دانلود مقاله خط مشی و برنامه ریزی سیستم های اطلاعاتی

مقدمه: تا اینجا سیستمهای اطلاعاتی را برحسب این مفاهیم تحلیل کرده ایم اطلاعات به عنوان یک منبع با ارزش سیستمهای اطلاعاتی که این اطلاعات را تولید می کنند اجزاء تشکیل دهنده سیستمهای اطلاعاتی نیروهای طراحی موثر بر این اجزاءتشکیل دهنده و ساختار مدیریت سیستمهای اطلاعاتی اکنون در این فصل توجه خود را به خط مشی و برنامه ریزی سیستمهای اطلاعاتی معطوف می داریم و در فصول آینده به ایجاد و مدیریت سیستمها می پردازیم .

هدفهای این فصل مشخصاً عبارتند از : 1-ارائه کل چرخه سیستمهای اطلاعاتی 2- بررسی دلایل وجودی برنامه سیستمها 3- توضیح فرآیند برنامه ریزی سیستمها نگاهی کلی به خط مشی،برنامه ریزی ،ایجاد،و مدیریت سیستمها: یک خط مشی سیستم های اطلاعاتی در سطح شرکت نگرشی فراگیر و عاری از تناقض به وجود آورده سکوی پرتابی است جهت فرآیند برنامه ریزی برنامه سیستمها نیز به نوبه خود خط مشی را همآهنگ می سازد و برای آغاز متدلوژی ایجاد سیستمها شالوده و بنیانی به شمار می رود بدون خط مشی صحیحی که توسط بالاترین سطح مدیریت تدوین شده باشد .ونیز بدون یک برنامه سیستمی به خوبی تعریف شده کوشش در راه اجرای متدولوژی ایجاد سیستمها کاری است بیهوده و عبث.

خط مشی سیستمها: بالاترین سطح مدیریت باید چنان سیاست گذاری کند که همه قسمتها و وظایف ستادی و اجرائی را در برگیرد و همه سیستمهای اطلاعاتی‌ای که بر اساس نیازهای اطلاعاتی فقط یک قسمت طراحی شده اند و بر اساس وظایف جداگانه و روزانه کار می کنند حذف نماید بالاترین سطح مدیریت باید با صدائی رسا و با روشنی این نکته را به آگاهی همگان برساند که سیستم اطلاعاتی برای سازمان به اندازه زمین ساختمانها و وسایل تولید اهمیت دارد البته این حمایت مستلزم تخصیص وجوه کافی برای ایجاد سیستم اطلاعاتی خواهد بود .

در خط مشی و سیاستی که مدیران سطح بالا معین می کنند این نکته بازشناخته شده است که تکنولوژی اطلاعاتی مانند مخابرات رایانه ها و ایستگاههای کار چند منظوره ترکیب صوت ،متن ،ارقام و گرافیکها و موارد کاربردی چون تولید سراسر کمپیوتری ،خرید از راه دور،پست الکترونیکی .کنفرانس راه دور گسترش یافته و همگرا می شود چنین سیاستی بر پشتیبانی آشکار و قاطع از تمامی سیستم کنترلها به منظور حفاظت سیستم اطلاعاتی تاکید میگذارد سیاست سیستمی درست و منطقی ،همسویی با نیرو های طراحی ای چون یکپارچگی ،برخورد استفاده کننده / سیستم ،کیفیت اطلاعات و قابلیت کابرد آن،الزامات سیستمی ،الزامات داده پردازی ،عوامل سازمانی ،الزامات اثر بخشی هزینه ،عوامل انسانی و الزامات عملی بودن را تبلیغ می کند علاوه بر این خط مشی درست فرهنگ سازمانی را تشویق می کند که ایجاد و گسترش سیستمهای اطلاعاتی را بپذیرد و حمایت کند .

مدیران از سطح بالا باید متوجه باشند که سیستم اطلاعاتی را باید پرسنلی حرفه ای و برخوردار از مهارتی زیادایجاد و اداره کند اعم از اینکه سیستم اطلاعاتی دارای توپولوژی ستاره ای ،حلقه ای یا هر شبکه دیگری باشد که سازمان را درگیر کند و با آن متناسب باشد این سیستم باید تحت فرماندهی واحدی مانند« مسوول اصلی اطلاعات » که خود عضوی از بالاترین سطح مدیریت نیزهست گسترش یافته متحد گردد اما ایجاد کنندگان و طراحان اصلی سیستمهای اطلاعاتی تحلیل گران سیستم هستند که باید بدانها آزادی عمل داد که از حد هدفهای قسمتی فراتر روند تا کاری کامل و حرفه ای انجام دهند .

مسلماً یکی از انگیزه های کلیدی سیاست گذاری سیستمی تشخیص فرصتها وتعهدی نیرومند به این نکته است که باید از سیستمهای اطلاعاتی برای افزایش اثربخشی مدیریت ،بهبود بهره وری و بالا بردن میزان تمایز فرآورده ها وخدمات سازمان استفاده کرد.

مثلاً چند سال پیش مدیران سطح بالای «مک کسن» متعهد شدند که برنامه هایی سیستمی به وجود آورده سیستم اطلاعاتی کاملاً یکپارچه ای گسترش دهند که اطلاعات کافی در اختیار مدیریت قرار داده بر بهره وری کارمندان بیفزاید و خدماتی بی رقیب و فوق العاده به مشتریان ارائه کند.

