دانلود گزارش کارآموزی حسابداری

چکیده: در هر سازمان و موسسه ای نیاز مبرم به کنترل داخلی احساس می شود، بنا به وسعت سازمان کنترل داخلی نیز مفهوم پیدا میکند بدین معنی که هر چه سازمان بزرگتر باشد این نیاز را بیشتر احساس می کند.

به طور خلاصه کنترل‌های داخلی شامل کلیه اقداماتی است که توسط مدیریت برای اطمینان از اجرای صحیح امور و مطابقت آن با مقررات و سیاست واحد تجاری صورت می‌گیرد.

کنترل داخلی تنها به حسابداری و معاملات مالی محدود نشده بلکه تمام واحد تجاری و فعالیتهای آن را در بر می‌گیرد کلیات کنترل داخلی عبارتست از وضعی در یک شرکت یا موسسه که کارها به نحوی تقسیم شود که کار هر کارمند توسط دیگری کنترل و تکمیل و طوری انجام شود که کار در هر مرحله مسئولی مشخص داشته باشد البته اجرا و تقسیم کار در چنین موسسه یا شرکت مستلزم داشتن یک سازمان صحیح است که وظایف ومسئولیت ها و اختیارات در هر اداره را طوری مشخص نماید تا بدینوسیله بتوان وظیفه ومسئولیت هرکارمند شاغل در هر اداره را معین نمود ضمناً وظایف او طوری باشد که با انجام عملیات او کار به پایان نرسد بلکه در اداره دیگر توسط فرد مشخص دیگری کار او تکمیل یا به نحوی دیگر کنترل گردد.

.

این روش وسیستم کار خصوصاً در مورد کارهای مالی وضعی را به وجود می آورد که یک کارمند کار را از اول تا آخر خود انجام ندهد بلکه کار او توسط کارمند دیگر ی کنترل تکمیل وامکان سوء استفاده جز با تبانی چند نفر میسر نباشد .

بنابراین برای اجرای چنین هدفی از لحاظ سیستم کار باید یک روش صحیح حسابداری درشرکت به وجود آید که کارهای مالی اعم از حسابداری مالی ، حسابداری صنعتی وکنترل بودجه با روش و سیستم صحیح پایه گذاری گردیده و احتیاجات موسسه یا شرکت را برآورده نماید.

برای نیل به هدف غائی شرکت باید دستورالعمل ها و بخشنامه ها منطبق با قوانین تجاری تهیه و ملاک عمل قرار گیرد و چنانچه شرکت در وضع نسبتاً‌بزرگی باشد وجود حسابرس داخلی هم اجرای صحیح سیستم و بخشنامه ها و دستوالعمل ها را پی گیری وکنترل و همچنین ازنظر حسابرسی خارجی که کار شرکت را رسیدگی و اظهار نظر می نماید نیز می توان با داشتن چنین وضعی از لحاظ کنترل داخلی و موجود بودن واحد حسابرسی داخلی کار را سهلتر و برای صاحبکار از لحاظ مادی مقرون به صرفه نماید بنابراین کنترل داخلی قوی در یک شرکت وضعی به وجود می آورد که : اولاً با مقایسه با سیستم اصلی و عرف حرفه مزبور معین ومشخص می شود که کارآئی افراد و ادارات در چه سطحی است .

ثانیاً تا چه حد می توان به گزارشات شرکت اعتماد نمود.

ثالثاً تعیین مینماید تا چه حد بخشنامه ها و دستورالعمل ها و سیستم در ادارات توسط افراد یا مدیران اجرا می شود.

رابعاً‌از اختلاس جلوگیری نموده و برای حفظ دارائیهای شرکت نهایت مراقبت به عمل می آید .

حسابرسان مستقل ( خارجی) برای شروع به رسیدگی در شرکتها یا موسسات قبلاً وضع کنترل داخلی موجود شرکت مورد نظر را با سیستم صحیحی که آن شرکت باید داشته باشد بررسی ونسبت به رفع موارد ضعف سیستم پیشنهاد های لازم طی گزارش جداگانه ارائه واز نتیجه این بررسی چگونگی برنامه حسابرسی خود را نیز تهیه و تنظیم می نماید البته پیشنهاد ویا سیستم صحیح کنترل داخلی در صورتی به صاحبکار داده می شود که شرکت مزبور با حسابرس قراردادی مبنی بر رفع نکات ضعف کنترل داخلی قبلاً منعقد کرده باشد.

بنابراین کنترل داخلی شامل کلیه کنترلهای اعمال شده ( خط مشی – رویه ) که به منظور حفظ دارائیها و جلوگیری از ایجاد بدهی ها و تعهدات اضافی و همچنین حصول اطمینان از اینکه کلیه درآمدها دریافت گردیده و هزینه ها براساس کنترل صحیح انجام گرفته و از حد معقول تجاوز نکرده است می باشد.

مفهوم کنترل داخلی بسیاری از مردم اصطلاح کنترل داخلی را به عنوان اقدامی از سوی واحد تجاری برای جلوگیری از تقلب کارمندان تلقی می‌کنند.

واقعاً چنین اقداماتی بخش بسیار ناچیزی از کنترل‌های داخلی است.

هدف اصلی از کنترل‌های داخلی بالابردن کارایی و سودمندی عملیات واحد تجاری است.

