دانلود مقاله تعریف سازمان

تعریف سازمان

تعاریف مختلفی درباره سازمان در کتاب ها و مقالات مربوط به مدیریت درج شده است که به تعدادی از آنها اشاره می کنیم:

سازمانها عبارتند از سیستم های اجتماعی بزرگ و پایداری که فعالیت های اعضای آنها برای رسیدن به هدف های محدود و مشخص هماهنگ شده است.

سازمان بخشی از مدیریت است که:

الف) مسوولیت هایی که توسط آن، فعالیت های موسسه بین کارکنان ( مدیر، متخصص و سرپرست) تقسیم و یا به آنها واگذار شده است.

ب) روابط رسمی را که بخاطر این مسئوولیت ها بین کارکنان به وجود آمده است تعیین می نماید.

3) یک سازمان رسمی، سیستمی از فعالیت ها یا نیروهای دو یا چند نفره است که این فعالیت ها با نیروها با آگاهی هماهنگ شده است.

4) سازمان واحدی است اجتماعی – یا گروه بندی متشکلی است از انسانها – که به عمد ساخته و بازسازی شده است تا دست یابی به هدف های مشخص ممکن شود.

5) سازمان عبارت است از یک رشته روابط منظم و و عقلانی است که بین افرادی که وظایف پیچیده و متعددی را انجام می دهند، و کثرت تعداد آنان به قدری است که نمی توانند با هم در تماس نزدیک باشند و به منظور تامین هدف های مشترک خاصی برقرار می گردد.

6) یک سازمان عبارت از سیستمی است برای تحرک و هماهنگی کوشش های مختلف گروه ها ( معمولاً گروه های تخصصی) به منظور دست یافتن به هدف های مشترک.

7) سازمان تنها ر نمودار سازمانی خلاصه نمی شود بلکه در سالهای اخیر به عنوان یک موجود زنده ، غیر معمول، خصوص به خود و بیشتر انسانی شناخته شده است، نه چهارخانه های نمودار مانندی که پیشنهاد می گردد . سازمانها همچون وجود یک انسان سیستم های دینامیک و خود تنظیم می باشند.

سازمان Organization

توسعه و تکامل اشکال مختلف زندگی در جوامع انسانی، سازمان های متنوع و متعددی را به وجود آورده است. توسعه نیازمندی های متعددی که منشا آن تکامل و تغییر شکل در زندگی انسان است در جوامع مختلف می باشد، بر اهمیت سازمان افزوده است.

تنوع و تعدد وظایف سازمان ایجاب می کند که طبق اصول و موازینی تشکیل گردد.

سازمان های موجود در هر کشور هدف های مختلفی دارند چنانچه هدف موسسات نظامی با مقاصد دانشگاه و یا فروشگاه و موسسات تولیدی تفاوت محسوس دارد . لیکن آنچه در کلیه سازمان های انسانی مشاهده می شود و باصطلاح وجه مشترک جمیع آنها محسوب می گردد، اجتماع یک دسته از افراد است که بطور دسته جمعی تحت رهبری سلسله مراتب سازمانی با امکانات محدود به منظور تحقق مقاصد خاصی همکاری می کنند، بدین ترتیب:

سازمان عبارت از یک رشته روابط منظم و عقلائی است که بین افرادیکه وظائف پیچیده و متعددی را انجام می دهند و کثرت تعداد آنآن بقدری است که نمی توانند با هم در تماس نزدیک باشند . به منظور تامین هدف های مشترک خاصی برقرار می گردد.

تعریف فوق اگرچه جامع و معرف همکاری هوشیارانه دسته جمعی به منظور تحقق هدف های مشترک است معذلک عناصر ضروری تشکیل سازمان را به خوبی نشان نمی دهد.

 تعریف سازمان

            منظور از سازمان واگذاری وظیفه مشخص و متمایز به تک تک افراد است و نیز حصول اطمینان از این که این وظایف آن خیال هماهنگ اند که سازمان می تواند هدف های خود را تحقق بخشد. هرگز سازمان به جز در موارد خیلی نادر خود غایب نیست بلکه وسیله ای است برای نیل به غایتی و غایت تحقق هدف های سازمان است. بنابراین یک سازمان متشکل از افرادی است با وظایف متفاوت که برای تحقق هدف های سازمان هماهنگ شده اند.

