سیستم سیستم مجموعه ای است که از چندین جزء وابسته به یکدیگر تشکیل یافته است.
تعریف دیگر سیستم این است که سیستم عبارت است از یک سری وظایف وابسته به یکدیگر که با اجرای آنها قسمتی از هدف یا منظور سازمان تحقق می یابد.
روش روش عبارت است از یک سری عملیات و مراحلی که برای اجرای تمام یا قسمتی از یک سیستم انجام می شود.
بعبارت دیگر برای اجرای هر سیستم، نیاز به تهیه دستورالعملهاییاست که حدود وظایف، میزان مسئولیتها و نحوه انجام دادن فعالیتهای گوناگون را مشخص کند.
همچنین می توان روش را اجزائی از یک سیستم محسوب نمود.
در هر روش، نوع کار، شخص یا اشخاصی که عملیات و وظایف مزبور را انجام می دهند، مراحلی که باید طی شود و شیوه هایی که باید بکار رود مشخص می شود.
شیوه یا متد شیوه عبارت است از تشریح جزئیات و مراحل انجام دادن یک کار.
شیوه هر کار نحوه انجام دادن عملیات یا مراحل انجام دادن آن کار را مشخص می کند.
هر نوع وسیله – اعم از دستی، مکانیکی و الکترونیکی – که برای انجام دادن هر یک از روشهای معمول در یک سازمان بکار می رود شیوه یا متد نامیده می شود.
شکل (1-1).
سیستم متشکل از روشها و شیوه ها به طوریکه ملاحظه می گردد،چند شیوه وابسته به یکدیگر، تشکیل یک «روش» را می دهد و چند روش پیوسته به هم یک «سیستم» را بوجود می آورد.
تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها غالب محققان،دانش پژوهان و کسانیکه با تکنیک تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها آشنایی دارند بر این عقیده اند که برای تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها نمی توان یک تعریف جامع و مانع که معرف صحیح و دقیق آن باشد بیان کرد.
نویسندگان مختلف، با توجه به سلیقه یا منظور خاص خود، این اصطلاح را تعریف نموده اند: نورمن بریش: تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها عبارتست از مطالعه و بررسی به منظور بهبود بخشیدن به سیستمهای خدماتی (سرویس دهنده) کنترل کننده و هماهنگ کننده عملیات یک سازمان.
بدین ترتیب، تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها، خطی مشی آینده سازمان را مشخص می کند و با ایجاد یک روش کنترل صحیح، اجرای دقیق طرحهای پیش بینی شده آینده سازمان را تضمین می نماید.آلن دیویس: تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها را یک وظیفه و کار ستادی و تخصصی تلقی می کند که هدف آن مطالعه، بررسی و بهبود بخشیدن به کلیه سیستمها و روشهای موجود در یک سازمان است.نویسنده ای به نام «چارلز میکس» تعریف خود را به تجزیه و تحلیل مدیریت امور دفتری محدود می کند و این تعریف بدین گونه است: «تجزیه و تحلیل عبارت است از مطالعه جامع و کامل سیستمها و روشهای سازمان به منظور بهبود بخشیدن و ساده کردن تمور دفتری» واضح است که در این تعریف، سیستمها و روشهای اداری و دفتری بیشتر مورد توجه قرار گرفته و عقیده وی این است که پی بردن به مسائل و مشکلات اداری و دفتری و بهبود بخشیدن به آنها در بهبود وضع کلی سازمان، اثر قابل ملاحظه ای خواهد داشت.
نویسنده دیگری، تجزیه و تحلیل را منحصربه امور اداری می داند آن را چنین تعریف می کند: «تجزیه و تحلیل اداری عبارت است از مطالعه و بررسی مسائل و مشکلات اداری از نظر وظایف متصدیان مربوطه و روشهایی که برای انجام آن بکار می رود و کشف عامل پیدایش این علل و طرح و تنظیم پیشنهادهای لازم به منظور حل آنها.
تعارف یاد شده که بعضی مختصر و برخی مفصل و مانع به نظر می رسد.
نشان دهنده وسعت تکنیم تجزیه و تحلیل سیستمها و روشهاست اگرچه در این تعاریف، تفاوتهایی به چشم می خورد، ولی وجوه مشترک و اتفاق نظرهای موجود میان آنها، به مراتب بیشتر از اختلاف نظرهاست.
آنچه که از تمام تعارف مزبور استنباط می شود، این است که تشخیص مسائل و مشکلات سازمان را ارائه راه حل منطقی برای رفع آنها به پیروی از یک روش صحیح و منظم نیاز دارد و این منظور با استفاده از تکنیک تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها تامین می گردد.
