توان به ساختار سازمان پروژه‌ای، حسابداری قراردادی (پیمانکاری)،‌ نرم افزارهای کنترل پروژه و استانداردهای مشهوری همچون استانداردهای مؤسسه PMI با عنوان PMBOK اشاره کرد .

با وجود فراوانی در نظام‌ها و استاندارهای مدیریت پروژه کمبود یک سیستم پشتیبان تصمیم گیری که بر پایه این استانداردها ایجاد شده و مدیران پروژه را در تصمیم گیری یاری نماید کاملاً مشهود است.

در سال‌های ابتدایی قرن بیست و یکم کشور ما از جمله کشورهایی است که به تأسی از کشورهای در حال توسعه، با اولویت بخشیدن به رشد و سازندگی، ساخت و بهره برداری از پروژه‌های مختلف عمرانی را در عرصه‌های مختلف اقتصادی – صنعتی در دستور کار خود قرار داده است.

به گونه‌ای که بیش از یک دهه است که همه ساله سهم بودجه عمرانی دولت از بودجه جاری آن پیشی گرفته، از این رهگذر اولویت اقتصادی کشور، توجه به ساخت و تدارک پروژه‌های زیربنایی مختلف اعم از نفت، گاز، برق، آب و …..

می‌باشد.

هر چند مسابقه افتتاح و کلنگ زنی پروژه‌های مختلف، با وجود بیش از 900 پروژه نیمه تمام در کشور، که موجب اتلاف و استهلاک میلیاردها دلار سرمایه می‌گردد، از جمله ایرادهای استراتژیک مدیران ارشد کشور در مسیر فوق الذکر به شمار می‌رود، مشکلات دیگری نیز در این رهگذار به چشم می‌خورد.

طولانی شدن بسیار زیاد زمان اجرای پروژه‌ها، ضعف مشهود کیفی پروژه‌های اجرا شده، هزینه تمام شده بسیار بالای پروژه‌ها نسبت به برآوردهای اولیه، فقدان استراتژی اجرای قوی جهت انجام پروژه‌ها، ضعف آموزش در جهت بهره برداری از پروژه‌های اجرا شده و ….

را می‌توان به عنوان بخشی از زنجیره مشکلات مهم پروژه‌های کشور ارزیابی نمود.

هر چند عدم تخصیص اعتبارات در زمان مناسب نقش بسیار مهمی را در طولانی شدن پروژه‌ها ایفا می‌کند، و هر چند توجه به ساخت داخل ممکن است در ابتدای امر به پایین آمدن کیفیت تجهیزات ساخته شده، و طولانی شدن زمان اجرای پروژه‌ها بیانجامد، اما به اعتقاد نگارنده، منشأ عمده مشکلات و معضلات فوق الذکر، فقدان مدیریت صحیح و یکپارچه علمی در ارتباط با پروژه‌های کشور می‌باشد.

مدیریت زمان پروژه Progect Time Management I.

مدیریت زمان پروژه :Project Time Management نکته مهم: به یاد داشته باشید تحقق (حداقل) یک فرآیند در اجرای هر یک از مراحل پروژه ضروری است.

i.

فرآیند تعریف فعالیت‌ها ii.

فرآیند تعیین توالی فعالیت‌ها iii.

فرآیند برآورد مدت زمان فعالیت‌ها iv.

فرآیندهای تهیه زمان بندی (تهیه زمانهای شروع و پایان فعالیت‌های پروژه) ‌v.

فرآیند کنترل زمان بندی Schedule Control i.

تعریف فعالیت‌ها :Activity Definition (a ورودی لازم برای تعریف فعالیت‌ها: 1.

ساختار شکست: نوعی دسته بندی عناصر تشکیل دهنده پروژه با محوریت نتایج آن، بیان فعالیت‌های پروژه به صورت ساخت یافته.

2.

بیانیه محدوده کار پروژه: مشخصه‌های اصلی محدوده کار پروژه و شرح مختصر هر یک از آنها در یک مجموعه جمعبندی و تدوین می‌گردد.

این مجموعه مدرون را بیانیه محدوده کار پروژه می‌نامند .

ضمن ایجاد دیدگاه مشترک و کامل از محدوده کار بین متولیات و دست اندرکاران، مبنای اتخاذ تصمیمات اصلی آنان در طول اجرای پروژه می‌باشد.

3.

اطلاعات و سوابق مرتبط: سوابق واطلاعات پروژه‌های مشابه قبلی.

4.

محدودیت‌های کاری و محیطی 5.

فرضیات: فرضیات عموماً با درجه‌ای از ریسک همراه بوده و قطعیت تحقق صد در صد را ندارد.

اما از حیث ماهیت باید واقع بینانه و مطمئن باشند.

6.

آرا و نظرات خبرگان: به صورت فردی یا جمعی توسط گروه مدیریت پروژه سایر واحدهای سازمان و یا افراد و سازمانهای متخصص وابسته به مراجعه ذیصلاح ارائه شود.

(b تکنیک‌ها و ابزار لازم در تعریف فعالیت‌ها: 1.

تجزیه و تفکیک کار: اصلی به فرعی، بزرگ به کوچک، تفکیک و تقسیم می‌شوند.

مراحل اصلی تجزیه کار: تعیین عناصر عمده پروژه: تعیین کفایت تجزیه و تفکیک کار تعیین مراحل کار: بازبینی مراحل طی شده 2.

الگوها: الگوها به جز تعریف لیست فعالیت‌ها حاوی اطلاعات مفید دیگری نیز مانند لیست منابع کاری و مدت زمان لازم جهت انجام هر یک از فعالیت‌ها و نتایج مورد انتظار آنها هستنتد.