تعریف سیستم

اصطلاح " سیستم" به " مجموعه ای از اجزا وابسته" اطلاق می شود. به عبارت دیگر، سیستم به معنای یک " کل" بکار می رود که از ترکیب اجزا متعددی تشکیل یافته است. بدین ترتیب، اصطلاح " سیستم" مفهوم وسیع و گسترده ای دارد که شامل مصادیق مختلفی در زیست شناسی و امور فیزیکی و اجتماعی و نظیر آنها می شود. به عنوان مثال ، در زیست شناسی بدن موجود زنده یک سیستم تلقی می شودکه از اجزا یا سیستم های فرعی متعددی ( مانند دستگاه گوارش – دستگاه اعصاب و گردش خون و غیره) تشکیل یافته است در نتیجه فعل و انفعال و تاثیر متقابل اجزا وابسته پدیده کل " سیستم" ظاهر می شود.

انواع سیستم

سیستم معمولاً به دو دسته تقسیم می شود: 1) سیستم باز(open seytem) و سیستم بسته(closed system ).

سیستم بسته closed system و مشخصات آن

            سیستم بسته بیشتر به سیستم های مکانیکی در فیزیک و علوم تجربی اطلاق می شود سیستم بسته صرفاً با استفاده از نیروهای داخلی و بدون ارتباط با محیط خارج می تواند به کار خود ادامه دهد. در نظریه های کلاسیک، سازمان عنوان یک " سیستم بسته" تلقی می شود که فقط شکی بر عوامل و نیروهای داخلی است و بدون ارتباط با محیط خارج می تواند مسائل خود را از طریق سلسله مراتب و تقسیم کار در روابط رسمی در داخل دستگاه حل و فصل کند.

یکی از مشخصات سیستم بسته، گرایش ذاتی در جهت تعادل ایستا static Equilibrium)  درکور و توقف است . به عبارت دیگر، در سیستم بسته بازده دستگاه تناسبی با منابع مصروفه ندارد و اتلاف منابع ، بی نظمی و اختلال و اقدامات بدون هدف برای حفظ وضع موجود رواج پیدا می کند.

انواع سیستم

سیستم باز و سیستم بسته

سیستم ها را به صورت های مختلفی تقسیم بندی کرده اند که به شرح آنها می پردازیم:

سیتم بسته سیستمی ئاست که با محیط خود به تعادل ثابت ( استاتیک) رسیده باشد این سیستم که با استفاده از فیزیک کلاسیک طرح شده است ، به صورت تئوریک و در حالت مطلق خود منحصر به دنیای بسته هسته اتم ها است که با محیط خود رابطه ای ندارد و در صورت ارتباط متلاشی و منجر می گردند.

در مدیریت، سیستم بسته شامل مکتب کلاسیک می شود و از آنجا که سازمان های مبتنی بر اصول " مدیریت عملی" بیش از آنکه در ارتباط با محیط خود و عوامل انسانی باشد. به عوامل فیزیکی و آنهم عوامل فیزیکی داخل سازمان توجه دارند و نیز از آنجایی که شروع و خاتمه فعالیت های افراد، نوع ، تعداد و ساعات کار آنها  به کار می رود. هر چند این واژه به صورت نسبی در این سازمان ها مفهوم پیدا می کند و مفهوم مطلق آن در مدیریت و به طور کلی در علوم انسانی مصداق ندارد.

سیستم باز

سیستمی است که با محیط خود به یک تعادل پویا( دینامیک) رسیده باشد . بدین ترتیب که ار تغییرات محیط متاثر شده و خود نیز روی محیط اثر می گذارد و تعادل آن پیوسته در حال تغییر است و از یک تعادل به تعادل جدیدی می رسد.

در سیستم های باز به دلیل ارتباط دائم با محیط خود، تمایل به نظم وجود دارد و سیستم در حال رشد است که علت آن جذب آنترویی منفی از محیط از طریق تبادل ماده انرژی و اطلاعات می باشد.

