دانلود مقاله پورتال و کاربری آن

تعریف اولیه پورتال بسیار ساده است : "مکانی (Hub) که ساده ترین کاربران اینترنت با رجوع به آن بتوانند به راحتی از سرویس های متداول در اینترنت بهره مند شوند و یا اطلاعات مورد نیاز خود در را بدست آورند ".

هریک از این کلمات دقیقا نشان دهنده ویژگی خاصی از پورتال هستند : مکان : در اکثر موارد پورتال به عنوان یک وب سایت با ویژگی های خاص شناخته می شود.

این وب سایت می تواند یک واسط (Interface) بین کاربران و تعدادی وب سایت زیر مجموعه پورتال باشد و یا اینکه به عنوان وب سایتی واسط، بین کاربران و اینترنت قرار گیرد.

اما تعاریفی نیز وجود دارند که مستقیما از لغت وب سایت استفاده نکرده در این مورد سکوت می کنند : "پورتال دروازه ای است به سایتهای دیگر " و یا "پورتال نقطه ورود کاربران به اینترنت است " .

ساده ترین کاربران : کاربرانی که به پورتال مراجعه می کنند ، لزوما کاربران حرفه ای اینترنت نیستند.

پورتال این توانایی را به کاربران می دهد که حتی کم تجربه ترین آنها بتواند از اطلاعات و سرویسهای ارائه شده استفاده کند .

بر حسب نوع پورتال ، کاربران آن نیز متفاوتند و شامل کاربران معمولی ، مشتریان ، تولیدکنندگان ، کارمندان سازمان و...

باشند .

سرویس های متداول در اینترنت : هر وب سایتی بر حسب نوع فعالیت کاری خود ارائه دهنده سرویس خاصی است .

اما یک پورتال باید توانایی ارائه سرویس های عمومی باشد نظیر سرویس پست الکترونیک رایگان ، انجمن ،تالار گفتگو ، اخبار ، نقشه های مرتبط با موضوع پورتال ، جستجو در سایتهای زیر مجموعه و اینترنت ، شخصی سازی توسط کاربر و شخصی سازی توسط پورتال(Tailoring) باشد .

در پورتالهای تجاری خدمات خرید و فروش آنلاین ، ارائه کاتالوگ و سیستمهای پرداخت لحاظ می گردند .

اطلاعات مورد نیاز : یکی از ویژگی های پورتال دریافت اطلاعات از سایتهای دیگر(Content aggregation) است .

پورتال تنها دریافت کننده اطلاعات است و آنها را به اشتراک می گذارد .

به عبارت بهتر پورتال اطلاعاتی که در سایتها و پایگاههای مختلف وجود دارد را سازماندهی کرده و نمایش می دهد.

در نظر داشته باشید که این اطلاعات باید استاندارد شده باشند .

بنابراین : پورتال ، تولید کننده و مدیریت کننده اطلاعات نیست .

پورتال ، استاندارد کننده اطلاعات نیست .

پورتال ، یک وب سایت همه کاره نیست .

به عبارت دیگر پورتال چهارچوبی است که اطلاعات و سرویس های منابع مختلف را کنار یکدیگر قرار داده و تحت یک طرح امنیتی ارائه می دهد .

با استفاده از پورتال می توان به یکپارچه سازی سیستمهای مجزا کمک کرده و کاربران را برای استفاده از خدمات موجود یاری داد.

ویژگی های پورتال بر طبق نکاتی که در تعریف پورتال داده شد ویژگی های پورتال عبارتند از : 1- ارائه شخصی سازی اطلاعات و کاربری های پورتال بر حسب نیاز کاربر توسط شخص یا خود پورتال .

(PersonalizationوTailoring) 2- ارائه سیستمهای جستجو و دایرکتوری به گونه ای که کاربر در کمترین زمان ممکن به اطلاعات دست یابد .

(Search and Directory) 3- ارائه امکان شخصی سازی برای تغییر ظاهر و ساختار پورتال به ازای هر کاربر (End user customization) 4- ارائه ساز و کار مدیریت اطلاعات به افراد مسوول پورتال .(Content & Data Management) 5- ارائه مکانیزمهایی به مدیران پورتال برای پاسخگویی به نیازهای افراد مختلف در سازمان.

6- پشتیبانی برقراری ارتباط با منابع خارج از پورتال نظیر web service و سایتهای دیگر ، برای دریافت اطلاعات و سرویسهای مورد نیاز .

7- عدم وابستگی به پهنه ای (Platform) خاص به گونه ای که برای تمامی افراد با سیستم عاملهای مختلف و مرورگرهای مختلف قابل دسترس باشد(Cross-platform functionality) .

این مورد شامل پشتیبانی توسط سیستمهای PDA و موبایل نیز می گردد .

8- Single sign-on : مکانیزمی که به وسیله آن کاربر تنها با یک بار ورود به سیستم به تمام سرویس ها و اطلاعات محدوده خود دسترسی داشته باشد .

9- راهکارهای امنیتی به منظور تعیین سطوح دسترسی کاربران و نقش هر کاربر در سیستم.