(c نتایج حاصل از تعریف فعالیت‌ها: 1.

لیست فعالیت‌ها: حاوی کلیه فعالیت‌های لازم برای اجرای پروژه می‌باشد لذا باید جامع و مانع بوده و کلیه نیازهای مندرج در محدوده پروژه را پوشش دهد و موجب اطمینان کامل افراد پروژه از درک آن شوند.

مستندات تفصیلی: کلیه مدارک و مستندات مربوط به لیست فعالیت‌ها می‌بایستی طبقه بندی و ثبت شوند.

در ضمن شکل و ترکیب ومحتوای مستندات تفصیلی بین پروژه‌های مختلف نیز متفاوت است.

ساختار شکست بهنگام: ممکن است برای تعیین فعالیت‌های اجرایی، فعالیتی از قلم افتاده باشد که اصلاح آن لازم است.

ii.

فرآیند تعیین توالی فعالیت‌ها: (a ورودی فرآیند تعیین توالی فعالیت‌ها: 1.

لیست فعالیت‌ها 2.

شرح محصول: مشخصه های محصول اغلب در تعیین توالی مؤثر هستند.

مشخصه‌های محصول و یا خدمات پروژه باید مدرن و مستند باشند.

بسیاری از فعالیت‌های اصلی پروژه‌ها عمدتاً طی انعقاد قرارداد با پیمانکاران و مشاورین انجام می‌شود و همان طور که در مراحل اولیه به اقتصاد است به مرور و متناسب با پیشرفت پروژه به تفصیل بیشتر تکمیل می‌شود.

وابستگی‌های الزامی (وابستگی‌های کاملاً منطقی) بعضی فعالیت‌ها دارای روابطی مستند که انجام آن فعالیت‌ها مستلزم رعایت کامل ارتباطات آن بوده که آنها را وابستگی‌های الزامی می‌نامند.

مانند اجرای اسکلت فلزی اصلی که مستلزم اجرای فونداسیون می‌باشد.

وابستگی ترجیحی :Discretionary Dependencies وابستگی‌هایی که توسط گروه اجرایی ایجاد می‌شود و محدود کننده زمان بندی فعالیت‌ها می‌باشد.

شیوه‌های عملی: مختص همان پروژهاست.

شیوه‌های غیر معمولی: علاوه بر توالی معمول، توالی مشخصی را هم ناگزیر می‌سازد) 5.

وابستگی‌های خارجی :External Dependencies ارتباطات و وابستگی میان فعالیت‌های اجرایی و محیط خارج از محدوده پروژه برای تهیه افراد به سخت افزار مناسب نیاز داریم.

محدودیت‌های کاری و محیطی: از عوامل محدود کننده فعالیت‌های گروه مدیریت (b تکنیک‌ها و ابزارهای نمایش توالی فعالیت‌ها: ترسیم شبکه‌های ممتدی و تأخری: پایان به شروع شرح به شروع شرح به پایان 2.

ترسیم شبکه‌های برداری: پایان به شروع و فعالیت مجازی 3.

روش‌های ترسیم شبکه‌های احتمالی پرت: مانند گرت و مدلهای دینامیکی، انجام فعالیت‌های غیر متوالی و وجود سیکل و تعریف فعالیت‌های شرطی را (بر خلاف دو روش قبل) مجاز می‌داند.

الگوهای ترسیم شبکه (c نتایج حاصل از توالی فعالیت‌ها (خروجی): 1.

نمودار شبکه 2.

لیست فعالیت‌های به هنگام iii.

فرآیند برآورد مدت زمان فعالیت‌ها: (a ورودی لازم برای برآورد مدت زمان فعالیت‌های ورودی: 1.

محدودیت‌های کاری و محیطی 3.

فرضیات 4.

منابع کاری مورد نیاز: منابع کاری تخصصی اثر مهمی بر روی مدت زمان اجرای هر یک از آنها دارد اجزای یک فعالیت به طور همزمان توسط دو منبع و انجام دو فعالیت به طور همزمان توسط یک منبع از داده‌های افزایش بهره‌وری در زمان است.

تعیین انواع و مقایسه منابع کاری مورد نیاز جهت تحقق هر یک از عناصر ساختار شکست کار پروژه.

5.

توانایی‌های منابع کاری: نمونه، درجه تحصیلات، تجربه مرتبط و مفید و سوابق مشابه از جمله عوامل تعیین کننده توانایی منابع انسانی می‌باشد.

درجه و میزان هر یک از عوامل در کیفیت، زمان و هزینه انجام کار مؤثر می‌باشد.

اطلاعات و سوابق مرتبط: برای تعیین زمان محتمل اجرای فعالیت بایگانی پروژه بانکهای اطلاعاتی دانش گروه مجری اطلاعات بدون جمع بندی و مستند سازی اعتبار چندانی ندارد.

7.

ریسک تبیین شده: باید در انجام برآورده‌ها از اطلاعات ریسک‌های تبیین شده به طور کامل استفاده شود و این اطلاعات شامل احتمال و همچنین تفسیر اثرات حاصل از وقوع هر یک از رویدادهای بالقوه مخاطره انگیز است که باید در برآورد مدت زمان مبنای فعالیت‌ها مورد توجه قرار گیرد.

(b تکنیک‌ها و ابزار لازم در برآورد مدت زمان فعالیت‌ها: 1.