امروزه «مک کسن» بزرگترین تولید کننده داروی جهان است هم مدیران سطح بالا هم کارمندان و هم مشتریان توفیق «مک کسن» برای صاحبان داروخانه ها فراهم آورده وسایل الکترونیکی شمارش دستی است که صورت برداری از موجودی و ثبت سفارش را به سرعت و به آسانی میسر می سازد صاحبان داروخانه ها فقط اقلام موجودی را که می خواهند مجدداً سفارش دهند می شمرند و با فشار دادن بر دکمه های پایانه خود مقدار مورد نیاز را به سیستم می دهند بقیه کارها را خود سیستم انجام می دهد داده های سفارش به یکی از مراکز توزیع «مک کسن» فرستاده می شود و در آنجا انتخاب ،بسته بندی و دستورهای بارگیری و اسناد حمل به طور خود کار تهیه می گرددو صاحبان داروخانه ها ظرف کمتر از 24 ساعت سفارشهای خود را دریافت می کنند تواناترین رقبای این شرکت همین کار را دست کم ظرف 3 یا 4 روزمی توانند انجام دهند اما نکته کلیدی دراینجا آن است که این سیستم ناشی از سیاست اصولی و منظم روشن و بسار متقاعد کننده مدیران سطح بالای شرکت بوده است .

برنامه سیستمی : به دلیل اهمیتی که به اطلاعات داده می شود برنامه ریزی سیستمهای کامپیوتری به همان سطحی ارتقاء یافته است که سرمایه گذاری داراییهای ثابت و تامین نیازهای مالی دراز مدت سازمان مدیریت این نکته را دریافته است که داشتن نقشه ای برای ایجاد و گسترش سیستمها به همان اندازه اساسی و مهم است که داشتن برنامه ای زمانی برای افزودن بر تجهیزات ،جانشینی و بازنشسته کردن افراد.

برنامه سیستم های اطلاعاتی سیستمهایی را که باید ایجاد شوند وگسترش یابند مشخص کرده و برای توسعه آنها یک جدول زمانی پیشنهاد می کند این برنامه برای هر سیستم رآوردی از منابع فیزیکی ، انسانی و دلاری در بردارد که جهت پشتیبانی ،ایجاد و بهره برداری آن ضروری است برنامه های سیستمی اجزاء کوتاه مدت و دراز مدت دارند جزءکوتاه مدت برنامه سیستمی شامل دوره ای بین 12 تا 24 ماه است و همان وظیفه‌ای را به عهده دارد که بودجه عملیاتی انجام می دهد جزءدراز مدت برنامه سیستمی که افق برنامه ریزی 5 ساله ای را می پوشاند دور نمای دراز مدت کل کوششهایی را ترسیم می کند که سازمان در راه ایجاد سیستمها انجام می دهد پیشرفتهای سریعی که در تکنولوژی رایانه حاصل می شود برنامه های سیستمی بیش از 5 ساله را غیر عملی می سازد زیرا در نتیجه پیشرفتهای مذکور این برنامه ها دقت خود را از دست می دهند .

مهمترین جنبه برنامه سیستمی این است که برنامه مذکور سیستمهایی را که باید ایجاد شوند و آن فعالیتهایی از سازمان را که کلید توفیق سازمان به شمار می روند به هم می پیونددیعنی برنامه سیستمی باید با برنامه کلی تجاری سازمان همسو بوده از آن پشتیبانی کند مثلاً اگر اساس کار سازمان ما دریافت کالا از سازندگان و رساندن آن به خرده فروشان باشد برنامه سیستمی ما باید بالاترین الویت را برای سیستمهای توزیع قائل شود یا اینکه اگر خط مشی سازمان بر یک مدیریت فعال موجودی تاکید دارد برنامه سیستمی سازمان باید گسترش تواناییهای را هدف خود قرار دهد که جست و جوس وضع سفارشها ،تحویلیهای فروشندگان ،جدول زمانی فروشگاهها و نیاز به مواد خام اضافی را میسر می سازند .

ایجاد و مدیریت سیستم ها: سیستمها از این مراحل تشکیل می یابد :تحلیل سیستمها ،طراحی کلی سیستمها،ارزشیابی سیستمها ،طراحی تفضیلی سیستمها ، و پیاده کردن سیستمها ،پس از پیاده کردن سیستم به دست گروهی اداره می شود که از نظر حرفه ای با کسانی که آن را به وجود آورده اند تفاوت دارند .

نکته مهم در اینجا آناست که پیش از اقدام به ایجاد سیستمها باید یک سیاست سیستمی مناسب و منطقی و یک برنامه ریزی دقیق داشت این مراحل ایجاد و مدیریت سیستمهای اطلاعاتی در فصول بعد مورد بحث قرار خواهد گرفت .

دلایل ضرورت برنامه سیستمی : اینکه چه میزان از منابع انسانی را باید به میزان برنامه ریزی سیستمها اختصاص داد هنوز تا حدود زیادی مجهول است پرسنل سیستمها هر روزتحت فشار ایجاد سیستمهای اطلاعاتی هستند آنان توجه دارند که وقتی که صرف اندیشیدن در باب برنامه سیستمی و تهیه و به روز کردن آن می گردد در واقع وقتی است که باید صرف کوشش در راه ایجاد سیستمها گردد اما عواملی که در سطرهای بعد آمده اند نشان می دهند که باید به فرآیند برنامه ریزی سیستمی منابع انسانی بیشتری را در مقایسه با گذاشتن اختصاص داد.

