دانلود مقاله شش سیگما واقعاً چیست

مقدمه : سیر تحولات جهانی به سمت دستیابی به تکنولوژی نوین و فن آوری برتر در ارائه محصولات و خدمات ، اهمیت کیفیت و لزوم توجه به آن را اجتناب ناپذیر نموده است .

امروزه دیگر پرداختن به مقوله کیفیت یک مزیت رقابتی نیست بلکه پاسخگویی به یک نیاز حیاتی است .

افزایش آگاهی افراد، لزوم نوآوری در فن آوری ، جهانی شدن کسب و کار، افزایش رقابت و رشد فزاینده نیازهای جامعه از جمله عواملی است که عرصه را بر مدیران و مجریان شرکتهای تولیدی و خدماتی تنگ نموده و آنان را مجبور به توجه روز افزون به بحث کیفیت محصولات و خدمات نموده است.

یکی از ابزارهایی که امروزه بعنوان یک روش سیستماتیک ، جهت بکارگیری منسجم از ابزارهای مختلف کیفی، در جهت رسیدن به سطح کیفیت عالی مورد استفاده قرار می گیرد متدولوژی شش سیگما می باشد.

شش سیگما یک فرایند است با مجموعه ابزارهای آماری، که برای اجرای نظریه ها و فلسفه های مدیریت در راه رسیدن به تعداد عیب کمتر از 4/3 در میلیون استفاده می شود .

شش سیگما با توجه به اهداف تعیین شده و جمع آوری داده ها که با بکار بردن تکنیکهای آماری و کاربرد ابزارهای مدیریتی صورت می گیرد به همراه تحلیل نتایج از طریق کاهش نقص در محصولات خدمات در جهت ایجاد تغییر در سازمان و تامین کیفیت مورد نیاز و رضایت مشتری گام بر می دارد بطور کلی می توان گفت شش سیگما گزاره جدید مدیریت با هدف ارتقای سودآوری افزایش سهم بازار و کاهش هزینه از طریق حل مشکلات و کاهش تغییر ناپذیری در فرایندهای عملیاتی و کسب و کار سازمان است.

روش شش سیگما ابزاری برای بهبود کیفیت است هرچه به شش سیگما نزدیکتر شویم نیاز به آزمون و بازرسی کاهش می یابد هزینه ها کاهش می یابند چرخه تولید کوتاه تر می شود رضایت مشتری بهتر تامین می شود.

به طور خلاصه می توان گفت هدف اصلی متدولوژی شش سیگما اجرای یک استراتژی مبنی بر اندازه گیری است که بر بهبود فرایند و کاهش تغییر پذیری تمرکز می کند از دو متدولوژی در پروژه های شش سیگما استفاده می شود یکی فرایند DMAIC که یک سیستم بهبود برای فرایند موجودی است که خارج از حدود مشخصات قرار دارند و به دنبال راهی برای بهبود و افزایش سود در آنها هستیم.

شش سیگما واقعا چیست؟

شش سیگما یک استراتژی تحول سازمانی است.

استراتژی تحولی شش سیگما سیستمی است که موجب توسعه و گسترش متدهای مدیریتی ، آماری و نهایتا حل مسکلات شده و به شرکت امکان جهش و تحول را می دهد.

احراز کیفیت برتر و افزایش قابلیت اعتماد در محصولات تولید شده و مونتاژ شده نیازمند چارچوبی است که به قابلیتهای سازمان در زمینه های مدیریت کاربرد اطلاعات و تکنولوژی یکپارچگی ببخشد برای استفاده از اطلاعات وجود یک سری ابزارهای آماری که بتوان به وسیله آنها عملکرد فرایندها و تولیدات را بهینه نمود، بسیار ضروری است.

در دنیای رقابتی امروز کیفیت خوی یک ویژگی تجملاتی نیست بلکه از دیدگاه هر دوی تولید کنندگان و مصرف کنندگان یک نیاز بنیادی است.

صرف نظر از تعریفهای متعدد کیفیت، یک سری ویژگیهای مشترک جهانی برای آن در نظر گرفته شده است که عبارتند از: عملکرد دقیق، حداقل تغییر و کمترین هزینه.

دانشمندان و مهندسینی که به طور عمومی و کلی با مسائل برخورد می کنند علاقمند به مورد اول، آمارگران متمایل به مورد دوم و مدیران تجاری دوستار مورد سوم می باشند .

بدیهی است فرایند و یا محصولی موفق است که برخوردار از همه موارد فوق باشد.

شش سیگما تلسته بهبود مستمر است و به سمت عالی شدن در همه پیش می رود شش سیگما سیستمی است که تعیین می کند کجا قرار گرفتیم دوست داریم کجا باشیم چگونه به آن مقصد می رسیم و چگونه در طول راه پیشرفت می کنیم.

