دانلود پروژه بررسی تحلیلی رابطه شرایط فردی کارکنان شاغل در ادارات دولتی شهرستان بردسیر با شرایط احراز پست آنها

چکیده در مسیر تو سعه و تکامل سازمانها بی شک فکرو اندیشه انسان نقش مهمی را ایفا میکند.

انسان در یک سازمان عامل و عنصری است که با بسیج توان جسمی و ظرفیت روانی و قابلیت فنی خویش ما موریت هایی را که سازمان به او محول می کند از قوه به فعل در می آورد.

از جمله اقداماتی که باید درجهت تداوم و حفظ پویایی هرسازمانی انجام گیرد این است که خصوصیات شاغلین آن با وظایف و مسؤلیتهای مشا غل مطابقت داشته ،رابطه منطقی بین کیفیت وظایف و مسؤلیتهای مربوط به شغل و حقوق و مزایای پرداختی به آن در سازمان برقرار باشد.

این تحقیق به بررسی تحلیلی شرایط فردی کارکنان شاغل در ادارات دولتی شهرستان بردسیر با شرایط احراز پست آنها پرداخته و با امید به استفاده از نتایج آن در جهت تقویت نقاط قوت و رفع نقاط ضعف به منظورافزایش کارایی و اثربخشی در سازمان انجام شده است.

درتحقیق حاضربا توجه به هدفها و ماهیت پژوهش ، روش توصیفی به کارگرفته شد .

برای جمع آوری اطلاعات درکنارمطالعات کتابخانه ای وبررسی اسناد ومدارک موجود درپرونده ها ازپرسشنامه نیز استفاده گردیده که توسط پژوهشگر تهیه شد و پس ازتعیین روایی و اعتبار آن ، دراختیار کارکنان ادارات دولتی شهرستان بردسیر قرار گرفت .در این بررسی از روشهای موجود در آمارتوصیفی نظیر جداول توضیع فراوانی ،اندازه های مکانی و پراکندگی ، نمودارهای مستطیلی جهت نمایش و مقایسه اطلاعات جمع آوری شده استفاده به عمل آمد.

همچنین برای سنجش شباهت در جوابهای داده شده بین گروههای مختلف و آزمون وفرضیه ها از تکنیکهای آمار استنباطی از نوع آزمونهای نا پارامتری نظیر آزمون (u)من ویتنی و (w ) ویلکاسن ، آزمون جفتی رتبه های علامت دارآنالیز واریانس یک طرفه کروسکال – والیس وآزمون دو جمله ای کمک گرفته شد .

در نتیجه تجزیه وتحلیل اطلاعات اخذ شده مشخص گردید که : 1- به نظرشاغلین، تحصیلات کارکنان شاغل درادارات دولتی درحد محسوس، با شرایط احراز پست آنها متناسب نمی باشد.

2-به نظرشاغلین،سوابق تجربی کارکنان شاغل درادارات دولتی درحد محسوس باشرایط احراز پست آنهاهمسان نبوده، بلکه نسبتاً از حد مورد نیاز شغل بیشتر وبالاتر می باشد .

3- به نظرشاغلین ،دوره های آموزشی کوتاه مدت کارکنان شاغل در ادارات دولتی درراستای نیازهای شغلی آنها می باشد.

4- به نظرشاغلین،خصوصیات فکری وجسمانی کارکنان شاغل درادارات دولتی با شغل مورد تصدی آنها کمتر سازگاری دارد .

همچنین بر اساس مدارک موجود وبررسی پرونده های پرسنلی نتایج زیر حاصل گردید: 1- گرچه تحصیلات کارکنان شاغل در ادارات در حد کفایت با شرایط احراز پست آنها متناسب نمی باشد ، لکن رشته تحصیلی اکثریت شاغلین با رشته های تحصیلی مورد نیاز شغل آنان مطابقت دارد.

2-تجربه مفید کارکنان شاغل در ادارات دولتی به طور آشکار از تجربه مورد نیاز شغل آنها بیشتر وبالاتر می باشد.

3-دورههای آموزشی کوتاه مدت کارکنان شاغل درادارات دولتی نسبتاً درراستای نیازهای شغلی آ نان می باشد.

فصل اول بیان مساله مقدمه دنیای ما ، دنیای سازمانها ست وگرداننده اصلی این گردونه، انسانها هستند .

آنانند که به کالبد سازمانها جان می بخشند وتحقق هدفها را میسرمی سازند .بدون انسان، سازمان بی معنی است و مدیریت امری موهوم .

بنابراین در مسیر توسعه وتکامل سازمانهای اداری یا مؤسسات اجتماعی بی شک فکر واندیشه انسان نقش مهمتری را نسبت به سایر منابع از قبیل منابع مادی و فیزیکی ایفا می کند.

زیرا این نیروی فکر انسان است که سایر منابع را در یک سازمان اجتماعی به کارمی گیرد.

بدون این نیروخواه نا خواه وسایل مادی، فیزیکی ومنابع زیرزمینی و طبیعی بی مصرف می ماند .

حتی نظریه های ساده و ابتدایی مبتنی بر شعور عادی 1 این حقیقت را ثابت می کند که از بدو تشکیل زندگی اجتماعی بشر قدرت فکرونیروی اراده وعمل افراد شرط غیر قابل اجتناب فعالیت های گوناگون جوامع و لازمه ادامه حیات مشترک انسان بوده است .