خصوصیات مهم سیستم ها

کلیه سیستم ها ، دارای خصوصیات مهم و مشترکی هستند که آشنایی با آنها برای شناخت و کنترل سازمان های اجتماعی و فعالیت مربوط به آنها راهنمایی موثر است. این خصوصیات عبارتند از:

1) داده ها

در نمودار سیستم ها، سه قسمت اصلی مشاهده می شود که در برگیرنده داده ها ، فرآیند و باز داده ها می باشد. هر سیستمی برای ادامه موجودیت خود ، چیزهای مختلفی از محیط پیرامون خویش می گیرد. به عنوان مثال یک مدرسه، از طریق آموزش و پرورش مقداری بودجه تامین می کند، تعدادی از کودکان و نوجوانان مربوط به خانواده های گوناگون را می پذیرد و آموزگاران دروس مورد نیاز را از محیط جذب می نمایند تمامی این ها، داده های این مدرسه را تشکیل می دهند.

همچنین باید به یک بیمارستان ، پزشک، دارو ، پرستار، مریض و وسایل لازم داده شود که همه آنها را داده های بیمارستان می نامند.

2) فرآیند

فرایند معرف یک یا دسته ای از فعل و انفعالات است که به منظور تبدیل داده ها به باز داده ها انجام می گیرد. در مثال مدرسه، تمام داده ها مثل دانش آموز، آموزگار بودجه و تجهیزات به خاطر عمل آموزش به کار می رود. فرآیند همان تغییراتی است که در محصلین انجام می شود و به موجب آن، آنچه را که قبلاً  نمی داشتند یاد می گیرند در مثال بیمارستان کلیه عملیاتی که روی بیمارستان توسط داده ها انجام می شوند فرآیند نام دارد:

گاهی فرآیندی را جعبه یا جعبه سیاه می نامند، زیرا در این مرحله یا در داخل این قسمت عملیاتی انجام می شود که ممکن است قسمتی یا حتی همه آن برای انسان یا بیننده ، ناشناخته باشد.

3) بازداده ها

داده های سیستم، پس از انجام فعل و انفعالاتی که روی آنها صورت گرفت و یا تغییراتی که در آنها بوجود آمد، به شکل های گوناگون خارج می گردند که در این حالت بازداده ها نامیده می شوند . در مثال مدرسه، باز داده ها همان کودکانی می باشند که با سواد شده اند و در بیمارستان بیمارانی که بهبود یافته اند یا احیاناً فوت گردیده اند .

بنابراین داده ها و فرایند و بازداده ها را می توان به صورت زیر نشان داد:

در فعالیت های اجتماعی . تمام فعالیت های مختلف مثل بازرگانی ، اداری ، سیاسی ،آموزشی و نظامی را می توان به صورت نمودار فوق ترسیم کرد. از آنجایی که بازداده های یک سیستم ، می تواند داده های سیستم فرعی دیگری از یک سیستم اصلی باشد، ضروری است بین سیستم های فرعی که یک سیستم اصلی را تشکیل می دهند. هماهنگی وجود داشته باشد. به عنوان مثال در سیستم اجتماعی باید بین سیستم های آموزشی ، سیاسی ، نظامی و غیره هماهنگی وجود داشته باشد تا جامعه به عنوان سیستم اصلی بتواند به حیات خود ادامه دهد.

تعادل

  تعادل لازمه تداوم وجود یک سیستم است. این تعادل از هماهنگی بین اجزا یک سیستم با سیستم های فرعی تشکیل دهنده آن بوجود می آید. مثلاً یکی از عوامل تعادل بدن انسان ، تنظیم درجه حرارت بدن است. هنگامی که تمام قسمت های بدن انسان درست کار کند حرارت بدن 37 درجه سانتیگراد خواهد بود. هر نوع اختلال در سلامتی ممکن است حرارت بدن را از 37 درجه بالاتر یا پایین تر ببرد.

در بازار وجود تعادل بین عرضه و تقاضای یک کالا قیمت آن کالا را تنظیم می کند. اگر عرضه یک کالا کمتر از تقاضای آن باشد . بهایش افزایش پیدا می کند وچنانچه بخواهند قیمت را با فشار ثا بت نگهدارند برای آن کالا بازار سیاه وجود می آید .بدین ترتیب از طریق بازار سیاه یا از تغییر نرخ رسمی قیمت کالا مجددا بین عرضه وتقاضای آن کالا تعادل ایجاد می گردد.