شش سیگما یک ابزار است که برای میزان سازی دقیق ماشین فرایند به کار می رود و اینکار را از طریق مشتری مداری بهبود مستمر و درگیر کردن و مشارکت همه اعضا در داخل و خارج سازمان انجام می دهد .

در مبحث شش سیگما 3 حوزه اصلی وجود دارد " تلسته" است که طریقه حرکت چشم انداز و جهت حرکت سازمان را تعیین می کند حوزه دوم مقیاس است که به سازمان این امکان را می دهد تا به طور دقیق نحوه عملکرد فرایند ها را مشخص کند حوزه سوم نیز روش شناسی است روش شناسی یک فرایند سیستماتیک است که موجب شناسایی تبیین اندازه گیری تحلیل توسعه و استاندارد شدن یک فرایند می شود.

هر چه تعداد شش سیگما ها بیشتر باشد میزان خطا کمتر است هر چه تغییرات کوچکتر باشند هزینه کمتر است بهترین سازمانها حدود 3 یا 4 سیگما بکار می گیرند که این تعداد احتمال خطا در یک میلیون واحد را به 6200 عدد می رساند.

به طور عملی تعداد خطاها می تواند تا 4/3 واحد در هر یک میلیون واحد کاهش پیدا کند و این به معنی میلیون ها دلار صرفه جویی است.

شش سیگما یک رویکرد تحولی مدیریتی است که باعث ارتقا و بهبود کیفیت می شود.

شش سیگما یک استاندارد جهانی است که علاوه بر تامین نیاز مشتریان باعث توسعه و پیشرفت کارکنان در لایه های جدید می شود و این به منزله یک مسئولیت برای نیروهای انسانی است نه فقط یک فرصت.

به طور ساده می توان گفت شش سیگما متدی است که بر اساس داده (data) هدایت می شود و هدف آن دستیابی به کیفیت برتر است.

چیزی که شش سیگما را از سایر اصول کیفیت متمایز می کند این است که پیش گیری قبل از وقوع اشتباهات به طور ویژه می توان گفت شش سیگما یک تلاش نظم یافته است که فرایند های تکرار شوند سازمان را در بخشهای طراحی محصولات عملکرد تامین کنندگان سرویسهای خدماتی و ...

از نزدیک مورد سنجش قرار می دهد.

شش سیگما یک متد آماری است که نیازهای شمتری را به صورت جداگانه تعریف کرده و ضمنا یک سری ویژگی های بهینه در صورتیکه بین آنها عملکردهای فیمابین وجود داشته باشد برایشان در نظر می گیرد همانطور که از شواهد پیداست گامهایی که برای نیل به این هدف برداشته می شود تأثیر بسیار عمیق به روی کیفیت محصولات عملکرد سرویسهای مشتریان و پیشرفتهای حرفه ای پرسنل خواهد گذاشت.

شش سیگما به دلیل تاکید عمیق بر روی تحلیلهای آماری مقیاسهاس ارزیابی طراحی تولید محصول و فعالیتهای متمرکز در حیطه مشتری گرایی ، قادر است احتمال بروز خطا در محصولات و سرویسها را به میزان بی سابقه ای کاهش دهتد شش سیگما حاصل پیوند سیستمهای اجتماعی و فنی است.

عوامل انسانی با بهره گیری از مزایای پیشرفتهای تکنولوژیکی سرانجام نظامی بر اساس این وقاعیت ایجاد خواهد کرد کهب رای حفظ بقا در دنیای رقابت آمیز امروز وجود کیفیت بسیار بالا با صرف هزینه بسیار اندک فوق العاده ضروری است شش سیگما در واقع نقشه جاده بقا و موفقیت است .

برای اجرای شش سیگما در سازمان ابتدا باید تیمهای تشکیل شوند نقشی که هر یک از اعضای تیم ایفا خواهند نمود تعیین کننده نوع و سطح آموزشی است که دریافت می کنند به عنوان مثال اعضای کلیدی این تیمها توسط متخصصین خارج از سازمان به عنوان رهبر گروه آموزش می بینند.

علاوه بر این تیمها گروههای حمایت کننده نیز تشکیل می شود که تعداد زیادی از اعضای آن تمام وقت خود را صرف اجرای هر یک از این پروژه ها می کنند .

استراتژی 6 برای دستیابی به 6 ، یک فرایند نباید بیش از 4/3 نقص در میلیون داشته باشد.

برای دستیابی به این استراتژی تغییراتی جهت مقابله با عدم تطابق با عدم مناسب بودن مسخصات مورد نیاز می باشد به عبارت دیگر نداشتن نقص در فرایندهای کلیدی.

برای رسیدن به این استراتژی باید بسوی آن کوشید و این امر به فرهنگ سازمان بر میگردد .