سیستم کنترل داخلی شامل کلیه اقداماتی است که جهت دستیابی به اهداف زیر به کار گرفته می‌شود: 1) حفاظت دارائی‌ها از اتلاف، سوء استفاده، تقلب و استفاده غیر مؤثر 2) افزایش صحت و قابلیت اعتماد مدارک حسابداری 3) تسهیل اجرای کار واندازه گیری امور انجام شده با مقررات و سیاستهای واحد تجاری 4) ارزیابی کارایی و سودمندی عملیات .

کنترل داخلی شامل روشهایی است که مدیریت براساس آن برای اجرای وظائفی مانند خرید، فروش، تولید و حسابداری تفویض اختیار و مسئولیت می‌کند.

همچنین داخلی شامل برنامه تهیه، رسیدگی و توزیع گزارشهای جاری به توسط سطوح مختلف سرپرستی است، که تجزیه و تحلیل آنها، ‌مدیران را قادر می‌سازد تا کنترل خود را بر انواع فعالیتهای انجام شده در واحد تجاری بزرگ حفظ کنند.

همانطور که ملاحظه می‌شود کنترل‌های داخلی فقط محدود به حسابداری و امور مالی نیست بلکه استفاده از روشهای بودجه، استانداردهای تولید، بازرسی آزمایشگاهی، زمان سنجی و حرکت سنجی و برنامه کارآموزی مهندسان و تکنسین‌ها نیز در بخشی از مکانیسمی است که کنترل داخلی تلقی می‌شود.

برای اجرای صحیح کنترل داخلی در هر واحد اقتصادی باید عوامل زیر در آن دستگاه موجود باشد.

1.

وضع سازمانی وظایف و اختیارات کارمندان و مدیران به طور کتبی به آنها ابلاغ شده باشد و هرگونه تغییری که در وضع کار کارمندان یا مدیر داده می شود در شرح وظایف نامبرده ثبت و به او ابلاغ گردد و کارها به نحوی تقسیم شود که اجرای صحیح هدف شرکت را سهل تر و از افزایش هزینه جلوگیری کند وکارآئی در سطحی باشد که منافع بیشتری نصیب دستگاه نماید.

2.

امور مالی : سیستم صحیحی برای حسابداری ودفتر داری در نظر گرفته شود که بتوان به آمارها و گزارشات این دستگاه اطمینان داشت و این واحد ( حسابداری ) خود کنترل مستقلی برروی نتایج حاصل از فعالیت روزانه دستگاه باشد و در واحد حسابداری باید وظیفه نگهداری حسابها و دفاتر به عهده اشخاصی باشد که در فعالیت اصلی وروزانه دخالتی نداشته باشند.

3.

کنترل دارائی روشهای مناسب برای حفظ و نگهداری دارائیها موجود باشد وطی کنترلهائی (‌ عواملی ) از افزایش ( خرید ) دارائی هایی که مورد نیاز نمی باشد جلوگیری به عمل آورد.

4.

حسابرسی داخلی :‌ وجود حسابرس داخلی در هر دستگاه به فراخور احتیاجات و کمیت کار می باشد به طوری که حسابرس مزبور هدف کلی شرکت را با عملیات انجام شده تطبیق وگزارشات صحیح وکافی برای پیشبرد اهداف شرکت در اختیار مدیران قرار دهد.

در هنگام طرح سیستم کنترل داخلی توسط افراد متخصص در یک شرکت باید شرایط زیر را در نظر داشت : الف .

درجه نظارت مدیر یا صاحب موسسه در موسسات وشرکتهای کوچک امکان دارد اداره امور توسط صاحب موسسه باشد مثل اداره کردن مغازه کوچک خرده فروشی یا عمده فروشی یا شرکت های کوچک ولی در شرکت بزرگ سهامی معقول است اداره موسسه به یک وعده از مدیران محول گردد چون امکان نظارت مدیر عامل به تمام عملیات کمتر است.

ب.

وسعت موسسه – موسسه امکان دارد فاقد شعب و فقط دارای یک دفتر یا مغازه وسیع و دارای شعب مختلف باشد.

ج .

انواع عملیات بازرگانی و تعداد کالاهای مورد معامله در شرکت نیز باید مورد توجه قرار گیرد چه بسا فقط به دادو ستد یک نوع کالا ویا انواع کالا مشغول باشد که برای هر نوع باید کنترلهای لازم را در نظر گرفت.

د .

سهولت صورت برداری از کالا نیز برای طرح سیستم مورد توجه قرار می گیرد مثلاً‌آیا نوع کالای مورد معامله شرکت اتومبیل یا ماشین آلات صنعتی و کشاورزی است یا انواع کالای یدکی و داروئی می باشد.

ذ.

بها، وزن و درجه قابل حمل بودن کالا نیز باید مورد توجه قرار گیرد .

مثلاً‌ کنترلی که برای مغازه جواهر فروشی باید در نظر گرفت از هرحیث باید قوی تر از فروشگاه ماشین آلات صنعتی باشد.

ر .

ثابت بودن نرخ کالا و خدمات باید نیز مشخص باشد تا بتوان کنترل بیشتری روی عملیات شرکت داشت .

به طور کلی هر شرکت وضع کنترل داخلی آن درحد متعارفی که ذیلاً‌ذکر خواهد شد باید باشد و حسابرس این ضوابط اصلی را قبلاً‌مطالعه و بررسی کند تا اطمینان حاصل نماید که کنترله ای داخلی شرکت مورد رسیدگی به نحوی است که می توان مطمئن بود تمام معاملات به طورصحیح در دفاتر ثبت شد و از اموال و دارئی های شرکت مواظبت لازم به عمل می آید .