نظارت و آرائ خبرگان: با توجه به عوامل متعددی چون تنوع، مشخصه‌های اصلی و بهره‌وری منابع کاری که در تعیین مدت زمان انجام کار مؤثر هستند باید از نظرات و آراء خبرگان استفاده مفیدی به عمل آورد چرا که در غیر اینصورت برآوردها غیر مطمئن و با ریسک بالا همراه خواهد بود.

برآورد های مشابه (برآوردهای از بالا به پایین): برای برآوردن زمان فعالیت‌های آتی می‌توان مدت زمان واقعی انجام فعالیت‌های مشابه در گذشته استفاده کرد.

روش برآورد مشابه در صورتی قابل اعتماد است که: 2.

برآوردهای مشابه (برآوردهای از بالا به پایین): برای برآوردن زمان فعالیت‌های آتی می‌توان مدت زمان واقعی انجام فعالیت‌های مشابه در گذشته استفاده کرد.

روش برآورد مشابه در صورتی قابل اعتماد است که: الف) فعالیت‌های قبل به واقع مشابه فعالیت‌های بعدی باشند و نه در ظاهر ب) در استفاده از برآوردهای مشابه از تجزیه و تخصص کافی استفاده شود.

برآورد از پایین به بالا: مجموعه فعالیت جز یک رشته کاری است که بنا بر ماهیت آن به روش‌های مقداری مختلف قابل اندازه گیری است.

مثلاً در تعیین مدت زمان تولید مدارک از تعداد و در نصب تجهیزات از تناپ آنها استفاده کرد.

همچنین بنا بر نیاز این اندازه‌گیری می‌تواند به واحد مشترکی چون نفر – ساعت صورت پذیرد.

برآورد اقتضایی: این برآورد با افزایش اطلاعات پروژه باید به حداقل ممکن کاهش یابد متناسب با ریسک زمان بندی مدت زمان مشخص یا درصدی از مدت زمان برآوردی اولیه باید به مدت اجرای پروژه اضافه شود.

(c نتایج حاصل از برآورد مدت زمان: 1.

تخمین مدت زمان 2.

مبانی برآوردها کلیه فرضیات مستند شده و ثبت و ضبط شوند.

لیست‌های به هنگام iv.

فرآیندهای تهیه زمان بندی (تهیه زمانهای شروع و پایان فعالیت‌های پروژه): (a ورودی لازم برای تهیه زمان بندی: 1.

برآورد مدت زمان 3.

منابع کاری مورد نیاز 4.

مشخصه‌های منابع کاری: انواع، مقادیر، زمان دسترسی به منابع کاری و مشخصات آنها ضروری است در ضمن باید بتوان از بعضی منابع به صورت مشترک استفاده کرد.

تقویم: مشخص کردن زمانهای ممکن برای انجام تعهدات 6.

محدودیت‌های کاری و محیطی: تاریخ تحمیلی (استفاده از محدودیت‌های فانسو): یکی از محدودیت‌های عمده است چرا که برخی تاریخ‌ها غیر قابل تغییراند و در همه یا بخشی از اهداف تأثیر می‌گذارند.

شروع نباید زودتر از شروع نباید دیرتر از پایان نباید دیرتر از پایان نباید زودتر از وقایع عمده یا مایل استون‌های اصلی: رعیت ملاحظات برای تحقق وقایع عمده یکی از محدودیت‌های اصلی است.

شروع و خاتم بعضی مراحل کاری، تکمیل عملیات، امور کلیه و مهم پروژه از جمله وابستگی خارجی پروژه برای وقایع عمده یا مایل استون‌های اصلی قرن می‌نامند.

فرضیات 8.

تقدمات و تأخرات 9.

برنامه مدیریت ریسک 10.

مشخصه‌ فعالیت‌ها: برنامه‌ها باید از انعطاف کافی برخوردار باشند لذا علاوه بر کد ساختار شکست کار کد رجع هم تبیین می‌گردد.

در این که سایر مشخصه‌های فعالیت‌های شامل و نه محدود به مشخصات مجری محل اجرا و نحوه اجرا قابل ارائه می‌باشد به خصوص در فعالیت‌های پیمانی توسط مجریان مختلف که مرجع از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

(b تکنیکها و ابزارهای لازم در تهیه زمان بندی: 1.

تجزیه و تحلیل ریاضی: روش مسیر بحرانی توجه اصلی روی محاسبه زمانهای مشاوری و میزان انعطاف در زمان اجرای فعالیت‌هاست تکنیک بازنگری و ارزیابی گرافیکی، رفتار احتمالی (گرت) تکنیک بازنگری و ارزیابی، منطق شبکه، متوسط وزنی 2.

فشرده سازی مدت زمانها: موازنه زمان و هزینه فشرده سازی زمان در مقابل کمترین افزایش هزینه پیش گزینی، اجرای همزمان (تکرار کارها، افزایش ریسک 3.

شبیه سازی: روش تجزیه و تحلیل مونت کارلو توزیع نتایج محتمل برای کل پروژه تجزیه و تحلیل What it برای غلبه بر شرایط غیر منتظره 4.

روش‌های ابتکاری تصحیح منابع: روشهای منبع مدار پیش گزینی تخصیص منابع معکوس 5.

نرم افزارهای مدیریت پروژه: سرعت قابل ملاحظه در انجام محاسبات و نمایش و چاپ متنوع 6.

ساختار کدگذاری: تدوین کد ساختار شکست کار و همچنین کد سایر مشخصه‌های فعالیت‌ها باید طی دستورالعمل مشخصی انجام گیرد.

(c نتایج حاصل از تهیه زمان بندی (خروجی): 1.

