دانلود مقاله تعریف سیستم

«یک سیستم مجموعه منظمی از عناصر بهم وابسته است که برای رسیدن به اهدافی مشترک با هم در تعادلند.» رفتای یک سیستم متأثر از وابستگی متقابل عناصر تشکیل دهنده آن می باشد، بنابراین سیستمها رفتارگرا بوده و هدف ما از بررسی مفاهیم سیستمها، درک یا پیش بینی رفتار سیستم تحت مطالعه است.

اجزای سیستم اجزای سیستم عواملی است که موجودیت آن را تشکیل می دهد و در رسیدن به اهداف سیستم، آن را یاری می کند.

این اجزا عبارتند از: درون داده ها، برون داده ها، پردازش (تبدیل کنندگی) کنترل و بازخور محدوده و محیط سیستم درون داده ها، برون داده ها و پردازش درون داده های سیستم شامل عواملی است که به صورتهای مختلف مانند مواد خام، انرژی، داده های خام، و نیروی انسانی وارد سیستم می شود.

پردازش فرایند تبدیل درون داده هاست، مانند تولید و انجام محاسبات.

برون داده ها حاصل و نتایج فرایند تبدیل است،‌ مانند محصول تمام شده، خدمات انسانی، اطلاعات مدیریت و نظایر آن که باید به مقصد نهایی آن منتقل شود.

کنترل و بازخور مفهوم سیستم با اضافه شدن دو جزء «بازخور» و «کنترل» کامل می شود.

چنین سیستمی را غالباً سیستم سایبرنتیکی می نامند.

چنانچه اطلاعات نشان دهد که نتایج عملکرد همسو و مطابق با استانداردهاست، در این صورت بازخور، مثبت نامیده می شود.

برعکس، چنانچه اطلاعات بازخور حاکی از تفاوتها و انحرافاتی نسبت به استانداردها باشد، در این صورت بازخور منفی است.

بازخور و کنترل به قدری به هم وابسته است که معمولاً بازخور، به عنوان بخشی از مفهوم کنترل تلقی می شود.

کنترلِ بازخور مثبت، ادامه فعالیتهای مؤسسه را به همان صورتی که انجام می شود ابقاء نموده یا تقویت می کند.

به عنوان مثال شما در پروژه ای، روشهای ساخت یافته را برای تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم به کار می برید.

پس از ارزیابی پروژه، پی می برید که نتایج مورد انتظار از لحاظ کیفیت، مدت زمان پروژه و … را بدست آورده اید، بنابر این سعی می کنید که در پروژه های دیگر نیز، به جای روش سنتی از این روش استفاده کنید.

کنترل بازخور منفی، یعنی نگهداشت عملیات مؤسسه در محدوده مشخص و پذیرفته شده عملکرد (استاندارد).

مدار کنترل با بازخور منفی، خود سیستمی را تشکیل می دهد که از عناصر زیر تشکیل شده است: معیارها و استانداردهای مورد انتظار برای عملیات.

خصوصیات یا شرایطی که باید کنترل شود (برون داده سیستم).

یک واحد حس کننده که خصوصیات یا شرایط فوق را دریافت و سنجش کند.

این گیرنده می تواند انسان یا ماشین باشد.

یک واحد کنترل کننده که نتایج دریافتی را با استانداردها (عملکردهای از پیش تعیین شده یا قابل قبول) مقایسه کند.

(سنجشگر) یک واحد اقدام کننده که اقدامات تصحیحی برای برطرف کردن انحرافها و تفاوتها (نسبت به استانداردها) به درون داده سیستم ارسال کند (شکل 4-1).

محیط و محدوده سیستم یک سیستم در خلاء زندگی نمی کند، بلکه در محیطی که سایر سیستمها وجود دارد فعالیت می کند.

محیط سیستم عامل خارج از آن است که بر رفتار سیستم اثر می گذارد، و در واقع غالباً تعیین می کند که سیستم چگونه باید انجام وظیفه کند.

مثلاً محیط یک سیستم تجاری شامل رقبا، خریداران، فروشندگان، دولت، سهامداران … ، و غیره است که با توجه به این عوامل، سیستم باید به فعالیتهای خود ادامه دهد.

انواع سیستم ها سیستمها بر حسب مورد، به روشهای مختلفی طبقه بندی شده است.

که از آن جمله می توان سیستمهای باز و بسته را نام برد.

سیستم بسته، همان طور که از نام آن پیداست سیستمی است که با محیطش هیچگونه ارتباطی به صورت مبادله انرژی و اطلاعات نداشته باشد.

انواع سیستمهای فیزیکی و شیمیایی از این دسته اند.

خصوصیت این گونه سیستمها این است که تمایل فزاینده ای برای رسیدن به وضعیت تعادل ایستا (سکون)، و انتروپی (بی نظمی) دارند.

انتروپی مبحثی در ترمودینامیک است که تشریح کننده موقعیت سیستمهای بسته است.

سیستم باز، سیستمی است که به طور مستمر درون داده هایی از محیط دریافت می کند و پس از تبدیل به صورتی دیگر، آن را به محیط باز می گرداند.