به طور خلاصه، تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها را می توان به شرح زیر تعریف کرد: تجزیه و تحلیل سیستمها عبارت است از تکنیکی که مدیران را از وجود مسائل و مشکلات موجود در سازمان آگاه می سازد و یا بررسیهای منطقی، راه حلهای مناسبی برای رفع هر یک از آنها، ارائه می دهد.
این بررسیها باید متنی بر اصول روش تحقیق علمی باشد تا بتوان با یافتن مشکلات و رفع آنها، کارایی و سود سازمان را افزایش داد و بقای سازمان را تضمین نمود.
مفروضات (داده ها) تعریف الف.
مفروضات عنصر اصلی هر سیستم بوده و امکان دارد که کتبی باشد و یا در روی کارت منگنه شده و یا در روی نوار ضبط شده باشد.
تعریف ب.
مفروضات، لفظی است کلی که بر یک یا چند واقعیت، اعداد، حروف و علائم یا حقایق دلالت می کند و یا آنمها را توصیف می نماید.
داده ها عناصر اصلی اطلاعات است و می توان آنها را با وسایل دستی یا ماشینی (کامپیوتر) بوجود آورد یا پرورش داد.
تعریف اطلاعات اطلاعات کزمانی حاصل می شود که بین مفروضات یک رابطه منطقی برقار شود.
هنگامی می توان اطلاعات را از مفروضات استخراج و استنتاج نمود که مفروضات، دقیق و مربوط به موضوع مورد نظر باشد و به موقع در دسترس استفاده کنندگان قرار گیرد.
از ترکیب مفروضات به صورتهای مختلف، اطلاعات بدست می آید.
تعرف فرم فرم، کاغذ یا مدرکی است که مفروضات (داده ها) به روی آن ثبت می شود.
دلایل آغاز تجزیه و تحلیل سیستمی مطمئناً نخستین گام در هر تحلیل سیستمی این است که به دلیل انجام دادن این تحلیل، از سوی تحلیل گر سیستمها درک شود معمولاً مصاحبه های مقدماتی با کسانیکه درخواست تحلیل سیستمی را کرده اند یا اجازه آن را داده اند می تواند به تحلیل گر سیستم کمک کند که دلایل تحلیل سیتمی را اساساً درک کند.
دلایل بنیادی آغاز تحلیل سیستمی عبارتند از: حل مساله: احتمال دارد سیستم کنونی چنانکه باید عمل نکند و از تحلیل گر خواسته می شود که این بد عمل کردن را تصحیح کند.
یا اینکه احتمال دارد قسمتی در درون سازمان از لحاظ برنامه ریزی برآورد، یا کنترل موجودی مساله ای داشته باشد که باید تصحیح یا بهسازی شود.الزام جدید: دومین دلیل دست زدن به تحلیل سیستمی ممکن است این باشد که الزام یا مقررات جدیدی بر سازمان تحمیل شده باشد.
این الزام ممکن است قانون جدید، رویه حسابداری، خدمات یا فرآورده های سازمانی یا رو به مدیریت جدیدی باشد.
تحلیل سیستمها صرف نظر از آنچه الزان جدید را بوجود آورده تغییرات لازم را در سیستمهای اطلاعاتی یا افزودنیهای ضروری را به این سیستم شناسائی خواهد کرد تا سازمان را در پاسخگوئی لازم بدین الزام پشتیبانی کند.پیاده کردن ایده / تکنولوژی جدیدبهسازی کلی سیستمها فواید تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها - تجزیه و تحلیل سیستم ها اقدامی مناسب برای بررسی مسائل و مشکلات سازمانی است.
در اینم کار هم به محیطی که سیستم در آن محاط شده است توجه می شود و هم به کلیت سیستم و اجزای تشکیل دهنده آن.
تنها به بررسی نشانه های ظاهری اکتفا نمی شود بلکه بررسی عمیق مسائل و درک و فهم ارتباطهای موجود نیز دنبال می شود.
بهره وری یک سازمان را به طور معمول، از دو طریق می توان افزایش داد: نخست با تشویق افراد به کار کردن با سرعت بیشتر، دوم با سادهع کردن و بهسازی و روشهای کار.
با توجه به این که سرعت کار اشخاص را تنها تا حد مشخصی می توان افزایش داد با تجزیه و تحلیل سیستم می توان کار را ساده کرد و به افزایش بهره وری سازمانی یاری رساند.تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها را می توان اقدامی به منظور مددرسانی به مدیران و مقامات مسئوول در زمینه سیاست گذاری تصمیم گیری دانست.
با درنظر داشتن هدفهای عالیه سازمانی، مشکلات موجود بررسی می شوند و راههای گوناگون رفع مشکل و نتایج احتمالی هر یک ، پیش بینی و مقایسه می شود و اطلاعات به دست آمده در اختیار مدیران قرار داده می شود و آنها خواهند توانست با شناخت کافی از موقعیت، قضاوت آگکاهانه ای داشته باتشند و تصمیم مناسبی برای رفع مشکل بگیرند.