6 در بسیاری از سازمانهامعنی و مفهوم خاصی از کیفیت است که برای نزدیک شدن به کمال کوشش می کند .

6 بنظم درآوردن نزدیکی به اطلاعات مفید و متدولوژی برای رفع کاستی و نقص در هر فرایند ، معامله و خدمات است.

سه عنصر اصلی شش سیگما: 1- استراتژی کسب و کار و معیارهای سنجش کیفیت و تعریف و بکار بستن اهداف کسب و کار و معیارهای سنجش .

عملکردی که از نظر مشتری بسیار مهم بوده و در سازمان پتانسیل خوبی برای اجرا و انتقال آنها به کف سازمان وجود دارد.

وجود نمایشگرهایی برای مدیریت (صفحه داشبورد مدیریت): شاخصهای اصلی موفقیت ، سزح فروش ، زمان تحویل، هزینه تمام شده، درصد محصولات سالم، تعداد نقص در واحد، تعداد معیوب در میلیون ، زمان واکنش مشتری، نرخ دوباره کاری ،ضایعات و ...

از جمله این معیارهاست که مدیریت را در ارزیابی طرح کمک می کند .

2- متدولوژی ساخت یافته و جهشی DMAIC: رویکرد سیستماتیک بهبود عملکرد و کاهش آن دسته از معایبی که از نظر مشتری با اهمیت می باشد.

هدف از اجرای پروژه ها بهبود کاهش نرخ خطا در فرایندها ، ایجاد رضایت در مشتری و افزایش کاراییی فرایند و در نتیجه افزایش کارایی و اثر بخشی سازمان است .پروژه DMAIC که روشی رد جهت رسیدن به شش سیگماست، به پنج فاز- که در قسمتهای بعدی به شرح آن خواهیم پرداخت تقسیم می شود: فاز 0 – تعریف فاز 1- اندازه گیری فرایند فاز 2 – تحلیل فرایند فاز 3- بهبود فرایند.

فاز4- کنترل فرایند فاز4- کنترل فرایند 3- زیر ساختهای 6 تخصیص منابع مورد نیاز آموزش متدولوژی بهبود فرایند و روش حل مسئله 6 به : - مدیران - کارشناسان - کارکنان 6 در کجا کاربرد دارد؟

6 ابزاری است در جهت بهبود فرایندها و محصولات یک شرکت و در هر جایی که نظم وجود داشته باشد اجرا شدنی است.

تولید، فروش ، بازاریابی، طراحی ، اداره و خدمات و نظایر آن از جمله این مکانهاست.

عناصر کلیدی کیفیت: سه عنصر کلیدی در کیفیت وجود دارد: همه چیز و همه کارهایی که برای ماندن کیفیت شرکت در کلاس جهانی انجام می دهیم بر روی این سه عنصر اصلی متمرکز می شود .

مشتری (رضایت مشتری) : مشتریان در مرکز فعالیتها و دنیای سازمان باید قرار گیرند.

آنها کیفیت را تعریف می کنند .

آنها قابل مشاهده بودن، معتبر بودن ، قابل رقابت بودن از نظر قیمت، تحویل به موقع ، خدمات ، واضح و صحیح بودن فرایند معامله و خیلی چیزهای دیگر را انتظار دارند رضایت مشتریان سک ضرورت است.

زیرا اگر ما این کار را انجام ندهیم شخص دیگری به نام رقیب انجام خواهد داد.

فرآیند : در کیفیت و مباحث مربوط به آن باید از دید مشتری به سازمان نگاه شود مه از دید خودمان .

به عبارت دیگر ما باید به فرایندمان از محدوده آن نگاه کنیم.

با این علم و دانش ، ما می توانیم نواحی را که اجازه دادیم به مقادیر و پارامترهای مهم از دید مشتری اضافه یا بهبود دهیم را بشناسیم.

پرسنل (تعهد و الزامات مدیریت و پرسنل): درگیر بودن تمامی پرسنل در نزدیک شدن به کیفیت -TQM – لازم و ضروری است .

سازمان و مدیریت آن باید فرصتهای کاری و انگیزه کارمندان در جهت تمرکز استعدادهایشان و توانشان بر روی رضایت مشتری را فراهم سازد و پرسنل در جهت رسیدن به این اهداف باید آموزشهایی در خصوص ابزارهای فنون آماری و تکنیکهای چون 6 ببیند.

کیفیت مسئولیت هر فرد است .

هر یک از پرسنل باید درگیر، دارای انگیزه و مطلع باشد که سازمان خواستار موفقیت و کامیابی است.

آیا 3 کافی است؟

در سالهای 1920 سه سیگما بعنوان یک معیار عملی برای تولید عاری از عیب مورد پذیرش قرار گرفت .

در نگاه اول فرایندهای مبتنی بر 3 خوب بنظر می رسند.