زمان بندی پروژه: تاریخ شروع و خاتمه با تخصیص کامل منابع کاری به هر یک از فعالیت‌ها و زمان بندی پروژه نهایی نمودار شبکه پروژه PERT با چارت گانت چارت وسیله‌ای مایل استون چارت شبیه بار چارت + تاریخ شروع و خاتمه تکمیل یا حصول به نتایج عمده 2.

مستندات تفصیلی شامل موارد زیر (نه محدود به آنها) شقوق مختلف زمان بندی نیاز ب منابع کاری 3.

برنامه مدیریت زمان بندی: نحوه مدیریت بر اساس تغییرات زمان بندی است زیرمجموعه برنامه کل پروژه است.

نیازهای منابع کاری به هنگام: تصحیح منابع کاری لیست فعالیت‌های بهنگام به روز آوری و برآوردهای اولیه منابع کاری v.

فرآیند کنترل زمان بندی Schedule Control: این فرآیند باید با حفظ یکپارچگی کامل با سایر فرآیندهای کنترلی به خصوص فرآیند کنترل یکپارچه تغییرات انجام پذیرد.

(a ورودی لازم برای کنترل زمان بندی: 1.

زمان بندی پروژه: زمان بندی پایه و مبنا (زمان بندی تأیید شده پروژه)، زمان بندی پروژه مبنای مناسب و کارآمدی برای اندازه گیری، ارزیابی و تهیه گزارشات عملکرد می‌باشد.

گزارشات عملکرد: از کارکردهای مهم این گزارشات تعیین درجه و تشریح علل تحقق و یا عدم تحقق زمانبندی های تعیین شده فعالیت‌ها می‌باشد.

درخواست تغییرات: درخواست تغییرات زمان بندی فعالیت‌ها (شفاهی یا کتبی، مستقیم یا غیر مستقیم، اعلامیه قانونی) 4.

برنامه مدیریت زمان بندی: نحوه مدیریت بر اساس تغییرات زمان بندی (b تکنیک‌ها و ابزار لازم در کنترل زمان بندی: 1.

سیستم کنترل تغییرات زمان بندی: رویه تغییر زمان بندی پروژه شامل تشریفات اداری سیستم‌های پیگیری و سطوح مورد نیاز برای تأیید تغییرات زمان بندی فعالیت‌ها، و رویه‌های اجرایی باید با سیستم کنترلی تعمیرات کلی یکپارچه و هماهنگ باشد.

ارزیابی عملکرد: تشخیص اندازه و اهمیت میان انحرافات بین برنامه و اجرای فعالیت‌ها و تحقق تعهدات پروژه توسط تکنیک‌های ارزیابی عملکرد انجام می‌شود.

بخش مهمی از فرآیند کنترل زمان بندی معطوف تصمیم گیری برای انحرافاتی است که با اقدامات اصلاحی برطرف می‌شوند.

تجدید نظر در زمان بندی: پروژه‌ها ندرتاً مطابق زمان بندی اولیه اجرا می‌شوند.

نرم‌افزارهای مدیریت پروژه: توانایی این‌ها در مقایسه تاریخ‌های برنامه ای در مقابل واقعی است این نرم افزارها در تعیین اثر تغییرات زمان بندی فعالیت‌ها بسیار توانا هستند.

تجزیه و تحلیل انراف :Vanicance Analysis یکی از فاکتورهای مهم و اساسی به شمار می‌آید.

یکی از فوائد مهم در تجزیه و تحلیل انراف شناسایی بهتر مسیرهایی غیر بحرانی است که در صورت عدم توجه به بحرانی تبدیل می‌شود.

(c نتایج حاصل از کنترل زمان بندی: 1.

زمان بندی به هنگام: از آنجا که زمان بندی یکی از اجزا برنامه کلی پروژه می‌باشد لذا به میزان تعبیرات و اصلاحات در زمان بندی پروژه سایر اجزای برنامه کلی هم باید تناسباً به هنگام شود.

تجدید نظر نوعی به روزآوری است که عمدتاً برای پاسخ به تعمیرات محدوده کار و برآورده‌های انجام شده صورت می‌گیرد.

اقدامات اصلاحی: مجموعه فعالیت‌هایی که موجب انطباق هر چه بیشتر فعالیت‌های اجرایی با زمان بندی پروژه در آینده می‌شود.

شامل تسریع در انجام امور به صورت متناوبی و دوره‌ای.

مستند سازی تجربیات: علل و عوامل انحرافات زمانبدی، چگونگی انتخاب اقدامات اصلاحی و سایر ملاحظات مربوط به کنترل زمان بندی در طول اجرای پروژه باید مستند و مدرن شوند.

بانک اطلاعات سوابق اجرایی: در طول اجرای پروژه سایر پروژه‌های مشابه مدیریت هزینه Project Cost Management I.

مدیریت هزینه :Project Cost Management مجموعه فرآیندهای مورد نیا جهت اطمینان از تکمیل پروژه مطابق بودجه مصوب: i.

برنامه ریزی منابع کاری: تعیین نوع و مقدار منابع کاری (نیروی انسانی، تجهیزات، ماشین آلات، مواد) ii.

برنامه ریزی هزینه: تخمین هزینه منابع مصرفی iii.

بودجه بندی: تخصیص و تسهیم کل بودجه iv.

کنترل هزینه: کنترل تغییرات بودجه مصوب فرآیندهای علوم مختلف با هم در تعادلند.

مدیریت هزینه عمدتاً به هزینه منابع مصرفی بستگی زیادی دارد.