سیستمهای بیولوژیکی و اجتماعی از این گونه است.

کل گرایی کلیت و یکپارچگی سیستم، نشان دهنده آن است که عناصر تشکیل دهنده آن چگونه در هم گره خورده است، گرچه هر یک از بخشهای سیستم، وظایف منحصر به فردی را انجام می دهند، اما همه با هم کار می کنند.

در این صورت برای مطالعه یک سیستم باید کلیت آن را مورد مطالعه قرار داد.

مطالعه مجرد هر یک از عناصر تشکیل دهنده سیستم به تنهایی مفهومی ندارد، و فقط زمانی دارای معنا و مفهوم خواهد بود که در ارتباط با کل مورد بررسی قرار گیرد.

نظم نظم حکایت از سازمان و ساختار دارد.

اجزای یک سیستم به گونه ای مرتبط سازماندهی شده است که بتواند براساس یک برنامه از پیش تعیین شده (اعم از طبیعی یا تعیین شده توسط بشر)، با هم کار کنند.

مثلاً هر یک از اعضای بدن انسان (مثل دست یا سر) نقش خاصی را بر عهده دارد و همه آنها طوری با هم نظم یافته است که در مجموع، سیستم بدن انسان را به حرکت در می آورد.

سازمانها و مؤسسه ها که سیستمهایی متشکل از انسان و ماشین هستند نیز، طبق ساختار و سازمان مشخصی شکل می گیرند.

این ساختار که معمولاً در نمودار سازمانی یک مؤسسه متجلی می شود، به صورت سلسله مراتبی از ارتباطات و مسئولیتها نشان داده می شود و از مدیر عامل و هیئت مدیره در سطوح بالا، شروع می شود و به تعداد زیادی از کارکنان عملیاتی و خدماتی در سطوح پایین ختم می شود.

وابستگی اجزای سیستم هر سیستم برای انجام وظیفه (رسیدن به اهداف) باید از سایر سیستمها، درون داده هایی دریافت کند تا طبق هدف، آن را به برون داده هایی تبدیل کند.

این برون داده ها به نوبه خود، درون داده سیستم دیگری می شود.

مثلاً در یک واحد تولیدی، سیستم خرید از سیستم تولید درخواستهایی برای خرید مواد دریافت می کند (درون داده) که براساس آن، سفارش خرید (برون داده) تهیه، و برای فروشندگان ارسال می کند.

تعامل مفهوم تعامل به ارتباط متقابل اجزای یک سیستم با هم، اشاره می کند (شکل 8-1).

مثلاً در یک مؤسسه سیستم حقوق و دستمزد با سیستم پرسنلی، تبلیغات با فروش، و خرید با تولید در تعامل است.

هدف سیستمها دارای هدف (اهداف) و مقصودی هستند که برای رسیدن به آن در تلاشند.

هدف از سیستم حسابهای دریافتنی، جمع آوری مطالبات و رسیدگی به وضعیت حسابهای آن در یک مؤسسه است، و هدف سیستم هواپیمایی، حمل مسافر و بار به مقصد است.

سیستم ممکن است خود دارای هدف (اهداف) باشد، مثل انسان یا اینکه هدف (اهداف) در آن تعبیه شده باشد، مثل یک ماشین که به منظور انجام کار خاصی طراحی شده است.

سلسله مراتب سیستمها در درون محدوده سیستم، خود سیستم قرار دارد.

سیستم ممکن است از یک عنصر، یا چندین عنصر تشکیل شده باشد.

هر گاه هر یک از این عناصر، به نوبه خود سیستم دیگری باشد، یک زیرسیستم نامیده می شود.

هر یک از زیرسیستمها نیز ممکن است به زیرسیستمهای دیگری تفکیک و تقسیم شود.

مکانیزم سازش سیستمها باید دو مکانیزم غالباً متضاد را در خود داشته باشند.

از یک طرف برای ابقای تعادل خود، باید مکانیزمی داشته باشند که بین محیط و وضعیت زیرسیستمهای آن، حالت موازنه ای برقرار کند.

به این معنا که از تغییر سریع زیرسیستمها در برابر تغییرات محیطی، به طوری که وضعیت کل سیستم را به خطر اندازد، جلوگیری کند.

از طرف دیگر، چون سیستم در محیطی زندگی می کند که به طور مرتب در حال تغییر است، لذا باید مکانیزمی داشته باشد که تغییرات مذکور را شناسایی کرده و خود را با آن تطبیق دهد تا در رابطه با محیط، به تعادلی پویا دست یابد.

چنین تعادلی معمولاً با یادگیری از طریق بازخور اطلاعاتی، پاره افزایی، و با تخصصی تر شدن واحدها و رشد زیرسیستمهای درونی مؤسسه ها و سازمانها، حاصل می شود.

همپایانی مفهوم همپایانی این است که سیستم می تواند با شرایط اولیه و درون داده های متفاوت، به نتایج نهایی یکسانی دست یابد.