چرا که در این فرایندها 27/0% از قطعات تولیدی خارج از محدوده مشخصه مهندسی قرار می گیرند.

به عبارت دیگر تعداد اقلام نامنطبق برابر 2700 در میلیون خواهد بود.

(P.P.M=2700) اما واقعا اینگونه نیست چرا که با تغییر میانگین فرایند، تعداد اقلام نامنطبق بسیار چشم گیر خواهد شد و با وجود این در حال حاضر این معیار برای تولید و رقابت در کلاس جهانی نمی تواند مورد پذیرش قرار گیرد.

در شرایط رقابتی موجود، هدف باید طراحی و تولید محصولاتی باشد که نوسانات موجود در فرایند تولید آن به اندازه ای کوچک باشد که فاصله حدود مشخصه مهندسی بالا و پایین تا میانگین فرایند شش انحراف معیار باشد.

دراین حالت PPM=0.002 خواهد گردید.

و حتی با تغییرات میانگین فرایند و عدم انطباق بر میانگین فنی – در صورت تحت کنترل واقع بودن فرایند حداکثر اقلام نامنطبق به PPM=3.4 خواهد رسید.

شش سیگما در مقابل سه سیگما: همانطور که گفته شد ، فرانید شش سیگما فرایندی است که در آن حدود مشخصه مهندسی (LSL, USL) به اندازه شش سیگما در بالاو پایین میانگین قرار گرفته باشد.

برای رسیدن به این هدف دو راه موجود است: افزایش فاصله حدود مشخصه مهندسی از یکدیگر کاهش انحراف معیار (نوسانات) فرایند .

ولی در عمل افزایش فاصله حدود مشخصه مهندسی دارای محدودیتهایی است و باید با استفاده از کنترل فرآیند تولیدی به شش سیگما دست یافت.

لذا برای رسیدن به این هدف باید در ابتدا فرایند را تحت کنترل درآورده و با منطبق کردن میانگین فرایند با میانگین مشخصه مهندسی و سپس کاهش انحرافات به این امر دست یافت.

مقایسه صلاحیتهای فرایند با تغییرات سیگما رابطه بین هزینه و کیفیت و فلسفه های موجود کنونی و قدیم در این خصوص: 6 به عنوان وسیله ای در جهت کاهش هزینه و افزایش دهنده کیفیت، سبب کاهش قیمت تمام شده می گردد.

در قدیم این طور تصور می شد که برای افزایش کیفیت باید هزینه های زیادی را متقبل شد و این کار، افزایش قیمت تمام شده محصول را در پی خواهد داشت؛ ولی امروزه می دانیم که نه تنها استفاده از ابزار های کنترلی باعث ایجاد هزینه نمی گردد بلکه از افزایش هزینه ها- بطور مثال با جلوگیری از دوباره کاری ، برگشت محصولات، توزیع سریع، کاهش انبارش محصولات معیوب و ...

جلوگیری می کند .

مزایای استفاده از 6: بهبود رضایت مشتری حصول اطمینان از این که محصولات و خدمات تولیدی، خواسته های مشتری را برآورده می سازد.

بهبود کیفیت و کارائی محصولات و کاهش هزینه ها: کاهش ضایعات، معایب و نوسانات فرایند صرفه جویی های مالی حفظ زیر ساخت ها: تعریف نقشه ها وظایف و مسئولیتها ایجاد وجوه مشترک: زبان ، مواد آموزشی ، ابزارها و نرم افزارها -متدولوژی - انتظارات و راه حلها 6 هزینه را 50 % یا بیشتر به واسطه یک خود سرمایه گذاری جهت رسیدن به بهبود کاهش می دهد.

6 رشته بیهودگی را کاهش می دهد (تفکر ناب9 6تحویل و اجرای کیفیت را بهبود می دهد.

6 فرایندهای بحرانی را که نیازهای مشتری در آن مسیر قرار دارد رانشان می دهد.

6 محصولات و فرآیندها را پرورش می دهد.

6 سرعت بهسازی را به کمک منابع داخلی تسریع می کند.

بکارگیری فناوری اطلاعات ) IT) در شش سیگما شش سیگما به عنوان یک رویکرد سیستماتیک تجاری می تواند بهبود چشمگیری در سازمان ها ایجاد کند.

در این متدلوژی سعی بر کاهش انحراف فرایندها می باشد که اهداف اساسی آن را می توان در مواردی نظیر کاهش تعمیرات کاهش عیوب، کاهش هزینه ها، افزایش سهم بازار ، بالا بردن رضایت مشتریان و رشد سود نهایی خلاصه کرد.

از طرفی پسشرفت و انتشار روز افزون تکنولوژی اطلاعات و راتباطات تاثیرات عمیقی بر بسیاری از سازمان ها داشته است.

