مقدمه:
تا اینجا سیستمهای اطلاعاتی را برحسب این مفاهیم تحلیل کرده ایم اطلاعات به عنوان یک منبع با ارزش سیستمهای اطلاعاتی که این اطلاعات را تولید می کنند اجزاء تشکیل دهنده سیستمهای اطلاعاتی نیروهای طراحی موثر بر این اجزاءتشکیل دهنده و ساختار مدیریت سیستمهای اطلاعاتی اکنون در این فصل توجه خود را به خط مشی و برنامه ریزی سیستمهای اطلاعاتی معطوف می داریم و در فصول آینده به ایجاد و مدیریت سیستمها می پردازیم . هدفهای این فصل مشخصاً عبارتند از :
1-ارائه کل چرخه سیستمهای اطلاعاتی
2- بررسی دلایل وجودی برنامه سیستمها
3- توضیح فرآیند برنامه ریزی سیستمها
نگاهی کلی به خط مشی،برنامه ریزی ،ایجاد،و مدیریت سیستمها:
یک خط مشی سیستم های اطلاعاتی در سطح شرکت نگرشی فراگیر و عاری از تناقض به وجود آورده سکوی پرتابی است جهت فرآیند برنامه ریزی برنامه سیستمها نیز به نوبه خود خط مشی را همآهنگ می سازد و برای آغاز متدلوژی ایجاد سیستمها شالوده و بنیانی به شمار می رود بدون خط مشی صحیحی که توسط بالاترین سطح مدیریت تدوین شده باشد .ونیز بدون یک برنامه سیستمی به خوبی تعریف شده کوشش در راه اجرای متدولوژی ایجاد سیستمها کاری است بیهوده و عبث.
خط مشی سیستمها:
بالاترین سطح مدیریت باید چنان سیاست گذاری کند که همه قسمتها و وظایف ستادی و اجرائی را در برگیرد و همه سیستمهای اطلاعاتی‌ای که بر اساس نیازهای اطلاعاتی فقط یک قسمت طراحی شده اند و بر اساس وظایف جداگانه و روزانه کار می کنند حذف نماید بالاترین سطح مدیریت باید با صدائی رسا و با روشنی این نکته را به آگاهی همگان برساند که سیستم اطلاعاتی برای سازمان به اندازه زمین ساختمانها و وسایل تولید اهمیت دارد البته این حمایت مستلزم تخصیص وجوه کافی برای ایجاد سیستم اطلاعاتی خواهد بود .
در خط مشی و سیاستی که مدیران سطح بالا معین می کنند این نکته بازشناخته شده است که تکنولوژی اطلاعاتی مانند مخابرات رایانه ها و ایستگاههای کار چند منظوره ترکیب صوت ،متن ،ارقام و گرافیکها و موارد کاربردی چون تولید سراسر کمپیوتری ،خرید از راه دور،پست الکترونیکی .کنفرانس راه دور گسترش یافته و همگرا می شود چنین سیاستی بر پشتیبانی آشکار و قاطع از تمامی سیستم کنترلها به منظور حفاظت سیستم اطلاعاتی تاکید میگذارد سیاست سیستمی درست و منطقی ،همسویی با نیرو های طراحی ای چون یکپارچگی ،برخورد استفاده کننده / سیستم ،کیفیت اطلاعات و قابلیت کابرد آن،الزامات سیستمی ،الزامات داده پردازی ،عوامل سازمانی ،الزامات اثر بخشی هزینه ،عوامل انسانی و الزامات عملی بودن را تبلیغ می کند علاوه بر این خط مشی درست فرهنگ سازمانی را تشویق می کند که ایجاد و گسترش سیستمهای اطلاعاتی را بپذیرد و حمایت کند .
مدیران از سطح بالا باید متوجه باشند که سیستم اطلاعاتی را باید پرسنلی حرفه ای و برخوردار از مهارتی زیادایجاد و اداره کند اعم از اینکه سیستم اطلاعاتی دارای توپولوژی ستاره ای ،حلقه ای یا هر شبکه دیگری باشد که سازمان را درگیر کند و با آن متناسب باشد این سیستم باید تحت فرماندهی واحدی مانند« مسوول اصلی اطلاعات » که خود عضوی از بالاترین سطح مدیریت نیزهست گسترش یافته متحد گردد اما ایجاد کنندگان و طراحان اصلی سیستمهای اطلاعاتی تحلیل گران سیستم هستند که باید بدانها آزادی عمل داد که از حد هدفهای قسمتی فراتر روند تا کاری کامل و حرفه ای انجام دهند .