برای مطالعه وضع شرکت حسابرس مبادرت به تهیه پرسشنامه های کنترل داخلی ( در قسمت های بعدی بحث خواهد شد ) نموده و برای مشتری خود ارسال می دارد و طبق مفاد این فرم ها از مسئولین و مدیران شرکت خواسته می شود نسبت به پاسخ دادن به نحو صحیح به سوالات مطرح شده در فرم مزبور با توجه به واقعیت اقدام و پس از تکمیل جهت بررسی وتهیه برنامه رسیدگی و به حسابرس عودت دهند.

به طور کلی هر شرکت وضع کنترل داخلی آن درحد متعارفی که ذیلاً‌ذکر خواهد شد باید باشد و حسابرس این ضوابط اصلی را قبلاً‌مطالعه و بررسی کند تا اطمینان حاصل نماید که کنترلهای داخلی شرکت مورد رسیدگی به نحوی است که می توان مطمئن بود تمام معاملات به طورصحیح در دفاتر ثبت شد و از اموال و دارئی های شرکت مواظبت لازم به عمل می آید .

تفاوت کنترل‌های داخلی اداری با کنترل‌های داخلی حسابداری حسابرسان معمولاً به کنترل‌های داخلی که ماهیت حسابداری دارند توجه می‌نمایند.

زیرا وجود این کنترلها سبب ایجاد اعتماد به مدارک حسابداری و صورتهای مالی است.

به عنوان مثال تهیه صورت تطبیق ماهانه به توسط کارمندی که مسئول وجوه نقد نیست و در ‌صدور چک نیز دخالتی ندارد کنترل داخلی حسابداری است که احتمالاً ارائه مطلوب معاملات نقد را در مدارک حسابداری و صورتهای مالی افزایش می‌دهد.

برخی از کنترل‌های داخلی تأثیری بر صورت مالی ندارند نتیجتاً مورد توجه مستقیم حسابرسان مستقل قرار نمی‌گیرد این گروه از کنترلها، کنترلهای داخلی اداری نامیده میشود.

مدیریت واحدهای تجاری علاقمند به وجود کتنرل‌های داخلی قوی در مورد عملیات کارخانه، فعالیت فروش و همچنین عملیات حسابداری و مالی است از این رو مدیریت درصد استقرار کنترل‌های داخلی اداری به منظور تأمین کارآیی عملیات و رسیدن به سیاستها و مقررات قبلاً تشریح شده در کلیه واحدها و ادارات واحد تجاری است.

نمونه ای از کنترل‌های داخلی، اداری، دستورالعمل یا مقرراتی است که در کلیه کارکنان را به محل کار خاصی منع می‌کند.

چنین کنترل‌هایی ممکن است از لحاظ ایمنی دارای اهمیت باشند اما به طور مستقیم در ارتباط با صورتهای مالی نیستند.

نتیجتاً حسابرسان مستقل ارتباطی با آنها پیدا نمی‌کنند.

از این رو آنها کاری به این ندارند که تعیین کنند که آیا کارکنان واحد تجاری واقعاً چنین مقرراتی را رعایت می‌کنند یا خیر.

در بیانه شماره (1) استانداردهای حسابرسی، انجمن حسابداران رسمی آمریکا، تعریف زیر را برای کمک به تشخیص کنترل‌های حسابداری از کنترلهای اداری بدست داده است.

کنترل‌های داخلی اداری شامل طرح سازمانی، روشها و مدارکی است که با فرایند تصمیم گیری ارتباط دارد که نهایتاً منجر به اختیارات مدیریت در مورد معاملات میشود ولی محدود به اینها نیست.

چنین اختیاراتی از وظایف مدیریت همراه با مسئولیت دست یافتن به اهداف سازمان است و آن نقطه شروعی است برای استقرار کنترل‌های داخلی حسابداری در مورد معاملات.

کنترل داخلی حسابداری ترکیبی از طرح سازمان رویه‌ها و مدارکی است که به حفاظت دارائی‌ها و قابل اعتماد بودن مدارک مالی ارتباط دارد و به منظور اطمینان از موارد زیر طرح شده است: الف) انجام معاملات طبق دستور مدیریت یا مجوز خاص ب ) ثبت معاملات به منظور 1) تهیه صورتهای مالی براساس اصول مورد قبول حسابداری یا هر اصل قابل اجرا، برای تهیه چنین صورتهایی 2) حفاظت و نگهداری دارائیها و پاسخگویی در مقابل آنها.

ج) استفاده از دارائیها فقط براساس مجوز مدیریت د) مقایسه اقلام دارائیهای ثبت شده در دفاتر در فاصله زمانی معقول با دارائیهای موجود و اعمال روشی مناسب برای هر نوع اختلاف مشاهده شده.

مطالعه و ارزیابی کنترل‌های دالخی به توسط حسابرسان همیشه شامل بررسی و آزمایش کنترلهای حسابداری است.

مطالعه کنترل‌های داخلی که صرفاً دارای ماهیت اداری است معمولاً در محدوده، مسئولیت حسابرسان مستقل که هدف آن اظهار نظر در مورد مطلوبیت صورتهای مالی است قرار نمی‌گیرد.