امروزه به دلایل متعدد در IT سرمایه گذاری می نمایند به طور کلی از IT برای ارتقای فرایندهای کاری ، کارایی، اثربخشی و در نهایت بهره وری استفاده می شود پس می توان با به کار گیری IT گام های اساسی در تسهیل پیاده سازی شش سیگما در سازمان برداشت.

سازمانهای بزرگی مانند جنرال الکتریک ، تویوتا، هیولت پاکارد، فد ایکس، موتورولا و آمریکن اکسپرس فقط تعدادی از کمپانی های با نفوذ بین المللی هستند که در سال های اخیر به طور باور نکردنی از بهبود در افزایش درآمدها ، کاهش هزینه ، افزایش سهم بازار با به کارگیری Six sigma سود برده اند.

به عنوان مثال مدیر اجرایی سابق شرکت جنرال الکتریک (jack walch) گفت انجام شدن شش سیگما در طول 5 سال 12 بیلیون دلار صرفه جویی را برای GE محقق ساخت.

باید توجه داشت اصول شش سیگما بر روی بهبود کسب و کار و فرایند تمرکز یافته است و موفقیت در انجام موفقیت آمیز آنها منجر به یک صرفه جویی مهم در منابع سازمان می شود که معنی سر راست و سریع آن افزایش قابلیت منافع شرکت و رشد کسب وکار خواهد بود افزون بر این نتیجه بهبودهای فرایند افزایش عملکرد کمپانی ، کیفیت کیفیت و در نهایت رضایت مشتری را به همراه خواهد داشت.

اما صنایع بزرگ کشور ما که برای ورود به صحنه تجارت جهانی باید خود را آماده کنند می بایست هر چه سریعتر به رشد و افزایش کیفیت هزینه ای خود توجه بیشتری را معطوف دارید و گرایش به اجرای شش سیگما می تواند آنها را به این اهداف به صورت سریعتر و بنیادی به مقصود برساند .

از این رو رویکرد به شش سیگما به صورت ضرورتی انکار ناپذیر برای کلیه سازمانها و صنایع بزرگ درآمده است.

این ضرورت امروزه محور اصلی تمرکز اندیشه ها، نظریه ها، خدمات تحقیاتی و مشاوره ای در حوزه بهبود و تحول سازمانی در کشورهای صنعتی شده است به گونه ای که هم اکنون در حجم و سطح ملی به آن اندیشیده می شود.

از دیگر سوی صنایع کشور ما به شدت به نتایج و عملکردهای این رویکرد هوشمند در ساختار اجرایی خود نیازمند است رویکردی که همه صنایع بزرگ و با نفوذ دنیا برگزیده اند و به سود آوری و موفقیت های عظیم حیرت انگیزی دست یافته اند.

فصل دوم ساختار اجرایی پروژه شش سیگما (تعریف و توضیح تیمها در شش سیگما) ساختار اجرایی پروژه شش سیگما اگر چه بسیاری از افراد سازمان به نوعی با موضوع شش سیگما مواجه خواهند گردید اما پروژه های شش سیگما از افراد انتخابی استفاده می کند.

افراد مذکور بنیان اجرای شش سیگما را تسکیل داده و به شش گروه تقسیم می شوند .

مستندات جدید علمی موجود در زمینه 6 سیگما بر روی این ساختار به صورت کلی اتفاق نظر دارند این شش گروه عبارتند از : 1- Executive Staff مدیران ارشد: مدیر یا مدیران ارشدی که نیروی رویکرد به 6 سیگما را در سازمان جاری می کنند و حمایتهای لازم را از اجرای شش سیگما به عمل آورده ونسبت به اجرای آن متعهد و پاسخگو هستند.

2- Champion قهرمانان : افراد کارشناسی که با معرفی شش سیگما بستر و فرهنگ مناسب را به وجود می آورند.

این افراد راهبران فکری این روش شناسی هستند و به عنوان مغز متفکر اجرای شش سیگما را تسهیل می کنند .

آنها باید اهداف را تعیین کنند امکانات مورد نیاز را تخصیص داده و پیشرفت پروژه ها و نتایج آنها را پیگیری و بررسی نمایند.

3- Master Black Belts کمربند مشکی های ارشد: افراد کارشناسی که پروژه های متعدد شش سیگما را مدیریت و هدایت می کنند.

این افراد رهبر و مربی کمربند مشکی ها هستند.

مسئولیت تمام برنامه های شش سیگما که در بخش معینی از سازمان اجرا می شود به عهده یک کمربند مشکی ارشد می باشد.

از جمله وظایف اصلی یک کمربند مشکی ارشد ، انتخاب ، آموزش، سرپرستی و هدایت کمربند مشکی ها،تعریف پروژه های بهبود کیفیت، تصویب پروژه ها و نهایتا بررسی و بازنگری نتایج پروژه هایی است که جامعه یافته اند کمربند مشکی ها: Black Belts افراد کارشناسی که مدیریت اجرای پروژه های شش سیگما و کلیه مراحل آموزش و اجرا را مستقیما درگیر کار شده و تقریبا به طور تمام وقت در اختیار برنامه های شش سیگما قرار می گیرند.