در واقع آنچه فارق جوامع مترقی و توسعه یافته و اجتماعات عقب افتاده یا توسعه نیافته می باشد نیروی انسانی صرف نیست؛ بلکه کیفیت این نیرو، چگونگی ایجاد این نیرو، نوع محرک و انگیزه هایی که این نیرو را به کارمی اندازد ، درجه تجلی آن و سرانجام قلمرو و حدود اعمال این نیرو از زمره عواملی هستند که درمیزان رشد ،توسعه، ترقی وتکامل یک جامعه دخالت اساسی دارند (گروهی ازنویسندگان مدیریت ، 1370).

....................................................................................................................

1-Common Sense Theories با عنایت به اینکه سازمان را می توان عمل یا جریان جایگزینی صحیح ومتناسب منابع انسانی وفیزیکی در پستها و موقعیتهای مختلف تعریف نمود و به عبارت دیگر سازمان عبارت است از ایجاد انتظام وترتیب خاص روابطی که فیمابین عناصر واجزاء یک مجموعه انسانی ومادی بوجود می آید .

وازآنجا که نیروی انسانی درسازمانها مهمترین منبع بشمارمیرود اقتصاد دانان از دیر زمان به این نکته معترف بوده اند که دانش ، مهارت و توانایی انسان ها مهترین عامل افزاینده بهره وری فعالیتها می باشد .

بدون کاربرد نیروی انسانی که ارزش و اهمیت به منابع دیگر می بخشد و از این طریق است که تحرک و پویایی سازمانی را محقق می سازد.

تحقیقات و پژوهش هایی که در مورد توانایی نیروی انسانی انجام شده مؤید آن است که منابع انسانی مهمترین عامل توان تولید یک ملت مِی باشد (پرهیزگار، 1368) .

تشریح موضوع تحقیق (بیان مسأله) گفته شد که سازمان را می توان عمل و یا جریان جای گزینی صحیح ومتناسب منابع انسانی وفیزیکی درپستها وموقعیت های مختلف تعریف نمود.

بنابراین، کارایی واثربخشی هر سازمان تاحدود زیادی به نحوه مدیریت وکاربرد صحیح و مؤثر منابع انسانی بستگی دارد .انسان در یک سازمان عامل و عنصری است که با بسیج توان جسمی و ظرفیت روانی و قابلیت فنی خویش مأ موریتهایی را که سازمان به او می دهد از قوه به فعل در می آورد.

از جمله اقداماتی که باید در جهت تداوم وحفظ پویایی هر سازمانی انجام گیرد ، این است که خصوصیات شاغلین آن با وظایف و مسؤلیتهای مشاغل مطابقت داشته ، رابطه منطقی بین کیفیت وظایف و مسؤلیتهای مربوط به شغل وحقوق ومزایای پرداختی به آن درسازمان برقرار باشد .

مدیران موفق کسانی هستند که از تخصص نیروی انسانی موجود در سازمان خود حداکثر استفاده وبهره برداری را می نمایند.واگذاری امور تخصصی به اشخاص غیرمتخصص سبب کندی کارها می گردد.انجام کارهای تخصصی وفنی بوسیله کارکنان غیرمتخصص وناآزموده موجب کاهش کیفیت وکمیت تولید و فرسودگی بیش از اندازه ابزارها و تجهیزات می شود.

همچنین سپردن امورغیرتخصصی به کارکنان متخصص باعث دلسردی وتضعیف روحیه آنان می گردد (منصوری کیا،1375).

نظر به اینکه کوشش مدیران امروز متوجه یافتن وبکار گماردن شایسته ترین افراد و پرورش استعدادهای آنان به نحوی است که مستخدمین ازنتایج کارخود حد اکثررضایت خاطررا حاصل سازند وبه بهترین وجهی خدمت خود را در جهت حصول هدفهای سازمان که جزیی از هدفهای جامعه می باشدعرضه دارند.لذا به منظورآگاهی ازتوان و ظرفیت نیروی انسانی موجود و اینکه رابطه منطقی بین کیفیت وظایف مسؤلیتهای مربوط به مشاغل ،سپردن کار به کاردان ،وتعادل در امر پرداختها وجود دارد واز طرف دیگربه منظورشناخت تنگناها ومسائل ومشکلات منابع انسانی برآن شدیم تابه بررسی علمی این موضوع درادارات دولتی شهرستان بردسیربپردازیم.

بنابراین موضوع تحقیق عبارت است ازًبررسی تحلیلی رابطه شرایط فردی کارکنان شاغل در ادارات دولتی شهرستان بردسیر با شرایط احراز پست آنها ً .

فرضیه های تحقیق 1- تحصیلات شاغلین درادارات دولتی شهرستان بردسیرمتناسب باشرایط احرازپست آنها نمی باشد.

سوابق تجربی کارکنان شاغل درادارات دولتی شهرستان بردسیر با شرایط احراز پست آنها همخوانی دارد.

دوره های آموزشی ضمن خدمت (کوتاه مدت) کارکنان شاغل در ادارات دولتی شهرستان بردسیر در راستای نیازهای شغلی آنها می باشد.

خصوصیات فکری و جسمانی شاغلین در ادارات دولتی شهرستان بردسیر با شغل موردتصدی آنها همخوانی دارد.

هدف تحقیق سازمانهابرای مقا بله باتهدیدات محیطی و استفاده از فرصتهای احتمالی ، ناچارند ظرفیتها و توانمندیهای درونی خود را بشناسند ،نقاط ضعف را ترمیم و به تقویت نقاط قوت بپردازند.