خصوصیت همپایانی که خاص سیستمهای باز است، حکم می کند که مؤسسه ها و سازمانها با استفاده از درون داده های متفاوت، و از راه حلهای مختلف و به روشهای گوناگون می توانند به اهداف خود دست یابند شکل (10-1).

این بر خلاف نظریه روابط علت و معلولی ساده است که از علوم فیزیک سرچشمه می گیرد و معتقد است که همیشه یک راه بهترین، برای رسیدن به اهداف وجود دارد.

سازمان و سیستمهای اطلاعاتی سازمان به عنوان یک سیستم سازمان یک سیستم باز هدف جو است که در برگیرنده خصوصیات سستم باز است.

مثلاً یک مؤسسه تجاری، در محیطی تجاری (سیستم فراگیر) فعالیت می کند که سایر سیستمها مانند رقبا، دولت، جامعه، مشتریان، فروشندگان، سهامداران و مؤسسه های مالی، و … در آن فعالیت می نمایند، یا بر آن احاطه دارند.

چنین سیستمی از لحاظ ساختاری به زیرسیستمهای مختلفی مانند واحدها، بخشها، قسمتها و، نظایر آن تفکیک می شود.

این واحدها معمولاً در برگیرنده فعالیتها، عملیات و وظایف مختلف سازمانی نظیر بازاریابی، مالی، تولید، نیروی انسانی، و … است.

سازمان با دریافت درون داده هایی به صورت مواد، نیروی انسانی، ماشین آلات، و اطلاعات؛ و از طریق وظایف فوق، آن را به محصولات، خدمات، اطلاعات، و … تبدیل می کند.

سازمان، سیستمی سازگار با محیط است که ضمن یادگیری و تأثیرپذیری از محیط، وضعیت خود را در مقابل تغییرات آن، تنظیم می کند.

سازمان و سیستمهای اطلاعاتی اطلاعات (پردازش شده و پردازش نشده) خونی است که در رگهای سازمان جاری است و سیستم اطلاعاتی، وسیله ای برای به جریان انداختن این خون در رگهای سازمان است.

سیستم اطلاعاتی در یک سازمان را می توان از ابعاد مختلفی مورد بررسی قرار داد، که اهم آنها عبارت است از: سیستمهای اطلاعاتی، براساس وظایف مختلف سازمانی سیستمهای اطلاعاتی، براساس عملیات و ساختار مدیریتی سازمان سیستمهای اطلاعاتی، براساس صورت فیزیکی آن سیستمهای اطلاعاتی براساس وظایف مختلف سازمانی گرچه ساختار سازمانی مؤسسه ممکن است بر مبنایی غیر از این وظایف، مثلاً بر حسب نوع محصول یا پروژه شکل گرفته باشد، اما سیستمهای اطلاعاتی به طور منطقی حول محور این وظایف می چرخد،‌ و در واقع تصویری از هر یک از این وظایف است.

ممکن است داده ها و اطلاعات یکسانی، مورد استفاده چند وظیفه سازمانی قرار گیرد، اما این وظایف از لحاظ فعالیتها، عملیات و مسئولیتهای سازمانی مجزا هستند.

بنابراین برای هر یک از آنها، یک سیستم اطلاعاتی مختص همان وظیفه در سازمان وجود دارد.

سیستمهای اطلاعاتی براساس عملیات و ساختار مدیریتی سازمان در جریان انجام عملیات و فعالیتهای مربوط به هر یک از وظایف سازمانی و تعامل و تقابل آنها با یکدیگر، پیوسته اطلاعاتی (خام) وارد سازمان یا مؤسسه می شود، یا در داده ها و اطلاعات موجود تغییر داده می شود.

جمع آوری، پردازش، نگهداری سوابق، به روزرسانی، انجام تغییرات مورد لزوم در این سوابق، تهیه نتایج عملکردهای این وظایف و توزیع آن بین استفاده کنندگان مختلف، بر عهده سیستمهای اطلاعاتی و عملیاتی مؤسسه است.

سیستمهای اطلاعاتی مدیریت برای مدیریت سازمان به طور کلاسیک، وظایفی بر شمرده شده است که اهم آن برنامه ریزی، کنترل، و اساساً تصمیم گیری است.

همچنین مدیریت سازمان برای انجام وظایف محوله، به صورت هرمی تشبیه می شود که از سه لایه عمده مدیریت سطوح بالا، سطوح میانی و سطوح پایین تشکیل شده است.

بر حسب این که مدیریت در کدام یک از لایه های مذکور قرار گرفته است برنامه ریزی، کنترل و تصمیم گیری متفاوتی دارد.

به طوری که در سطوح بالا، برنامه ریزیها، استراتژیک و بلند مدت؛ در سطوح میانی، تاکتیکی و میان مدت؛ و در سطوح پایین، کوتاه مدت و مربوط به فعالیتهای جاری و روزمره است.

برعکس وظیفه کنترل در سطوح بالا، کلی و شامل عملکرد تمامی واحدها و وظایف مختلف سازمانی به صورت کلی است؛ در سطوح میانی، شامل کنترل مدیریت و عملکرد واحدهای تحت مسئولیت هر مدیریت است؛ و سرانجام در سطوح پایین، کنترلها تفصیلی و شامل عملیات روزمره و جاری تحت مسئولیت هر مدیر است.