مدیریت هزینه چرخه حیات هزینه CIF cycle Costing چرخه حیات هزینه تکنیک‌های مهندسی ارزش: - کاهش زیان پروژه - کاهش هزینه پروژه - بهبود کیفیت و عملکرد اجرایی - بهینه سازی تصمیم گیری نیاز واحدها به اطلاعات هزینه پروژه: - در زمان جذب بودجه - در زمان قطعی شدن بودجه مدیریت بهینه هزینه پروژه: - مبانی لازم در تدوین محدوده‌های کار - طرق مختلف اجرای کار - زمان‌های انجام فعالیت‌ها i.

برنامه ریزی منابع کاری: فرآیند تعیین انواع و مقادیر منابع فیزیکی (نیروی انسانی، تجهیزات، مواد) موردنیاز جهت اجرای هر یک از فعالیت‌ها.

با هماهنگی کافی فرآیند II باید باشد.

برخورداری از تخصص لازم، گاهی اوقات (نیاز به تکنیک‌های خاص) استفاده از فشار در بعضی پروژه‌ها اطلاع مجریان از آخرین تکنیک‌های روز ضروری است.

بنابراین جذب مشاور و یا اعزام کارشناس به دوره‌های آموزش روش مناسبی است.

(a ورودی لازم برای برنامه ریزی منابع کاری: 1.

ساختار شکست معرف عناصر و اجرای پروژه برای حصول به نتایج و اهداف 2.

اطلاعات سوابق مرتبط قبلی: اطلاعات و سوابق منابع کاری پروژه مشابه از لحاظ (انواع، مقادیر مصرف، روشهای به کارگیری) باید در برنامه ریزی منابع پروژه‌های جدید مورد استفاده قرار گیرد.

بیانیه محدوده کار پروژه: حاوی دلایل توضیحی پروژه، شرح مختصر از محصول و نتایج پروژه می‌باشد.

مشخصه‌های منابع کاری، اطلاع کامل از توانایی‌های بالقوه منابع کاری برای برنامه ریزی تشریح و تفضیل این مشخصه‌ها به سطوح اجرایی و نیاز مجریان بستگی دارد.

خط مشی‌های سازمانی، اصول، اجاره یا و نیز تجهیزات 6.

تخمین مدت زمان (b تکنیک‌ها و ابزار لازم برای برنامه ریزی منابع کاری: 1.

آراء نظرات خبرگان 2.

مشخصه‌های اعتاب‌های ممکن، مشخصه‌های انتخاب‌ها 3.

نرم افزار مدیریت پروژه: سازماندهی منابع کاری با سهولت و سرعت زیاد (c نتایج حاصل از برنامه ریزی، منابع کاری: 1.

منابع کاری مورد نیاز: عمده‌ترین نتیجه این سرفصل تعیین انواع و مقادیر منابع کاری مورد نیاز جهت تحقق هر یک از عناصر ساختار شکست کار پروژه می‌باشد.

برآورد هزینه :Cost Estimating فرآیند تخمین هزینه منابع مصرفی برای تکمیل فعالیت‌ها و تحقق اهداف پروژه می‌باشد.

مدیریت کارآمد: در طول اجرای کار مبانی تغییرپذیر برآوردها.

هزینه: مقادیر محتمل منابع مصرفی سازمان اجرایی برای تولید و ارائه تعهد شده برآورده می‌‌شود.

قیمت گذاری: یک تصمیم بازرگانی و تعیین میزان تعهد مالی برای انجام کار یا خدمتی با توجه به استراتژیهای تعهد شده است.

در برآورد هزینه باید متوجه تأثیر و تأثرات هزینه‌ها در اجزا بود به عنوان مثال افزایش هزینه طرحی موجب کاهش هزینه‌های تولید بشود.

بنابراین توجه به این ملاحظات بسیار ضروری می‌نماید.

(a ورودی لازم برای برآورد هزینه: 1.

ساختار شکست برای کسب سازماندهی هزینه‌های برآوردی پروژه بسیار مؤثر است.

همچنین با این ساختار هزینه کلیه عناصر پروژه برآورد می‌شود.

منابع کاری مورد نیاز: تعیین انواع و مقادیر منابع کاری مورد نیاز جهت تحقق هر یک از عناصر ساختار شکست کار پروژه می‌باشد.

نرخ منابع کاری: برای محاسبه هزینه‌ها نرخ واحد منابع کاری باید در اختیار باشد و در غیر اینصورت با برآورد (Resource Rate) باید آن را حدس زد.

برآورد مدت زمان: برای برآورد هزینه‌ها باید از مدت زمان اجرای فعالیت‌ها و نهایتاً مدت زمان کل پروژه آگاه بود چرا که ضرایب فوق العاده‌ای چون ضرایب تعدیل نرخ کاربرد و جرائم دیرکرد هم به آنها اضافه خواهد شد.

برآوردهای منتشره: برآوردهای منابع کاری در انواع رشته‌ها تدوین و برای عموم قابل تهیه باشد.

6 .

اطلاعات و سوابق مرتبط: اطلاعات و سوابق به وسیله یکی از سه مورد قابل دسترسی است: الف – بایگانی پروژه: ثبت سوابق و نتایج پروژه‌های گذشته ب – تهیه بانک‌های اطلاعاتی: اطلاعات بسیار مربوط به هزینه، استانداردهای کار و زمان و ….

توسط افراد خبره‌ای انجام شده است.

ج – دانش گروه مجری: هر یک از اعضای گروه مجری سوابق مفیدی از گذشته دارند اما باید جمع بندی ومستند سازی بشوند تا ارزشمند باشند.