سیستم باز opensystem و مشخصات آن

بر خلاف سیستم بسته ، در سیستم باز گرایشی در جهت تعادل پویا ( Dynamic Equilibrium) و رشد و تکامل از طریق ارتباط دائئم با محیط خارج ملاحظه می شود. در این حالت، سیستم با دریافت منابع و انسانی (I nput) و تغییر و تبدیل Transformation آنها و سعی در ازدیاد و بهبود بازده (Output) پیش از انچه نیرو می گیرد( بصورت نیروی انسانی ، مواد و اطلاعات) نیرو تولید می کند ( به شکل کالا یا خدمات) و بدون ترتیب خود را در مقابل سکون و نابودی ( entropy) حفظ می کند در سیستم باز ، دستگاه نه تنها بایستی خود را با عوامل محیط خارج سازگار سازد بلکه دائماً خود را با عوامل متغییر داخلی نیز منطبق می سازد.

مدیریت

مدیریت را به طرق مختلف تعریف کرده اند . بر طبق یک تعریف مدیریت عبارتست از هماهنگ کردن منابع انسانی و مادی برای نیل به هدف اما اگر بخواهیم ( چنانچه معمول است) مدیریت بر حسب عناصر تشکیل دهنده آن ( یا وظلیف مدیر) تعریف کنیم، مدیریت را می توان علم و هنر متشکل و هماهنگ کردن رهبری و کنترل فعالیت های دسته جمعی برای نیل به هدف های مطلوب یا حداکثر کارایی تعریف کرد.

فرآیند مدیریت یا وظایف مدیریت

امروز دانشمندان مدیریت را به سه عمل یا وظیفه مهم برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل ( نظارت) را جزو وظایف اساسی مدیر به شمار می آورند. عده ای هماهنگی را زا عمل سازماندهی ( و یا حتی از نفس مدیریت) جدا نمی دانند. برخی به فهرست فوق وظایف رهبری یا انگیزشی و نوآوری (Innovation) را نیز اضافه می کنند. معذلک امروز درباره عناصر مدیریت، و یا وظایفی که مدیر باعتبار مقام و موقع سازمانی خود انجام می دهد، وحدت نظر نسبی وجود دارد. برای بحث و تجربه و تحلیل علمی عناصر مدیریت یا " وظایف خاص مدیریت" بحث و بررسی قرار گرفته است.

مشخصات عمومی سیستم های باز

علاوه بر خصوصیات چهارگانه ای که برای کلیه سیستم های باز توضیح دادیم. خصوصیات دیگری نیز در سیستم های بازیافت می شود که به صورت مختلف توضیح داده شده است. یکی از مقالاتی که خصوصیاتی عمومی سیستم های باز را به طور مشروح بیان کرده توسط" دانیل کارتز" و "ردبرت کام" نوشته شده است.

آنها در فصل دوم کتاب " روان شناسی اجتماعی سازمان ها" تحت عنوان " سازمان ها و مفهوم سیستم " مشخصات عمومی سیستم های باز را توضیح داده اند. نویسندگان این مقاله، قبل از بیان خصوصیات دهگانه سیستم های باز، این موضوع را بیان می کنند که سیستم های باز گرچه دارای خصوصیات مشترکی هستند. اما در برخی خصوصیات نیز با هم اختلاف دارند. اگر به غیر از این بود ما می توانستیم تمامی دانش اساسی مربوط به سیستم های اجتماعی را ، از مطالعه ارگانیسم های بیولوژیکی و حتی از مطالعه یک سلول ساده به دست آوریم. در زیر خلاصه ای از خصوصیات دهگانه سیستم های باز شرح داده می شود.

1) وارد کردن انرژی

سیستم های زنده نوعی از انرژی را از محیط خارج ، وارد می کنند. سلول ، اکسیژن را از جریان خون به دست می آورد و بدن انسان اکسیژن را از هوای خارج می گیرد. شخصیت انسان نیز برای رشد و ادامه حیات خود به محیط خارج وابسته است. مطالعه نشان می دهد هنگامی که شخص در اطاق تاریک و عایق صدا قرار می گیرد بعد از مدتی ورود هرگونه صدا یا نور از خارج ، تنش های مغزی شدیدی در او بوجود می آورد و ادامه این محرومیت به اختلالات فکری فرد می انجامکد. به عبارت دیگر شخصیت فرد شدیداً به عوامل محرکی که در دنیای خارج وجود دارد، وابسته است. به همین ترتیب سازمان های اجتماعی نیز انرژی مصرف شده را از موسسات خارج یا محیط اطراف خود دریافت می کنند. بنابراین هیچ یک از موسسات اجتماعی خودکفایلبی نیاز نیستند.