در اغلب موارد یک کمربند مشکی مسئولیت اداره تیمی را بر عهده دارد که بر روی یک پروژه بهبود کیفیت کار می کنند و در بعضی از مواقع باید به صورت همزمان چندین پروژه را هدایت و رهبری نماید بنابراین باید علاوه بر دانش فنی و آماری از روابط عمومی مناسب و مهارتهای مدیریتی نیز برخوردار باشد.

کمربند سبزها: Green Belts افراد کارشناسی که با استفاده از ابزارها و تکنیکها مدیریت اجرایی پروژه های شش سیگما را هدایت می کنند.

کمربند سبزها کسانی هستند که به صورت پاره وقت در برنامه های شش سیگما شرکت کرده و در حقیقت به صورت علمی تحت نظارت یک کمربند مشکی آموزش می بینند و تجربه کسب می کنند.

اعضای تیم Team nembers : افراد کارشناسی که برنامه های مشخص شده جهت بهبود را اجرا می کنند تقسیم بندی فوق یک ایده و الگوی کلی است که نشان می دهد شش گروه فوق الذکر در یک طیف پیوسته جنبه های مختلف شش سیگما از جمله مفاهیم، فلسفه، آموزش ، تدوین و اجرای پروژه های شش سیگما را مورد توجه قرار می دهند.

* آسیب شناسی روش سیگما 2) دو عامل که در موفقیت پروژه های شش سیگما در سازمان نقش تعیین کننده ای بر عهده دارد عبارتند از: 1- ابزارها و تکنیکهای آماری مورد استفاده 2- افراد و تیمهایی که در قالب پروژه های تعریف شده نسبت به بهبود فرآیندها اقدام می نمایند.

ابزارهای متنوع و گوناگونی در مراحل مختلف اجرای متدولوژی های شش سیگما مورد استفاده قرار می گیرند.

از آن جمله می توان از ابزارهایی نظیر : نمودار واببستگی ، طوفان فکری ، نمودار علت و معلول ، فرم های جمع آوری داده ها، برگه کنترل نمودار فراوانی ، نمودار تمرکز، نمودارهای فراوانی، نمودارهای جریان، گانت چارتها، نمودارهای پارتو، ماتریس اولویت بندی رگسیون ، آزمونهای فرض ، مربع کای ، مدل کانو، نمودار کنترل کیفیت فرآیند ، ابزارهای برنامه ریزی، RUN CHARTS,ANOVA,SIPOC,DOE, FMEA و روشهای دیگر نام برد.

اشنایی با ابزارها وتکنیها آماری که به بعضی از آنها در بالا اشاره شد در متدولوژی شش سیگما الزامی است.

ولی آیا آشنایی با این ابزارها می تواند بسیاری از مشکلات کیفی که سازمانهای امروزی با آن دست به گریبانند را حل نماید؟

و عمده ای را در موفقیت شش سیگما ایفا می کنند به سالها قبل از تولد شش سیگما بر می گردد ولی هیچ کدام نتوانسته اند مشکلات سازمانها را به تنهایی و به طور اساسی حل نمایند .

یکی از اشتباهات شرکت موتورولا در روند پیاده سازی شش سیگما شروع آموزش شش سیگما در سطوح پایین و میانی سازمان و منحصر شدن آن در این سطوح عنوان شده است.

در شرکت موتورولا دو دسته افراد در ابتدا مورد آزمایش قرار گرفتند ، دسته اول اول افرادی بودند که دارای پایه تحصیلی کم بودند و قادر به فراگیری و درک صحیح از تکنیکهای پیشرفته آماری نظیر DOE,SPC را نداشتند و دشته دوم افراد شایسته ای بودند که عدم آگاهی مدیران میانی و ارشد سازمان مانع از تحقق مهارتهای آنان می گردید.

مدیر آموزش شرکت موتورولا خسارت وارده به شرکت را از این ناحیه هفت میلیون دلار اعلام نموده است.

بنابراین می توان نتیجه گرفت اشنایی با ابزارها و تکنیک های آماری هر چند لازم و ضروری است و بدون آن شش سیگما مفهومی پیدا نمی کند ولی آنچه که از این ابزارهای مهمتر است محیطی پذیرا و آگاه در سراسر سازمان انتخاب تکنینک های آماری مناسب نحوه به کارگیری آنها و همچنین تزتیب بکارگیری آنها می باشد که می تواند با توجه به نوع پروژه از تکنیکها و ترتیب بکارگیری متفاوتی استفاده نمود.

