اهداف
با مطالعه این فصل، کاربرد هزینه یابی بر مبنای فعالیت را در موارد زیر فرا می گیرید:
شناسایی، اندازه گیری و بهبود عملکرد؛
به عنوان ابزاری برای تجزیه و تحلیل سودآوری راهبردی (یعنی، تعیین این که کدام یک از محصولات، خدمات یا مشتریان سودآورتر است)؛
تحصیل مزیت رقابتی در بازار (برای مثال از طریق بهبود فرایندهای غیرکارای تولیدی و جلوگیری از تصمیمگیریهای اشتباه در زمینه ساخت یا خرید)؛
اتخاذ تصمیمات قیمتگذاری و بازاریابی موفق تر؛
بهبود عملکرد عملیاتی و برنامه های پیشرفته برای بهبود مستمر.
مقدمه
شناخت اقتصادی یک واحد تجاری – آنچه عامل عملکرد است و رقابت تجاری را موجب می شود- امروزه اهمیت حیاتی تری نسبت به گذشته دارد. رقابت جهانی، تغییرات فن آوری و صرفه جویی در مقیاس از جمله عواملی است که موجب شده تا بسیاری از صنایع نحوه رقابت خود را مورد بازسازی و تجدید نظر قرار دهند.
اغلب شرکتهایی که برنامه های مذکور را اجرا کرده اند، هزینه یابی بر مبنای فعالیت را برای اندازه گیری موفقیت یا عدم موفقیت برنامه های مزبور مورد استفاده قرار داده اند. پیوند دادن هزینه یابی بر مبنای فعالیت و برنامه های بهبود مستمر، مبنای مهمی برای رقابت است.
سازماندهی اطلاعات
همانند یک معمار که کارش را با نقشه شروع می کند، پیاده سازی سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت با هدفی فراگیر و یک طرح کلی، شامل موضوعات راهبردی سازمان، شروع می شود. این موضوعات کلیدی نهایتاً به پیاده سازی هزینه یابی بر مبنای فعالیت منجر می شود.
موضوعات کلیدی واحد تجاری
مدیریت عالی واحد تجاری برای دستیابی به سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت هدفدار و مفید، باید موضوعات کلیدی را که سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت قصد یافتن آنها را دارد، تعیین کند. این موضوعات از مشکلات و چالشهایی ناشی می شود که هر مدیر اجرایی با آنها روبروست. این موضوعات همچنین، مشکلات و چالشهایی را در بر می گیرد که سازمان به عنوان یک مجموعه با آن سر و کار دارد. این موضوعات و ملاحظات مبنایی برای طرح مفهوم سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت است. برخی از این موضوعات برای مدیران آشکار است و برخی دیگر که می تواند به همان اندازه مهم باشد پنهان باقی می ماند.
موضوعات آشکار: موضوعات تجاری شامل موارد زیر است که سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت باید آنها را مشخص کند:
کدام محصولات بیشترین سودآوری را دارد؟ کدام یک سودآوری کمتر دارد و چرا؟
سازمان چه فعالیتهایی را به خاطر تقاضاهای منحصر به فرد مشتریان خاص، تنها برای پشتیبانی از پیچیدگی خط تولید یا محصولات سفارشی خود، انجام می دهد؟
کدام فعالیتها می تواند اقتصادی تر انجام شود یا به منظور ایجاد ارزش مؤثرتر مشتری بازسازی شود؟
چگونه می توان برای تحصیل مزیت تولیدی، عملکرد را اندازه گیری کرد؟
تمامی این موضوعات یعنی سودآوری محصول یا مشتری، تجزیه و تحلیل فعالیت یا فرآیند و اندازه گیری عملکرد، بر طراحی سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت تأثیر می گذارد.
موضوعات پنهان: موضوعات دیگری نیز در شرکت وجود دارد که اغلب در ابتدا ممکن است تصور شود به هزینه یابی بر مبنای فعالیت ارتباط ندارند. موارد زیر نمونه هایی از این گونه موضوعات است:
هزینه های کیفیت چقدر است (یعنی هزینه های پیشگیری، کشف و عدم کنترل کیفیت)؟
مجموع هزینه های تحصیل مواد اولیه چقدر است (شامل هزینه های تشخیص و تأیید فروشندگان، تصویب خریدها، دریافت و بازرسی محموله های حمل شده و پردازش و پرداخت صورتحسابها)؟
هزینه های ایجاد ارتباط و پشتیبانی سایر تسهیلات تولیدی، عملیات فروش و بازاریابی یا واحدهای خارج از کشور چقدر است؟
داراییهای شرکت چگونه گسترش می یابد و سرمایه گذاریهای جدید در تجهیزات، فن آوری یا تسهیلات تولید چگونه توجیه می شود؟
آیا سطح کارخانه نامناسب است؟ تقریباً چقدر صرف جابجایی مواد می شود؟
چارچوب نظری
چارچوب نظری برای موفقیت سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت ضرورت است. همچنان که موضوعات شرکت فهرست می شود، گروه پیاده سازی طرح می تواند تدوین چارچوب نظری سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت را آغاز کند تا موضوعاتی را که مدیریت اعلام می کند مورد توجه و شناسایی قرار دهد.