این سطح دسترسی شامل بازدیدکنندگان و مسوولین پورتال می شود.(Security) 10- ساختار مشخصی برای ارائه اطلاعات به کاربر(Taxonomy) 11- ساختار پیمایش ساده به گونه ای که کاربر با کمترین کلیک به مکان ، سرویس و یا اطلاعات مورد نظرش دست یابد .( Browse / Navigate Documents) 12- ایجاد امکان ارتباط کاربران با مسوولین پورتال و دیگر کاربران پورتال به صورت همزمان (“Chat”)یا غیر همزمان (“Forum”) .

(Collaboration) 13- ارائه سرویس های متداول در اینترنت 14- ارائه مکانیزمی که از طریق آن کاربران بتوانند در بخش های مختلف پورتال عضو شده و در صورت تغییر اطلاعات آن بخش و یا افزودن اطلاعات جدید ، Email دریافت کنند .( Subscribe / What’s new) 15- ارسال پیام به ازای رویدادهایی که برای کاربر مهم هستند .

این سیستم با استفاده از email و یا خود پورتال پیامی برای مشتری ارسال کرده و به او می گوید که رویداد درخواست شده اتفاق افتاده است .

به عنوان مثال کاربران می توانند در بخش تنظمیات خود ، برای دریافت پیامهای شخصی ، دریافت یک وظیفه ، دریافت یک خبر با عنوانی خاص "دریافت پیام " را درخواست کنند.(Alert) 16 – مدیریت گردش کار - تمامی فرآیندها دارای یک روند اجرایی هستند .

این فرآیند به بخشهای مختلف تقسیم شده و با زمان بندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام می شوند.

حداقل امکانی که به بهتر شدن کیفیت فرآیند کمک می کند ، پیاده سازی آن بر روی کاغذ می باشد.

اما آیا این امکان کافی است ؟

آیا بدین وسیله می توان علاوه بر روند کار ، نحوه انجام کار و زمان بندی آن را کنترل کرد ؟

یکی از امکانات پورتال ارائه مدیریت گردش کار است.

(Workflow Management) بر این اساس می توان فرآیندی در سیستم تعریف کرد و با استفاده از امکانات " زمان بندی " و "فازبندی " ، فرآیند را به وظایف کوچک تر تقسیم کرد ؛ به گونه ای که هر وظیفه نه تنها نشان دهنده فرد انجام دهنده ، بلکه نمایش دهنده زمان بندی انجام فرآیند نیز باشد.

حال اگر بخش مدیریت گردش کار کنار سیستم Alert و یا ارسال پیام از تقویم شخصی قرار گیرد ، می تواند کمک موثری در نظارت و پیش برد آن فرآیند نماید.

در انتها توصیف گرافیکی فرآیند برای ایجاد کننده فرآیند و کسانی که در انجام فرآیند سهیم هستند، این حسن را دارد که بتوانند درک بهتری از آن داشته باشند و حتی پروسه را اصلاح کنند تا در زمان بندی ها صرفه جویی شود .

علاوه بر این ، در صورتی که فرآیند انتخابی در طول زمان انجام خود احتیاج به بهره گیری از بخشهای مختلف پورتال داشته باشد ، می تواند محک خوبی برای شناخت ارتباطات لازم ما بین بخشهای های پورتال باشد.

پورتال چیست ؟

انواع پورتال پورتال را می توان بر حسب محتوا و مخاطب طبقه بندی کرد : محتوا : "چه سیستم و اطلاعاتی توسط پورتال ارائه می شوند ؟" پورتال های اطلاعاتی ( Information Portal )، پورتالهایی هستند که بیشتر اطلاعات استاتیک موجود در منابع مختلف را گردآوری کرده و نمایش می دهند.

پورتال های کاربردی ( Application Portal ) ، پورتالهایی هستند که بیشتر ارائه دهنده سرویس هستند .

مخاطب : " مخاطب پورتال چه کسی است ؟

" پورتال افقی ( Horizontal Portal - Hortal ) ارائه دهنده اطلاعات و سرویسهای مختلفی است ، و افراد مختلف را پاسخگو می باشد به عنوان مثال پورتالی که در آن خرید و فروش کالاهای مختلفی صورت می گیرد .

پورتال عمودی ( Vertical Portal- Vortal ) بر روی عناوین خاص و یا سرویسهای خاص تمرکز دارد و پاسخگوی گروه خاصی می باشد .

به عنوان مثال پورتالی که به خرید و فروش محصولات یک صنعت خاص و اخبار همان صنعت اختصاص می یابد .

1 - طبقه بندی پورتال علاوه بر طبقه بندی محتوایی پورتال ، طبقه بندی دیگری وجود دارد که پورتال را به دوبخش پورتالهای تجاری (Commercial Portal) و پورتالهای سازمانی (Enterprise Portal) طبقه بندی می کند.

پورتال های سازمانی ( B2E ) 1- EIP یا Enterprise Information Portals این پورتال که برای استفاده کارمندان و به منظور بهبود روند دسترسی افراد به اطلاعات ، به اشتراک گذاشتن اطلاعات مختلف و کار بر روی اطلاعات طراحی می گردد .