به این ترتیب تجزیه و تحلیل سیستم را می توان ابزار نعملی برای کمک به اتخاذ بهترین تصمیمات جهت رفع مشکلات پیچیده سازمانی دانست.با تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها می توان ساختار سازمانی مناسبتر، روشهای اجرائی کارآمدتر و شیوه های عملیاتی پرثمرتر به وجود آورد بر میزان کارایی و اثربخشی و بهره وری در سازمان افزود.با استفاده از تجزیه و تحلیل سیستم ها می توان از نیرو و تلاش کارکنان بهترین استفاده را کرد و از دوباره کاری و اتلاف مساعی نیروی انسانی جلوگیری نمود.تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها باعث می وشد تا از میزان اشتباهات و خطاها کاسته شود و امر تحویل کالاها و خدمات به مشتریان و کاربران سرعت یابد.یکی از مهمترین نتایج تجزیه و تحلیل سیستم ها به دست آوردن اطلذراعات دقیق و به هنگام از وضع موجود است که این اطلاعات مبنای مناسبی را برای برنامه ریزی در اختیار مدیران و مسئولان قرار می دهد.
بنابراین با توجه به نقش پراهمیت برنامه ریزی در اداره صحیح امور منطقی است که وقت و انرژی بیشتری به امر تجزیه و تحلیل اختصاص داده شود.تحلیل گر سیستم کیست؟
تجزیه و تحلیل کننده، تحلیل گر آنالیست، فردی است علاقه مند به کار تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها و متخصص در این زمینه که با استفاده از آموخته های علمی و شیوه های کاربردی، از صلاحیت لازم برای انجام دادن بررسیهای همه جانبه در زمینه تجزیه و تحلیل برخوردار است.
تحلیل گر سیستم.
کارشناس آموزش دیده ای است که می تواند سازمان را در برنامه ریزی به منظور تغییرات از طریق دو وظیفه اساسی مدد رساند: ارزیاتبیهمیاریمراد از ارزیابی این است که تحلیل کننده اعمال و روابط موجود در کار را بررسی و ارزیابی می کند.
در مرحله همیاری، تحلیل گر پیشنهادهای خاصی را برای بهبود کارایی ارائه می دهد.
به این ترتیب تحلیل گر در مرحله نخست می کوشد تا مسائل موجود را به خوبی بشناسد و درک کند و در مرحله دوم برای مقابله با آنها راه حلهای مناسب را ارائه دهد.
از تحلیل گر انتظار می ورد مطالعات و بررسیهای لازم را در باره سیستم انجام دهد و مشخص سازد که نیازی به تغییر و بهبود در سیستم ها و روشهای موجود احساس می شود یا خیر؟
به این ترتیب وی نخست نحوه کار سیستم را بررسی می کند و پس از آن نتایج بررسیهایش را مورد تجزیه و تحلیل دقیق قرار می دهد.
در مرحله بعد سیستمی را طرح ریزی می کند که دارای کارایی بیشتری باشد و سرانجام برای اجرا و استقرار سیستم جدید همکاری می کند و توصیه های لازم را ارائه می دهد.
تحلیل گر در صحت و دقت تجزیه و تحلیل نقش بسیار مهمی دارد.
برخی از ویژگیهای تحلیل گر عبارتند از: تحلیل گر باید به کار تجزیه و تحلیل معتقد و علاقه مند باشد.
هر یک از مراحل تجزیه و تحلیل، دشواریهای خاص خود را دارد.
اگر تحلیل گر علاقه کافی به کار خود داشته باشد و بر نقش مثبت کاری که انجام می دهد معتقد باشد، با صبر و ابتکار خواهد توانست بر مشکلات فائق آید.تحلیل گر باید دارای ذهنی پرسشگر باشد.
یکی از متفکران چنین می گوید «اگر کسی چشمی داشته باشد که ببیند، مغزی داشته باشد که در باره آنچه که دیده است شک کند و زبانی داشته باشد که در باره شک خویش سوال کند و برای یافتن پاسخ پرسش خویش درصد کسب اطلاعات برآید.
این فرد بخشی قابل توجه از جوهر عصاره دانش بشری را در خود دارد و می تواند در نهایت به حقایق پی ببرد».