فاز 2:هدفها و تواناییهای سیستمهای اطلاعاتی فاز 2 از دو قسمت تشکیل می یابد، قسمت اول برای تعیین الزامات آتی و نیازهای اطلاعاتی انجام می گیرد.

بیشتر بر اساس داده های گردآوری شده در مصاحبه هایی که با مدیریت قسمتهای استفاده کننده انجام می شود، نیازهای اطلاعاتی به تفکیک زمینه های تخصصی عمده تعریف شده و جریان اطلاعات در قسمتهای تخصصی سازمان معین می گردد.

در این قسمت همه نیازهای تخصصی عمده سازمان که با سیستمهای منطقی عمده تعریف می شوند، خلاصه می گردد.

به منظور کمک به درک «تصویر کلی»، سیستمهای مرتبط با هر یک از وظایف تخصصی را می توان به مقولات پردازش عملیات، گزارشهای اطلاعاتی، تصمیمهای برنامه ریزی شده و پشتیبانی تصمیمها طبقه بندی کرد.

هدف قسمت دوم فاز 2 بدست آوردن در روشنی از فعالیتهای سیستمهای اطلاعاتی کنونی است.

گروه برنامه ریزی می تواند با ارزیابی عملیات کامپیوتری موجود بر حسب سازمان تخصصی سیستمی، سخت افزار و نرم افزار کمپیوتری جاری، سیستمهای کاربردی کنونی، و پایگاه داده هایی که موارد کاربرد تولیدی را پشتیبانی می کنند به این هدف دست یابد.

گروه برنامه ریزی همچنین باید استانداردها و روشهای جاری به کار رفته در ایجاد سیستم ها را بررسی کرده، سطوح مهارت کنونی پرسنل(تخصصی و فنی) قسمت سیستمهای اطلاعاتی را روی کاغذ آورده، تحلیلی کلی از نیازهای سیستمی و بهبودهائی را که می توان در آن به وجود آورد، انجام دهد.

گروه برنامه ریزی همچنین باید استانداردها و روشهای جاری به کار رفته در ایجاد سیستمها را بررسی کرده، سطوح مهارت کنونی پرسنل(تخصصی و فنی) قسمت سیستمهای اطلاعاتی را روی کاغذ آورده، تحلیلی کلی از نیازهای سیستمی و بهبودهائی را که می توان در آن به وجود آورد، انجام دهد.

ارزیابی ایجاد سیستم منابع واحد سیستمهای اطلاعاتی در یک سازمان را به طور کلی می توان به سه جزء تشکیل دهنده تقسیم کرد: موارد کاربرد آن، سخت افزار و نرم افزار آن، و افراد آن.

هدف فاز 3 تهیه فهرستی است از الزاماتی که بتوانند آنچه را که وجود دارد، با آنچه مورد نیاز است هماهنگ سازند.

جزء معماری سیستمی، نیاز به موارد کاربرد جدید یا انطباق سیستمهای کاربردی جاری و کنونی به صورت تعریفی از معماری سیستمی کلی و روش گسترش ظاهر می شود.

این نخستین جزء فاز 3 و نیروی محرکی است که در پشت تعریف دو جزء دیگر قرار دارد.

به هنگام رسیدن به معماری توصیه شده گزینه های داده پردازی بالقوه جهت برآوردن نیازهای موارد کاربرد شناسایی و بررسی می شوند.

به نحو مشابهی روشها و وسایل ایجاد در هر محیط فنی بررسی شده و عملی بودن پیاده کردن کل فعالیتهای سیستمی در افق برنامه ریزی تحلیل می شود.

سند معماری کل سیستمها شرحی است که در آن هدف وظایف اصلی هر یک از موارد کاربرد یا پروژه ها، دلایل اهمیتی که برای یک پروژه یا مورد کاربرد در طرح کلی اولویت قائل می شویم، و یک استراتژی ایجاد جهت انتقال مورد کاربرد یا پروژه از «تخته رسم» تا کارگاه تولید آمده است و در بیشتر موارد گرچه سند معماری سیستمی موارد کاربرد جدید و قدیم هر دو را در بر دارد، اما آن را باید چنان نوشت که توجه مدیریت به موارد کاربرد برخورد از اولویت بالا جلب گردد.

تکرار می کنیم جهت کلی سخت افزار، نرم افزار، و پایگاه داده ها بر مبنای موارد کاربردی معین می شود که در سند معماری سیستمی جهت ایجاد و گسترش تعیین شده اند و این جهت کلی باید به موارد کاربرد مذکور پیوند بخورد.

هرگاه برنامه ریزی سخت افزار قبل از برنامه ریزی موارد کاربرد صورت گیرد، موارد کاربردی باید ایجاد شود که سخت افزار موجود قادر به جوابگویی آن باشد.

متأسفانه تا کنون قاعده کلی در بیشتر تأسیسات کمپیوتری این بوده است که برنامه ریزی سخت افزار پیش از برنامه ریزی موارد کاربرد صورت گیرد و عکس این نکته جزئ موارد استثنایی بوده است.