شکل (3-2) ابعاد برنامه ریزی و کنترل را در سطوح مختلف نشان می دهد.

تصمیم گیری در سطوح پایین؛ مکرر، روزمره، و دارای ساختاری مشخص است که از قبل قابل پیش بینی و برنامه ریزی است.

این گونه تصمیمات بطور عمده بر اساس حقایق، داده ها و اطلاعات موجود در سازمان صورت می گیرد؛ و کمتر به قضاوت شخصی نیاز دارد، زیرا مسئله دارای پارامترها و راه حلهای مشخص است.

با پیشرفت تکنولوژی اطلاعاتی، سیستمهای اطلاعاتی مختلفی برای پاسخگویی و پشتیبانی این وظایف و تصمیم گیریهای مدیریت، تکامل یافته است که به نام سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نامیده می شود.

سیستمهای اطلاعاتی مدیریت انواع مختلفی دارد که اهم آنها عبارت است از: سیستم اطلاعاتی مدیریت یا سیستم گزارشهای مدیریت سیستم اطلاعاتی پشتیبان تصمیم گیری سیستم اطلاعاتی مدیریت سطوح بالا سیستم گزارشهای مدیریت سیستم گزارشهای مدیریت یا آنچه که به طور کلاسیک به نام سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نامیده می شود، گزارشهای چاپی یا تصویری را در اختیار مدیریت قرار می دهد که نوع و فرمت آنها از قبل قابل پیش بینی است.

سیستم اطلاعاتی پشتیبان تصمیم گیری، این نوع سیستم که ادامه یا مکمل سیستم اطلاعاتی مدیریت است، از مدلهای تصمیم گیری و پایگاه داده هایی خاص، برای تهیه اطلاعات در جهت پشتیبانی از تصمیمات نیمه ساخت یافته یا ساخت نیافته، استفاده می کند.

سیستم اطلاعاتی مدیریت سطوح بالا، چون مدیریت سطوح بالا اطلاعاتی برای برنامه ریزی استراتژیک و کنترل کلی مؤسسه نیاز دارد، این سیستم طوری طراحی می شود که مدیریت سازمان بتواند به سهولت و با سرعت به اطلاعات منتخب و مورد نیاز در مورد عوامل کلیدی سازمان، دست یابد.

سیستمهای اطلاعاتی بر اساس صورت فیزیکی آن یکی دیگر از راههای بررسی و شناخت سیستمهای اطلاعاتی، شناخت صورت فیزیکی آن است که شامل اجزای فیزیکی، و وظایف پردازشی آن است.

اجزای فیزیکی سیستم اجزای فیزیکی سیستم اطلاعاتی، عبارت است از: سخت افزارها، نرم افزارها، رویه ها، دستورالعملها، و پرسنل اجرایی آن.

جدول (1) به طور خلاصه، اجزای فیزیکی یک سیستم اطلاعاتی کامپیوتری را تشریح می کند.

وظایف پردازشی سیستم اجزای فیزیکی سیستم اطلاعاتی، وظایف آنرا تشریح نمی کند ولی یک سیستم اطلاعاتی کامپیوتری، به طور عمده وظایف زیر را انجام می دهد: پردازش تراکنشها ابقاء و به روزرسانی فایلها تهیه گزارشهای مختلف پردازش پرسشها پردازش تراکنشها، همان طور که در بحث سیستمهای اطلاعاتی عملیاتی گفته شد، سیستم اطلاعاتی تراکنشها و رویدادهایی را که حاصل انجام عملیات مؤسسه است، پردازش می کند.

(شکل 6-2).

ابقاء و به روزرسانی فایلها، در حین عملیات پردازشی فوق، علاوه بر استفاده ای که از داده ها و اطلاعات موجود در فایلهای اصلی یا پایگاه داده ها می شود، هر گونه تغییرات در محتویات فایلها نیز باید بطور مرتب در آنها ثبت شده و به روز درآید تا معرف آخرین و درست ترین اطلاعات باشد.

(شکل 7-2) تهیه گزارشهای مختلف، لیستها و گزارشها (چاپی و تصویری)، مهمترین محصول یا برون داده یک سیستم اطلاعاتی است که غالباً به صورتی مستمر و با فرمتی از پیش تعیین شده تهیه می شود.

(شکل 8-2) پردازش پرسشها، برون داده دیگر سیستم اطلاعاتی، پاسخگویی سریع به پرسشهای اتفاقی و تصادفی استفاده کنندگان سیستم است و مستلزم آن است که پایگاه داده های سیستم، براحتی قابل دسترسی باشد.

(شکل 9-2) رویکرد سیستمی و کاربرد آن رویکرد سیستمی پاسخ این است که بر اساس مفاهیم و تئوری عمومی سیستمها، نگرشی شکل می گیرد که نگرش یا رویکرد سیستمی نامیده می شود.