تحلیل گر نیز باید چنین فردی باشد در باره وضع موجود و آنچه که هست، شک کند و در مسیر آنچه که باید باشد پیش برود و به دنبال کشف واقعیتها باشد و در راه حصول به بهترینها از خود خلاقیت و نوآوری نشان دهد.تحلیل گر موظف است اجزای سیستم را مرتبط با یکدیگر ببیند و آنها را بصورت هماهنگ و متحد درآورد (یعنی به صورت یک کل متشکل و هماهنگ) و نه این که فقط به یک جزء بپردازد و سایر ارتباطها را از نظر دور بدارد.تحلیل گر باید متوجه نقش مهم کارکنان سازمان باشد و با مساتئل انسانی و ریزه کاریهای رفتار کارکنان در سازمان آشنا باشد.
اغلب اقداماتی که وی انجام می دهد به ایجاد تغییراتی در ساختار سازمانی، روشهای کاری، شرایط کار و غیره منجر می شود.تغییرات مطلوب زمانی حاصل می شود که افراد سازمان آنها را بپذیرند و به مرحله اجرا درآورند.
از این روی تحلیل گر باید با کارکنان، برخوردی انسانی داشته باشد و مسئولیت آماده سازی و آشنا کردن افراد را با اصلاحات و تغییرات جدید عهده دار شود.تحلیل گر بایستی با بررسی کافی و برخورد سیستمی، علتها را از معلولها تشخیص دهد و برای رفع مشکل نسبت به شناخت علل اصلی به وجود آورنده مشکل.
اقدام کند و به منظور برطرف کردن علل واقعی راه حلهای منطقی و عقلایی ارائه دهد.
لازم به تذکر است که توجه و هشیاری تحلیل گر در تشخیص مشکل اصلی و تمیز آن از علائم ظاهری، بسیاری واجد اهمیت است.
زیرا اشتباه متداول در تشکیل مشکل، بسنده کردن به نشانده های مدنی است و این نشانه ها باعث گمراهی تحلیل کننده می شود.تحلیل گر بایستی واقعیتها را همان گونه که هستند ببیند و بکوشد حالت بی طرفی خود را حفظ کند و از دخالت دادن اغراض و نظرات شخصی خویش در کار تجزیه و تحلیل اجتناب ورزد.تحلیل گر باید به ابعاد اخلاقی و جنبه های ارزشی نیز توجه داشته باشد.
تحلیل کنندگانی که تنها افزایش کارایی را هدف بدانند، طرحها و پیشنهاداتشان با شکست مواجه خواهد شد.
نتیجه یک تجزیه و تحلیل ممکن است به صرفه جوئی مقدار زیادی از بودجه سازمان منجر شود منتهی این ذخیره سازی نباید به بهای اخراج دهها تن از کارکنان سازمان انجام شود.
در واقع افراد را نباید وسیله قلمداد کرد و با آنان مانند ابزار مار برخورد نمود.تحلیل گر باید صبور باشد برای پاسخگوئی به پرسشهخا و حل مشکلات صبر و دشواریهای موجود نهراسیده اند و با پشتکار و صبوری به پژوهشگری خویش ادامه داده اند.
لذا تحلیل گر باید فردی صبور باشد و با دشواریها و ناهمواریهای راه تجزیه و تحلیل کنار آید.«رابرت لهور» یکی از نویسندگان و صاحب نظران در امور سیستمها و روشها اهمیت و نقش عامل انسانی در بهبود روشها و ساده کردن کار را به نحوه مطلوبی در فرمول زیر که به نام «فرمول لهور» مشهور است نشان می دهد: عامل انسانی (تکنولوژی + ابزارها و فنون ساده کردکار + فلسفه ساده کردن کار) = توفیق در ساده کردن کار عامل انسانی (تکنولوژی + ابزارها و فنون ساده کردکار + فلسفه ساده کردن کار) = توفیق در ساده کردن کار بطوریکه از این فرمول استنباط می شود، اهمیت عامل انسانی در موفقیت در ساده کردن کار و بهبود بخشیدن و برقراری روشها، امری است که باید نسبت به آن توجهی مخصوص مبذول شود.
ذکر این مسئله نشان می دهد که تجزیه و تحلیل کننده باید با مسائل انسانی و شناخت روحیه و خصوصیات اخلاقی و صفات اشخاص آنشایی کامل داشته باشد.
تحلیلگر سیستم و نقش او در فرایند تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم تحلیلگر کسی است که بعنوان تحلیل کننده مسئله یا مشکل موسسه یا سازمان پا به عرصه چرخه تکاملی سیستم می گذارد.
او کسی است که مسئله یا مشکل موسسه را بطور منطقی به اجزای کوچکتری تفکیک و تقسیم و تحلیل می کند و راه حلهای معقول برای رفع مشکل ارائه می دهد.
این گونه راه حلها و ایجاد سیستمهای جدید اطلاعاتی، معمولاً کیفیت مسائل سازمانی را ارتقاء داده و تصمیم گیری مدیریت را بهبود می بخشد.