2) عملیات

این همان چیزی است که قبلاً تحت عنوان فرایند آن را توضیح دادیم ، سیستم های باز انرژی را جا به جا می کنند و یا تغییر می دهند . بدن نشاسته و قند را به حرارت تبدیل می نماید. سازمان ها، کالاهای جدید تولید می کنند یا مواد را تغییر می دهند . اطلاعات  به قالب های فکری و مواد شیمیایی به کمیت های محرک تبدیل می شوند موسسات به مردم خدمات مختلف از جمله خدمات آموزشی می دهند. این کار که در داخل سیستم انجام می شود عملیات نام دارد.

3) بازداده ها

سیستم های باز نوعی محصول به خارج صادر می کنند. حتی ارگانیسم های موجودات زنده نیز مواد فیزیولوژیکی خود مثل کربن دو اکسید را از ششها خارج می نمایند. ادامه خروج محصول یک سیستم ، به قدرت دریافت محیط نیز بسگی داردو بنابراین محصولی که وارد محیط می شود، ممکن است توسط محیط جذب نگردد که یکی از دلایل آن اشباع محیط نسبت به آن محیط می باشد.

4) سیستم به عنوان چرخش رویدادها

چهارچوب فعالیت های تبادل انرژی، خصوصیت چرخشی ( سیکلی) دارد. هنگامی که ساختمان یک سیستم و اجزا و روابط بین آن در داخل یک محدوده فیزیکی واقع می شود. می تواند مورد مشاهده قرار گیرد. بدن انسان و اجزا مختلف آن چنین سیستمی را تشکیل می دهند که از نظر فیزیکی قابل روئت است . اما ساختار اجتماعی در حالی که دارای محدودیت های فیزیکی نیست چگونه باید بررسی شود؟ آلپورت در پاسخ به این پرسش اظهار می دارد که ساختمان اجتماعی باید به عنوان مجموعه ای از رویدادها ( وقایع ) مورد بررسی قرار گیرند که با یکدیگر در حال مواجه هستند و آنقدر تکرار می شوند تا یک چرخش   ( سیکل) جدید و کامل را بوجود آورند.

در این حالت قالب ساختمان را نه اشیا بلکه رویدادها تشکیل می دهند و بدین ترتیب ساختمان اجتماعی یک مفهوم دینامیک پیدا می کند تا یک مفهوم استاتیک و در آنها فعالیت ها به طوری تنظیم شده اند که تکامل آنها یک مجموعه واحد را به وجود می آورد.

5)آنتروپی منفی

سیستم های باز برای زنده ماندن باید جهت گیری جریان آنتروپی را معکوس کنند یا به عبارت دیگر آنتروپی منفی جذب نمایند. فرایند آنتروظطپیک یک قانون کلی در طبیعت است که بر اساس آن هر نوع سازمانی به سوی بی نظمی و مرگ پیش می رود . در سیستم های فیزیکی اجزا به سمت بی نظمی و پراکندگی میل می کنند و در ارگانیسم های زنده موجود می میرد و از بین می رود. بدین تربیت در دراز مئت تمام سیستم های باز نیز تابع قانون آنتروپی می باشد.

چرخش یا حلقه ای که شامل داده ها ، عملیات و بازداده ها است و برای حیات یک سیستم ضروری است خود یک چرخش آنتروپی منفی است . توانایی سیستم های باز. حتی هنگام توقف های موقت در چرخش رویدادها متفاوت است و تا حدی به ظرفیت ذخیره سازی سیستم که جز خصوصیت های سیستم به حساب می آید بستگی دارد. یک سیستم باز در محدوده ظرفیت ذخیره سازی خود. انرژِ ذخیره می کند و برای این کار می کوشد تا ضریب ورود انرژی به مصرف آن را به حداکثر مقدار برساند و با این کار هنگام پیدایش بحران با استفاده از این ذخیره به حیات خود ادامه می دهد.

سیستم های اجتماعی گرچه ثبات فیزیکی ارگانیسم های دارای حیات را ندارند اما قادرند به طور نامحدود جریان آنتروپیک را متوقف سازند با وجود این هر سال شاهد خارج شدن تعدادی از سازمانها از گردونه حیات اجتماعی هستیم.