وظیفه ایجاد سیستمها به اندازه کافی دشوار هست که محدودیت غیر لازم سخت افزاری را بر ایجاد کنندگان سیستم تحمیل نکنیم.

جزء سخت افزار و نرم افزار.

نوع و محل تجهیزات کمپیوتری اثر مهمی بر همه چیز سازمان دارد از ساختار، آموزش و یکپارچگی سیستم گرفته تا استعداد انتقال تکنولوژی.

گرچه در این مرحله فرایند برنامه ریزی اطلاعات کافی برای اخذ تصمیمهای مشخص در باب خرید صخت افزار در دست نیست، باید گفت که این جزء برنامه سیستمی باید در باب نوع و محل سخت افزار منعکس کننده جهت یا تأکید و پاره ای مشخصات باشد.

مدیریت باید دریابد که برنامه ریز هیچگونه کنترلی بر دگرگونیهای پر شتاب تکنولوژی ندارد یا اینکه نمی داند یک دستگاه بخصوص کی از نظر اقنصادی منسوخ خواهد شد و نیز باید این نکته را در نظر داشته باشد که دگرگونیهای تکنولوژی و منسوخ شدن دستگاهها از ملاحظات کلیدی سخت افزار برنامه ریزی به شمار می روند.

برنامه ریزی سخت افزاری عبارت است از به روز کردن منظم ترکیب کمپیوتری سازمان.

بدینسان برنامه ریز سیستمها باید از ملاحظات زیر در ارتباط با شکل و ترکیب سخت افزار آگاه باشد: سازگاری بارداده پردازی، هم در مرکز و هم در نقاط دور افتاده.

نیازهای «حافظه انبوه» (دسترسی مستقیم، پیاپی یا متوالی» نیازهای حافظه اصلی.

نوع و حجم نیازهای نهاده ای نیازهای ستاده ای محدودیتهای محل و فضای تسهیلات میزان استفاده (یک، دو، یا سه نوبتکاری) نیازهای آتی و میزان رشد مورد انتظار در دسترس بودن رایانه یا رایانه های پشتیبانی.

در ارتباط با موارد کاربرد دائمی و درون خطی، نیازهای مربوط به ساعات روز.

شقوق گوناگون اتصالات ارتباطی سخت افزار پشتیبانی تبادل اطلاعات استراتژی پیاده کردن سیستم هدف این فاز فرایند برنامه ریزی سیستمی مستند کردن و روی کاغذ آوردن استراتژی ایجاد نیازهای موارد کاربرد، مشخصات سخت افزار و نرم افزار، و برنامه هایی جهت انتقال کارکنان قسمت سیستمهای اطلاعاتی از تخت رسم به صحنه عملیات است.

با تهیه شرح پروژه ها، برنامه زمانی پیاده کردن سیستمها، و برآورد هزینه ها و منافع مرتبط با هریک از استراتژیهای اجرائی خاص به این هدف می توان دست یافت.

شرح پروژه ها باید شامل بحثی در باب وظایف اساسی، ویژگیها، و مشخصات ذیربط سیستم پیشنهادی، شناسایی تعامل با سایر سیستمها، و پیوندهای آن با پایگاه داده ها باشد.

و نیز تعداد تقریبی خطوط کد یا مدولهای برنامه ها در سیستم پیشنهادی باید برآورد شود.

سرانجام باید طی دوران برنامه ریزی دراز مدت کاربرد نسبی ماشینها و نیاز به تجهیزات ویژه مشخص گردد.

برنامه زمانی پیاده کردن سیستمها شامل یک جدول زمانی است که در آن آغاز و طول مدت هر مورد کاربرد یا پروژه نشان داده شده است.

تهیه آن فرایندی است تکراری که در آن برنامه ریز باید هم اولویتهایی را که برای پروژه ها در نظر گرفته شده رعایت کند و هم حجم کار را به نحوی متعادل میان پرسنل سیستمها تقسیم نماید.

در شکل 6-11 نمونه ای از برنامه زمانی پیاده کردن سیستمها به صورت نمودار ستونی داده می‌شود.

بیان نکاتی در باب هزینه ها و منافع، طرحها یا موارد کاربرد پیشنهادی جزء لاینفک تهیه برنامه اجرائی سیستمها است.

هر بخشی از سیستم اطلاعاتی مانند هر سرمایه گذاری دیگر سازمان باید از نظر اقتصادی موجه باشد.

با این حال مدیران ارشد باید این نکته را درک کنند که به تدریج که کار سیستمی در سازمانی رشد می یابد تعداد کمتری از سیستمها را می توان منحصراً بر مبنای منافع محسوس توجیه کرد دلیل این امر آن است که فعالیتهای ادارات رشد یافته سیستمهای اطلاعاتی به سیستمهای بنیادین پردازش عملیات و یا سیستمهایی که به کاهش عمده در پرسنل دفتری می انجامد تعالی می بخشند.

بدینسان منافع نامحسوس می توانند تنها توجیه مشروع سیستمهایی باشند که هدف اصلی آنها پردازش عملیات نیست(مانند گزارشهای اطلاعاتی یا سیستمهای پشتیبانی تصمیمها.) تحلیل سطح تصمیم گیری با این رهیافت تحلیل گر با مدیران کلیدی مصاحبه می کند تا منابع عمده سازمان را به مقولات مختلف تقسیم بندی کند.