تحلیلگر بعنوان یک عامل تغییر و برنامه ریز آن در سازمان شناخته می شود که از نزدیک با استفاده کنندگان سیستم برای تعیین اهداف و رسیدن به تفاهم در مورد عملیات و زمان انجام پروژه کار می کند.
سپس سیستمی طراحی می کند که امید می رود نیازهای استفاده کنندگان سیستم و سازمان را تامین می کند.
امروزه فرایند تجزیه و تحلیل سیستم.
غالباً به تهیه و ایجاد سیستمهای اطلاعاتی کامپیوتری منجر می شود.
در این صورت تحلیلگر از یک طرف با گروهی از استفاده کنندگان سیستم روبروست که وظایفی را که در سازمان انجام می دهند بخوبی می شناسند اما نمی دانند چگونه از کامپیوتر برای انجام کارشان استفاده کنند و در این کار از او کمک می گیرند و از طرف دیگر با برنامه نویسان کامپیوتر روبروست که کمتر با وظایف سازمانی استفاده کنند.
بنابراین آنها نیز برای ترجمه و انتقال وظایف سازمانی به برنامه های قابل اجرا کامپیوتر کمک می گیرند.
در واقع پس از این که تحلیلگر سیستم مورد مطالعه را بررسی کرد نیازهای استفاده کنندگان سیستم را تعیین و سیستم مناسبی برای آنان طراحی می کرد.
نتایج را در اختیار برنامه نویسان قرار می دهد.
کار او در این بین پل زدن بین دانشی است که استفاده کنندگان سیستم از وظایف خود تکنولوژی لازم برای انجام آن وظایف دارند.
از طرفی در مراحا مختلف: نتایج فعالیتهای تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم باید به صورت گزارشهای کتبی و شفاهی به اطلاع استفاده کنندگان و مدیریت سیستم رسانده شود.
در اینصورت تحلیلگر باید بتواند به طور مؤثری نظرات و کارهای خود را عرضه نماید و در صورت لزوم از ابزار و روشهای مناسب تصویری، نموداری و شرحی موثر برای این انتقال استفاده کند.
بنابراین لازم است تحلیلگر همواره به دنبال کسب آموزش فنون نوشتن متون فنی، تجاری و ارائه نتایج کار باشد.
این مهارتها قابل فراگیری است و از اصول مهم موفقیت او است.
مهارت حل مسئله و خلاقیت تحلیلگر باید قادر باشد مسئله با مشکل را به اجزای کوچکتر تجزیه کند.
آن را از ابعاد مختلف بررسی و تحلیل کند و سپس این اجزا را برای یافتن راه حل کلی دوباره در متن آن جمع کند.
او باید قابلیت و قوه ابتکار برای خلق راه حلهای مختلف حل مسئله را داشته باشد.
دانش فنی و تخصصی حرفه ای تحلیلگر برای ایفای نقش خود باید به دانش فنی و تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم مسلط باشد.
شامل (↑) مفاهیم و تئوری سیستمها زیربنای فکری و بینش تحلیلگر را تشکیل می دهد و در واقع چهارچوبی است که از آن طریق تحلیلگر به مسئله نگاه می کند.
تکنیکها و ابزار تجزیه و تحلیل: وسیله ای برای کمک به درک سریع سیستم، مصور و مستند کردن یافته های تحلیلگر انتقال آنان از یک مرحله به مرحله بعد و برقراری ارتباط و تبادل از نظر با استفاده کنندگان و نظایر آن می باشد.
تا مدتها تنها وسایل کار تحلیلگر، مداد و کاغذ و نمودارهای گردش عملیات و نظایر آن بوده است.
درحالیکه امروزه این وسایل جای خود را به کامپیوتر و نرم افزارهای مربوط به آن داده است.
بطوریکه تحلیلگر برای انجام تحلیلهای خود و تهیه مستندات سیستم برای استفاده کنندگان و هم برناه نویسان از این نرم افزارها استفاده می کنند.
اما باید به خاطر داشت که ابتدا باید تحلیلگر بود تا بتوان از این ارتباط استفاده کرد.
روشهای تجزیه و تحلیل و طراحی، خطی مشی است که یک موسسه یا شرکت برای کاربرد ابزارها و اجرای موفقیت آمیز و پیش رونده عملیات ساخت و طراحی سیستمها اتخاذ می کند و ممکن است در یک موسسه متفاوت با موسسه دیگر باشد اما لازم است که تحلیلگر با روشهای مختلف آشنا باشد.
مراحل تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها مرحله یکم – شناخت مشکل و تبیین آن نخستین مرحله تجزیه و تحلیل سیستم عبارت است از تشخیص مشکل یا مشکلات که ممکن است از سوی مدیران و مقامات مسئول سازمانی صورت گیرد یا کارکنان در حین اجرای عملیات با مشکلی برخورد کنند یا تحلیل گر متوجه مسائل و مشکلات شوو و یا در باره وضع موجود و روشهای جاری کار شک کند.