ضرورت ایجاد کنترل‌های داخلی توسعه تجارت، توسعه عملیات شرکتها و مؤسسات تولیدی بزرگ و وسیع را باعث می‌شود وجود انواع زیاد تکنیک‌های تخصص و ده‌ها هزار کارمند در اینگونه مؤسسات،‌کنترل و نظارت مستقیم مدیران را بر عملیات غیرممکن می‌سازد.

مدیران اینگونه سازمانها براساس مشاهدات شخصی قادر به ارزیابی عملیات و وضعیت مالی نیستند.

به ناچار باید به گزارشهای حسابداری و آماری اتکا کنند.

این گزارشها رویدادهای جاری و تمام شرایط واحد تجاری را به طور خلاصه به مدیریت ارائه می‌دهد.

واحد اندازه گیری و سنجش در این گزارش‌ها تنها پول نیست، بلکه ساعت کارکرد، تناژ تولید، سفارش مشتریان، تعداد کارکنان خارجی و سایر موارد دیگر می‌تواندباشد.

اطلاعات ارائه شده توسط این گروه از گزارشها، مدیریت را قادر به کنترل واداره واحد تجاری می‌کند.

با استفاده از چنین گزارشهایی مدیریت از اجراء یا عدم اجرای مقررات و سیاستهای اتخاذ شده در واحد تجاری و رعایت مقررات دولتی و استحکام وضعیت مالی، ‌سودآوری عملیات و هماهنگی بین دوایر مختلف واحد تجاری مطلع می‌شود.

اتخاذ هرگونه تصمیمات تجاری حداقل مبتنی بر بخشی از اطلاعات حسابداری است.

مثلا اتخاذ تصمیم در مورد موضوعات کوچک مانند مجوز اضافه کاری یا خرید ملزومات اداری تا موضوعات عمده مانند تغییر در نوع تولیدات خرید یا اجاره ماشین آلات، اطلاع از داده‌های حسابداری را ضروری می‌سازد.

اطلاعاتی که به آگاهی مدیریت می‌رسد باید قابل اعتماد و اطمینان باشد و سیستم کنترل‌های داخلی حسابداری این اعتماد و اطمینان را در بکارگیری اطلاعات حسابداری در تصمیم گیریها برای مدیریت فراهم می‌سازد.

تصمیمات اتخاذ شده در واحد تجاری به توسط مدیریت حکم روش و مقررات واحد تجاری را دارد.

به منظور حصول اطمینان از موثر بودن این مقررات رعایت آنها به طور دائم کنترل شود.

هدف کنترل‌های داخلی حصول اطمینان از رعایت مقررات واحد تجاری است.

مدیریت واحد تجاری مسئولیت نگهداری مدارک حسابداری وتهیه صورتهای مالی قابل اتکار را دارد، کنترل‌های داخلی فراهم کننده اطمینان از انجام چنین مسئولیتی است.

تقسیم بندی کنترل‌های داخلی مالی با توجه به ماهیت کنترل‌های داخلی مالی میتوان این کنترلها را به دو دسته عمده تقسیم نمود: الف) کنترل پایه ب ) کنترل انضباطی کنترلهای انضباطی به سه گروه مجزا تقسیم می‌شوند: 1) کنترل‌های سرپرستی 2) کنترلهای حفاظتی 3) تقسیم وظایف 1) کنترل‌های سرپرستی عبارتند از بررسی آزمایش کنترلهای پایه انجام شده توسط مقام مسئولی مستقل از انجام دهندگان کنترلهای پایه نظیر بررسی بایگانی سریال مدارک در فواصل زمانی معین به منظور کشف شماره‌های استفاده نشده و یا خارج از ردیف و یا استخراج صورت مغایرت بانکی توسط مقام مسئولی مستقل از مسئول نگهداری دفتر بانک و صندوق و صادرکنندگان چکها.

این قبیل کنترلها معمولا‌ً به وسیله سرپرستان قسمتهای مربوطه انجام می‌پذیرد لازم است که پس از انجام هر کنترل مدارک مربوطه به علامت انجام کنترل علامت گذاری و یا امضا شوند.

2) کنترل‌های حفاظتی که عبارتند از کنترل‌هایی که به منظور حفظ دارایی‌ها به کار گرفته می‌شود تا از وارد آمدن خسارت به آنها جلوگیری به عمل آید مانند استفاده از تأسیسات اطفاء حریق جهت اموال، جلوگیری از دسترسی افراد غیرمسئول به موجودیهای کالا – تأمین پوشش بیمه مناسب جهت اموال جلوگیری از تردد افراد متفرقه در محوطه صندوق و یا نگهداری چکهای استفاده نشده و مهر شرکت در محلی که در دسترس افراد متفرقه نباشد.

3) تقسیم وظایف که عبارت است از تقسیم وظایف و مسئولیت‌ها بین کارکنان به نحویکه هیچ کس مسئولیت انجام و ثبت یک معامله از ابتدا تا انتها را به عهده نداشته باشد تا از این طریق نه تنها کار یکی بوسیله دیگری کنترل شود بلکه در عین حال از وقوع اشتباهاتی که ممکن است در اثر عدم کنترل بروز نماید جلوگیری شود بدین ترتیب الف) در صورت وقوع اشتباه شخص مسئول آن قادر به از بین بردن آثار آن نیست.