با استفاده از EIP می توان پروسه ها و کنترل روند اجرای فرآیندهای سازمان، مخزن اطلاعات (Data Warehouse) ، برنامه های کاربردی در سطح سازمان را یکپارچه کرد .

EIP امکان دسترسی کارمندان به انواع دیگر پورتال نظیر e-business Portal و پورتالهای شخصی را فراهم می آورد .

به صورت خلاصه می توان گفت که EIP ، برنامه ای است که شرکتها را قادر می سازد تا به کاربران اجازه دهند تا به اطلاعات درون سازمانی آنها دسترسی داشته باشند ، آنها را شخصی کنند و در انتها بر حسب اطلاعات موجود تصمیم درستی بگیرند.

انوع این نوع پورتال عبارتند از : 1-1 Business intelligence portals Business intelligence شامل برنامه هایی است که برای جمع آوری ، ذخیره سازی ، تحلیل و دسترسی به اطلاعات بکار می روند وبه کاربران این اطلاعات اجازه می دهد که بر حسب این اطلاعات بهترین تصمیم گیری انجام دهند .

همچنین این نوع پورتال، از انواع پورتالهای سازمانی است که به کاربران امکان می دهد تا به پورتال دسترسی داشته و گزارش هایی را وارد بانک اطلاعاتی سازمان نمایند .این اطلاعات -که کاملا به روز هستند - در تصمیم گیری های استفاده کنندگان تاثیر زیادی دارند .IBM و Oracle از ارائه دهندگان این نوع پورتال هستند.

1-2 Business area (Intranet) portals پورتالهایی که تنها عملکردهای خاص درون سازمانی را شامل می شوند .

Authoria وPeopleSoft در زمینه مدیریت منابع انسانی ، SAP Portal و Oracle در زمینه ERP ، Siebel در زمینه بازاریابی و فروش از ارائه دهندگان این نوع پورتال هستند.

این نوع پورتال به کارمندان کمک می کند که به اطلاعات ذخیره شده در سازمان ذخیره شده اند دسترسی داشته باشند و از آن برای هدف تعیین شده استفاده کنند.

1-3 Role portals این نوع پورتال سه نوع مدل تجاری (Business Model) را پشتیبانی می کند.

بدین صورت که برای هریک از انواع B2E ، B2C و B2B خدماتی ارائه می دهد .

این پورتال در محدوده B2E ، به کارمندان اجازه می دهد تا به اطلاعات مورد نظر خود دسترسی داشته باشند.

خروجی این نوع پورتال قابل شخصی سازی است..

در محدوده B2C به شرکت اجازه می دهد که با مشتریانش ارتباط برقرار کند.

در این محدوده خدماتی نظیر سفارش دهی ، صدور صورتحساب ، پشتیبانی و پیگیری انجام فرایند به صورت الکترونیکی را فراهم می کند.

در محدوده B2B این نوع پورتال به شرکت اجازه می دهد که نحوه انتقال اطلاعات ، فعالیتهای تجاری و فرایندهای بین خود و تولید کنندگان، شرکت های همکار و توزیع کنندگان خود را کنترل نماید .

2- e-Business (Extranet) Portals این نوع پورتال دارای سه زیر مجموعه است : 2-1 Extended enterprise portals این نوع پورتال در محدوده B2B به شرکتهای همکار و تولید کننده اجازه می دهندکه به Exteranet شرکت دیگر دسترسی داشته باشند .

در این حالت خدماتی نظیر سفارش کالا ، مطرح کردن درخواست مناقصه مورد استفاده قرار می گیرد .

در محدوده B2C این نوع پورتال به مشتریان اجازه می دهد که به Extranet شرکت دسترسی داشته باشند و خدماتی نظیر سفارش کالا ، صدور صورتحساب و خدمات مشتری دریافت نمایند.

2-2 e-Marketplace portals این نوع پورتال به کاربران اجازه می دهند که کالاهای خود را برای خرید و یا فروش بر روی پورتال قرار دهند.

این نوع پورتال ارتباط بین خریدار و فروشنده را برقرار کرده و با ارائه اخبار و اطلاعات مرتبط با موضوعی که در آن زمینه فعالیت می کند به کاربران سایت کمک می کند تا تصمیم گیری درستی داشته باشند.

2-3 ASP portals این نوع پورتال ، در محدوده B2B بوده و به کاربران خود اجازه می دهد تا خدمات و کالاهای موجود را اجاره نمایند .

نمونه های این نوع پورتال عبارتند از : Portera’s ServicePort SAP’s MySAP.com Oracle’s oraclesmallbusiness.com 3 - Personal (WAP) portals 3-1 Pervasive portals or mobility portals این نوع پورتال که در تلفنهای همراه ، PDA ، ومحصولاتی از این قبیل وجود دارد ، به عنوان یک سرویس مهم برای کارمندان و مشتریان مطرح می شود .

زیرا که این دو گروه با استفاده از این نوع پورتال می توانند اطلاعات لازم جهت خدمات دهی ، کالا ، قیمت ، تخفیف ، وضعیت پرداختها و وضعیت حمل و نقل کالا را کنترل نمایند..