طبیعی است که هر اندازه سازمانها، مؤسسات وبنگاهها وسیع تر،گسترش یافته تر ومتنوع ترمی شوند به مشکلات واهمیت اداره این نیروی عظیم افزوده می شود .

بنابراین مدیران باید به دانش و بینش لازم جهت مواجه شدن وحل مشکلات این عامل پیچیده وحساس مجهزگردند .

هدف این تحقیق، پی بردن به تنگناها، مسایل و مشکلات نیروی انسانی موجود و بررسی و تجزیه وتحلیل رابطه شرایط احراز پست آنها به منظور: تطبیق هر چه بهترشرایط فکری ،روحی، جسمی کارکنان با مشاغل آنان،ایجاد مبنا ومعیارهای صحیح برای برنامه ریزی جابجایی های افقی وعمودی کارکنان ؛ امکان استفاده هر چه بهتر ومطلوب تر از توانایی ومهارت کارکنان ؛ افزایش کارایی واثر بخشی سازمان می باشد.

ویژه کردن موضوع تحقیق حاضر در سال87 به بررسی تحلیلی رابطه شرایط فردی کارکنان شاغل با شرایط احراز پست آنها در ادارات دولتی شهرستان بردسیر پرداخته و مشاغل و پستهای سازمانی تعداد350نفر به عنوان نمونه از مجموع 1600نفر ( کل کارکنان ادارات ) را مورد بررسی ومطالعه قرار داده است.

اهمیت تحقیق نظر به اینکه نیروی انسانی مهمترین و اصلی ترن عنصر هر سازمان بشمار می رود ودستیابی به رسالتها و اهداف سازمان ازطریق توجه کامل به این عنصر ارزشمند میسر می گردد .

با عنایت به اینکه جدیدترین دیدگاههای دانش مدیریت تأکید فراوان بر برنامه ریزی وتلاش درجهت استفاده هرچه بهتر و شایسته تراز قابلیت ها و توانایی های نیروی انسانی دارد و ارزش گذاری بر این قابلیت ها به منظور حفظ و ارتقاء از جنبه های گوناگون اهمیت بسزایی رامی طلبد .لذا بهره گیری از نیروی انسانی و استفاده ازتخصص های موجوددرسازمان،همچنین نحوه تقسیم کارمیان کارکنان هرسازمان باید همواره موردارزیابی و مطالعه قرارگیرد تا نسبت به استفاده موثرازاین منبع حیاتی ومهم اطمینان حاصل شود وشعار معروف سپردن کار به کاردان تحقق پیدا کند.

نظر به اینکه نیروی انسانی مهمترین و اصلی ترن عنصر هر سازمان بشمار می رود ودستیابی به رسالتها و اهداف سازمان ازطریق توجه کامل به این عنصر ارزشمند میسر می گردد .

یکی از اشکالات اغلب سازمانهای اداری ، صنعتی و بازرگانی عدم وجود تقسیم منطقی کار واستفاده غیر صحیح از تخصصهای موجود می باشد.

بدیهی است تقسیم صحیح و منطقی کار و بهره گیری مناسب از تخصصهای کارکنان باعث افزایش بازده کار سازمان گردیده و میزان کارایی کارکنان و شایستگی آنان را برای ارتقاء یافتن به مشاغل بالاترمعین می سازد.

ازطرفی استفاده مؤثرومطلوب ازمنابع انسانی درتهیه واجرای برنامه های استخدامی،آموزشی وانگیزشی مدیران را یاری رسانده ، حصول اهداف سازمان را محقق می سازد .

دارا بودن شرایط لازم جسمی ، روحی ، فنی و تخصصی ، اجتماعی و رفتاری برای انجام وظایف محوله از زمره مسائلی است که مورد توجه صاحبنظران واندیشمندان مدیریت قرار گرفته است تا آنجا که جان استوارت میل بیان میدارد ً بنای یک سازمان عمومی وقتی در حد کمال مطلوب و کامل است که خصوصیات شاغلین آن با مشاغل کاملاً مطابقت داشته باشد ًً.(میر سپاسی ،1375).

لذا اهمیت پژوهش ازاین نظراست که با بررسی وتجزیه وتحلیل وضع موجود مدیران و مسؤلین سازمان را نسبت به فرایند استخدام ، انتخاب و انتصاب ، ارتقاء،آموزش ونگهداری منابع انسانی دقیق می کند و این هشداررا به آنان می دهد که عدم رعایت شرایط احراز مشاغل ضمن کاهش کارایی واثربخشی سازمان مسائل ومشکلات زیادی را در روابط شغلی و محیط کاری به وجود می آورد .

تعریف واژه ها سازمان: سازمان یک واحد هماهنگ اجتماعی است که از دو یا چندنفر تشکیل می شود، تا برای تأمین یک یا مجموعه ای از هدفها،به صورت نسبتاً مستمر یا مداوم کار کنند».(پارسائیان و بقیه، 1374، 4).

«سازمان عبارت از یک رشته روابط منظم و عقلایی است که بین افرادی که وظایف پیچیده و متعددی را انجام می دهند، و کثرت تعداد آنان بقدری است که نمی توانند با هم در تماس باشند، به منظور هدفهای مشترک خاصی برقرار می گردد».(اقتداری،1368، 104).

شرایط فردی: در این تحقیق منظور از شرایط فردی عواملی نظیر تحصیل، تجربه، مهارت و توانایی، خصوصیات فکری و جسمی می باشد.