منابع شامل داراییهای ملموس و غیر ملموس مانند موجودیها، کارخانه و تجهیزات مهارتهای کارکنان و مانند اینها می باشد.

استدلال عمده ای که به نفع این رهیافت می شود این است که مدیران در همه سطوح به سیستم اطلاعاتی ای نیاز دارند که در باب کاربرد منابع، اطلاعاتی به دست دهند.

مثلاً یکی از زمینه های منابع موجودی است.

چنانکه در شکل 3-12 دیده می شود این منبع (فقط مواد اولیه و کالاهای نهائی) به انواع گوناگون عمده تصمیمات مرتبط با آن تقسیم شده است.

پس از تعریف و تقسیم بندی منابع سازمان تحلیل گر هر یک از آنها را به سطوح تصمیم گیریش به نحوی تقسیم می کند که اطلاعات لازم جهت هر سطح تصمیم گیری مشخص شود.

پس از تشریح کامل نیازهای اطلاعاتی تحلیل گر منابع داده ها (مثل سفارش مشتریان) را که این اطلاع را ایجاد می کنند، معین می سازد.

این نکته در شکل 4-12 نشان داده شده است.

شناخت منابع داده ها برای نشان دادن انواع تصمیماتی که قبل از ایجاد سیستمهای معینی باید اتخاذ شوند، به مدیریت سودمند خواهد بود.

فعلاً قبل از آنکه مقررات مربوط به تصمیمات تجدید سفارش موجودی را بتوان در سیستم کنترل موجودی گنجاند نخست باید یک قاعده تصمیم گیری فرموله شود.

علاوه بر این، این شکل تحلیل بسیاری از روابط متقابل میان تصمیمهایی را که در بخشهای جداگانه سازمان اتخاذ می شوند، به شیوه نموداری نشان می دهد.

مثلاً تصمیمات مربوط به زمانبندی تولید بر صدور کالا از انبار و تصمیمات مربوط به سطح موجودی، و تصمیمات مربوط به سطح موجودی به نوبه خود بر تصمیمات مربوط به تجدید سفارش تأثیر می نهند.

این برخوردهای تصمیمات باید به درستی در سیستم اطلاعاتی طراحی شوند تا داده ها از یک نقطه تصمیم گیری به نقطه ای دیگر به آرامی و نرمی جریان یابند.

تحلیل دارای ساختار در سالهای اخیر تحلیل دارای ساختار به عنوان ابزار تحلیل و طراحی در اختیار تحلیل گران قرار داشته است.

فرض کلیدی این رهیافت این است که همه سازمانها از تعدادی وظایف مشخص و به خوبی تعریف شده (مثل فروش، کنترل موجودی، زمانبندی تولید) تشکیل شده و این وظایف به نوبه خود از گروهی از فعالیتها مرکب هستند.

این فعالیتها به دست مردم و با استفاده از رویه ها و ماشینها انجام می گیرند.

با بررسی این وظایف و فعالیتهایی که آنها را پشتیبانی می کنند، تحلیل گر طریقه ای منطقی برای ایجاد اجزاء تشکیل دهنده سیستم می یابد.

یک حساب سرانگشتی در انجام بررسی دارای ساختار این است که از بالاترین فعالیت آغاز کرده، به تدریج به سوی پایین ترین فعالیت حرکت کنیم.

وظایف بزرگ به فعالیتهای کوچک تقسیم می شوند تا تحلیل گر بتواند نحوه تناسب وظایف را با یکدیگر دریابد.

در اینجا باید اضافه کنیم که بعضی از کارشناسان سیستمها اظهار می کنند که همه کار سیستمی باید با رهیافتی دارای ساختار از بالا به پایین برای بررسی وظایف انجام گیرد و برای بررسی فرهنگ سازمان باید رهیافتی از پایین به بالا داشت.

کاربرد روش دارای ساختار از بالا به پایین به نمودار وظایف درخت گونه ای منتهی می شود.

تکنیکهای گردآوری داده های بررسی در مرحله بررسی فرایند ایجاد سیستمهای اطلاعاتی، تحلیل گر سیستم برای گردآوری داده های بررسی به تکنیکهای مشخصی متکی است.

بعضی از تحلیل گران مانند هر هنرمند دیگری بیشتر از یک تکنیک خاص استفاده می کنند، اما تحلیل گر سیستم در بیشتر تلاشهای سیستمی خود به اشکال متعددی از وسایل کمکی نیاز دارد.

تکنیکهایی که دراین بخش ارائه می شوند، همه تکنیکهایی نیستند که در اختیاز تحلیل گران قرار دارند یا مورد استفاده آنان قرار می گیرند.

با این حال در این بخش تکنیکهای عمده مورد استفاده تحلیل گران سیستم مشخص شده اند.

نمودارهای سازمانی غالباً طی مرحله داده یابی تحلیل گر شرح کوتاهی تهیه خواهد کرد و پس از کدگذاری آن نمودارهای سازمانی را نیز با این شرح کوتاه همراه خواهد ساخت.

در شکل 9-12 نمونه ای از کاربرد همزمان شرح و نمودارهای سازمانی دیده می شود.

یادداشت مختصری که در ارتباط هر یک از سطوح تصمیم گیری آمده است نه تنها نقش هر مدیر را مشخص می کند، بلکه در باب نقشهایی که آنها در کل سازمان به عهده دارند، بینشی کلی به دست می دهد.