ب) در اثر کنترل یک مورد در نزد چند نفر میزان اطمینان نسبت به صحت عملیات افزایش می‌یابد.

پ ) به دلیل آنکه در مورد یک معامله تنها یک نفر مسئول انجام کلیه امور نسبت به همان میزان امکان سوء استفاده و اختلاس به حداقل تقلیل می‌یابد.

به عنوان مثال مراحل انجام و ثبت خرید باید به نحو ذیل بین افراد مختلف تقسیم شود.

اصول اساسی کنترل‌های داخلی اصول زیر اصول اساسی یک سیستم کنترل‌های داخلی بی نقص می‌باشد: 1) شرح وظایف کارکنان و حدود اختیاراتشان در هر مورد می‌بایستی به صورت کتبی تهیه شود.

2) دستورات صریح در مورد اینکه در صورت غیبت هر یک از کارکنان وظایف وی چگونه به دیگران محول خواهد شد، مشخص شود.

3) اداره حسابداری می‌بایستی تمام دفاتر ثبت حسابداری رانگهداری کند یا بر آنها کنترل داشته باشد.

شخصی که مسئول حفظ یا کنترل دارائیهاست نباید مسئول نگهداری حساب دارائیها نیز باشد.

4) مدارک و فرمهای مورد استفاده می‌بایستی دارای حداقل سادگی باشند وکاملاً مناسب با مورد کاربرد آنها باشند.

5) پرداختها بایستی فقط در ازای اسناد معتبر مثبت که به امضای مجاز رسیده باشند انجام گیرد.

6) دفاتر می‌بایستی به طور کامل و به روز نگهداری شوند این مسئله بسیار مهم است که دفاتر می‌بایستی به طور منظم ثبت شوند که بهتر است این امر روزانه انجام پذیرد و نبایستی اجازه عقب افتادگی در ثبت دفتر داده شود.

7) دفاتر معمولاً می‌بایستی در فاصله‌های زمانی معین موازنه شوند.

این امر معمولاً در پایان هر ماه انجام گیرد و بایستی همچنین دربرگیرنده مقابله مانده حسابها کنترل با حسابهای معین مربوط باشد.

8) کارکنان می‌بایستی شایستگی وظایف محوله را داشته و آنها را درک نمایند.

9) بایستی تفکیک مسئولیتها بین ادارات، قسمتها و اشخاص مختلف به طور مشخص وجود داشته باشد بطوریکه هیچ کس یک معامله از ابتدا تا انتها را به تنهایی انجام ندهد (دریافت سفارش فروش، صدور حواله انبار، خروج جنس از انبار، تحویل به مشتری، صدور صورتحساب، ثبت در حسباها، دریافت وجه) 10) کار انجام شده توسط یک قسمت یا یک شخص در اداره حسابداری بایستی بوسیله شخص مستقلی بررسی یا کنترل شود.

این امر در صورت امکان ممکن است بوسیله حسابهای کنترل یا صورت مغایرت کلی انجام پذیرد که توسط شخص مستقلی تهیه میشوند.

استفاده از کنترل‌های داخلی در حسابرسی در ابتدا ذکر شد یکی از اهداف کنترل‌های داخلی حصول اطمینان از صحت و قابل اعتماد بودن ثبت حسابهاست نظر به اینکه نتیجه عملیات شرکت برای یک دوره معین و وضع مالی آن در یک تاریخ معین توسط حساب بود و زیان در تقسیم سود و صورت ترازنامه یعنی بطور کلی صورتهای مالی و یادداشتهای ضمیمه آن نشان داده میشود و بطوریکه قبلا ذکر گردید هدف از حسابرسی بررسی و اظهار نظر در مورد این صورتها می‌باشد حسابرس باید از وجود یک سیستم کنترل داخلی خوب و همچنین از عملکرد کامل این سیستم در شرکت اطمینان حاصل نماید.

بطوریکه در زیر ملاحظه میگردد در سیر معمولی تنظیم صورتهای مالی از مدارک اولیه مثل صورت حسابها و امثال آن تا ثبت حسابها همه باید زیر پوشش کنترل‌های داخلی مناسب قرار گیرد تا بتوان تا حدی به صحت ارقام مندرج در صورتهای مالی اطمینان نمود.

مدارک اولیه سند حسابداری دفتر روزنامهدفتر کلتراز آزمایشی صورتهای مالی دفتر معین نظر به اینکه حسابرس به منظور اظهار نظر در مورد صورتهای مالی مؤسسات که عمدتاً دارای عملیات بسیار وسیع هستند نمی‌تواند تمام عملیات را مورد رسیدگی قرار دهد لذا مجبور است که وجود یا عدم اجرای کنترل‌های داخلی را مورد بررسی قرار بدهد در جاهاییکه از وجود یا اعمال کننده‌های داخلی مناسب مطمئن می‌گردد رسیدگی‌های خود را به حداقل برساند.

طبیعی است که در این موارد رسیدگی بیش از اندازه موجب ضایع شدن وقت حسابرسان می‌گردد.

این حداقل عبارت است از آزمایش آن مقدار از عملیات که وجود و اجرای صحیح کنترل‌های داخلی مناسب برخوردار نماید میزان رسیدگی‌های حسابرس کمتر خواهد بود.

محدودیت کنترل داخلی کنترل داخلی میتواند به نحو مؤثری از تقلب، سوء استفاده و اشتباه جلوگیری کند و اعتماد و اطمینان از اطلاعات حسابداری را فراهم سازد.