کارکنان: منظور کلیه نیروهای رسمی و قراردادی شاغل در ادارات دولتی شهرستان بردسیرمی باشد.

شرایط احراز : «عبارت است از تعیین کلیه مشخصات اصلی و صفات اساسی که حاوی اطلاعات علمی و معلومات فنی و عملی که برای انجام وظایف و مسئولیت های یک شغل درنظر گرفته می شود و فرد حائز شرایط می تواند با دارا بودن آن مجموعه ها شغل موردنظر را اشغال نماید».

(پرهیزگار، 1363، 93).

« شرایط احراز شغل نیز شرح حداقل شرایطی است که متصدی شغل باید دارا باشد تا بتواند با موفقیت از عهده کار برآید.

به عبارت دیگر، دانش، مهارت و توانایی هایی که برای انجام موفق و موثر شغل ضروری است»(سعادت، 1375، 40).

تحصیل : « این عامل مربوط به گذراندن دوره های آموزشی و چگونگی کسب مدارک علمی است.

منظور از مدارج تحصیلی میزان آگاهی و شناختی است که فرد درباره شغل از طریق گذراندن برنامه های آموزش رسمی و عملی به دست آورده و در آن رشته به کسب مدارک علمی نائل گردیده است».(پرهیزگار، 1363، 150).

منظور از تحصیلات در این تحقیق میزان و سطح تحصیلات می باشد.

تجربه : « منظور از تجربه داشتن سابقه کار به صورت عملی در همان شغل در داخل و خارج از سازمان است که میزان تجربه ضروری را علاوه بر مدارج و مدارک تحصیلی، فرد داوطلب شغل بایستی دارا باشد.

تجربه در اثر انجام کار مشابه و یا مرتبط با وظایف و مسئولیت های شغل بر اثر گذشت زمان به صورت عملی به وجود می آید.» (پرهیزگار، 1363، 151).

پست: « به یک یا چند تکلیف که فعالیت یک کارمند را تشکیل می دهد پست می گویند».(دعایی، 1374،30).

« پست سازمانی عبارت است از تجمع یک سلسله وظایف ، مسئوولیت ها واختیارات که طبق موازین قانونی برای یک فرد توجیه شده باشد و جهت اجرای آن در نمودار سازمانی آن پست به وجود آمده باشد»(پرهیزگار، 1373، 249) شغل: « شغل عبارت است از مجموع وظایف و مسئولیت های مرتبط و مستمر و مشخصی که در جامعه به عنوان یک کار واحد شناخته شده است.

منظور از مشاغل سازمانی عبارت است از مجموعه ای از پستهایی که از لحاظ نوع سطح وظایف و شرایط احراز مشابه و مساوی باشند».

(پرهیزگار،1373، 249).

آموزش: « آموزش را می توان جریانی دانست که افراد طی آن مهارت ها، طرز تلقی ها و گرایش های مناسب را برای ایفای نقش خاصی درجهت تحقق هدفی معین می آموزند.

جریان آموزش شامل محتوی، جهت و تأکیدهای خاصی است».(زاهدی، 1375، 219).

آموزش ضمن خدمت : « این نوع آموزش برای افراد شاغل در سازمان ترتیب داده می شود و به منظور تکمیل مهارت ها و دانش های کارکنان جهت انجام دادن بهتر وظایف و مسئولیت های محوله و رفع کمبودهای آنان با توجه به پیشرفت های بدست آمده و نیز برای ایجاد آمادگی در آنان به منظور قبول مسئولیت های آتی تنظیم و اجرا می شود»(زاهدی،1375، 221).

« منظور از آموزش ضمن خدمت این است که به فرد در ضمن انجام کار آموزش داده شود.

هر کارمندی عملا از بدو ورود تا پایان خدمتش در سازمان، ضمن پیمودن مدارج و حرکت از شغلی به شغل دیگر از این طریق آموزش می بیند از این رو آموزش ضمن خدمت را متداولترین روش آموزشی ای دانسته اند که از مقبولیت بسیاری برخوردار است و نقش بسیار مهمی در آموزش مهارت های لازم برای انجام شایسته کار کارکنان ایفا می کند».(سعادت،1375، 195).

شرایط فکری و جسمانی: « منظور از شرایط فکری میزان مهارت لازم از نقطه نظر اتخاذ تصمیم، بروز ابتکار و خلاقیت در برنامه ریزی، قضاوت در رویدادها و بالاخره بینش علمی و عملی موردنیاز وظایف است و منظور از شرایط جسمانی میزان و دفعات و مدت استفاده از نیروی جسمانی خودشاغل و همچنین درجه و کیفیت پرورش اندام در بکارگیری اعضاء بدن در حین انجام کار است»(پرهیزگار،1363، 152).

خلاصه در این فصل به تشریح موضوع ، فرضیه ها ،اهداف تحقیق، قلمرو تحقیق، تعریف واژه ها پرداخته شد و خاطر نشان گردید ، کارایی و اثر بخشی هر سازمان تا حدود زیادی به نحوه مدیریت و کاربرد صحیح و مؤثر منابع انسانی بستگی دارد .

گفته شد سازمان را می توان عمل و یا جریان جای گزینی صحیح و متناسب منابع انسانی و فیزیکی در پست ها و موقعیت های مختلف تعریف نمود .

همچنین آگاهی از توان و ظرفیت نیروی انسانی جهت تصدی پست های سازمانی ، سپردن کار به کاردان ، رضایت مندی کارکنان ، افزایش کارایی و اثر بخشی سازمان و بهبود جامعه از اهداف تحقیق ذکر گردید.