4- Public or Mega (Internet) portals سازمانهایی که در این گروه قرار می گیرند ، بر روی جذب تعداد زیاد مخاطب آنلاین کار می کنند.

این نوع پورتال شامل دو زیر گروه می گردد : 4-1 پورتالهای تجاری (پورتالهای شخصی) پورتالهایی که اطلاعات را به صورت عمومی در اختیار افراد قرار می دهند .

این پورتالها اغلب دارای سرویس های رایگان بوده و هزینه های خود را از طریق تبلیغات بدست می آورند .

مخاطب این پورتال عام مردم هستند که برای ارتباط با دیگران و همچنین بهرمندی از اطلاعات اینترنت از پورتال استفاده می کنند .

نکته جالب در مورد این نوع پورتال این است که اغلب موتور های جستجوی قدیمی با افزودن سرویسهایی در گروه پورتالهای تجاری قرار می گیرند .

اطلاعاتی که اغلب در این نوع پورتال ارائه می شود شامل قیمت سهام ، گزارش هواشناسی ، اخبار ، فهرست برنامه های تلویزیونی می باشد.برنامه هایی که در اختیار کاربران این سیستمها قرار می گیرد شامل تقویم ، بازی های آنلاین ، دایرکتوری های آدرس و تلفن افراد و برنامه ریز الکترونیک برای یادداشت کارهای روزانه و تنظیم ملاقات می باشد .

.

عناوینی که در اینگونه پورتال ارائه می شوند ، اغلب شامل مطالبی است که عام مردم به آن علاقه مندند: نظیر ورزش ، سرگرمی ، داد و ستد، علوم و آموزش .

امکانات شخصی سازی در این گونه پورتال شامل ، اطلاعات و ظاهر سایت می باشد .

نکته ای که در مورد این نوع پورتال مهم است این است که تمامی افراد به اطلاعات ذکر شده دسترسی دارند، حتی اگر به سیستم وارد نشده باشند.

پورتالهایی نظیر Yahoo ، MSN و AOL در این گروه قرار می گیرند.

تعداد این نوع پورتال در حال کاهش است .

4-2 Industrial portals, vertical portals or vortals تعداد این نوع پورتال به سرعت در حال افزایش است .

این نوع پورتال بر روی مخاطبین با علایق خاص نظیر کامپیوتر، خرده فروشی ، خدمات بانکی و بیمه تمرکز دارد.مثال این نوع پورتال ivillage.com برای خانواده ها می باشد.

نقش تسهیل کننده پورتال هاى سازمانى در تجارت الکترونیکى 30 فروردین 1383 - همکاران سیستم - از هنگامى که فناورى اطلاعات نقش محورى خود را در دنیاى امروز ما نشان داد، روشها و ابزارهاى بى شمارى در عرصه فعالیت‎هاى بازرگانى، اقتصادى، سیاسى و اجتماعى ابداع و ارائه شده‎اند.

هر یک از این روشها و ابزارها، مبتنى بر نیازى خاص و در جهت رفع مشکلات مبتلا به ابداع و به خدمت گرفته شده اند.

پورتال هاى سازمانى نیز با در نظر گرفتن نیازهاى اطلاعاتى حوزه تجارت الکترونیکى طراحى و بکارگیرى شده‎اند.

امروزه کمتر مؤسسه یا سازمان بازرگانى را می‎توان یافت که از فناورى پورتال بى بهره باشد و از آن در جهت پشتیبانى از اهداف سازمانى استفاده نکرده باشد.

پورتال هاى سازمانى جداى از خدماتى که در عرصه باز سازمان با اعمال مدیریت متمرکز ارائه مى کنند، فرصت‎هاى بازرگانى نوینى را متناسب با توان اقتصادى و اجرایى سازمانها فراهم می‎نمایند.

این بدان مفهوم است که پورتال هاى سازمانى در راستاى دو هدف اصلى خود یعنى مدیریت متمرکز اطلاعات و ارائه خدمات اطلاعاتى روزآمد به کاربران و مشترکین خود و نیز به دلیل برخوردارى از ویژگى تعامل میان کاربران و سازمانهاى عضو، زمینه همکاری‎هاى متقابل و امکان بهره‎بردارى از توانهاى حرفه‎اى و سرمایه‎گذارى طرفهاى درگیر در فعالیت‎هاى بازرگانى را فراهم می‎سازند.

آنچه در پى مى آید، تشریح نقش و کارکرد تسهیل کننه پورتال هاى سازمانى در تجارت الکترونیکى است.

کلید واژه‎ها فناورى اطلاعات، پورتال، پورتال هاى سازمانى، تجارت الکترونیکى، اقتصاد دیجیتال، عملیات تجارى، سرمایه گذارى مشترک، بازگشت سرمایه، E 2 E B 2 E B 2 C B 2 B.

1.

مقدمه در دهه پایانى قرن بیستم و در آستانه ورود به هزاره سوم، با گسترش فناورى اطلاعات، نگرش جدیدى از اقتصاد به نام ” اقتصاد دیجیتال “ ظهور یافت که کلیه شؤونات زندگى و تعاملات اجتماعى را دستخوش تحول نمود.