مثلاً وظیفه و مسؤولیت مدیر فروش، استخدام، اخراج، تدوین برنامه های آموزشی جهت فروشندگان، تعیین سهمیه های مشخص برای هر فروشنده و تهیه صورت زیر نیروی انسانی فروش و منابع آن به تفکیک قلمرو عملیات، مشتریان و خط تولید است.

با این حال باید یادآور شد که آقای «اندروز» نیمی از وقت خود را به انتخاب و آموزش کارمندان فروش و تقریباً همه وقت باقیمانده را به تحلیل عملکرد کارمندان فروش اختصاص می دهد.

بینش بیشتر تحلیل گر در باب وظیفه و مسؤولیت هر یک از تصمیم گیرندگان بعدها یعنی به هنگام تعیین نیازهای استفاده کنندگان برای وی ارزش بسیاری خواهد داشت و در مراحل بعدی یعنی هنگامی که تحلیل گر به طراحی پایگاه داده ها اشتغال دارد، چنین بینش و بصیرتی ارزش والایی خواهد داشت.

به منظور به دست دادن تصویر روشنتری از جنبه های گوناگون مسؤولیت مشترک با روابط بین وظایفی، تحلیل گر می توانند چیزی را که اصطلاحاً «نمودار سازمانی خطی» نامیده می شود، ترسیم کند.

شکل 10-12 یک نمودار سازمانی خطی را نشان می دهد که در آن وظایف گوناگون فروش در یک شرکت متوسط منعکس شده است.

در این مثال فعالیت مرتبط با ایجاد و کاربرد یک خط تولید جدید مسؤولیتی است با چند نقش.

رئیس شرکت و قائمقام او در فروش و مدیر مهندسی تولید جملگی در فرایند تصویب شرکت دارند.

برنامه ریزی مسؤولیت مشترک مدیر تحقیق و توسعه، مدیر برنامه ریزی فرآورده‌ها و مدیر مهندسی فرآورده هاست.

مدیر کل فروش مدیر برنامه ریزی فرآورده ها و مدیران فروش مناطق گوناگون مشترکاً اعمال نظارت می کنند.

مسؤولیت عملیات مشترکاً به عهده کارمندان فروش در سطوح مختلف، حمل و نقل و تدارکات، تولید و غیره می‌باشد.

تحلیل گر برای رسم نمودار خطی سازمان باید تصمیم گیرندگان، فعالیتهای بازرگانی و درجه مسؤولیت هر یک از تصمیم گیرندگان را برای هر فعالیت بازرگانی از یکدیگر متمایز سازد.

نتایج نهائی تحلیل سیستمها توقف کار.

معنی این نتیجه آن است که هیچ کار دیگری نباید صورت گیرد و کار و منابع سیستمی باید متوجه پروژه های دیگر شوند.

این نتیجه ممکن است به این دلیل حاصل شود که پیشنهاد یا پیشنهادها طبق موازین بررسیهای اقتصادی TELOS نباشد یا اینکه در تصمیمهای مدیریت یا متقاضی تغییری پدید آید یا در اثر دگرگونی در اولویتهای سیستمی پروژه فعلی حذف شود.

حالت انتظار.

این نتیجه بسیار متداول است و معمولاً از نبود بودجه یا نگرش محافظه کارانه مدیریت ناشی می شود.

تغییر پروژه.

معنی این نتیجه آن است که مدیریت تصمیم گرفته است جنبه هایی از پیشنهاد یا باید تغییر کند یا سیستم فرعی دیگری ترکیب شود.

ادامه مشروط.

معنی این نتیجه آن است که کار سیستمی همان طور که پیشنهاد شده ادامه خواهد یافت.

اما پیشنهاد طرح نهائی قبل از اجرا باید بر اساس موازین TELOS قابل توجیه باشد.

ادامه بی قید و شرط.

بسیاری از پیشنهادهای مربوط به سیستمها یا سیستمهای فرعی مورد تصویب مدیریت قرار می گیرند، گو اینکه مدیریت کاملاً از این نکته آگاه است که هزینه ها از سودهای قابل اندازه گیری فراتر می روند.

مثلاً قوه مقننه یا قضائیه ممکن است مسائلی را بر سازمان تحمیل کنند که ایجاد یک سیستم بدون توجه به هزینه آن الزامی باشد یا اینکه ممکن است هدفهای سازمانی وسیعتر ایجاد سیستمی را که از لحاظ هزینه اثر بخش نیست دیکته کند.

مثلاً مدیریت ممکن است برنامه توسعه بازار در منطقه ای را در سر بپرورد که سالها سودی از این توسعه نصیب شرکت نگردد و سیستم فرعی پشتیبان این اقدام مدیریت مدتها از لحاظ هزینه اثر بخش نباشد.

خلاصه چهار دلیل احتمالی آغاز تحلیل سیستمی عبارتند از:(1) حل یک مسأله، (2)پاسخگویی به الزام جدیدی که بر سازمان تحمیل شده است،(3)پیاده کردن روش، تکنیک یا ایده ای جدید،(4) بهسازی کلی سیستم یا دگرگونی بنیادی آن تحلیل گر در اجرای تحلیل سیستمی نخست باید فلمرو یا محدوده ای را که در درون آن کار خواهد کرد، تعریف کند و سپس «پیشنهاد تهیه گزارش انجام تحلیل سیستمی» را آماده نماید.