از طرفی این نگرش یک طرز تفکر است و از طرف دیگر، روشی برای برخورد با مسئله است که قابلیت استفاده در حل مسائل سازمانی را بخوبی داراست.

هر گاه این رویکرد در حل مسائل سازمانی به کار گرفته شود، به عنوان متدولوژی یا روش کلی حل مسئله نامیده می شود؛ و زمانی که برای تحلیل، طراحی، و بهبود سیستمهای اطلاعاتی مورد استفاده قرار می گیرد، به عنوان متدولوژی یا روش تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم نامیده می شود.

رویکرد سیستمی برای برخورد با مسئله، ابتدا آنرا سازماندهی می کند، سپس برای درک بهتر مسئله و یافتن راه حل، از دو سیاست کلی تجزیه و ترکیب به شرح صفحه بعد پیروی می کند: تجزیه با استفاده از رویکرد سیستمی، تحلیل کننده مسئله (سیستم) پس از سازماندهی آن، و برای درک بهتر و یافتن راه حل، آن را به اجزای تشکیل دهنده آن یعنی قطعاتی کوچکتر تجزیه می کند.

هدف از این کار آن است که ابتدا کل مسئله – چیزی که به عنوان یک «کل» پیچیده تر از آن است که یکباره شناخته شود – مروری کلی شود، سپس به گروهی از زیر مجموعه ها که دارای قابلیت درک بیشتری است، بررسی آن عملی تر و ساده تر، و ارتباطات بین آنها به سادگی قابل شناخته شدن است، تجزیه شود.

زیرمجموعه های مسئله (سیستم) نیز به نوبه خود، به اجزای کوچکتری تقسیم می شود؛ به طوری که هر یک از این اجزاء به صورت عناصری مستقل و مجزا درآید که تحلیل کننده بتواند راه حل مناسب برای هر یک بیابد؛ و در عین حال، با توجه به ارتباطی که این اجزاء از طریق ساختار با هم دارند (که بر حسب سلسله مراتب وظایف اجزاء شکل گرفته است)، کلیت مسئله را همواره حفظ کند.

(شکل 1-3) ترکیب پس از عمل تجزیه، بررسی اجزای تجزیه شده و یافتن راه حل مناسب برای هر یک از اجزاء؛ گام بعدی، جمع کردن، ترکیب و یکپارچه کردن این راه حلها در یک راه حل کلی مسئله است.

برای این کار ساختار سلسله مراتبی که در مرحله تجزیه، بنا گذاشته شده است، نقطه ای است برای ساختار دادن به این راه حلها، به صورت یک «کل» یا «مجموعه یکپارچه»، که ساختار آن مطابق با ساختار مسئله اولیه است.

شکل (1-3) عمل تجزیه و ترکیب را نشان می دهد.

روش کلی حل مسئله رویکرد سیستمی، در چهارچوب روش کلی حل مسئله، به صورت گروهی فعالیتهای سازمان یافته و به هم وابسته در می آید که به طور اختصار، ما به شرح این فعالیتها می پردازیم.

روش کلی حل مسئله شامل فعالیتهای زیر است: تعیین و شناخت مسئله در بطن کل سیستم جمع آوری اطلاعات مربوط به مسئله تعیین راه حلهای مختلف ارزیابی راه حلهای مختلف انتخاب بهترین راه حل اجرای راه حل انتخاب شده ارزیابی موفقیت راه حل اجراء شده روش تجزیه و تحلیل سیستمها نیز دارای سه مرحله عمده می باشد که هر یک از چندین فعالیت تشکیل شده است.

این مراحل عبارتند از: تجزیه و تحلیل سیستم طراحی سیستم اجرای سیستم طراحی شده تجزیه و تحلیل سیستم فعالیتهای این مرحله، به طور اختصار شامل موارد زیر است: تشخیص و تعریف مسئله تعیین اهداف و محدودیتها تشخیص نیازهای سیستم جدید تعیین راه حلهای مختلف تأمین نیازهای فوق انتخاب بهترین راه حل با توجه به معیارهای مشخص طراحی سیستم در طراحی سیستم، موارد زیر انجام می شود: تعیین دقیق مشخصات سیستم انتخاب شده از لحاظ درون داده ها، برون داده ها، کنترلها، و فایلها یا پایگاه داده ها تهیه مشخصات سخت افزارها، نرم افزارها و نیروی متخصص لازم اجرای سیستم طراحی شده این مرحله، شامل موارد زیر است: تهیه و استقرار سخت افزارها و نرم افزارهای انتخاب شده در مرحله قبل آموزش نیروی انسانی به منظور پیاده سازی سیستم جدید جایگزین نمودن سیستم جدید با سیستم قبلی ارزیابی نتایج عملکرد سیستم جدید تحلیلگر سیستم و نقش او در فرایند تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم امروزه فرایند تجزیه و تحلیل سیستم، غالباً به تهیه و ایجاد سیستمهای اطلاعاتی کامپیوتری منجر می شود.

در این صورت تحلیلگر از یک طرف با گروهی از استفاده کنندگان سیستم روبروست که وظایفی را که در سازمان انجام می دهند، بخوبی می شناسند اما نمی دانند چگونه از کامپیوتر برای انجام کارشان استفاده کنند، و در این کار از او کمک می گیرند.