تا حدى که تمامى جوامع ناگزیر از رویکرد به آن شدند]1[.

اینترنت شرایط تازه‎اى را پدید آورد که در آن تولیدکنندگان، تامین‎کنندگان، فروشندگان و مشتریان، و تقریباً همه عوامل دست‎اندرکار یک چرخه اقتصادى قادر شدند در یک فضاى مجازى مشترک با یکدیگر در ارتباط باشند و به تبادل اطلاعات، خدمات، محصولات و پول بپردازند.

اینترنت تئوری‎ها و نظریات جدیدى را به میان آورده است که یکى از مشخصه‎هاى اصلى آنها نگاه تازه‎اى به ].

به جرأت می‎توان گفت که تجارت الکترونیکى یکى از نمودها ومقوله کسب و کار است [ کاربردهاى ویژه فناورى اطلاعات است و هم اکنون حجم وسیعى از خرید و فروش‎ها در کشورهاى پیشرفته به شیوه الکترونیکى صورت می‎پذیرد.

بر اساس آمارهاى رسمى اعلام شده، تجارت الکترونیکى آمریکا طى سال 2002 بالغ بر 6/1 هزار میلیارد دلار بوده است به 1/7 هزار میلیارد دلار برسد.

تجارت الکترونیکىکه پیش بینى می‎شود در سال 2006 ، 7/13 میلیارد دلار بود که پیش بینى مى شود در سال 2006 به بیشمالزى در سال از 158 میلیارد دلار خواهد رسید]3[.

بدیهى است که رسیدن به چنین حجم‎هاى دلارى در تجارت الکترونیکى بر اساس برنامه‎ریزی‎هاى تجارى و استفاده از فرصتهاى تجارى امکانپذیر خواهد بود.

مؤسسات و سازمانهاى گوناگونى تاکنون با هدف ارائه راه‎حل‎هاى نوین جهت بهره‎بردارى از فرصتهاى تجارى تشکیل و تأسیس شده‎اند.

پورتال هاى سازمانى به عنوان یکى از این راه‎حل‎ها تا حدودى توانسته‎اند انتظارات و امیدهاى کاربران را در عرصه‎هاى تجارى برآورده سازند.

معمولاً اولین نگرانى فعالان حوزه‎هاى تجارى یافتن اطلاعات جدید و منابع اطلاعاتى موثق است.

پورتال هاى سازمانى با بررسى نیازهاى اطلاعاتى کاربران خود، مجموعه‎اى از مسیرهاى مطمئن اطلاعاتى را در اختیار آنها می‎گذارند.

از آنجایى که ارائه خدمات پورتال اساساً مبتنى بر شبکه و به ویژه اینترنت می‎باشد، پورتال هاى سازمانى خدماتى فراتر از آدرس دهى اطلاعات را انجام می‎دهند که معمولاً شامل مواردى نظیر کاوش، سرویس پست الکترونیک، نظر سنجى، گروههاى خبرى و بحث و غیره است.

امکان تعامل میان کاربر با وب سایت اصلى پورتال و همچنین دیگر کاربران عضو یک پورتال سازمانى، زمینه بهره‎بردارى هر چه بیشتر از فرصتهایى را که در عرصه‎هاى تجارى پدید می‎آیند، فراهم ساخته است.

در ادامه این مقاله نقش و کارکرد تسهیل کننده پورتال هاى سازمانى را در تجارت الکترونیکى مورد بررسى قرار مى دهیم.

2.

پیدایش پورتال همچنان که استفاده از اینترنت در اوایل سال 1994 آغاز شد و سرعت گرفت، تعداد وب سایتها نیز به شدت افزایش پیدا کرد.

این پدیده که به خودى خود تقویت مى شد منجر به بروز ضرورت یافتن راهى براى کمک به امر ناوبرى یعنى جستجو و تحقیق شد.

به این منظور دو نوع از وب سایت‎ها یعنى ”فهرست هاى راهنما“ و ”موتورهاى جستجو“ پا به عرصه ظهور گذاشتند ]4[.

فهرست هاى راهنما راهنمایان وب بودند که متشکل از ویراستاران انسانى بوده و بر اساس مقولات مختلفى مانند هنر، تجارت، خبر، بهداشت و غیره سازماندهى شده بودند.

نتیجه نهایى، معمولاً یک ”پیوند“ به یکى از صفحات معین وب بود که اطلاعات مورد نظر کاربر را در خود داشت.

از طرف دیگر، موتورهاى جستجو کلمات کلیدى را از روى صفحات وب در بانکهاى اطلاعاتى گردآورى و تنظیم مى کردند که جستجوگران می‎توانستند به پرس و جو درباره آنها بپردازند.

با وجود گسترش و تکامل موتورهاى جستجو همچنان این سؤال به عنوان یک چالش مطرح بود که چگونه دقیقاً چیزى را به کاربر بدهیم که او می‎خواهد؟

روند تکاملى وب سایت‎ها سبب شد تا به تدریج استراتژی‎هاى خود را از ”پیوند دادن سریع کاربران“ به ”سایتهاى مقصد“ تبدیل نمایند.