فصل دوم بررسی ادبیات موضوع مقدمه قرنهاست که بشر،عصاره ونتیجه تلاشها وکاوشهای علمی خویش را با نگارش کتابها ونوشته ها برای نسلهای آینده به یادگار می گذارد .

مراجعه و مطالعه مکتوبات و منشورات علمی دانشوران وتحقیق وبررسی مطالب آنها از مفیدترین و پر ثمر ترین شیوه های دانش اندوزی وحقیقت پژوهی بشمار می آید .

بویژه در زمینه برخی از علوم انسانی واجتماعی از جمله مدیریت است که شخص محقق می بایست بخش عمده ای از توان خود را برای مطالعه و وارسی تحقیقات گذشته ونظرات دانشمندان مختلف این رشته صرف نماید .

زیرا که این بررسی ها وبدست آوردن مدارک ونظریات گذشته پندی می دهد که اشتباهات تکرار نگردد.

مطالعه وبررسی تاریخچه توسعه وتحول جوامع صنعتی نشان می دهد که نیروی انسانی ماهر وتعلیم یافته در تبدیل جوامع سنتی به جوامع صنعتی تاثیر انکار ناپذیری داشته است .

هر فردی سعی دارد شغلی را انتخاب کند که علاوه بر نیازهای مادی از نظر روانی نیز او را ارضاء نماید.بدین لحاظ برای نیل به این هدف یعنی گماردن افراد درمشاغل مناسب مطالعه فردی و بررسی خصوصیات آنها لازم و ضروری است .

در غیر این صورت با سپردن مشاغل به افرادی یا علاقه ای به انجام شغل موردنظرندارند ویا فاقد توانایی واستعداد لازم برای انجام آن هستندعلاوه برآن که فردی عاطل وباطل برسرکاری گمارده می شودموجب از بین رفتن سرمایه مملکت نیز می گردد(شفیع آبادی ،1375 ، 15) .

تجزیه وتحلیل شغل سازمان زمانی ایجاد می گردد که رسیدن به هدف ازعهده یک فرد به تنهایی خارج باشد؛ پس پایه واساس سازمان درمجموع ،وظایفی است که به وسیله اعضای آن انجام می گیرد.بدیهی است که این وظایف باید متناسب با یکدیگر، دارای هماهنگی و در جهت رسید ن به اهداف سازمان باشند.

بنابراین،تجزیه وتحلیل وشناخت مشاغل در سازمان،بخش مهمی از وظایف مدیریت منابع انسانی محسوب می شود.

تجزیه وتحلیل شغل فرایندی است که از طریق آن ماهیت و ویژگیهای هریک از مشاغل درسازمان بررسی می گردد واطلاعات کافی درباره آنها جمع آوری وگزارش می شود.باتجزیه وتحلیل شغل معلوم می شود هر شغل چه وظایفی را شامل می شود وبرای احراز و انجام شایسته آن چه مهارتها،دانشها وتواناییهایی لازم است.

بنا به تعریف دیگری تجزیه وتحلیل شغل شرح خلاصه وظایف ومسؤلیتهای شغل ، رابطه آن شغل با مشاغل دیگر ، دانش و مهارتهای لازم برای انجام دادن آن، وشرایط کار است(سعادت ،1375، 33).

تجزیه وطبقه بندی مشاغل ازضروری ترین واساسی ترین اقدامات دراداره اموراستخدامی محسوب شده وتقریباً هرعمل مؤثربرای استفاده مطلوب ازمنابع انسانی با انجام آن مرتبط است.

دراصطلاح فنی ،تجزیه وتحلیل شغل به روشهایی اطلاق می شود که با استفاده ازآنها اطلاعات وحقایق مربوط به کیفیت وماهیت هریک ازمشاغل سازمان وشرایط انجام وظایف ومسؤلیتهای مربوط ، به طورسیستماتیک جمع آوری ، مطالع ، تجزیه و تحلیل و یادداشت می شود .

به عبارت دیگر ، تجزیه و تحلیل شغل (کار شکافی) عمل کشف ، مطالعه و ثبت جنبه های مشخص واساسی هر یک ازمشاغل درسازمان می باشد ( ستاری ،1353، 69).

دعایی معتقد است : تجزیه و تحلیل شغل فرایندی است که خصوصیات لازم برای عملکرد مطلوب یک شغل رامشخص می سازد و شرایط فیزیکی ای را که درآن فعالیت انجام می شود مورد تحلیل قرار می دهد .

از طریق تجزیه و تحلیل شغل ، اطلاعات لازم برای آشنایی با خصوصیات و رفتارهای لازم برای آن شغل فراهم می گردد و قابلیت انطباق ویژگیهای یک مستخدم با مقتضیات یک شغل را ایجاد می کند (دعایی ، 1374، 29).

تجزیه وتحلیل شغل منجربه تهیه شرح شغل وشرح مشخصات یا شرایط احرازشغل می شود.

شرح شغل 1 : عبارت از یک فهرست جامع وبیان واقع از کیفیت وظایف و مسؤلیتهای یک شغل است.درشرح شغل علاوه بر بیان وظایف ومسؤلیتها،مهارت لازم وسایرخصوصیات مربوط به نحوه انجام آن نیز تشریح می شود .

به عبارت دیگر، شرح شغل به مامی گوید چه کاری باید صورت گیرد؟

وآن کارچطورو به چه علت باید انجام پذیرد ؟

بدین ترتیب،شرح شغل یک معیار توصیفی از خصوصیات وشرایط و ظایف و مسؤلیتهای مربوط به مشاغل معین می باشد .