رویه‌ها و دستورالعمل‌های مالی: روشهای شناسایی و طبقه بندی هزینه‌ها و نیز برآورد و تهیه گزارشات بودجه و هزینه و در این رویه ها مشخص شده است.

8.

ریسک: ریسک چه منفی و چه مثبت در برآورد هزینه بسیار مؤثیر است و باید از این اطلاعات استفاده شود این اطلاعات میزان احتمال وقوع هر رویداد مخاطره آمیز را برآورد می‌کند.

(b تکنیک‌ها و ابزار لازم برای برآورد هزینه: 1.

برآوردهای مشابه (برآورد از بالا به پایین): در صورتی که فعالیت‌های قبلی مشابه فعالیت‌های پروژه جدید باشد می‌توان در استفاده از برآوردهای مشابه تخصص و تجربه کافی اعمال شود از اطلاعات گذشته در برآورد هزینه‌های جاری استفاده کرد.

مدل سازی پارامتریک: با به کارگیری مشخصه‌ها و پارامترهای مختلف پروژه (اطلاعات و سوابق قبلی از صحت و اطمینان برخوردار باشد، پارامترهای مورد استفاده قابل سنجش باشد، تناسب میان اندازه و حجم اطلاعات گذشته و نیازهای پروژه جدید موجود باشد.) 3.

برآورد پایین به بالا: هزینه هر فعالیت به طور مجزا تخمین زده شود و سپس از پایین به بالا سطح به سطح جمع بندی و دسته بندی شود تا بودجه کل برآورد شودنکته اینجاست که تعداد سطوح ساختار شکست و مشخصات فعالیتهای پایینی نقش مؤثری در تعیین درجه صحت و دقت برآوردها دارد و تعداد سطوح باید متناسب باشد چرا که تعداد کم و یا خیلی زیاد آن موجب کاهش دقت خواهد شد.

ابزارهای کامپیوتری: نرم افزارهای مدیریت پروژه و صفحات گسترده از ابزارهای مفید در برآورد هزینه می‌باشند که ساده سازی رویه‌ها، پارامترها، ملاحظات لازم در برآورد هزینه‌ها شرط لازم و مهمی برای استفاده از این نرم افزارها می‌باشد.

سایر روشهای برآورد: محدود به موارد بالا نبوده و بنا به ماهیت پروژه و سوابق مجریان متفاوت می‌باشد به عنوان مثال تجزیه و تحلیل پیشنهادات شرکت کنندگان در مناقصه.

(c نتایج حاصل از برآورد هزینه: 1.

برآورد هزینه: ارزیابی مقداری از هزینه برای هر یک از فعالیت‌های پروژه (با توجه به منابع مصرفی) می‌باشد که به صورت مختصر و تفصیلی قابل ارائه است کلیه منابع مصرفی لازم برای انجام فعالیت‌ها در این برآورد لحاظ شده است برای تسهیل در مقایسه بین برآوردهای مختلف معمولاً معیار ثابتی را برای برآوردها در نظر می‌گیرند (نفر ساعت/ تناژ/ متر مربع) 2.

مستندات تفصیلی: مدارک تفصیلی برآورد هزینه بین مجریان مختلف بسیار متنوع است که اهم این مدارک شامل موارد ذیل می‌شود: شرح محدوده کار (اغلب به استناد WBS است) مبانی برآوردها (روش انجام پیش فرضیات و فرمت‌های اجرایی) مجوزها و تأیید انحرافهای مجاز 3.

برنامه مدیریت هزینه: نحوه اداره و مدیریت تعمیرات هزینه اعم از واریانس‌ها، مغایرت‌ها و پاسخ‌های مختلف به مسائل اصلی در این برنامه تشریح شده است.

این برنامه بنا به نظر مجریان رسمی یا غیر رسمی با تفصیل و توضیحات و یا مختصر تهیه می‌شود این برنامه ریز مجموعه برنامه کلی پروژه می‌باشد.

iii.

فرآیند بودجه بندی :Cost Budgeting تخصیص و سهیم هزینه برآوردی کل پروژه به هر یک از فعالیت‌ها می‌باشد که مبنای مالی مناسبی برای ارزیابی عملکرد پروژه می‌باشد.

(a ورودی لازم برای بودجه بندی: 1.

برآورد بودجه: ارزیابی مقداری از هزینه محتمل منابع مصرفی برای هر یک از فعالیت‌های پروژه می‌باشد.

ساختار شکست کار: اجرای پروژه باید به نحوی انجام شوند در ساختار شکست کار به طور کامل معلوم باشند.

بودجه کل تهیه شده و هر یک متناسباً به یکی از اجزا اختصاص یابد.

زمان بندی پروژه: تاریخ شروع و خاتمه به هر یک از فعالیت‌هایی که برای آنها متناسباً بودجه تخصیص یافته معلوم باشد و چون بدون تخصیص منابع این زمان بندی کامل نیست لازم است تا بودجه بندی فعالیت‌ها امکان نهایی شدن منابع کاری و زمان بندی کل پروژه فراهم شود.

در صورت محدودیت منابع مالی باید بودجه به صورت دوره‌ای تخصیص یابد.

(b تکنیک‌ها و ابزار لازم برای بودجه بندی: 1.

برآورد هزینه: ابزارهای برآورد هزینه فعالیت، مجموعه فعالیت‌ها و کل پروژه از یکدیگر جدا نیست.

(c نتایج حاصل از بودجه بندی 1.