شناسایی وجود محدودیتهای ذاتی در سیستم کنترل داخلی بسیار مهم است.

ممکن است در اجرای روشهای کنترل اشتباهای صورت گیرد که نتیجه بی توجهی یا برداشت اشتباه از مقررات یا سایر عوامل انسانی باشد تقلب در سطح مدیریت بالای سازمان کنترل داخلی را از کارآیی می‌اندازد.

همچنین روشهای کنترل که به تفکیک وظایف بستگی دارد ممکن است بر اثر سازش و تبانی کارکنان بی اثر شود.

وسعت استقرار کنترل‌های داخلی در واحد تجاری به خاطر هزینه ای که دارد محدود میشود.

معمولاً هزینه استقرار یک سیستم کنترل داخلی تقریباً کامل، برای غیرممکن ساختن هر نوع اشتباه و تقلب بیشتر از تهدید خسارت ناشی از تقلب است، به ویژه در مؤسسات کوچک به علت مخارج سنگین تفکیک کامل مسئولیت نگهداری دارائیها از مسئولیت ثبت آنها تقریباً غیرممکن است.

در مؤسساتی که فقط چند کارنامه دارند تفکیک مسئولیت و تقسیم وظایف تا حد زیادی محدود می‌شود.

به هر حال با وجود این محدودیتها با اعمال کنترل داخلی بسیار ساده و کم خرج می‌توان از وقوع تقلب، اختلاس و اشتباه جلوگیری کرد و در مراحل اولیه آنها را کشف نمود.

اتکای حسابرسان بر کنترلهای داخلی حسابرسان به منظور اظهارنظر در مورد ارائه مطلوب صورتهای مالی: 1) کارآیی کنترلهای داخلی در جلوگیری از اشتباهات عمده در عملیات حسابداری 2) آزمون محتوی، جهت اثبات اقلام صورتهای مالی، اتکا می‌کنند.

هنگامی که کنترل‌های داخلی حسابداری قوی باشد حسابرسان نیاز کمتری به اتکا بر اجرای آزمونهای محتوی دارند، برعکس هنگامی که کنترلهای داخلی حسابداری ضعیف باشد.

حسابرسان تأکید و اتکای بیشتری بر اجرای آزمونهای محتوی می‌کنند.

از این رو مطالعه ارزیابی کنترلهای داخلی عامل اصلی در تعیین ماهیت، زمان و میزان آزمونهای محتوی ضروری برای اثبات اقلام صورتهای مالی است.

از آنجا که سیستم کنترل داخلی مناسب عامل اصلی در حسابرسی به توسط حسابرسان مستقل است و هنگامی که کنترل داخلی بطور جدی غیر مؤثر باشد این سؤال پیش می‌آید که آنها چه اقدامی باید صورت دهند.

آیا حسابرسان در این حالت می‌توانند به نحو رضایت بخشی حسابرسی را انجام دهند و نسبت به مطلوبیت صورتهای مالی اظهار نظر کند؟

اگر چه به لحاظ تئوری حسابرسان باید این نقص و کمبود کنترل داخلی را با رسیدگی به جزئیات کلیه معاملات و پیکرهای مندرج در حسابها جبران کنند اما در عمل این شیوه قابل اجرا نیست مگر اینکه واحد تجاری بسیار کوچک باشد.

برای اینکه حسابرسان در مورد مطلوبیت صورتهای مالی واحدهای تجاری بزرگ اظهار نظر مساعد ارائه کنند وجود کنترل داخلی مناسب حداقل در مورد بخش قابل توجهی از فعالیتهای آنها ضروری باشد.

حدود بررسی کنترل داخلی توسط حسابرسان بررسی حسابرسان از کنترلهای داخلی شامل دو مرحله است : الف) مطالعه ب ) بررسی مطالعه: مطالعه سیستم کنترل داخلی در مرحله از فرایند حسابرسی را شامل می‌شود اول حسابرسان کنترل داخلی صاحبکار را مورد مطالعه قرار داده و سیستم را در کاربرگهای خود تشریح می‌کنند دوم آنها با اجرای آزمون رعایت به منظور تعیین میزان کارایی روشهای کلیدی کنترل داخلی با سیستم برخورد می‌کنند.

ارزیابی: ارزیابی نکات ضعف و قوت سیستم کنترل داخلی سومین مرحله از فرایند حسابرسی است.

حسابرسان با توجه به نتایج آزمون رعایت نقاط ضعف و قوت سیستم کنترل داخلی را شناسایی می‌کنند.

در بخش‌هایی که کنترل داخلی ضعیف باشد حسابرسان به منظور جبران نقائص و کمبودهای آن،‌برنامه رسیدگی را توسعه می‌دهند در بخشهایی که کنترل داخلی قوی است حسابرسان با توجه به شرایط، میزان آزمون محتوی را به حداقلی که ضرورت دارد محدود می‌کنند.

مطالعه و تشریح سیستم کنترل داخلی همانطور که قبلاً تشریح شد، سیستم کنترل داخلی مجموعه مقررات و روشهای اداره بالقوه کلیه عملیات صاحبکار است.

ارزیابی مطالعه سیستم کنترل داخلی را حسابرسان وقتی مفید می‌یابند که سیستم براساس چرخه معاملات عمده طرح ریزی شده باشد.