این گزارش وسیله ای ارتباطی است که هم متقاضی یا بکار برنده آینده سیستم و هم سرپرست تحلیل گر را از آنچه در مرحله تحلیل سیستمها روی خواهد داد، آگاه خواهند ساخت.

داده های بررسی از سه مبدأ عمده سرچشمه می گیرند:1)سیستم موجود، 2)منابع داخلی که آدمها، اسناد و مدارک، و روابط را در بر می گیرد، و(3) منابع خارجی که سایر نقاط تماس از سیستم کنونی، گروههای استفاده کننده، جوامعی که سازمان بدان تعلق دارد، متون درسی و نشریات ادواری، سمینارها، و فروشندگان را شامل می شود.

در زیر پنج چارچوب عمده گردآوری داده ها را آورده ایم:(1)تحلیل سطح تصمیم گیری بر اساس منابع، سیستم را تقسیم بندی می کند.

نقاط تصمیم گیری کنترل کننده این منابع تعریف می شوند و قواعد صحیح تصمیم گیری را مدیریت تدوین می کند.(2)تحلیل جریان اطلاعات نشان می دهد که چه کسی به چه اطلاعاتی نیاز دارد و آن را از کجا به دست می آورد.(3) تحلیل نهاده- ستاده فقط نشان می دهد که نهاده‌های داده ای و ستاده های اطلاعاتی سیستم چیست، بدون آنکه توجهی به تصمیمهایی داشته باشد که بر اساس ستاده ها اتخاذ خواهند شد.(4)با تحلیل ساختمند (دارای ساختار) داده ها گردآور می شوند و گرداوری داده ها از بالاترین وظیفه آغاز شده و به پایین‌ترین فعالیت ختم می گردد.

(5) در تحلیلهایی که از ساختار کمتری برخوردارند، برای گردآوری داده ها از تکنیک های «دلفی» و جرقه زدن اندیشه استفاده می شود.

تکنیکهای گردآوری داده های بررسی از جمله عبارتند از مصاحبه ها، پرسشنامه ها، مشاهدات، نمونه گیری و گردآوری اسناد و مدارک تکنیک های تحلیل داده های بررسی از جمله شامل نمودارهای سازمانی، نمودارهای طرحهای کلی فیزیکی، نمودارهای جریان کار، نمودارهای «هایپو»، نمودارهای چهار گوشه ای، جداول تصمیم‌گیری، و ماتریس ها هستند.

این تکنیکهای تحلیل در عین حال وسایل ارتباطی و مستند سازی مناسبی نیز به شمار می روند.

پس از گردآوری و تحلیل داده های بررسی تحلیل گر سیستمها آماده آن است که گزارش اتمام تحلیل سیستمی را تهیه کند.

این گزارش و گزارشهای دیگر به شیوه حرفه ای تهیه می شوند و رونوشتهای آنها برای همه استفاده کنندگان و مدیران ذینفع فرستاده می شود.

این گزارشها شفاهاً نیز به کسانی که نام بردیم معمولاً در جلسه ای رسمی ارائه می گرددو تحلیل گر سیستمها باید از روش بیان مطالب با آمادگی کامل قبلی در ارائه شفاهی و نیز هر جا که مناسب باشد از وسایل سمعی و بصری استفاده کند.

نتایج نهائی تحلیل سیستمی گزینه های پنجگانه زیر است: توقف کار، حالت انتظار، تغییر سیستم، ادامه مشروط، یا ادامه بی قید و شرط.

تعریف طراحی طراحی سیستمی را می توان چنین تعریف کرد: به تصویر کشیدن، برنامه ریزی، به اختصار تشریح کردن، یا مرتب ساختن عناصر جداگانه متعدد در یک کل پایدار و بهم پیوسته.

در حالی که مرحله تحلیل سیستمی به پرسشهایی چون سیستم در حال حاضر چه می کند و برای برآوردن نیازهای استفاده کنندگان چه باید بکند پاسخ می دهد، مرحله طراحی سیستمی با این پرسش سرو کار دارد: چگونه باید سیستم را ایجاد کرد تا این نیازها را برآورد؟

مرحله طراحی یک جهت گیری فنی دارد تا بدان حد که تحلیل گر باید به این پرسش «این کار را چگونه انجام دهیم؟» پاسخ دهد.

از سوی دیگر، طراحی هنر است و یک جهت گیری خلاق دارد تا بدان حد که تحلیل گر پیوسته می پرسد:«چه خواهد شد اگر؟» و «چرا نه؟» در سطح طراحی کلی سیستمی، مشخصات مفهومی ای تهیه می شود که رؤوس پیشنهاد طراحی کامل سیستمی را به دست می دهد.

در این مقطع پیشنهاد طراحی بر اساس ارزشهای اجزاء تشکیل دهنده سیستم به نحوی که در مرحله تحلیل سیستمی معین شده اند، بررسی می شود.

این طراحی می تواند منتفی گردد، دگرگون شود، یا ادامه یابد.

اگر کار سیستمی دنبال شود، در این صورت سطح بعدی طراحی با مشخصات تفصیلی طراحی فنی مانند انتخاب وسایل نهاده/ ستاده، اندازه فابل، کنترلها، برنامه های کمپیوتری، و مانند آن سرو کار دارد.