مسلماً یکی از انگیزه های کلیدی سیاست گذاری سیستمی تشخیص فرصتها وتعهدی نیرومند به این نکته است که باید از سیستمهای اطلاعاتی برای افزایش اثربخشی مدیریت ،بهبود بهره وری و بالا بردن میزان تمایز فرآورده ها وخدمات سازمان استفاده کرد. مثلاً چند سال پیش مدیران سطح بالای «مک کسن» متعهد شدند که برنامه هایی سیستمی به وجود آورده سیستم اطلاعاتی کاملاً یکپارچه ای گسترش دهند که اطلاعات کافی در اختیار مدیریت قرار داده بر بهره وری کارمندان بیفزاید و خدماتی بی رقیب و فوق العاده به مشتریان ارائه کند.
امروزه «مک کسن» بزرگترین تولید کننده داروی جهان است هم مدیران سطح بالا هم کارمندان و هم مشتریان توفیق «مک کسن» برای صاحبان داروخانه ها فراهم آورده وسایل الکترونیکی شمارش دستی است که صورت برداری از موجودی و ثبت سفارش را به سرعت و به آسانی میسر می سازد صاحبان داروخانه ها فقط اقلام موجودی را که می خواهند مجدداً سفارش دهند می شمرند و با فشار دادن بر دکمه های پایانه خود مقدار مورد نیاز را به سیستم می دهند بقیه کارها را خود سیستم انجام می دهد داده های سفارش به یکی از مراکز توزیع «مک کسن» فرستاده می شود و در آنجا انتخاب ،بسته بندی و دستورهای بارگیری و اسناد حمل به طور خود کار تهیه می گرددو صاحبان داروخانه ها ظرف کمتر از 24 ساعت سفارشهای خود را دریافت می کنند تواناترین رقبای این شرکت همین کار را دست کم ظرف 3 یا 4 روزمی توانند انجام دهند اما نکته کلیدی دراینجا آن است که این سیستم ناشی از سیاست اصولی و منظم روشن و بسار متقاعد کننده مدیران سطح بالای شرکت بوده است .
برنامه سیستمی :
به دلیل اهمیتی که به اطلاعات داده می شود برنامه ریزی سیستمهای کامپیوتری به همان سطحی ارتقاء یافته است که سرمایه گذاری داراییهای ثابت و تامین نیازهای مالی دراز مدت سازمان مدیریت این نکته را دریافته است که داشتن نقشه ای برای ایجاد و گسترش سیستمها به همان اندازه اساسی و مهم است که داشتن برنامه ای زمانی برای افزودن بر تجهیزات ،جانشینی و بازنشسته کردن افراد.
برنامه سیستم های اطلاعاتی سیستمهایی را که باید ایجاد شوند وگسترش یابند مشخص کرده و برای توسعه آنها یک جدول زمانی پیشنهاد می کند این برنامه برای هر سیستم رآوردی از منابع فیزیکی ، انسانی و دلاری در بردارد که جهت پشتیبانی ،ایجاد و بهره برداری آن ضروری است برنامه های سیستمی اجزاء کوتاه مدت و دراز مدت دارند جزءکوتاه مدت برنامه سیستمی شامل دوره ای بین 12 تا 24 ماه است و همان وظیفه‌ای را به عهده دارد که بودجه عملیاتی انجام می دهد جزءدراز مدت برنامه سیستمی که افق برنامه ریزی 5 ساله ای را می پوشاند دور نمای دراز مدت کل کوششهایی را ترسیم می کند که سازمان در راه ایجاد سیستمها انجام می دهد پیشرفتهای سریعی که در تکنولوژی رایانه حاصل می شود برنامه های سیستمی بیش از 5 ساله را غیر عملی می سازد زیرا در نتیجه پیشرفتهای مذکور این برنامه ها دقت خود را از دست می دهند .