در این جا است که نقش عامل دوم ، بعضی افراد و در نهایت تیمهای کاری مشخص می شود .

شش سیگما تمام موفقیت خود را مدیون تمام تلاشهای کیفی است که قبل ازآن انجام می گیرد تیمها با تلاشهای کیفی که برای اجاری موفق شش سیگما انجام می دهند نقش مهمی از این فرایند را به عهده دارند اینکه تا چه حد یک ابزار کیفی مهم و پیشرفته باشد مهم نیست اما چیز که از یک اهمیت ویژه ای برخوردار است نقش انسان در بکارگیری این ابزارها می باشد این مهم را می توان از تعریفهای گوناگون شش سیگما نتیجه گرفت در بخشب از تعریف شش سیگما که توسط سازمان ASQ انجام گرفته، آمده است "تلفیق و یک پارچه سازی صحیح تکنیکهای آماری در سیستمی جامع به نام شش سیگما صورت می گیرد" این سازمان همچنین مولفه های تشکیل دهنده شش سیگما را راهبرد و معیارهای اندازه گیری می داند و در تعریف راهبرد می گوید: راهبرد شش سیگما عبارت است از نحوه بکارگیری ابزار و تکنیکهای شش سیگما در قالب پروژه های تعریف شده جهت حصول سود آوری و رضایتمندی مشتری بنابراین آنچه که در پروژه های شش سیگما از ابزارها مهمتر است و در تعریفهای مختلف می توان آن را مشاهده نمود، انتخاب ابزار مناسب نحوه بکارگیری و ترتیب بکارگیری این ابزارهاست که باید توسط تیمها و متخصصین شش سیگما انجام پذیرد.

لذا می توان نتیجه گرفت که شکست اکثر پروژه های شش سیگما بیشتر از دو ناحیه صورت می گیرد یکی عدم آگاهی و درک صحیح از ابزار و تکنیکهای آماری و دوم عدم انتخاب صحیح افراد تیمهای کاری که در پروژه های شش سیگما نقش ایفا می کنند.

اما مسائل مربوط به افراد و تیمها مانند خلاقیت ، همکاری، کارتیمی ، ارتباطات، یادگیری تبعی و مسائل انگیزشی بیشتر از توجه کور به مسائل تکنینکی و اماری مورد نظر شش سیگما می باشد.

نقش تیمها در فرآیند اجرای شش سیگما امروزه شرکتها و سازمانها بطور فزاینده ای از تیمها در جهت بکارگیری تلاش و دانش ایشان استفاده می کنند بطوری که سازماندهی اعضای تیمها، به عنوان یکی از ممهمترین و طبیعی ترین بخشهای فرآیند تجارت در قرن حاضر بشمار می رود فراتر بودن عملکرد تیم از عملکرد تک تک افراد تشکیل دهنده اش و همچنین از عملکرد مجموع انان حقیقتی است که امروز نیازی به اثبات آن نیست.

اکنون تیمها در واقع به عنوان بخش اصلی و عامل مهم استفاده از تجربیات بشر و منابع انسانی شمرده می شوند.

به صورتی که در طول 10 تا 15 سال اخیرتلاش در جهت ادراک و شناسایی چگونگی آرایش ، رفتار و تحولات تیمی سرعت و رشد چشمگیری داشته است.

همانگونه اشاره شد نقش تیمه در فرایند اجرای شش سیگما از اهمیت ویژه ای برخوردار است یکی از اشکالاتی که منتقدین روش شش سیگما بر این روش می گیرند این است که شش سیگما چیزی جز یک فرآیند تکراری و پیچیده تر از آنچه که قبلا وجود داشت نیست و این باعث پیچیده تر شدن انجام پروژه ها و در خیلی مواقع باعث شکست آنها شده است در حالیکه در حقیقت این شکستها از ناحیه فرایند شش سیگما نبوده بلکه اکثر این شکستها از ناحیه فرایند شش سیگما نبوده بلکه اکثر این شکستها بدلیل عدم انتخاب درست افراد تیم های شش سیگما و عدم توجه به کلیه عملکردها و تحولاتی است که در تیمهای شش سیگما رخ می دهد، می باشد.

بنابراین می توان گفت موفقیت در پروژه های شش سیگما بستگی به تیمهای عمل کننده دارد.

سازمانهایی که بخوبی بفهمند ارزش ترکیب تیمها با شش سیگما در چیست؟

از جمله سازمانهایی هواهند بود که می توانند با استفاده از فرایند شش سیگما به موفقیتهای چشم گیری دست پیدا کنند بنابراین لازمه رسیدن به سطح عملکرد شش سیگما تلاش بسیار و کار تیمی منسجم است.

تنها در سایه کار تیمی منسجم است که یک سازمان می تواند امیدوار باشد که کلیه معیارهای مناسب محصول را در سطح قابل قبول برآورده ساخته است.