و از طرف دیگر، با برنامه نویسان کامپیوتر روبروست که کمتر با وظایف سازمانی آشنا هستند، اما کامپیوتر را بخوبی می شناسند و می دانند که چگونه از آن در انجام وظایف سازمانی استفاده کنند.

بنابراین آنها نیز برای ترجمه و انتقال وظایف سازمانی به برنامه های قابل اجرای کامپیوتر از وی کمک می گیرند.

در واقع پس از این که تحلیلگر، سیستم مورد مطالعه (وظایف سازمانی) را بررسی کرد، نیازهای استفاده کنندگان سیستم را تعیین، و سیستم مناسبی برای آنان طراحی کرد، نتایج (مشخصات سیستم) را در اختیار برنامه نویسان قرار می دهد.

کار او در این بین، پل زدن بین دانشی است که استفاده کنندگان سیستم از وظایف خود، و تکنولوژی لازم برای انجام آن وظایف دارند.

(شکل 2-3) بسیاری از سازمانها، معمولاً برنامه نویسان با تجربه خود را به سطح یک تحلیلگر، ارتقاء می دهند یا تصور می کنند که یک برنامه نویس کم تجربه، نمی تواند تحلیلگر خوبی باشد.

هیچ یک از موارد فوق صحت ندارد، نه یک برنامه نویس خوب حتماً تحلیلگر خوبی می شود، و نه یک برنامه نویس احتمالاً کم تجربه، آنالیست بدی از آب در می آید.

به قول یکی از صاحبنظران این فن: «تحلیلگر خوب، شخصی است که با مدیریت و استفاده کنندگان سیستم بخوبی ارتباط برقرار می کند؛ تجارب خود را مستند می کند؛‌ قبل از ارائه پیشنهاد مسئله را بخوبی درک می کند؛ قبل از صحبت کردن خوب فکر می کند، فرایند چرخه تکاملی سیستم را هدف و جهت می بخشد، به درک اهداف بلند مدت و کوتاه مدت سازمان کمک می کند، از ابزار و روشهای مناسب برای کار خود استفاده می کند و از کار با افراد لذت می برد.» دانش و زمینه های تخصصی مورد نیاز به طور کلی چون یک تحلیلگر نقش مترجم بین استفاده کنندگان سیستم و برنامه نویسان کامپیوتر را ایفا می کند.

بنابراین نفس کار مستلزم این است که تحلیلگر زبان هر دو را بخوبی بشناسد، تا بتواند نیازهای یک طرف را برای دیگری ترجمه کند.

از طرف دیگر، لازم است که تحلیلگر با کامپیوتر و تکنولوژیهای وابسته به آن به خوبی آشنا باشد، و به طور مستمر در جریان پیشرفتها و تحولات در این زمینه قرار گیرد.

داشتن مهارت در یک یا چند زبان سطح بالا، به آنان در شناخت تواناییهای این زبانها، و در طراحی سیستمی با قابلیتهای بیشتر کمک می کند.

دانشها و مهارتهای عمومی مورد نیاز اگر چه داشتن دانش و مهارت در زمینه های وظایف سازمانی و همچنین کامپیوتر، برای تحلیلگر یک اصل است، اما مسئله ای که به همان اندازه اهمیت دارد، این است که او در کار خود با افراد (کارکنان و استفاده کنندگان سیستم)، سروکار دارد.

یک تحلیلگر با تجربه و متخصص می تواند سیستمی بسیار پیشرفته و مناسب ارائه دهد، اما به علت عدم همکاری کارکنان، سیستم با شکست روبرو شود.

مهارت حل مسئله و خلاقیت تحلیلگر باید قادر باشد که مسئله یا مشکل مؤسسه را به اجزای کوچکتر تجزیه کند، آن را از ابعاد مختلف بررسی و تحلیل کند، و سپس این اجزاء را برای یافتن راه حل کلی دوباره در متن آن جمع کند.

او باید قابلیت و قوه ابتکار برای خلق راه حلهای مختلف حل مسئله را داشته باشد.

دانش فنی و تخصصیِ حرفه ای تحلیلگر برای ایفای نقش خود، باید به دانش فنیِ تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم مسلط باشد.

این دانش شامل مفاهیم و تئوری سیستمها، تکنیکها و ابزارهای تجزیه و تحلیل و طراحی، و روشهای تجزیه و تحلیل است.

مروری کلی بر روشهای سنتی تجزیه و تحلیل چرخه تکاملی سیستم چرخه تکاملی سیستم؛ فرایندی است که از طریق آن تحلیلگران، طراحان، برنامه نویسان، مسئولان، و مدیران یک مؤسسه مشترکاً سیستمهای اطلاعاتی را بنا می نهند؛ و وسیله ای است که مدیران پروژه را قادر می سازد که روند پیشرفت فعالیتها و مراحل مختلف پروژه، و عملکرد گروههای درگیر مطالعه را ارزیابی و کنترل نمایند.