اصطلاح چرخه معاملات به بخشی از سیستم حسابداری اطلاق می‌شود که شامل انواع معاملات و حسابهای وابسته به هم است به عنوان مثال سیستم کنترل داخلی در مؤسسات تولیدی میتواند به چرخه معاملات به شرح زیر تقسیم گردد: 1- چرخه فروش و وصول مطالبات شامل مقررات و روشهایی برای دریافت سفارش از مشتری، تصویب اعتبار،‌حمل کالا،‌تهیه فاکتور، ثبت درآمد و حسابهای دریافتنی، صدور صورت حساب، دریافت وجه و ثبت آن.

2- چرخه خرید شامل مقررات و روشهایی برای بررسی خریدها یا موجودی کالا، سایر دارائیها یا خدمات مانند سفارش خرید، بازرسی کالا براساس رسید و تهیه گزارش دریافت، ثبت در حساب بستانکاران (فروشندگان کالا) صدور مجوز پرداخت، پرداخت وجه و ثبت آن در حسابهای مربوطه.

3- چرخه تولید شامل مقررات و روشهایی برای انبارکردن مواد اولیه، تحویل کالا به تولید، تخصیص هزینه‌های تولیدی به موجودیهای کالا و پاسخگویی در مقابل بهای تمام شده کالای فروش رفته.

4- چرخه حقوق و دستمزد شامل مقررات و روشهایی در مورد استخدام تعیین میزان حقوق و دستمزد و زمان کار، محاسبه حقوق و دستمزد ناخالص، مالیات حقوق و دستمزد در مبالغ قابل کسر از حقوق و دستمزد ناخالص نگهداری مدارک حقوق و دستمزد و تهیه و توزیع چکهای حقوق و ثبت آن.

5- چرخه تأمین مالی شامل مقررات وروشهایی در مورد اخذ مجوز، اجرا و ثبت معاملات مربوط به استقراض، صدور اوراق قرضه و سهام.

چرخه معاملات در هر واحد تجاری به ماهیت فعالیت آن بستگی دارد.

به عنوان مثال یک مؤسسه اعتباری مانند بانک فاقد چرخه تولید است اما دارای چرخه اعطای وام و چرخه سپرده دیداری است نکته مهم از شناسایی تصمیمات فرعی و همه جانبه سیستم کنترل داخلی در مورد چرخه معاملات این است که حسابرس را قادر سازد تا بر روشهای کنترل داخلی که بر قابل اعتماد بودن عوامل خاصی از صورتهای مالی تأثیر دارد اتکا کند.

منابع اطلاعاتی مربوط به کنترل داخلی حسابرسان برای تشریح چرخه معاملات در کاربرگهای خود چگونه اطلاعات لازم درباره سیستم کنترل داخلی صاحبکار را بدست می‌آورند.

یک راه عبارتست از مرور کاربرگهای آزمایشهای انجام شده سال قبل.

هنگامی که حسابرسان فعلی، حسابرسی سال قبل را انجام داده باشند میتوانند کلیه اطلاعات کسب شده در سال قبل را مورد استفاده قرار دهند.

در این صورت در رسیدگیهای خود به بخش‌هایی که کنترل داخلی ضعیف بوده تأکید خواهند داشت.

البته ممکن است کنترل داخلی بخشهایی که در سال قبل مناسب بوده در سال مورد رسیدگی آن مطلوبیت را نداشته باشد.

به هر حال تشخیص این موارد توسط حسابرسان الزامی است در هر صورت مناسب و مطلوبیت روشهای کنترل داخلی در سال قبل دلیلی بر مؤثر و مطلوب بودن آنها در سال جاری نیست و حسابرسان نباید چنین تصور کنند که اگر روشهای کنترل داخلی در سال قبل مناسب بود در سال مورد رسیدگی نیز مناسب است.

حسابرسان میتوانند با استفاده از نمودار سازمانی، شرح وظایف، مصاحبه با کارکنان صاحبکار از وظایف و مسئولیتهای آنها اطلاع حاصل کنند.

مرور نموار گردش عملیات و شرح حسابها میتواند اطلاعات لازم را درباره مسئولیت کارکنان و همینطور در مورد روشها و مقررات حسابداری فراهم سازد.

بسیاری از صاحبکارها دستورالعمل و نمودار گردش عملیات تدوین، ترسیم و تعویب شده ای دارند که باید در عمل به اجرا گذاشته شود و حسابرسان میتوانند اطلاعات مورد لزوم را از آنها استخراج کنند.

منبع بسیاری ذیقیمت دیگری که حسابرسان میتوانند از آن درباره کنترل اطلاعاتی بدست آورند گزارشها، کاربرگها و برنامه حسابرسی حسابرسان داخلی صاحبکار است.

حسابرسان مستقل می‌توانند اطلاعات بدست آمده از طرق فوق را به شکل پرسشنامه کنترل داخلی یا شرح کتبی و ونمودار گردش عملیات تهیه کنند.

ارزیابی کنترلهای داخلی پس از اطمینان از صحت سیستم ثبت شده و قبل از اتکا به سیسم مزبور در مراحل مختلف عمل، حسابرس می‌بایست سیستم کنترل‌های داخلی را ارزیابی نموده تا قبل از اتکا بدان به نقاط قوت و ضعف آن پی ببرد.

ابزاری که در این مورد به کار گرفته می‌شود پرسشنامه کنترل داخلی نام دارد.