تیم چیست و چگونه شکل می گیرد؟

مسئولیتهای و نقشهای رهبری جهت ساختن یک تیم کارا و اثر بخش چه هستند؟

و سئوالاتی از این قبیل در رابطه با تیمهای کاری مخصوصا تیمهای شش سیگما مطرح هستند و باید پاسخ آنها را یافت و به آنها توجه داشت.

1- تیم چیست؟

یک تیم عبارت است از گروهی از افراد که با هم آموزش دیده و یا با هم برای انجام یک وظیفه به کار و همکاری می پردازند.

مفهوم تیم بر پایه مفهوم هم افزایی می باشد یعنی همیشه یک کل بزرگتر از مجموع افراد و اجزا است.

2- مراحل شکل گیری و توسعه تیمها هنگامی که یک تیم شکل می گیرد اعضایی به آن اضافه شده یا از آن کم می شود در حالت کلی شکل گیری و توسعه تیم، یک فرایند پویاست.

بیشتر تیمها دائما در حال تعبیر هستند و بعقیده اکثر صاحب نظران یک فرایند تکاملی را طی می کنند.

توکمن یک فرآیند چهر مرحله ای ارائه داده است که اکثر تیمها این فرایند تکاملی را طی می کنند استفن رابینز بعدا با اضافه نمودن یک مرحله دیگر آن را کاملتر نمود این پنج مرحله عبارتند از : 1- شکل گیری یا Forming : این مرحله که مرحله تشکیل هم نامیده می شود شامل تعیین ساختار تیم ، اهداف ماموریتها و تدوین برنامه ریزی اجرایی می باشد.

2- طوفان زایی یا Storming : که شامل تشکیل گروه مدیریت تیم، آموزشها و تدوین متدولوژی مدیریت تیم است .

3-هنجار سازی یا Norming : کارهای عادی و طبیعی تیم از قبیل موارد کلیدی توسعه سیستمهاس شامل توجه به صدار مشتری الگوبرداری از بهترینها، مشارکت در کارهای کیفی و نوآوری در این مرحله انجام می گیرد.

4- عمل یا Performing : رسیدن به این مرحله حد اعلای تکامل کار تیمی است.

این مرحله شامل تشکیل فرهنگ سازمانی و انجام کلیه فرایندها سیستم از طریق افراد ، فرایندها، رهبری و تیمها می باشد در این مرحله تیم سیستمی را وضع می کند که اجازه می دهد نقطه نظرهای و دیدگاهها آزادانه و بدون رودربایستی مبادله شود و درجه بالایی از حمایتهای درون گروهی برای تصمیم گیری شکل می گیرد.

وظیفه نیست در عوض توجه معطوف به پایان دادن فعالیتها است این مرحله برای تیم های شش سیگما تقریبا محسوس است بعد از این که با اصطلاح فرایند اهمیت توجه به مسئله مورد نظر شش سیگما کاهش یافت تیم تشکیل شده در این مرحله قرار گرفته و باید برای فعالیتی تازه و تشکیل تیم جدید اقدام گردد.

نکته مهمی که در مراحل شکل گیری تیم می توان به آن اشاره کرد این است که تیم ها فرایند تکاملی خاص خود را دارند این فرایند وقتی کامل می شود که نقش رهبری تیم به موازات بلوغ تیمی از حالت اقتدار گرایی به هماهنگ کنندگی تغییر یابد همچنین لازم به توضیح است همیشه تیم ها به طور شفاف از مرحله اول به مرحله بعدی نیمروند در واقع در برخی موارد متعدد به طور همزمان شکل می گیرند.

3- نقشها و مسئولیت رهبری در تیم یکی از اشتباهات متداول تیمها این است که این امر را در نظر نیم گیرند که هر تیمی باید یک رهبر شناخته شده و فعال داشته باشد.

تیمهای شش سیگما نیز مانند همه تیمها باید دارای رهبر باشند در واقع دو رهبر کلیدی برای تیمهای پروژه شش سیگما لازم است یکی رهبر استراتژیک پروژه است که به عنوان قهرمان دو رهبر کلیدی برای تیمهای پروژه شش سیگما لازم است یکی رهبر استراتژیک پروژه است که به عنوان قهرمان تیم با champion پروژه شناخته می شود و دیگری رهبر تاکتیکی تیم است که Black Belt یا Green Belt نامیده می شود.

اگر چه قهرمانان تیم یک عنصر تمام وقت نیست، با این وجود او یک نقش کلیدی را در وضعیت تیم دارا می باشد قهرمان تیم در تمامی مراحل کار تیم دخیل است قبل از اینکه تیم به طور رسمی ایجاد شود در طول پروژه و حتی بعد از اتمام کار تیم او ، نقش بسیار مهمی را در پیسبرد اهداف پروژه دارد.پ