در هر حال نشخیص مشکل، مرحله آغازین تجزیه و تحلیل سیستم به شمار می آید.
سازمانهای امروزی، بطور معمول با مشکلات زیادی مواجه اند که بایستی اولویت را به مشکلات جدیتر و مهمتر داد البته تشخیص مهم بودن مشکل چندان ساده نیست.
برای تشخیص مهم بودن مشکل می توان آن را با توجه به هدف سازمان بررسی کرد و مواردی را که در راه تامین هدفهای سازمانی، معضل و مانع ایجاد می کنند، از مشکلات عمده دانست.
پس از اینکه مشکل مشخص شد باید به تبیین آن و تعیین حدود آن پرداخت.
در مرحله شناخت مشکل.
بایستی دقت شود که علتها با معلولها اشتباه نشوند و علل اصلی مشکل، شناسایی شوند و برای رفع آنها اقدام به عمل آید.
باید این نکته را متذکر شد که تحلیل گر به تدریج به حل کلیه مشکلات مربوط به سیستم ها و روشها و شیوه های کاری اقدام می کند، اما تقدم و تاخر حل مشکلات با اهمیت نسبی آنها مرتبط است.
مرحله دوم – ایجاد فرضیه پس از شناخت و تبیین مشکل اصلی بایستی در باره عواملی که سبب بروز آن مشکل شده اند فرضیه هایی ایجاد کرد و از میان فرضیه ها، مهمترین و محتملترین آنها را به منزله عاملی که بیشتر گمان می رود سبب بروز مشکل شده است برگزید.
البته این حدسی است که مبتنی بر وقوف کلی و معرفت اجمالی نسبت به وجود رابطه بین مشکل و عوامل بوجود آورنده آن است.
چنانچه تحلیل گر اطمینان نسبی حاصل کرد که قادر به حل مساله و آزمودن فرضیه خود هست سایر موراحل را طی می کند و با توجه به شرایط و اوضاع و احوالی که در آن قرار دارد، طرحی برای انجام سایر مراحل تجزیه و تحلیل سیستم تهیه می کند و بر طبق آن عمل می کند.
مرحله سوم – گردآوری اطلاعات مرحله گردآوری اطلاعات از مراحل مهم تجزیه و تحلیل سیستم به شمار می رود.
هرچه درستی و دقت اطلاعات بیشتر باشد، احتمال شناخت واقعیت و دستیابی به راه حل مناسب برای مشکل نیز بیشتر خواهد شد.
برای گردآوری اطلاعات، ابتدا باید مشخص کرد که آیا اطلاعات از کل آحاد موجود در قلمروی بررسی کسب خواهد شد و یا تنها از نمونه ای از آنها.
چنانچه کسب اطلاعات از نمونه، مورد نظر باشد بایستی در انتخاب نمونه، دقت کافی به عمل آید به گونه ای که نمونه منتخب، نمایانگر واقعی گروه کلی یا جامعه مورد بررسی باشد و از کلیه عناصر و طبقات موجود در قلمرو بررسی، نماینده یا نمایندگانی به تناسب تعداد واقعی، در نمونه وجود داشته باشد.
برای گردآوری اطلاعات روشهای متعددی وجود دارد که با توجه به نوع سازمان، ماهیت مشکل و ویژگیهای موقعیت، بایستی یک یا چند روش را برای کسب اطلاعات برگزید.
برخی از روشهای گردآوری اطلاعات عبارتند از: کتابخانه تحلیل گر بایستی پیش از آغاز جمع آوری اطلاعات از طریق روشهای دیگر، اطلاعات مقدماتی و زمینه ای را در باره موضوع مورد بررسی از کتابخانه های موجود به دست آورد و از یافته های دیگکران در باره موضوع استفاده کند و از تکرار اقداماتی که توسط سایرپژوهشگران صورت گرفته است، اجتناب ورزد.
استفاده از اسناد و مدارک و بایگانیها چنانچه تحلیل گر اطلاعات مورد نیاز را از اصل مدارک و پرونده ها استخراج کند، و یا از افراد ذیصلاح و مبرزی در این زمینه استفاده کند اطلاعات معتبر و قابل اطمینانی کسب خواهد کرد.
جدواول و نمودارهای سازمانی جداول و نمودارها، فرم ها و نمونه های موجود در سازمان، برای ارائه برخی از اطلاعات مورد نیاز به تحلیل گر، منابع خوبی به شمار می روند.
یکی از جداولی که بطور معمول، در سازمانها تهیه می شود، جدول تقسیم کار است.