در این مرحله ناظران صنعتى به فهرست هاى راهنما و جستجوى اولیه عنوان ”پورتال“ را دادند.

این اصطلاح را در سال 1997 هالسى مینور که در آن زمان رئیس CNET بود، ابداع کرد.

این کلمه به همان معناى عادى ”دروازه“ و ”درگاه“ است ]4[.

در حوزه اینترنت تعریف پورتال ماهیت متغیر خود را حفظ کرد.

در ساده‎ترین معنا، پورتال دروازه‎اى است به وب.

پورتال سکوى پرتابى است که هر کاربر قبل از رفتن به سراغ مقصدهاى دیگر باید به صورت یک صفحه مبدأ از آن استفاده کند.

مارشاک معاون گروه پاتریشیا سیبولد می‎گوید: ”پورتال ها باعث کاهش میزان پرسه زدن افراد در وب مى شوند.“ ]4[.

در عین حال پورتال ها به تدریج تبدیل به سایتهایى شدند که هر کاربر در سراسر روز به منظور مدیریت طیف وسیعى از فعالیت‎هاى روزمره خود، به سراغ آنها می‎رود مانند بررسى کامل تیترهاى خبرى، فیمت سهام، ارسال نامه الکترونیکى و پیامهاى دوربرد و پیوستن به تالارهاى گفتگو.

از اینرو پورتال ها وظایف بسیار متفاوتى را انجام می‎دهند ولى جوهره همگى آنها متشکل از پنج عنصر اصلى است: جستجو، محتوا، ایجاد گروههاى تجارى و برنامه‎هاى خلاقیت فردی.

3.

از پورتال تا یک محل کسب و کار الکترونیکى پورتال نیز همانند اغلب مفاهیم رایج در فناورى اطلاعات بر اثر اینترنت و شبکه گسترده جهانى پدید آمد.

کاربران عادى اینترنت معمولاً در هنگام ناوبرى اطلاعات و کاوش موارد درخواستى خود در اینترنت مغلوب اقیانوس عظیم اطلاعات مى شدند.

در نتیجه وب سایت هاى کاوش نظیر Yahoo و AOL پدید آمدند تا به کاربران در یافتن مقلصد اینترنتى مورد نظرشان کمک کنند.

این پورتال هاى اولیه هیچگونه امکان تنظیم شخصى را به کاربران خود ارائه نمى کردند، بنابراین انتظار چندانى نداشتند که کاربران آنها همچنان به آنها وفادار باقى بمانند و از سایتى به سایت دیگرى نروند.

پورتال ها این وضعیت را با ارائه امکانات تنظیم شخصى به نحو چشمگیرى تغییر دادند و کاربران آنها مى توانستند موضوعات درخواستى خود را مطابق سلیقه، اولویت ها یا نیازهاى شخصى تغییر دهند و ÷یوندهاى مطلوبى را در ارتباط با موضوعات مختلف نظیر اخبار، اطلاعات بازار بورس و سهام، تیم هاى ورزشى مورد علاقه، اوضاع جوى و هواشناسى و غیره به صورت متمرکز و در یک جا در اختیار داشته باشند.

این ویژگى پورتال ها سبب شد تا کاربران آنها نوعى تعلق خاطر به آنها پیدا کنند و هر کاربر مرتباً به پورتال شخصى خود مراجعه نماید.

همین امر سبب شد تا همان وب سایت هاى کاوش اولیه یعنى Yahoo و AOL با افزودن قابلیت هاى بیشتر به صفحات اصلى خود مانند امکان ارسال سریع پیام هاى کوتاه، گروههاى بحث، صفحات شخصى رایگان، آلبوم هاى عکس هاى شخصى و خانوادگى و سرویس هاى رایگان پست الکترونیکى کارایى و بهره ورى خود را افزایش دهند و در نتیجه وفادارى بیشترى را از سوى کاربران همیشگى خود دریافت نمایند.

بدین ترتیب بر اساس مطالعات به عمل آمده روشن شد که کاربران به هنگام مراجعه به این وب سایت ها وقت بیشترى را نسبت به گذشته صرف دیدن صفحات گوناگون آنها مى کنند ]8[.

کاربران سازمانى نیز به این نتیجه رسیدند که از همان قابلیت هاى پورتال هاى اینترنتى براى مدیریت منابع سازمانى خود استفاده نمایند که البته یافتن اینگونه منابع اطلاعاتى ( به لحاظ تخصصى بودن وظایف سازمانها ) در اینترنت کار دشوارى به نظر مى آمد.

افزودن ابزارهاى همکارى، تعامل با سیستم هاى تبادل، گسترش امکانات به تجهیزات ارتباط از راه دور همزمان با جذب کاربران و مشتریان جدید و مرتبط ساختن شرکاء و تأمین کنندگان به یک وب سایت مشترک، سبب شد تا پورتال در مسیر تکاملى خود تبدیل به یک فضاى کسب و کار الکترونیکى انجام امور تجارى به صورت الکترونیکى یا به عبارت بهتر تجارت الکترونیکى شود.