شرح مشخصات شغل2: درشرح مشخصات شغل، حد اقل شرایط وخصوصیات فردی که باید انجام وظایف و مسؤلیتهای شغل را عهده دار گردد بیان می شود.

......................................................................................................................

1-Job description 2-Job specification در این مورد باید شغل را از افراد شاغل جدا دانست .

در شرح مشخصات شغل شرایط احراز و تصدی ازحیث مهارت،مسؤلیت،فعالیت وسایرعوامل مربوط به اجرای وظایف و مسؤلیتهای شغل درج می گردد(ستاری، 1353، 70) .

تجزیه و تحلیل شغل دارای کاربرد دیگری بنام استاندارد های عملکرد شغل است .

این استانداردها دارای نقش دو گانه ای هستند .

اولاً، آنها اهدافی برای تلاش کارکنان به شمار می رود.

چالش یا غرور دستیابی به این اهداف ممکن است به صورت عوامل انگیزشی برای کارکنان در آید .هنگامی که این استانداردها بد ست آمد .

کارکنان ممکن است احساس موفقیت ودستاورد کنند .این احساس موجب رضایت خاطر کارکنان می شود .

بدون استاندارد های عملکرد ،عملکرد کارکنان ممکن است دچار نقصان شود .

ثانیاً : استانداردها ، معیارهایی هستند که مؤفقیت یک شغل با آنها سنجیده می شود .

آنها برای مدیران ومتخصصین پرسنلی که تلاش در کنترل عملکرد کار دارند اجتناب نا پذیرند .

هیچ سیستم کنترلی بدون استانداردها نمی توانندعملکرد شغل راارزیابی کند(جزنی، 5 137، 88).

نقش و اهمیت تجزیه وتحلیل شغل دستیابی به اهداف پرسنلی مستلزم تحقیق ومطالعه انواع مشاغل سازمان،تهیه شرح وظایف و تعیین شرایط احراز مشاغل است که از طریق به کار بردن روشهای تجزیه و تحلیل و طبقه بندی مشاغل انجام می شود .

تجزیه وتحلیل شغل به روشهایی اطلاق می شود که براساس آن اطلاعات وحقایق مربوط به کیفیت وماهیت هریک از مشاغل سازمان و شرایط انجام وظایف و مسؤلیتهای مربوط ،به طور سیستماتیک،جمع آوری ،مطالعه، تجزیه وتحلیل ویادداشت می شود.

بنابراین تجزیه وتحلیل شغل یا کارشکافی،عمل کشف،مطالعه وثبت جنبه های مشخص و اساسی هر یک ازمشاغل در سازمان است صاحب نظری، تجزیه و تحلیل شغل را عبارت از روشها ورویه هایی می داند که برای تعیین و شناسایی وظایف،مسؤلیتها ،شرایط کاری و ارتباط بین مشاغل و خصوصیات انسانی کارکنان به کار می رود.

درواقع تجزیه و تحلیل شغل خلاصه ای از وظایف ،مسؤلیتها،رابطه آن بامشاغل دیگر،دانش ومهارتهای مورد نیاز برای تصدی شغل وشرایط کاری است(دعایی،1374، 32).تجزیه وتحلیل شغل عبارت است از جمع آوری،تعبیرو تفسیراطلاعات عملی واجرائی لازم به منظوردریافت وشناخت اجزاء و عوامل سازنده شغل.

تجزیه و تحلیل شغل کلیه مختصات شغل ،شرح شغل وشرح وظایف شاغل را مورد بررسر افتراقی قرار می دهد به طوری که پس از شناخت تفکیکی شغل به قطعات و اجزاء کوچکتر، ماهیت حیقیقی هر جزء و کل شغل درعمل معین و مشخص می گردد .

تجزیه و تحلیل شغل ملاک و معیاری خواهد بود که مدیران را درتصمیم گیری به کارگماردن احتمالی کارکنان در رابطه با مشاغل مورد نظر یاری می دهد همچنین این همچنین این آگاهی در چگونگی کمی وکیفی خصوصیات روحی وروانی، جسمی وفیزیکی و بالاخره تخصص و مهارت کارکنان به کار برده می شود .

درموقع استخدام نتایج حاصله از تجزیه و تحلیل مشاغل ملاک و معیاریی برای درست انتخاب کردن خواهد بود .

نتایج حاصل از اجرای صحیح تجزیه و تحلیل مشاغل مدیران را آگاه می گرداند که برای استخدام ،چه افرادی را درنظر گیرند و همچنین درموقع انتخاب چگونه به داوطلبان تفهیم کنند که بایستی دارای چه ویژگی های شغلی باشند و یا اگر حائز شرایط شغل نباشند از چه برنامه های آموزشی برای برخورداری ازآنها بایدخودراآماده سازند(پرهیزگار،1363).

گفته شد که تجزیه و تحلیل شغل منجر به شرح شغل و شرایط احراز شغل می گردد .

درشرح شغل، وظایف، مسؤلیتها و شرایط کلی کار به طور خلاصه درج می شود .

شرایط احراز شغل نیز شرح حداقل شرایطی است که متصدی شغل باید داراباشد تابتواند باموفقیت از عهده کار برآید.

به عبارت دیگر،دانش،مهارتها و تواناییهایی که برای انجام موفق ومؤثر شغل ضروری است ، در فرم شرایط احرازمنعکس می گردد و انتظار می رود کسی که دارای آن شرایط باشد، شغل را بهتر از کسی که فاقد آن است انجام دهد .