این جدول نشان دهنده نحوه توزیع کارها و فعالیتها بین کارکنان واحدهای گوناگون و میزان وقت صرف شده آنها در یک مدت معین است.
مشاهده منظور از مشاهده، ثبت دقیق رویدادها و کلیه جوانب آنهاست.
مشاهده را می توان به دو صورت انجام داد: الف – مشاهده مستقیم (آشکار) ب – مشاهده غیرمستقیم (مکتوم) در مشاهده مستقیم، تحلیل گر به مشاهده نحوه انجام کار می پردازد و مشاهده شوندگان نیز از این که رفتار و کردارشان مورد مشاهده قرار گرفته است، آگاهی دارند.
البته حضور تحلیل گر باعث می شود تا شرایط کار، به علت وجود یک عامل خارجی در محیط، از حالت طبیعی و عادی خارج شود و افراد، رفتار و اعمال خویش را کنترل کند و به عنوان مثال میزان کارایی خود را بیش از آنچه در شرایط عادی هست، جلوه دهند.
به این ترتیب اطلاعات به دست آمده با واقعیت، انطباق کامل نخواهند داشت.
در مشاهده غیرمستقیم، تحلیل گر بدون این که به افرادی ککه کارشان تحت بررسی است، اطلاع بدهد، عملکرد آنها را مورد مشاهده قرار می دهد و اطلاعات مورد نیاز را گردآوری می کند.
در این روش، تحلیل گر می تواند به عضویت گروه درآید و نقشی را بر عهده بگیرد و در فعالیتهای گروه شرکت جوید و در همان حال که نقش خویش را ایفا می کند، اطلاعات واقعی را نیز به دست آورد، برای مثال، می توان کاری را که گونترالراف، خبرنگار آلمانی انجام داده مشاهده غیرمستقیم قلمداد کرد.
وی شنیده بود کارگرانی که از کشور ترکیه به آلمان می آیند و در کارخانه های آلمانی به کار مشغول می شوند مورد ستم فراوانی قرار می گیرند و بین آنان و آلمانی ها تبعیض بسیاری اعمال می شود.
لذا، تصمیم گرفت بعنوان یک کارگر ترک در کارخانه ای به استخدام درآید.
وی برای مدت دو سال این نقش را ادامه داد و از نزدیک، رفتار ظالمانه و ستم بار مدیران و سرپرستان را مشاهده نمود و نتیجه مشاهدات خود را در کتابی منتشر ساخت که شهرت جهانی یافت.
پرسشنامه پرسشنامه وسیله ای است که بوسیله آن تحلیل کننده می تواند کعقاید گروهی از افراد را به شکل یکنواختی ثبت کند.
پرسشنامه به دو صورت قابل تنظیم است: الف – پرسشنامه آزاد ب – پرسشنامه ثابت پرسشنامه آزاد شامل چند پرسش است و در آن، محدودیت برای پاسخ درنظر گرفته نمی شود.
مثال: در سیستم نظارت سازمان خود،چه نقاط ضعفی را مشاهده می کنید؟
در پرسشنامه ثابت، برای پرسشهایی که مطرح می شود، تعداد محدودی پاسخ درنظر گرفته می شود و پاسخ دهنده باید یکی از پاسخها را انتخاب کند.
مصاحبه مصاحبه عبارت است از یک گفت و شنود مستقیم و رودررو با فردی که قرار است در باره موضوع مورد نظر، از وی اطلاعاتی کسب شود.
مصاحبه به دو صورت قابل اجرا است: الف – مصاحبه آزاد یا شبه ساختاری ب – مصاحبه منظم یا ساختاری در مصالحبه آزاد یک هدف کلی برای مصاحبه تعیین می شود و مصاحبه کننده، محدود و مقید نیست و در صورت لزوم، پرسشهای اضافی را در جلسه مطرح می کند.
در مصاحبه منظم و سازمان داده شده، موارد خاصی درنظر گرفته می شود و با طرح در جلسه مصاحبه، طبق برنامه معینی، جلسه اداره می شود.
باید توجه داشت که مصاحبه آزاد انعطاف پذیرتر از مصاحبه منظم است و شناخت بیشتری را از طرف مقابل امکان پذیر می سازد و ممکن است به دستیابی اطلاعات مفیدی که از پیش مورد نظر نبوده است منجر شود.
مرحله چهارم – طبقه بندی اطلاعات طبقه بندی عبارت است از مرتب کردن اطلاعات در گروه های گوناگون بر طبق یک روش منطقی و عقلایی که از پیش تعیین شده است.
شیوه طبقه بندی به ماهیت موضوع و نوع اطلاعات کسب شده بستگی دارد.