مهمترین جنبه برنامه سیستمی این است که برنامه مذکور سیستمهایی را که باید ایجاد شوند و آن فعالیتهایی از سازمان را که کلید توفیق سازمان به شمار می روند به هم می پیونددیعنی برنامه سیستمی باید با برنامه کلی تجاری سازمان همسو بوده از آن پشتیبانی کند مثلاً اگر اساس کار سازمان ما دریافت کالا از سازندگان و رساندن آن به خرده فروشان باشد برنامه سیستمی ما باید بالاترین الویت را برای سیستمهای توزیع قائل شود یا اینکه اگر خط مشی سازمان بر یک مدیریت فعال موجودی تاکید دارد برنامه سیستمی سازمان باید گسترش تواناییهای را هدف خود قرار دهد که جست و جوس وضع سفارشها ،تحویلیهای فروشندگان ،جدول زمانی فروشگاهها و نیاز به مواد خام اضافی را میسر می سازند .
ایجاد و مدیریت سیستم ها:
سیستمها از این مراحل تشکیل می یابد :تحلیل سیستمها ،طراحی کلی سیستمها،ارزشیابی سیستمها ،طراحی تفضیلی سیستمها ، و پیاده کردن سیستمها ،پس از پیاده کردن سیستم به دست گروهی اداره می شود که از نظر حرفه ای با کسانی که آن را به وجود آورده اند تفاوت دارند . نکته مهم در اینجا آناست که پیش از اقدام به ایجاد سیستمها باید یک سیاست سیستمی مناسب و منطقی و یک برنامه ریزی دقیق داشت این مراحل ایجاد و مدیریت سیستمهای اطلاعاتی در فصول بعد مورد بحث قرار خواهد گرفت .
دلایل ضرورت برنامه سیستمی :
اینکه چه میزان از منابع انسانی را باید به میزان برنامه ریزی سیستمها اختصاص داد هنوز تا حدود زیادی مجهول است پرسنل سیستمها هر روزتحت فشار ایجاد سیستمهای اطلاعاتی هستند آنان توجه دارند که وقتی که صرف اندیشیدن در باب برنامه سیستمی و تهیه و به روز کردن آن می گردد در واقع وقتی است که باید صرف کوشش در راه ایجاد سیستمها گردد اما عواملی که در سطرهای بعد آمده اند نشان می دهند که باید به فرآیند برنامه ریزی سیستمی منابع انسانی بیشتری را در مقایسه با گذاشتن اختصاص داد.
فاز 2:هدفها و تواناییهای سیستمهای اطلاعاتی
فاز 2 از دو قسمت تشکیل می یابد، قسمت اول برای تعیین الزامات آتی و نیازهای اطلاعاتی انجام می گیرد. بیشتر بر اساس داده های گردآوری شده در مصاحبه هایی که با مدیریت قسمتهای استفاده کننده انجام می شود، نیازهای اطلاعاتی به تفکیک زمینه های تخصصی عمده تعریف شده و جریان اطلاعات در قسمتهای تخصصی سازمان معین می گردد. در این قسمت همه نیازهای تخصصی عمده سازمان که با سیستمهای منطقی عمده تعریف می شوند، خلاصه می گردد.
به منظور کمک به درک «تصویر کلی»، سیستمهای مرتبط با هر یک از وظایف تخصصی را می توان به مقولات پردازش عملیات، گزارشهای اطلاعاتی، تصمیمهای برنامه ریزی شده و پشتیبانی تصمیمها طبقه بندی کرد.
هدف قسمت دوم فاز 2 بدست آوردن در روشنی از فعالیتهای سیستمهای اطلاعاتی کنونی است. گروه برنامه ریزی می تواند با ارزیابی عملیات کامپیوتری موجود بر حسب سازمان تخصصی سیستمی، سخت افزار و نرم افزار کمپیوتری جاری، سیستمهای کاربردی کنونی، و پایگاه داده هایی که موارد کاربرد تولیدی را پشتیبانی می کنند به این هدف دست یابد. گروه برنامه ریزی همچنین باید استانداردها و روشهای جاری به کار رفته در ایجاد سیستم ها را بررسی کرده، سطوح مهارت کنونی پرسنل(تخصصی و فنی) قسمت سیستمهای اطلاعاتی را روی کاغذ آورده، تحلیلی کلی از نیازهای سیستمی و بهبودهائی را که می توان در آن به وجود آورد، انجام دهد.