تنظیم شرایط احرازشغل،نقش مهمی درفرآیند انتخاب افراد ایفا می کند وبااستفاده از آن می توان نیرویی انتخاب و استخدام نمود که بیشترین شایستگی را برای تصدی شغل مورد نظر داشته باشد .

در واقع ،منظور از انتخاب صحیح درمدیریت منابع انسانی ،این است که شاغل (باتوجه به مشخصاتی که در شرایط احراز شغل درج گردیده ) وشغل (آن طور که در شرح شغل توصیف شده است ) ،با هم تناسب داشته باشند (سعادت ،1375 ،40) .

پس ازمشخص کردن شرح شغل(وظایف ،مسولیتها وشیوه های انجام کار)ممکن است به مسائل وشرایط خاصی برخورد کنیم که درآن مسائل وشرایط خاص بایستی برای تعیین شرایط احراز شغل بخوبی تشخیص داده شوند .

در مختصات شغل به روشنی معین می کنیم که آن شغل از لحاظ فیزیکی ،روحی وروانی، اجتماعی واخلاقی دارای چه خصایص جزئی وکلی می باشد و سپس درتعیین شرایط احرازدرجات مطلوبیت ،حداقل یا حداکثرآن خصایص انتخاب شده را برای افراد داوطلب شغل مشخص کنیم (پرهیزگار، 1363 ،144) .

تنظیم شرح شغل در شرح شغل توضیح داده می شود که متصدی شغل چه وظایفی را چگونه ودرچه شرایطی انجام می دهد.

اگر چه قاعده و روش خاصی برار تنظیم شرح شغل وجود ندارد .

معمولاً هر شرح شغل شامل اطلاعاتی به شرح زیر است : الف ) شناسنامه شغل .برخی از اطلاعات که دراین قسمت درج می شوند عبارتند از: عنوان شغل ،شماره پست سازمانی ، نویسنده شرح شغل ، تاریخ ،تصویب کننده ،جایگاه شغل، عنوان سرپرست مستقیم شاغل ،پایه ورتبه شغل ،حداقل و حداکثرحقوقی که به شغل تعلق می گیرد .

ب ) خلاصه شغل .دراین قسمت ازفرم،وظایف اصلی شغل به صورت کلی بیان می گردد.

ج ) ارتباطات اداری .

دراین قسمت ، نوع ارتباط اداری متصدی شغل با دیگران درداخل و وخارج سازمان بیان می شود .

د ) وظایف ومسؤلیتها .

این بخش ازفرم به شرح جزئیات وظایف ومسؤلیتهای شغل اختصاص دارد .

هر یک از وظایف اصلی بطور جداگانه فهرست و سپس درصورت لزوم توضیحات بیشتری درباره هر کدام داده می شود .

ه ) اختیارات .

دربخش دیگری از فرم شرح شغل ؛ حدود اختیارات شاغل ، محدوده تصمیم گیری ، تعداد افرادی که ازاو بطور مستقیم دستور می گیرند و درصورت لزوم بودجه ای که دراختیارش قرار داده می شود ، مشخص می گردد .

و ) محیط وشرایط کار .

سروصدا ،شلوغی ،گرماوسرمای شدید ،خطرناک بودن کارویاهر شرایط دیگری که لازمه انجام دادن کارویا جزء لاینفک آن باشد نیزباید درشرح شغل ذکر گردد(سعادت،1375).

دلخواه آن است که شرح شغل جزئیات کافی داشته باشد تا خواننده بتواند موضوع هایی ازاین دست رادریابد که (1) چه کاری بایدانجام بگیرد (قلمرو آن ، رفتار،وظیفه ها،وپیامدها) ؛ (2)چه فراورده ای باید تولید شود (هدفهای شغل )؛(3) چه معیارهای کاری باید به کاربرده شود(مانند کیفیت وکمیت کار)؛(4) درچه اوضاع واحوالی کارانجام خواهد شد ؛ و(5) ویژگیهای کاری شغل ، که ویژگیهای کار به این منظوردراینجا گنجانده شده است که افراد بتوانند شغل هایی رابرگزینند یا به شغل هایی گمارده شوند که با شخصیت،دلبستگی ها،ورجحانهای آنان سازگار باشد(طوسی وبقیه ، 1375، 104).

.به اعتقادعسکریان :شرح شغل معلوم می کند که شغل چه ویژگیهایی دارد.برای تصدی آن،افراد باید دارای چه شرایطی باشند .درشرح وظیفه روشن می شود که شاغل یک شغل ،چه وظایفی رابا چه اختیارات وامکانات،درارتباط باچه مشاغلی،درزیرنظرچه کسی باید انجام دهد.به عبارت دیگر،بوسیله شرح وظیفه شاغل نقش خود را دانسته ، وظیفه اش را درست انجام می دهد.شرح شغل ووظیفه موجب می شود که: - ویژگیهای مشاغل مشخص شود .

امور جاری سازمان برای طبقه بندی وارزیابی سنجیده شود .

- افراد واجد شرایط برای تصدی مشاغل استخدام شوند .

آموزشهای لازم برنامه ریزی شوند .

حقوق ودستمزد طبق اصول و مبنای منطقی تعیین شود .

شاغل از وظیفه خود آگاه شده و در چهار چوب وظایف محوله اقدام کند (عسکریان،1370،84).