در این مرحله تحلیل گرد، اطلاعات گرد آمده را در جای مناسب خود قرار می دهد و آنها را کدگذاری می کند.
جدول جدول بندی، یکی از روشهای طبقه بندی اطلاعات است.
جدول به تحلیل گر کمک می کند تا وجوه تشابه و همبستگی اطلاعات را که به کمک طبقه بندی منطقی به صورت ردیفها و ستونهای افقی و عمودی درآمده است، به چشم ببیند و برای تجزیه و تحلیل، مورد استفاده قرار دهد.
در جدول روابط بین متغیرها، به صورت منظم منعکس می شود.
امتیاز جدول در این است که درک اطلاعات رات سهولت بخشد.
نمودار نمودارها از جمله وسایل ترسیمی طبقه بندی و نظم بخشی به اطلاعات به شمار می آیند.
نمودارها بطور کلی، از محاسنی برخوردارند: معاینه اطلاعات در نمودارها به اسانی امکان پذیر است، با توجه به این که از علائم قراردادی استفاده می شود، از اطناب کلام جلوگیری می شود و مشکلات کار و تکرار و تداخلها به اسانی رویت می شوند.
با کمک نمودارها بهتر می توان روند و فرایند تغییرات و همچنین تفاوت بین دو و یا چند روند را مشاهده کرد.
الف – نمودار خطی این نمودار برای نشان دادن ارتباط بین دو یا چند دسته از اطلاعات، به کار می رود.
یکی از محورها برای اندازه گیری متغیر مستقل و محورز دیگر برای اندازه گیری متغیر وابسته است.
ب – نمودار میله ای یا ستونی در این نمودار، برای نشان دادن اطلاعات از میله یا ستون استفاده می شود.
در نمودار ستونی، ارتفاع ستون یا میله، نمایانگر میزان فراوانی یک متغیر است.
ج – نمودار دایره ای برای نشان دادن چگونگی تقسیم یک کل به اجزای خود مناسب است.
د- نمودار فضایی این نمودار نمایش سه بعدی اطلاعات است و در مواردی که به کار می رود که بیش از دو متغیر موجود می باشد.
در این گونه نمودارها، متغیرها در یک فضای سه بعدی نشان داده می شوند.
هـ - نمودارهای سازمانی تحلیل گر برای نشان دادن سلسله مراتب سازمان و قلمرو وظایف و مسئولیتها و ارتباط بین مشاغل و همچنین برای انعکاس چگونگی انجام کارها و نحوه استقرار منابع سازمانی و تسهیلات فیزیکی می تواند از نمودارهای سازمانی استفاده کند.
مرحله پنجم – تجزیه و تحلیل اطلاعات در این مرحله، تحلیل گر، اطلاعاتی را که از میان انبوه اطلاعات، پالایش شده و طبقه بندی تنظیم شده اند، مورد تجزیه و تحلیل قرار می دهد و می کوشد تا ارتباط بین آنها را با یکدیگر و با سایر عوامل کشف کند.
تجزیه و تحلیل اطلاعات یکی از مهمترین، تخصصی ترین و ظریفترین مراحل در تجزیه و تحلیل سیستم هاست.
در مرحله تجزیه و تحلیل اطلاعات است که داوری و مهارت تحلیلی تحلیل گر نمود می یابد.
در مرحله تجربه و تحلیل اطلاعات، پرسشهای گوناگونی را می توان مطرح کرد.
اساسی ترین پرسشها در باره چیستی، چرایی، کیستی، چگونگی، کجایی و هنگامی موضوع مورد نظر مطرح می شون.
مجموعه پاسخهای حاصل و همچنین اطلاعات دیگری را که تا این زمان توسط تحلیل گر گردآوری شده اند می توان در دو دسته کلی تقسیم کرد: اطلاعات کمی یا مقداری که از اعداد و ارقام تشکیل می شوند و یافته های کیفی و غیرمقداری که جنبه توصیفی و تبیینی دارند.
مرحله ششم – نتیجه گیری و ارائه راه حل پس از این که اطلاعات کمی و کیفی، مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفتند و وجود و یا فقدان روابط علیت بین آنها مشخص شد، نوبت به مرحله بعدی یعنی، نتیجه گیری می رسد.
در این مرحله، تحلیل گر به تحلیل یافته های خویش می پردازد.
چنانچه فرضیه های اولیه او تایید شدند، وی موفق به کشف علت مشکلات شده است.
در این مرحله، برای رفع آنها چاره اندیشی می کند و راه حل ارائه می دهد و اگر هوز به یافتن علت موفق نشده باشد، سیر تجزیه و تحلیل را ادامه می دهد تا به کشف واقعیت دست یابد و در نهایت موفق به حل مشکل شود و راه کارهای مناسب را جهت بهبود وضع سیستم ارائه دهد.