مبانی مالی: با استفاده از مبانی مالی می‌توان عملکرد هزینه پروژه را ارزیابی کرد مبانی یا درصد هزینه‌های تجمعی در دوره‌های قبل به صورت نمودار S بود.

iv.

فرآیند کنترل هزینه: به عوامل متعددی بستگی دارد: میزان تأثیر علل و عوامل تعبیر هزینه ها و اطمینان از کنترل هزینه شامل موارد ذیل است: 1) بررسی عملکرد هزینه برای تعیین انحرافات نسبت به برنامه جذب بودجه 2) اطمینان از درج کلیه تعبیرات تأیید شده در مبانی مالی به طور واقعی 3)‌ پیشگیری از تعبیرات ناصحیح نامتناسب و یا تأیید نشده در مبانی مالی 4) اطلاع رسانی مناسب به متولیان از تعبیرات تأیید شده (a ورودی لازم برای کنترل هزینه: 1.

مبانی مالی: با استفاده از مبانی مالی امکان اندازه گیری پیشرفت و ارزیابی عملکرد هزینه پروژه در دوره‌های مختلف امکان پذیر است.

مبلغ و یا درصد هزینه تجمعی دوره‌های مختلف به صورت نمودار S تهیه و مورد استفاده قرار می‌گیرد.

این مبانی به روش‌های گوناگونی تهیه می‌شود تا ارزیابی عملکرد هزینه پروژه از جنبه‌های مختلف قابل انجام باشد.

گزارشات عملکرد: ارائه اطلاعات عملکرد هزینه پروژه، اطلاع از روند جذب بودجه و مشکلات احتمال آینده.

درخواست تغییرات: تغییرات بودجه به دو شکل کاهش یا افزایش بودجه همراه است، درخواست می‌تواند شفاهی و یا مکتوب باشد.

ارتباط بین مراجع و درخواست کنندگان مستقیم یا غیر مستقیم است، برخی درخواست‌ها از خارج از سازمان و به صورت اعلامیه قانونی صادر و ابلاغ می‌شود.

برناه مدیریت هزینه (b تکنیک‌ها و ابزار لازم برای کنترل هزینه: 1.

سیستم کنترل تغییرات هزینه: رویه و دستورالعمل تغییر بودجه و چگونگی اجرای آن، متدها و روشها (رویه‌ها) اجرایی این سیست باید با سیستم کنترل تغییرات کلی یکپارچه و هماهنگ باشد.

ارزیابی عملکرد: تشخیص اندازه و اهمیت انحرافات بین برنامه و عملکرد بودجه و هزینه اجرای فعالیت‌ها توسط تکنیک‌های ارزیابی عملکرد از جمله مدیریت ارزش افزودن انجام می‌‌شود.

مدیریت ارزش افزون از راهکارهای مهم کنترل هزینه است بخش مهمی از کنترل هزینه مربوط به تصمیم گیری برای آن دسته انحرافاتی است که با اقدامات اصلاحی بر طرف می‌شوند.

مدیریت ارزش افزون: سه متغیر زیر عملکرد پروژه را به طور متناوب مدیریت ارزش افزون اندازه گیری می‌کند: الف – ارزش برنامه‌ای: هزینه بودجه شده برای کار زمان بندی شده ب – ارزش افزون: هزینه بودجه شده برای کار زمان بندی نشده ج – هزینه واقعی: ارزش فعالیت‌های انجام شده 4.

تجدید نظر در بودجه بندی: پروژه‌ها ندرتاً با بودجه بندی اولیه اجرا می‌شوند و برخی تغییرات موجب به روز آوری و تجدید نظر و در موارد کلی موجب تجزیه و تحلیل رویدادهای مختلف و بودجه بندی مجدد می‌‌شود.

ابزارهای کامپیوتری: برخی ابزارها چون نرم افزارهای کنترل پروژه و صفحات گسترده و بعضی نرم افزارهای کاربردی در تعیین هزینه‌های واقعی و رهگیری بودجه برنامه‌ای و تعیین اثرات آتی تغییرات بودجه بندی بسیار توانمند می‌باشند.

(c نتایج حاصل از کنترل هزینه 1.

برآورد هزینه تجدید نظر شده: این برآورد مطابق آخرین شرایط و با هماهنگی متولیان پروژه تجدید نظر شده است.

امکان تغییر سایر مشخصه‌ها به خصوص برنامه کلی با تغییر و تجدید نظر در برآورد بودجه و هزینه.

بودجه بهنگام: نوع خاصی از برآورد بودجه تجدید نظر شده می‌باشد این بودجه تغییرات بصورت مبانی مالی پروژه را نیز شامل می‌‌شود بسیاری از این تغییرات در نتیجه تغییرات محدوده کار است.

اقدامات اصلاحی: مجموعه فعالیت‌هایی که امکان اجرای فعالیت‌ها مطابق بودجه مصوب در آینده را ممکن می‌سازد.

برآورد هزینه تکمیل کار: با استفاده از ارزیابی عملکرد و بررسی نتایج حاصله، بودجه لازم برای تکمیل پروژه پیش بینی می‌شود برخی تکنیک‌های عمده پیش بینی تکمیل کار.

با کمک اطلاعات هزینه‌های واقعی تاکنون به علاوه برآورد جدید برای کل کارهای باقی مانده ضمن تعیین بودجه کل پروژه بودجه لازم برای تکمیل کار هم پیش بینی می‌شود.

زمانی استفاده می‌‌شود که پروژه در وضعیتی جدید باشد.

با استفاده از اطلاعات هزینه‌های واقعی تاکنون پیش بینی می‌شود بودجه باقی مانده برای فعالیت‌های انجام شده کافی است یا نه.