حسابرس می‌بایست سؤالات مطرح شده در پرسشنامه مزبور را با سیستم ثبت شده مطابقت داده و با توجه به بدان به نقاط ضعف پی ببرد.

پرسشنامه کنترل داخلی پرسشنامه کنترلهای داخلی که در حقیقت ابزار ارزیابی کنترل‌های داخلی می‌باشد عبارت است از پرسشنامه ای که با توجه به کنترلهای داخلی مطلوب تنظیم میگردد.

سؤالات در پرسشنامه مزبور به نحوی تنظیم می‌گردد که جواب آنها تنها «بلی و یا خیر» باشد.

نظیر: آیا شرکت از فرم حواله انبار استفاده می‌نماید؟

بدین ترتیب از طریق مقایسه سؤالات با سیستم ثبت شده و جوابگویی به سؤالات می‌توان پاسخ تک تک سؤالات را معین نمود.

بدیهی است که جوابهای مثبت، نمایانگر نزدیکی و در نهایت تطابق سیستم مورد استفاده شرکت یا کنترلهای داخلی مطلوب و قوت کنترلرهای داخلی و بالعکس جوابهیا منفی معرف دور بودن سیستم از کنترلهای داخلی مطلوب و نقاط ضعف آن می‌باشد.

و یا به عبارت دیگر جوابهای مثبت نمودار وجود جوابهای منفی نمودار عدم وجود کنترل‌های داخلی مطلوب است.

از آنجاییکه در یک پرسشنامه کنترل داخلی هر گروه از سؤالات مطرح شده مربوط به یک قسمت از فعالیتهای شرکت میشود و همچنین هر گروه از سؤالات هدف خاصی را دنبال می‌نماید لازم است پرسشنامه کنترلهای داخلی به نحوه مناسبی تنظیم و تکمیل می‌گردد تا بتوان بهترین نتایج را از آن استخراج نمود.

لذا ذیلاً به شرح اصول کلی و نحوه تنظیم پرسشنامه کنترل‌های داخلی و سپس نحوه تکمیل آن می‌پردازیم.

هدف کنترل لازم است کنترلهای اعمال گردد تا بتوان اطمینان حاصل نمود که : الف) حقوق و دستمزد تنها براساس مبالغ مندرج در لیست حقوق پرداخت می‌گردد.

ب) مدارک و مستندات کافی دال بر دریافت حقوق توسط کارکنان نگهداری میگردد.

ج) حقوق و دستمزد مطالبه نشده کارکنان مشخص شده بنحو مناسبی در حسابها ثبت می‌گردد.

در واقع قبل از شروع به تکمیل پرسشنامه مطالعه هدف کنترل به حسابرس کمک می‌کند تا جهت و هدف سؤآلات مطرح شده در پرسشنامه را دریافته و با دید بازتری به تکمیل پرسشنامه اقدام نماید.

4) پس از بیان هدف کنترل سؤآلات لازم در پرسشنامه مطرح می‌گردند.

سؤالات مزبور باید برمبنای کنترلهای داخلی مطلوب تدوین گردند.

به عنوان مثال اگر یکی از کنترلهای داخلی مطلوب استفاده از شماره سریال چاپی جهت مدارک مورد استفاده شرکت باشد، در پرسشنامه این مورد به صورت سؤال زیر مطرح میشود: آیا مدارک مورد استفاده دارای شماره سریال چاپی می‌باشند.

توجه به این نکته ضروری است که سؤالات باید طوری طرح گردند که جواب آنها تنها بلی یا خیر باشد.

5) در هر پرسشنامه کنترل‌های داخلی بلافاصله پس از درج سؤالات باید محل مناسبی جهت ثبت پاسخ به سؤالات، عطف گذاری به نمودار یا شرح گردش عملیات و همچنین عملیات تکمیلی لازم در نظر گرفته شود.

صورتحسابهای فروش 1.باید داری شماره سری بوده ونگهداری وحفظ صورتحساب هائی که مورد نمی باشد به عهده قسمت دیگر وشماره سریهای تحویلی به قسمت فروش نیز طبق صورتی در مقابل اخذ رسید به مسئول مربوطه داده شود.

2.بارنامه هائی که طی‌آنها جهت مشتریان حمل می شود نیز مانند صورت حسابهای فروش باید دارای شماره سری و برای نگهداری وحفظ آن از روش فوق استفاده می شود.

3.در مورد اعتبار به مشتریان باید طبق ضوابط و عرف متداول که عبارتست از مطالعه در وضع دریافت و پرداخت مشتریان وکسب اطلاعات لازم درباره وضع شرکت خریدار بوده واعتبار اعطائی در کمیسیونی که مرکب از افراد مسئول باشد مطرح و تصویب وبرای اجراء در اختیار قسمت فروش گذارده شود.

4.داشتن حساب کنترل بدهکاران ومطابقت آن با حساب بدهکاران وحساب روش نسیه در فواصل مختلف توسط شخص غیر مسئول آن حسابها .

5.کنترل نرخ فروش ومحاسبه قیمت کالای فروش رفته توسط فردی به غیر از شخص تهیه کنده صورتحساب فروش .

6.

در فواصل زمانی تهیه تراز از مانده حسابها 7.

کنترل حساب بدهکاران :‌ در فواصل مختلف مطالعه روی اقلامی از بدهکاران که تاکنون واریز نگردیده است .