چرخه تکاملی شامل مراحل عمده ای به نام تجزیه و تحلیل، طراحی، و استقرار سیستمهای اطلاعاتی است.

چرخه تکاملی، یک ابزار کنترل پروژه و چهارچوبی است که مراحل و وظایفی را که برای بررسی، ایجاد و طراحی سیستمهای اطلاعاتی، ضروری است تعیین می کند.

بنابراین متدولوژی، خط مشی های گام به گام مؤسسه ها و شرکتها است که برای تکمیل یک یا چند مرحله از مراحل چرخه تکاملی به کار گرفته می شود.

سیستمها به دلیل تعامل درونی اجزا با یکدیگر و برونی آنها با محیط، پیوسته رفتارهای مختلف و گاه پیچیده ای دارند.

این گوناگونی و پیچیدگی رفتارها؛ محققان را بر آن می دارد که برای درک و تشریح یا پیش بینی رفتار یک سیستم (مسئله مورد نظر)؛ بر اساس متغیرها و پارامترهای مورد نظر، از آن مدلی بسازند و با بکارگیری و انجام تغییراتی در آن، نتایج را بررسی کنند.

مدل فیزیکی مدل فیزیکی تصویری از سیستم است که چگونگی انجام کار را نشان می دهد.

به عبارت دیگر، عملیات سیستم را به همان ترتیبی که واقعاً‌ رخ می دهد، در مکانی که رخ می دهد، با وسیله، یا شخصی که آن را انجام می دهد، نشان می دهد.

مدل منطقی مدل منطقی، تصویری از سیستم است که «آنچه» ، «باید» در سیستم انجام شود را نشان می دهد.

در این مدل، به ترتیب واقعی و وسایل پردازش عملیات توجهی نمی شود؛ بلکه عملیات سیستم به صورت شبکه ای از فعالیتهای مختلف و ضروری برای سیستم نمایش داده می شود؛ و بر جریان و حرکت منطقی داده ها در طول سیستم تکیه دارد.

چرخه تکاملی سنتی تجزیه و تحلیل سیستم به طور کلی تجزیه و تحلیل سیستم، فرایند بررسی وضعیت موجود یک سیستم، به منظور بهبود بخشیدن به آن از طریق ارائه راه حلهای بهتر و مناسبتر است.

فعالیتهای تجزیه و تحلیل، در دو مرحله به نام مطالعه مقدماتی و مطالعه تفصیلی صورت می گیرد: مطالعه مقدماتی با دریافت درخواست (درخواستها) برای ایجاد و طراحی یک سیستم جدید، یا بهبود سیستم موجود آغاز می شود.

هدف از این مطالعه در درجه اول تعیین و تشخیص ماهیت مسئله، شناخت امکانات و محدودیتهای مطالعه، و همچنین تعیین ارزشمندی درخواست مربوطه است، و پس از آن، تعیین گامهای بعدی اجرای پروژه است.

نتایج مطالعه ممکن است توقف مطالعه؛ بهبود سیستم موجود با انجام پاره ای اصلاحات؛ یا طراحی سیستم جدیدی را پیشنهاد کند؛ که در صورت موافقت با طراحی سیستم جدید، مطالعه تفصیلی آن آغاز شود.

مطالعه تفصیلی در این مرحله تحلیلگر به مطالعه دقیق و تفصیلی سیستم موجود می پردازد.

به این معنا که ساختار سازمانی، خط مشی ها، سیاستها، هدفها، مراحل انجام کار، درون داده ها و برون داده های سیستم، فایلها، گزارشها، کنترلهای داخلی و نظایر آن را مورد بررسی دقیق قرار می دهد، و با مدیران و مسئولان اجرایی به منظور تشخیص مسئله و نیازهای اطلاعاتی سیستم، به مصاحبه می نشیند.

پس از انجام مطالعات فوق، تحلیلگر باید راه حلهای مختلفی را برای طراحی سیستم جدید بررسی کند.

برای ارزیابی نهایی، نتایج بررسیهای فوق به صورت گزارشی رسمی، حاوی پیشنهاد (پیشنهادهای) تحلیلگر به مدیریت ارائه می شود.

این گزارش نتایج مطالعات تحلیلگر از سیستم موجود، همچنین نتیجه بررسی راه حلهای مختلف، و نیازهای اطلاعاتی استفاده کنندگان سیستم یا اهداف سیستم جدید را نشان می دهد.

طراحی، فرایند تهیه نقشه و مشخصات دقیق سیستم پیشنهادی انتخاب شده است.

در مرحله طراحی، سه فعالیت عمده به شرح زیر صورت می گیرد: طراحی نیازهای اساسی سیستم برنامه نویسی، تست کردن، و اشتباه زدایی انتخاب سیستم (در صورت لزوم) طراحی نیازهای اساسی سیستم برون داده های سیستم درون داده های سیستم فایلها یا پایگاه داده های سیستم مکانیزم کنترلهای سیستم روشها و مراحل انجام کار ابزار و تجهیزات لازم (سخت افزارها، وسایل ارتباطی و نظایر آن) برنامه نویسی، تست کردن، و اشتباه زدایی در مرحله طراحی سیستم، مقدار وقت زیادی صرف برنامه نویسی (کدینگ)، تست کردن، و اشتباه زدایی برنامه های کامپیوتری می شود.