این تکنیک زمانی است که انحرافات موجود از نظر مجریان مطابق انتظار نباشد.

بعد از بر طرف شدن احتمال وقوع در آینده هم بسیار کم است.

با استفاده از اطلاعات هزنیه‌های واقعی تاکنون به علاوه بودجه باقی مانده برای تحقق فعالیت‌های انجام نشده با اعمال ضریب تصحیح تجمعی ضمن تعیین کل بودجه کل بودجه برای تکمیل کلیه هم پیش بینی می‌شود.

این تکنیک در زمانی استفاده می‌شود که وقوع انحرافات تاکنون در آینده هم محتمل باشد.

خاتمه پروژه: اجرای فرآیندها و کنترل هزینه‌ها باید منتهی باخذ تصمیم در خصوص نحوه ارائه پروژه به ویژه از دید هزینه‌ای گردد.

که شامل (و نه محدود به) ادامه روند موجود، اصلاح رویه‌ها و خاتمه پروژه می‌باشد.

مستند سازی تجربیات: علل و عوامل انحرافات بودجه و هزینه/ چگونگی انتخاب اقدامات اصلاحی و سایر ملاحظات مربوط به کنترل هزینه که در طول اجرای پروژه صورت گرفته باید برای استفاده تجربیات در پروژه‌های آتی مستند و مدرن شوند و به عنوان بخش از بانک اطلاعاتی سوابق اجرایی قرار گیرند.

مدیریت منابع انسانی پروژه Project Human Resource Management I.

مدیریت منابع انسانی پروژه :Project Human Resource Management مجموعه فرآیندهای موردنیاز برای استفاده مؤثر از نیروهای درگیر در اجرای پروژه: i.

برنامه ریزی سازمانی ii.

جذب نیرو iii.

بهبود سازمان به یاد داشته باشید که تحقق حداقل یک فرآیند در اجرای هر یک از مراحل پروژه ضروری است کلیه واژه‌ها مهم ادبیات منابع انسانی: رهبری، ارتباطات، مذاکره در خصوص مهارت‌های مدیریت عمومی به واگذاری اختیارات انگیزش، سرپرستی، آموزش، ارتباط افراد، آیین نامه ها و مقررات ایمنی و بهداشت کار – مربتط به امور اداری منابع انسانی i.

فرآیند برنامه ریزی سازمانی: برنامه ریزی سازمانی، فرآیند شناسایی و مستندسازی و واگذاری مسئولیت‌ها و اعطای اختیارات و ایجاد ارتباطات است.

در اغلب پروژه‌ها، برنامه‌ریزی سازمانی در اولین مرحله پروژه انجام می‌‌شود.

بین برنامه ریزی سازمانی و ارتباطات پروژه وابستگی قابل ملاحظه‌ای وجود دارد.

از این رو ساختار سازمان به نحوه پاسخ به نیازهای ارتباطی پروژه، بسیار مؤثر است.

(a ورودی لازم برای برنامه ریزی سازمانی: 1.

میانجی‌های پروژه (Project Interfaces): ارتباط درست، کامل و به موقع اجزای مختلف پروژه توسط میانجی‌های گوناگونی صورت می‌گیرد که اغلب در یکی از سه گروه ذیل تفکیک می‌شوند: روابط سازمانی: ارتباط بین واحدهای سازمانی به طور رسمی و غیر رسمی می‌باشد.

این روابط می‌تواند ساده و یا پیچیده باشد.

روابط فنی: ارتباط بین بخش‌های مختلف به طور رسمی و غیر رسمی است.

این روابط فنی باید بین بخش‌های مختلف هر مرحله از پروژه و نیز بین مراحل مختلف پروژه ایجاد شود.

روابط کارشناسی: ایجاد ارتباط بین کارشناسان مختلف مجری پروژه به صورت رسمی و غیر رسمی است.

نیروی انسانی مورد نیاز: کلیه نیازها باید با تعیین تخصص و مدت مورد نیاز مشخص شوند.

تعیین نیروی انسانی مورد نیاز یکی از زیر مجموعه‌های تعیین نیازهای کلی منابع کاری برای برنامه ریزی منابع کاری می‌باشد.

محدودیت‌ها: مجموعه عوامل محدود کننده فعالیت‌های گروه مدیریت پروژه می‌باشد.

برخی عوامل در زیر آمده که البته این همه عوامل نمی‌باشد.

ساختار سازمانی گروه مجری: نقش مدیر پروژه در سازمانهای با ساختار، ترمیمی قوی مهم‌تر و حیاتی‌تر از سازمانهای با ساختار ماتریسی ضعیف است.

سازمانها و اتحادیه‌ها سوابق گروه مدیریت پروژه مهارت‌ها و قابلیت‌های پرسنل کلیدی (b تکنیک‌ها و ابزار لازم در برنامه ریزی سازمانی: 1.

الگوها: اگر چه پروژه‌ها یکتا می‌باشند، اما اغلب آنها خصوصیات مشترکی دارند.

روش‌ها و رویه‌های کاری: اغلب سازمانهای اجرایی دارای خط مشی و روش‌های مختلفی می‌باشند.

تئوری‌های سازمانی: اصول ادبیات و تئوری‌های سازمانی در نحوه ایجاد ساختارهای سازمانی مؤثر است.

تجزیه و تحلیل متولیان: نقطه نظرات مختلف متولیان مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و برای انجام هر کدام اقدام می‌شود.

(c نتایج حاصل از برنامه ریزی سازمانی: