دانلود مقاله تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها

سیستم

سیستم مجموعه ای است که از چندین جزء وابسته به یکدیگر تشکیل یافته است.

تعریف دیگر سیستم این است که سیستم عبارت است از یک سری وظایف وابسته به یکدیگر که با اجرای آنها قسمتی از هدف یا منظور سازمان تحقق می یابد.

روش

روش عبارت است از یک سری عملیات و مراحلی که برای اجرای تمام یا قسمتی از یک سیستم انجام می شود. بعبارت دیگر برای اجرای هر سیستم، نیاز به تهیه دستورالعملهاییاست که حدود وظایف، میزان مسئولیتها و نحوه انجام دادن فعالیتهای گوناگون را مشخص کند. همچنین می توان روش را اجزائی از یک سیستم محسوب نمود. در هر روش، نوع کار، شخص یا اشخاصی که عملیات و وظایف مزبور را انجام می دهند، مراحلی که باید طی شود و شیوه هایی که باید بکار رود مشخص می شود.

شیوه یا متد

شیوه عبارت است از تشریح جزئیات و مراحل انجام دادن یک کار. شیوه هر کار نحوه انجام دادن عملیات یا مراحل انجام دادن آن کار را مشخص می کند. هر  نوع وسیله – اعم از دستی، مکانیکی و الکترونیکی – که برای انجام دادن هر یک از روشهای معمول در یک سازمان بکار می رود شیوه یا متد نامیده می شود.

 

 

 

شکل (1-1). سیستم متشکل از روشها و شیوه ها

 

به طوریکه ملاحظه می گردد،‌چند شیوه وابسته به یکدیگر، تشکیل یک «روش» را می دهد و چند روش پیوسته به هم یک «سیستم» را بوجود می آورد.
شکل (1-1).

تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها

غالب محققان،‌دانش پژوهان و کسانیکه با تکنیک تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها آشنایی دارند بر این عقیده اند که برای تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها نمی توان یک تعریف جامع و مانع که معرف صحیح و دقیق آن باشد بیان کرد. نویسندگان مختلف، با توجه به سلیقه یا منظور خاص خود، این اصطلاح را تعریف نموده اند:

< >نورمن بریش: تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها عبارتست از مطالعه و بررسی به منظور بهبود بخشیدن به سیستمهای خدماتی (سرویس دهنده) کنترل کننده و هماهنگ کننده عملیات یک سازمان. بدین ترتیب، تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها، خطی مشی آینده سازمان را مشخص می کند و با ایجاد یک روش کنترل صحیح، اجرای دقیق طرحهای پیش بینی شده آینده سازمان را تضمین می نماید.آلن دیویس: تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها را یک وظیفه و کار ستادی و تخصصی تلقی می کند که هدف آن مطالعه، بررسی و بهبود بخشیدن به کلیه سیستمها و روشهای موجود در یک سازمان است.نویسنده ای به نام «چارلز میکس» تعریف خود را به تجزیه و تحلیل مدیریت امور دفتری محدود  می کند و این تعریف بدین گونه است: «تجزیه و تحلیل عبارت است از مطالعه جامع و کامل سیستمها و روشهای سازمان به منظور بهبود بخشیدن و ساده کردن تمور دفتری»

واضح است که در این تعریف، سیستمها و روشهای اداری و دفتری بیشتر مورد توجه قرار گرفته و عقیده وی این است که پی بردن به مسائل و مشکلات اداری و دفتری و بهبود بخشیدن به آنها در بهبود وضع کلی سازمان، اثر قابل ملاحظه ای خواهد داشت.

نویسنده دیگری، تجزیه و تحلیل را منحصربه امور اداری می داند آن را چنین تعریف می کند: «تجزیه و تحلیل اداری عبارت است از مطالعه و بررسی مسائل و مشکلات اداری از نظر وظایف متصدیان مربوطه و روشهایی که برای انجام آن بکار می رود  و کشف عامل پیدایش این علل و طرح و تنظیم پیشنهادهای لازم به منظور حل آنها.

تعارف یاد شده که بعضی مختصر و برخی مفصل و مانع به نظر می رسد. نشان دهنده وسعت تکنیم تجزیه و تحلیل سیستمها و روشهاست اگرچه در این تعاریف، تفاوتهایی به چشم می خورد، ولی وجوه مشترک و اتفاق نظرهای موجود میان آنها، به مراتب بیشتر از اختلاف نظرهاست. آنچه که از تمام تعارف مزبور استنباط می شود، این است که تشخیص مسائل و مشکلات سازمان را ارائه راه حل منطقی برای رفع آنها به پیروی از یک روش صحیح و منظم نیاز دارد و این منظور با استفاده از تکنیک تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها تامین می گردد. به طور خلاصه، تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها را می توان به شرح زیر تعریف کرد:

تجزیه و تحلیل سیستمها عبارت است از تکنیکی که مدیران را از وجود مسائل و مشکلات موجود در سازمان آگاه می سازد و یا بررسیهای منطقی، راه حلهای مناسبی برای رفع هر یک از آنها، ارائه می دهد. این بررسیها باید متنی بر اصول روش تحقیق علمی باشد تا بتوان با یافتن مشکلات و رفع آنها، کارایی و سود سازمان را افزایش داد و بقای سازمان را تضمین نمود.

مفروضات (داده ها)

تعریف الف. مفروضات عنصر اصلی هر سیستم بوده و امکان دارد که کتبی باشد و یا در روی کارت منگنه شده و یا در روی نوار ضبط شده باشد.

تعریف ب. مفروضات، لفظی است کلی که بر یک یا چند واقعیت، اعداد، حروف و علائم یا حقایق دلالت می کند و یا آنمها را توصیف می نماید. داده ها عناصر اصلی اطلاعات است و می توان آنها را با وسایل دستی یا ماشینی (کامپیوتر) بوجود آورد یا پرورش داد.

تعریف اطلاعات

اطلاعات کزمانی حاصل می شود که بین مفروضات یک رابطه منطقی برقار شود. هنگامی می توان اطلاعات را از مفروضات استخراج و استنتاج نمود که مفروضات، دقیق و مربوط به موضوع مورد نظر باشد و به موقع در دسترس استفاده کنندگان قرار گیرد. از ترکیب مفروضات به صورتهای مختلف، اطلاعات بدست می آید.

تعرف فرم

فرم، کاغذ یا مدرکی است که مفروضات (داده ها) به روی آن ثبت می شود.

دلایل آغاز تجزیه و تحلیل سیستمی

مطمئناً نخستین گام در هر تحلیل سیستمی این است که به دلیل انجام دادن این تحلیل، از سوی تحلیل گر سیستمها درک شود معمولاً مصاحبه های مقدماتی با کسانیکه درخواست تحلیل سیستمی را کرده اند یا اجازه آن را داده اند می تواند به تحلیل گر سیستم کمک کند که دلایل تحلیل سیتمی را اساساً درک کند. دلایل بنیادی آغاز تحلیل سیستمی عبارتند از:

< >حل مساله: احتمال دارد سیستم کنونی چنانکه باید عمل نکند و از تحلیل گر خواسته می شود که این بد عمل کردن را تصحیح کند. یا اینکه احتمال دارد قسمتی در درون سازمان از لحاظ برنامه ریزی برآورد، یا کنترل موجودی مساله ای داشته باشد که باید تصحیح یا بهسازی شود.الزام جدید: دومین دلیل دست زدن به تحلیل سیستمی ممکن است این باشد که الزام یا مقررات جدیدی بر سازمان تحمیل شده باشد. این الزام ممکن است قانون جدید، رویه حسابداری، خدمات یا فرآورده های سازمانی یا رو به مدیریت جدیدی باشد. تحلیل سیستمها صرف نظر از آنچه الزان جدید را بوجود آورده تغییرات لازم را در سیستمهای اطلاعاتی یا افزودنیهای ضروری را به این سیستم شناسائی خواهد کرد تا سازمان را در پاسخگوئی لازم بدین الزام پشتیبانی کند.پیاده کردن ایده / تکنولوژی جدیدبهسازی کلی سیستمها 

فواید تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها

- تجزیه و تحلیل سیستم ها اقدامی مناسب برای بررسی مسائل و مشکلات سازمانی است. در اینم کار هم به محیطی که سیستم در آن محاط شده است توجه می شود و هم به کلیت سیستم و اجزای تشکیل دهنده آن. تنها به بررسی نشانه های ظاهری اکتفا نمی شود بلکه بررسی عمیق مسائل و درک و فهم ارتباطهای موجود نیز دنبال می شود.

< >بهره وری یک سازمان را به طور معمول، از دو طریق می توان افزایش داد: نخست با تشویق افراد به کار کردن با سرعت بیشتر، دوم با سادهع کردن و بهسازی و روشهای کار. با توجه به این که سرعت کار اشخاص را تنها تا حد مشخصی می توان افزایش داد  با تجزیه و تحلیل سیستم می توان کار را ساده کرد و به افزایش بهره وری سازمانی یاری رساند.تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها را می توان اقدامی به منظور مددرسانی به مدیران و مقامات مسئوول در زمینه سیاست گذاری تصمیم گیری دانست. با درنظر داشتن هدفهای عالیه سازمانی، مشکلات موجود بررسی می شوند و راههای گوناگون رفع مشکل و نتایج احتمالی هر یک ، پیش بینی و مقایسه می شود و اطلاعات به دست آمده در اختیار مدیران قرار داده می شود و آنها خواهند توانست با شناخت کافی از موقعیت، قضاوت آگکاهانه ای داشته باتشند و تصمیم مناسبی برای رفع مشکل بگیرند. به این ترتیب تجزیه و تحلیل سیستم را می توان ابزار نعملی برای کمک به اتخاذ بهترین تصمیمات جهت رفع مشکلات پیچیده سازمانی دانست.با تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها می توان ساختار سازمانی مناسبتر، روشهای اجرائی کارآمدتر و شیوه های عملیاتی پرثمرتر به وجود آورد بر میزان کارایی و اثربخشی و بهره وری در سازمان افزود.با استفاده از تجزیه و تحلیل سیستم ها می توان از نیرو و تلاش کارکنان بهترین استفاده را کرد و از دوباره کاری و اتلاف مساعی نیروی انسانی جلوگیری نمود.تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها باعث می وشد تا از میزان اشتباهات و خطاها کاسته شود و امر تحویل کالاها و خدمات به مشتریان و کاربران سرعت یابد.یکی از مهمترین نتایج تجزیه و تحلیل سیستم ها به دست آوردن اطلذراعات دقیق و به هنگام از وضع موجود است که این اطلاعات مبنای مناسبی را برای برنامه ریزی در اختیار مدیران و مسئولان قرار می دهد. بنابراین با توجه به نقش پراهمیت برنامه ریزی در اداره صحیح امور منطقی است که وقت و انرژی بیشتری به امر تجزیه و تحلیل اختصاص داده شود.تحلیل گر سیستم کیست؟

تجزیه و تحلیل کننده، تحلیل گر آنالیست، فردی است علاقه مند به کار تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها و متخصص در این زمینه که با استفاده از آموخته های علمی و شیوه های کاربردی، از صلاحیت لازم برای انجام دادن بررسیهای همه جانبه در زمینه تجزیه و تحلیل برخوردار است.

تحلیل گر سیستم. کارشناس آموزش دیده ای است که می تواند سازمان را در برنامه ریزی به منظور تغییرات از طریق دو وظیفه اساسی مدد رساند:

< >ارزیاتبیهمیاریمراد از ارزیابی این است که تحلیل کننده اعمال و روابط موجود در کار را بررسی و ارزیابی می کند. در مرحله همیاری، تحلیل گر پیشنهادهای خاصی را برای بهبود کارایی ارائه می دهد. به این ترتیب تحلیل گر در مرحله نخست می کوشد تا مسائل موجود را به خوبی بشناسد و درک کند و در مرحله دوم برای مقابله با آنها راه حلهای مناسب را ارائه دهد.

از تحلیل گر انتظار می ورد مطالعات و بررسیهای لازم را در باره سیستم انجام دهد و مشخص سازد که نیازی به تغییر و بهبود در سیستم ها و روشهای موجود احساس می شود یا خیر؟  به این ترتیب وی نخست نحوه کار سیستم را بررسی می کند و پس از آن نتایج بررسیهایش را مورد تجزیه و تحلیل دقیق قرار می دهد. در مرحله بعد سیستمی را طرح ریزی می کند که دارای کارایی بیشتری باشد و سرانجام برای اجرا و استقرار سیستم جدید همکاری می کند و توصیه های لازم را ارائه می دهد.

تحلیل گر در صحت و دقت تجزیه و تحلیل نقش بسیار مهمی دارد. برخی از ویژگیهای تحلیل گر عبارتند از:

< >تحلیل گر باید به کار تجزیه و تحلیل معتقد و علاقه مند باشد. هر یک از مراحل تجزیه و تحلیل، دشواریهای خاص خود را دارد. اگر تحلیل گر علاقه کافی به کار خود داشته باشد و بر نقش مثبت کاری که انجام می دهد معتقد باشد، با صبر و ابتکار خواهد توانست بر مشکلات فائق آید.تحلیل گر باید دارای ذهنی پرسشگر باشد. یکی از متفکران چنین می گوید «اگر کسی چشمی داشته باشد که ببیند، مغزی داشته باشد که در باره آنچه که دیده است شک کند و زبانی داشته باشد که در باره شک خویش سوال کند و برای یافتن پاسخ پرسش خویش درصد کسب اطلاعات برآید. این فرد بخشی قابل توجه از جوهر عصاره دانش بشری را در خود دارد و می تواند در نهایت به حقایق پی ببرد». تحلیل گر نیز باید چنین فردی باشد در باره وضع موجود و آنچه که هست، شک کند و در مسیر آنچه که باید باشد پیش برود و به دنبال کشف واقعیتها باشد و در راه حصول به بهترینها از خود خلاقیت و نوآوری نشان دهد.تحلیل گر موظف است اجزای سیستم را مرتبط با یکدیگر ببیند و آنها را بصورت هماهنگ و متحد درآورد (یعنی به صورت یک کل متشکل و هماهنگ) و نه این که فقط به یک جزء بپردازد و سایر ارتباطها را از نظر دور بدارد.تحلیل گر باید متوجه نقش مهم کارکنان سازمان باشد و با مساتئل انسانی و ریزه کاریهای رفتار کارکنان در سازمان آشنا باشد. اغلب اقداماتی که وی انجام می دهد به ایجاد تغییراتی در ساختار سازمانی، روشهای کاری، شرایط کار و غیره منجر می شود.تغییرات مطلوب زمانی حاصل می شود که افراد سازمان آنها را بپذیرند و به مرحله اجرا درآورند. از این روی تحلیل گر باید با کارکنان، برخوردی انسانی داشته باشد و مسئولیت آماده سازی و آشنا کردن افراد را با اصلاحات و تغییرات جدید عهده دار شود.< >تحلیل گر بایستی با بررسی کافی و برخورد سیستمی، علتها را از معلولها تشخیص دهد و برای رفع مشکل نسبت به شناخت علل اصلی به وجود آورنده مشکل. اقدام کند و به منظور برطرف کردن علل واقعی راه حلهای منطقی و عقلایی ارائه دهد. لازم به تذکر است که توجه و هشیاری تحلیل گر در تشخیص مشکل اصلی و تمیز آن از علائم ظاهری، بسیاری واجد اهمیت است. زیرا اشتباه متداول در تشکیل مشکل، بسنده کردن به نشانده های مدنی است و این نشانه ها باعث گمراهی تحلیل کننده می شود.تحلیل گر بایستی واقعیتها را همان گونه که هستند ببیند و بکوشد حالت بی طرفی خود را حفظ کند و از دخالت دادن اغراض و نظرات شخصی خویش در کار تجزیه و تحلیل اجتناب ورزد.تحلیل گر باید به ابعاد اخلاقی و جنبه های ارزشی نیز توجه داشته باشد. تحلیل کنندگانی که تنها افزایش کارایی را هدف بدانند، طرحها و پیشنهاداتشان با شکست مواجه خواهد شد. نتیجه یک تجزیه و تحلیل ممکن است به صرفه جوئی مقدار زیادی از بودجه سازمان منجر شود منتهی این ذخیره سازی نباید به بهای اخراج دهها تن از کارکنان سازمان انجام شود. در واقع افراد را نباید وسیله قلمداد کرد و با آنان مانند ابزار مار برخورد نمود.تحلیل گر باید صبور باشد برای پاسخگوئی به پرسشهخا و حل مشکلات صبر و دشواریهای موجود نهراسیده اند و با پشتکار و صبوری به پژوهشگری خویش ادامه داده اند. لذا تحلیل گر باید فردی صبور باشد و با دشواریها و ناهمواریهای راه تجزیه و تحلیل کنار آید.«رابرت لهور» یکی از نویسندگان و صاحب نظران در امور سیستمها و روشها اهمیت و نقش عامل انسانی در بهبود روشها و ساده کردن کار را به نحوه مطلوبی در فرمول زیر که به نام «فرمول لهور»  مشهور است نشان می دهد:

عامل انسانی (تکنولوژی + ابزارها و فنون ساده کردکار + فلسفه ساده کردن کار) = توفیق در ساده کردن کار