تکرار می کنیم که بر اساس کار سیستمی و اطلاعات بیشتر مدیریت تصمیم می گیرد که پروژه لغو گردد، تغییر یابد، یا دنبال شود.

شبیه سازی طرح با استفاده از معماران و کارشان به عنوان مثال می توان درک بهتری از طراحی کلی داشت.

معماران نیز همانند تحلیل گران سیستمها درگیر طراحیهای مختلفی هستند: از اضافه کردن یک اتاق کوچک گرفته تا نوسازی عمده بنایی قدیمی یا ایجاد یک مجتمع ساختمانی جدید.

فرض می کنیم که به معماری مأموریت داده شده که ساختمان دانشگاه جدیدی را طراحی کند.

وقت ملاقاتی با مسؤولان دانشگاه معین می شود.

معمار با آنها مصاحبه می‌کند تا نیازها و هدفهایشان را معلوم کند.

پرسشهایی چون «به چند کلاس احتیاج دارید؟» «حداکثر و حداقل اندازه کلاسها چقدر باید باشد؟» «طی 10 سال آینده انتظار دارید چند دانشجو ثبت نام کنند؟» «نسبت عده دانشجویان به اعضای هیأت علمی چیست؟» «نسبت اعضای علمی به کارمندان اداری دانشگاه چیست؟» « چه اتاقها و تجهیزات خاصی مورد نیاز است؟» «به چه منظور؟» «چه بودجه ای به این بنا اختصاص داده شده است؟» مطرح می گردد.

ماهواره ها ارتباط ماهواره ای برای کنفرانسهای راه دور و سایر نیازهای گوناگون ارتباطی پیش گفته ایده آل است، زیرا از لحاظ توانایی ارسال پیام و هزینه نسبتاً کم و پهنای زیاد باند در مقایسه با خطوط اجاره ای یا «خطوط زمینی راه گزین» بمراتب برتر است.

یک جفت گیرنده- فرستنده ماهواره ای «مرکز مخابراتی ماهواره» نامیده می شود مرکز مخابراتی در ماهواره مخابراتی ما چندان عریض است که چندین ایستگاه زمینی بتواند مشترکاً از آن استفاده کنند.

روشی که ما برای استفاده مشترک از پهنای باند مرکز مخابراتی ماهواره به کار می بریم به «تسهیم آماری بخشهای زمانی» موسوم است.

بر اساس این روش به ایستگاههای زمینی قسمتهای مختلفی از باند فرکانسی مرکز مخابراتی ماهواره را، به شیوه ای مشابه با ایستگاه های رادیویی در شهرهای بزرگ، اختصاص می دهند.

همه داده هایی که باید به ماهواره فرستاده شوند، در یک میانگیر ارسال دو طرفه انباشته می شوند.

یک طرف این میانگیز با داده های نقطه اتصال پر می شود در حالی که طرف دیگر داده هایی را که باید برای ماهواره ارسال شوند، تأمین می کند.

داده ها به طور مداوم با سرعت 12 میلثیون بایت در ثانیه (Mbps) در سیستم قرار می گیرند سرعت ارسال داده 48 میلیون بایت در ثانیه است.

داده هایی که از ماهواره دریافت می‌شوند، در یک میانگیز دریافت نگاهداری می شود تا وقتی که بتوان آن را به نقاط اتصال فرستاد.

میانگیر دریافت یک میانگیر دو طرفه و از لحاظ ساختار و بهره برداری مشابه میانگیر ارسال می باشد.

تکنولوژی ویژگی کلیدی سیستم اطلاعاتی جدید شبکه آن است.

در اینجا شبکه سیستم و عناصری چند از جزء تشکیل دهنده تکنولوژی، مورد بحث قرار خواهند گرفت.

مشخصات تفصیلی سایر عناصر و از جمله نسخه های اسناد و مدارک و کتابچه های راهنمای نرم افزار در یکی از پیوستهای این گزارش آمده است که در اختیار متقاضیان قرار خواهد گرفت.

شبکه درون یک ساختمان در هر سایت کابل های فیبر نوری به هر یک از طبقات ساختمان کشیده شده است.

چنانکه در سکل 19.DD دیده می شود، این کابلها با ماکسی که در یک طرف دستگاه اتصال متقابل صمیمه شده تسهیم شده اند.

ایستگاههای کار، پایانه ها و دستگاههای گوناگون به کار برندگان به طرف دیگر دستگاه اتصال متقابل متصل بوده، به نقاط پایانی فیبرهای نوری وصل شده اند.

یک به کار برنده جدید به آسانی به یکی از کانالهای آزاد وصل می شود.

اگر پایانه ای حذف شود، کانال مشغول قبلی به یک کانال آزاد مبدل می گردد.

این دستگاه کار برقراری ارتباط را آسان می سازد زیرا در صورتی که پایانه جدیدی نصب شود، نیاز به کابل کشی جدید نخواهد بود.

علاوه بر این، رایانه های کوچک و ایستگاههای کار چند منظوره روی چرخ قرار داده می شوند تا در صورت لزوم بتوان آنها را به نقطه نیاز حمل کرد.

یک اینچ مربع از کابلهای نوری حاوی 5000 کانال است.