این امر راهى را براى کاربران فراهم مى کند تا به وسیله آن منابع، روابط و زنجیره ارزشى یک سازمان را جهت انجام بهتر مشاغلشان مدیریت کنند.

4.

پورتال هاى سازمانى از اوایل سال 1997 که استفاده از پورتال ها در عرصه‎هاى مختلف کاوش و بازیابى اطلاعات در اینترنت مورد توجه قرار گرفت، بسیارى از سازمانهاى تجارى و غیرتجارى به فکر طراحى و ایجاد پورتال هاى سازمانى براى خود و پرسنل و کاربران یا به عبارت بهتر مشتریانشان افتادند.

شرکت‎هایى مانند مایکروسافت و آى بى ام هم وارد این میدان شدند که این رقابت همچنان ادامه دارد.

پورتال هاى سازمانى اساساً با دو هدف طراحى و در سطح سازمانها مستقر شدند.

این دو هدف شامل مدیریت متمرکز اطلاعات تجارى در سازمانها و ارائه خدمات اطلاعاتى روزآمد می‎باشند.

پورتال هاى سازمانى از یک سو امکان مدیریت متمرکز در سازمان را براى مدیران و معاونان مؤسسات و سازمانها فراهم می‎کنند و پنجره اى شفاف از سازمان را در مقابل چشم آنها قرار می‎دهند و از سوى دیگر کاربران و مشترکین خود را از آخرین اخبار و اطلاعات مربوط به حوزه‎هاى کارى و تجارى آگاه می‎سازند.

این پورتال ها علاوه بر اطلاع‎رسانى زمینه‎هاى تعامل میان مدیران و کارمندان و مشتریان یا کاربران را ایجاد می‎نمایند.

محیط شبکه‎اى پورتال هاى سازمانى به گونه‎اى طراحى می‎شود که یک کاربر پس از ورود به آنها خود را در فضاى مجازى یک محیط تجارى یا کارى می‎یابد و علاوه بر انجام امور اجرایى و تجارى در سراسر اوقاتى که در این محیط به سر می‎برد احساسى از لذت را همراه با آموزش تجربه مى نماید.

یکى دیگر از ویژگی‎هاى پورتال هاى سازمانى این است که کاربران با مشارکت در فعالیت‎هاى مبتنى بر شبکه خلاقیت‎هاى فردى را در خود پرورش می‎دهند.

امکانات تنظیم شخصی‎ که معمولاً در هر پورتال سازمانى پیش‎بینى و ارائه می‎شود ضمن به چالش گرفتن تجربیات فردى کاربران در کار با امکانات شبکه‎اى و بسترهاى ارتباطى، زمینه‎هاى خلاقیت آنها را به شیوه‎اى کاربردى ایجاد می‎نماید.

قابلیت‎هاى موجود در پورتال هاى سازمانى نظیر کاوش، فهرستهاى موضوعى، سرویس‎هاى صفحات زرد براى یافتن شرکت‎هاى محلى، سرویس‎هاى یافتن افراد براى ردیابى شماره تلفن‎ها یا آدرس‎هاى پست الکترونیکى، تیترهاى خبرى، قیمت سهام، نتایج ورزشى، پیش‎بینى وضع هوا، اطلاعات مسافرتى و پروازى، فهرست رویدادهاى محلى، گروهاى بحث و گفتگو، تابلوى پیامها، سرویسهاى ارسال و دریافت سریع پیامها، آگهى ها و پیشنهادهاى تجارى، دفترچه‎هاى آدرس، تقویم و دیگر قابلیت‎هاى کاربردى؛ حقیقتاً آنها را تبدیل به محیط‎هاى شبکه‎اى کرده‎اند که کاربران پس از چند مورد استفاده و بهره‎بردارى از آنها دیگر نمی‎توانند از عضویت در آنها چشم‎پوشى کنند.

این به معنى وابسته نمودن کاربران به یک محیط خاص شبکه‎اى نیست، بلکه به معنى ایجتد اعتماد در کاربران و مشتریان جهت مراجعه آنها به یک محل خاص در اینترنت به منظور انجام امور تجارى و ادارى است.

امروزه روشن شده است که کاربران پورتال هاى سازمانى حدود یک سوم از زمان خود را صرف انجام جستجو، یک سوم را صرف پیامها و مشارکت در تالارهاى گفتگو و یک سوم دیگر را صرف دستیابى به دیگر محتویات می‎کنند ]4[.

امکانات ارتباط از راه دور نظیر SMS کارایى پورتال هاى سازمانى را چند برابر ساخته است.

کاربران این پورتال ها دیگر حتى براى ارتباط با پورتال مورد نظر نیاز به حضور فیزیکى در محل کار یا منزل جهت استفاده از رایانه شخصى ندارند، بلکه می‎توانند از طریق تلفن همراه خود و دیگر تجهیزات ارتباطى بی‎سیم نسبت به امور ادارى و بازرگانى خود واکنش‎هاى مناسب و به موقعى را نشان دهند.

به عبارت دیگر پورتال ها قادر به بهره‎بردارى مفید و مؤثر از فناوری‎هاى بی‎سیم جهت برآورده ساختن نیازهاى ارتباطى مشترکین خود شده‎اند.