انتخاب سیستم در صورتی که سیستم انتخاب شده توسط مدیریت، مستلزم خرید سخت افزار، نرم افزار، یا هر دو باشد؛ مؤسسه باید وارد مرحله انتخاب سیستم شود.

چنین فرایندی، شامل ارسال درخواست به فروشندگان سخت افزار و نرم افزار، بررسی پیشنهادهای فروشندگان، انتخاب سیستمی که نیازهای طراحی را برآورده کند، و در نهایت بستن قرارداد خرید سیستم مورد نظر با فروشنده است.

اجرا و استقرار سیستم جدید پس از طراحی و تست نهایی، سیستم آماده اجرا و استقرار است.

برای سهولت تبدیل و انتقال سیستم قدیم با سیستم جدید، برنامه ریزی دقیق و جدول زمان بندی صحیح لازم است، و این عمل با استفاده از تکنیکهای کنترل پروژه نظیر CPM و PERT صورت می گیرد.

گامهای مهم شامل: تغییر ساختار سازمانی، سازماندهی مجدد مسئولیتها، انتخاب و استخدام کارکنان جدید و آموزش آنان، آماده سازی محل استقرار سیستم، تبدیل و اجرای عملیات سیستم باشد.

پشتیبانی و نگهداشت سیستم هر سیستم اطلاعاتی معمولاً به مرور نیازمند اصلاحاتی است که ادامه حیات آن را تضمین کند.

پشتیبانی و نگهداشت سیستم، ممکن است شامل موارد زیر باشد: پشتیبانیهای ضروری و اتفاقی، به منظور حذف اشتباهاتی که بطور ناگهانی در سیستم رخ می دهد.

پشتیبانیهای مستمر و جاری که به منظور به روز نگهداشتن سیستم در مقابل تغییر مشی های داخلی (مثل تغییر سیاست تخفیفات فروش)، یا تغییرات قوانین خارج از مؤسسه (مثل قوانین مالیاتی و …) صورت می گیرد.

پشتیبانیهایی برای بهبود سیستم اطلاعاتی به منظور ارائه خدمات بهتر و مناسبتر.

چرخه تکاملی ساخت یافته اساس یک چرخه تکاملی ساخت یافته بر استفاده از موارد زیر استوار است: متدولوژی ساخت یافته ابزار و تکنیکهای ساخت یافته متدولوژی ساخت یافته متدولوژیهای ساخت یافته، با نگرشی متفاوت از متدولوژیهای سنتی و با تکیه بر وجوه منطقی سیستم (مسئله)، به آن چهارچوب و ساختار داده، به تجزیه و تحلیل، طراحی و اجرای سیستمهای اطلاعاتی می پردازد.

ابزار و تکنیکهای ساخت یافته از تکنیکهای مشهور ساخت یافته، موارد زیر را می توان نام برد: نمودار جریان داده ها (ن ج د) دیکشنری داده ها نمودار ارتباط موجودیتها نمودار ساختار برنامه نمودار جریان داده ها (ن ج د) یکی از تکنیکهای مشهور ساخت یافته، نمودار جریان داده هاست که نشان دهنده تغییر عمده ای در نحوه نگرش به سیستم است.

ن ج د ها، درک کلی تر، واضحتر و کاملتری از سیستم، نسبت به روشهای سنتی می دهد و تأکید آن بر وجوه منطقی سیستم است تا وجوه فیزیکی آن.

ن ج د ها، به سیستم به صورت جریان داده هایی که وارد آن شده، و پردازشهایی که بر روی آنها انجام می شود تا برون داده هایی تولید شود، می نگرد.

در مرحله تجزیه و تحلیل سیستم از ن ج د ها در چهار مورد زیر (شکل 2-5) استفاده می شود: رسم ن ج د فیزیکی سیستم موجود، به منظور شناخت و درک آن.

رسم ن ج د منطقی سیستم موجود، به منظور شناخت نیازهای اساسی سیستم.

رسم ن ج د منطقی سیستم جدید، با استفاده از ن ج د منطقی سیستم موجود به علاوه نیازهای تعیین شده برای سیستم جدید.

رسم ن ج د فیزیکی سیستم جدید (و انتخاب یک راه حل از بین راه حلهای مختلف)، به منظور تعیین مشخصات فیزیکی سیستم جدید (نحوه پردازش و ابزار مورد استفاده).

دیکشنری داده ها در رسم ن ج د ها، نامهای با معنی به هر یک از جریانهای داده، ذخایر داده ها، و پردازشهای سیستم داده می شود.

برای اینکه تحلیلگران، برنامه نویسان و استفاده کنندگان سیستم درک کامل، صحیح، و مشترکی از اجزای سیستم داشته باشند؛ باید هر یک از موارد فوق به طور کامل تعریف و تشریح شود؛ که این خود محتویات یک دیکشنری داده ها را تشکیل می دهد.