چارچوب نظری سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت شامل موارد زیر است:
سلسله مراتب سازمانی؛
فعالیتهای کلیدی درون هر قسمت عملیاتی؛
طبقه بندی فراگیر فرایند عملیات شرکت؛
معیارهای بالقوه عملکرد که احتمالاً موجب وقوع فعالیتها می شود.
موضوعات مذکور در این فصل تشریح می شود.
دستور تغییر
سیستمهای هزینه یابی بر مبنای فعالیت براساس ماهیتی که دارند، عواملی برای تغییرند. به صورت سنتی، قسمت مالی هزینه های محصول را با استفاده از درصدها و روشهای تخصیص مبتنی بر هزینه های مواد، ساعات کار ماشین یا ساعات کار مستقیم تعیین می کند. این نحوه محاسبه هزینه های محصول به ارتباط قابل ملاحظه بین گروههای شغلی نیاز ندارد. بخصوص هیچ اطلاعات ورودی از قسمتهای بازاریابی و فروش لازم نیست.
سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت، سرپرست هر قسمت شغلی را وادار می کند تا کار را به شیوه ای انجام دهد که محصولات هزینه یابی، عملیات انجام و عملکرد اندازه گیری شود. اگر سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت به نحو موفقی پیاده شده باشد، توجه هر قسمتی را به خود جلب می کند.
سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت، نحوه فعالیت تجاری شرکت را نیز تغییر می دهد. محاسبه بهای تمام شده محصولات که تنها توسط حسابداران صنعتی با استفاده از تسهیمهای مبتنی بر حجم انجام می شود و پیچیدگیها و خصوصیات منحصر به فرد محصولات خاص را در نظر نمی گیرد، دیگر مناسب نیست. سیستمهای هزینه یابی بر مبنای فعالیت به اطلاعات ورودی از کلیه گروهها نیاز دارد. از جمله:
مهندسی، که فرایند طراحی، تکمیل و تغییر محصول را تشریح می کند.
بازاریابی و فروش، که تقاضای بازار هر یک از مشتریان محصول و شبکه توزیع را تشریح می کند.
تولید، که تقاضای محصولات معین که از طریق فعالیتهایی نظیر برنامه ریزی تولید، بازرسی و جابه جایی مواد انجام می شود را تشریح می کند.
مالی، که منحصر به فرد بودن الگوهای خرید و پرداخت مشتریان خاص را تشریح می کند.
پیاده سازی برنامه های بهبود مستمر
برای انجام برنامه های بهبود مستمر می توان از هزینه یابی بر مبنای فعالیت استفاده کرد. همانند اغلب شرکتهایی که در ابتدای یادگیری طرح هزینه یابی بر مبنای فعالیتند، به زودی تعریف مجدد چگونگی اداره عملیات شرکت مورد تأکید قرار خواهد گرفت.
دامنه هدف برای بهبود می تواند راهبردی (برای مثال، ارزیابی ترکیب محصول، توجیه سرمایه گذاری و تعیین قیمت) یا می تواند عملیاتی (برای مثال، ارزیابی مجدد فرایند مورد استفاده شرکت برای دستیابی به رقابت و سودآوری) باشد.
سایر برنامه هایی که در جهت نیل به برتری است (نظیر تولید بهنگام، مدیریت کیفیت جامع و طراحی برای توانایی تولید) تماماً از طریق اطلاعات فراهم شده از طریق سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت، تسهیل می شود. در ادامه مطالب این فصل، چگونگی بکارگیری هزینه یابی بر مبنای فعالیت برای بهبود عملکرد عملیات یک سازمان، تشریح می شود.
عملکرد عملیاتی و مدیریت هزینه
توانایی اداره و کنترل بهتر هزینه ها از طریق عملکرد بهبود یافته عملیاتی، یکی از منافع اصلی هزینه یابی بر مبنای فعالیت است. به طور کاملاً مشخص، مدیریت هزینه به معنای توجه به فعالیتها و امور شرکت است.
معمولاً شرکتها برای کارکنان، ملزومات، خدمات، تجهیزات و نظایر آن متحمل هزینه می شوند. اغلب سطوح خرج، به عنوان هزینه های سازمانی کنترل می شود. به عبارت دیگر، انجام خرج تنها به طور غیر مستقیم به فعالیتهای خاصی وابسته است که برای انجام فعالیت واحد تجاری باید انجام شود. به جای این که به منابع مورد نیاز برای انجام فعالیتهای ضروری توجه داشته باشند، به این که چه مقدار خرج شده توجه می کنند. به عبارت دیگر، در عمل به این که فعالیتها چگونه انجام می شود یا چگونه باید انجام شود (برای مثال برحسب تعداد معاملات) توجه اندکی می شود.