همه اینها کارایى پورتال هاى سازمانى را بیش از گذشته نمایان ساخته اند 5.

چارچوب یک پورتال یک فضاى کارى پورتال صرفاً با قرار دادن یک طرح جذاب بر روى انبوهى از منابع محتوایى و کاربردهاى مربوط به آن که قبلاً کاوش در آنها به سختى صورت مى گرفت، حاصل نمى گردد.

در واقع چالش ساختن یک پورتال در سطحى عالى در صفحه واسط کاربر آن نیست، بلکه در فراهم نمودن فرایندهاى تجارى و کارى یکپارچه اى است که از میان بسیارى از سامانه هاى فناورى اطلاعات مى گذرند تا چنین فرایندهایى را به صورت یک مجموعه واحد درآورند و قابلیت هاى کاوش جامع، دسترسى و یکپارچه سازى کاربردى، تنظیم شخصى، استقرار، مدیریت، همکارى، مدیریت محتوایى شبکه، استقرار تخصص، هوش تجارى، تجزیه و تحلیل کمّى، امنیت و میزبانى دیگر گزینه هاى منحصر به سازمان را ایجاد نمایند.

فروشنده اى که شما براى خرید خودتان انتخاب مى کنید، باید بتواند کلیه این قابلیت ها را یا به صورت مستقیم و یا از طریق مجموعه اى از شرکاء فراهم نماید تا آنها را با یکدیگر ترکیب و مجتمع نموده و اطمینان یابد که این خدمات مناسب هستند و تداوم خواهند یافت این یکپارچه سازى ممکن است آسان به نظر برسد، اما ماده و محتواى اصلى آن شامل انبوهى از نرم افزارهاى میانجى است که با ساختارهاى شبکه اى موجود درگیرو ترکیب مى شوند و شرایطى را به وجود مى آورند که در بهترین شکل خود به عنوان چارچوب پورتال عمل مى نماید و مى تواند با نیازهاى متنوعى منطبق گردد و فضاى مناسبى را براى چیزى بیش از یک محصول فراهم نماید.

این رویکرد فراتر از انتظار شرکت هایى نظیر IBM بوده است ]8[.

این شرکت در ایجاد خانواده پورتال Websphere خود به چیزى فراتر از این دست یافت.

مزایایى که از طریق استخراج ارزش هاى کاملاً جدید پورتال نظیر کاربردهاى جارى، محتوا و ویژگى هاى تخصصى آن عاید کاربر مى شد، در واقع مجموعه اى از دارایى هاى محتوایى پورتال را تبدیل به یک فضاى کارى منفرد، جامع و مبتنى بر تجارت الکترونیکى ساخت.

هر یک از پیاده سازى ها و کاربردهاى پورتال متمرکز بر هدفى خاص مى باشد.

پورتال هاى تجارت به کارمندان (B 2 E) متمرکز بر یکپارچه سازى کاربردهاى سازمانى، توسعه اجتماعى و حرفه اى و همکارى برابر هستند در حالیکه پورتال هاى تجارت به تجارت (B 2 B) تمرکز خود را معطوف بر امنیت اکسترانت و کاربردهاى عمومى (سلسله مراتبى) کرده اند.

پورتال هاى تجارت به مشترى (B 2 C) متمرکز بر قابلیت هاى سنجش، اجراى تبادلات و حفظ مشترى هستند.

در رأس هر یک از پورتال ها مى تواند تمرکز بر خود پورتال باشد، ضمن آنکه مجموعه اى از ویژگى هاى بیشترى را ممکن است در یک پورتال صنعتى تجارى بیابیم که هدف آن به عنوان مثال، در خصوص پورتال یک شرکت تولید کننده دارو مى تواند پردازش فرایندهاى تأیید دارو توسط وزارت بهداشت باشد.

قبلاً، این ویژگى ها از طریق چندین پورتال براى یک سازمان فراهم مى شد و از سوى گستره وسیعى از فروشندگان نرم افزارهاى پورتال پشتیبانى مى گردید که هر یک به جنبه خاصى از پورتال پرداخته بودند.

به عنوان مثال، مى توان گفت که یک بانک تجارى بزرگ از یک پورتال (B 2 C) قابل دسترسى براى مشترى استفاده مى کند که مشتریان تجارى از طریق آن مى توانند به حسابهاى خود دسترسى داشته باشند، به انتقال وجوه و دارایى ها بپردازند، اطلاعات مربوط به محصولات جدید را بدست آورند و اطلاعات و اخبار مربوط به حسابهاى خود را دریافت نمایند.

علاوه بر اینها، بانک مذکور از یک پورتال تجارت به تجارت (B 2 B) استفاده مى کند که از طریق آن پرداخت وام هاى کوتاه مدت از بانک هاى تجارى بزرگ به بانک هاى کوچکتر مورد بحث و بررسى قرار مى گیرد.

مدیریت این روابط چندگانه فروشنده – خریدار، یک کار چندگانه و ترکیبى را براى تیم فناورى اطلاعات سازمان به وجود مى آورد.