هنگام نوشتن شرح مشاغل ، هر سازمانی بایستی تصمیم بگیرد تا چه مقدار می خواهد جزئیات را در شرح شغل مطرح نماید .

بطور کلی در نوشتن شرح مشاغل سه حالت مختلف پیش می آید.یعنی سه سطح یا حدود متفاوت مطرح می گردد.این سه سطح عبارتنداز: شناسایی شغل : تمام اطلاعات لازم جهت شناسایی شغل بدون توضیح تفصیلی وظایف مورد استفاده قرارمی گیرد.

دراین سطح فقط نام شغل، کد شغل، نام قسمت، شماره قسمت، تعدادافراد در این شغل وسایر اطلاعات مربوط به شناخت اولیه شغل ذکر می گردد .

شناسایی شغل بعلاوهءخلاصه شغل: جزئیات شناسایی شغل بعلاوء تعریفی از خلاصه شغل شامل حدود ، وظایف و محتوی شغل مورد استفاده قرار می گیرد .

شناسایی شغل بعلاوه خلاصه شغل بعلاوه کارهایی که انجام می شود: در این مورد علاوه بر شناسایی شغل وتعریف شغل، جزئیات کارهایی که انجام می شود با توجه به فرمول چه کاری ، چطور وچرا تشریح می گردد( چمران ،1363، 173-172 ).

تنظیم شرایط احراز شغل بعدازتشریح ماهیت وویژگیهای شغل،قدم بعدی تعیین خصوصیات،تجربیات ومهارتهایی است که متصدی شغل باید داشته باشد.بنابراین ،به منظور تنظیم فرم شرایط احراز شغل لازم است شرح شغل بدقت مورد مطالعه قرارگیرد.فرم شرایط احرازشغل ازیک طرف، راهنمایی برای کارمند یابی است ومشخص می کند درجستجوی چه نوع کارمندی با چه خصوصیاتی باشیم واز طرف دیگر ، چون درآن صفات وخصوصیتی که دارا بودنشان ضروری ومهم شناخته شده اندتشریح شده است ، می توانیم از آن درطراحی آزمونهای انتخابی، یعنی آزمونهایی که تواناییهای متقاضیان شغل را می سنجد(سعادت،1375، 44).

پس از آنکه تجزیه وتحلیل مشاغل مرحله تشخیص مختصات شغل را گذراند،ضروری است که درتعیین درجه وسطح مختصات با توجه به سه نکته زیرشرایط احرازشغل رامشخص ساخت: تعیین حد مطلوب مختصات شغل وشرایط لازم و کافی آن .

تعیین حداکثر مختصات شغل وشرایط مورد نیاز آن .

تعیین حداقل مختصات شغل وشرایط مورد نیاز آن .

دراین مورد که کدام یک ازموارد فوق درتعین شرایط احراز شغل رعایت گردد در وهله اول بستگی به توجه مدیران پرسنلی درمورد چگونگی مشی کیفی و کمی سازمانی داشته ودروهله دوم بستگی به فراوانی یا کمبود نیروی انسانی مورد نیازدربازارکاردارد .

ولی دراغلب طرحهای طبقه بندی وارزشیابی مشاغل ازحداقل شرایط موردنیازاستفاده می شود.

با توجه به انکه هرشغلی احتیاج به یک میزان خاص دانش و معلومات ، تجربه و مهارت و بالاخره آموزش و کارآموزی دارد.

لذا عامل شرایط احرازیکی ازمهمترین عوامل مؤثردرتجزیه وتحلیل مشاغل بشمارمی رود.

معمولاً، شرایط احرازشغل عبارتند از: الف ) مدارج ومدارک تحصیلی افرادداوطلب شغل درچه حدود وسطحی باشد؟

ب ) میزان تجربه در زمینه شغل مورد نظر چند سال باشد؟

ج ) فرد داوطلب چه دوره های آموزشی وتخصصی تکمیلی را گذرانده باشد ؟

د ) فرد داوطلب شغل چه اطلاعات وبینشهایی درباره مواد مصرفی،روش،وسایل، ماشین آلات و نظایر آن داشته باشد .؟

ه ) داوطلب شغل بایستی دارای چه شرایط روحی وروانی و خصوصیات دیگر ازلحاظ هوش،استعداد، علاقه، شخصیت وقدرت ابتکار باشد؟

و ) فرد داوطلب شغل بایستی از لحاظ فیزیکی از قبیل نیروی جسمانی، قد و وزن دارای چه شرایطی باشد؟(پرهیزگار، 1363، 150-149).

تجزیه و تحلیل شغل دارای اثرات و فواید سازمانی ، اجتماعی واقتصادی خاص است: ازلحاط سازمان، تجزیه وتحلیل شغل موجب می شود نیروی کارواستعدادافراد به انجام امورمعین ومشخص تخصیص یابد، وازکاردانی ومهارت کارمندان وکارگران درجهت حصول هدفهای سازمان استفاده مطلوب حاصل گردد.از نظر اجتماعی، با تجزیه وطبقه بندی مشاغل،انواع مختلف احتیاجات نیروی انسانی موردنیازجامعه و مؤسسات تعیین می شود.درنتیجه می توان با استفاده ازآن اطلاعات حاصل،راهنماهای حرفه ای تهیه نمود واحتیاجات آموزشی جامعه را برآورد کرد.

وبالاخره،ازجنبه اقتصادی ،تجزیه وتحلیل شغل باعث می شود، کارمندان درمقابل خدمتی که انجام می دهند، به نسبت