مدیران سازمانها باید محیط را به گونه ای فراهم کنند تا افراد کمتر به فکر تغییر شغل بیفتند. یکی از مواردی که باعث جابه جایی نیروی انسانی در سازمانهاست، عدم آشنایی آنها با محیط سازمان و قوانین داخلی آن است.
آموزش قبل از تصدی شغل برای افراد از اهمیت ویژه ای برخوردار است و نباید نام این آموزشها را به حساب هزینه گذاشت.
حال این پرسش مطرح است که مدیران چه آموزشهایی را برای پرسنل تازه کار خود در سازمان درنظر گرفته اید تا آنها در بدو ورود به فکر تغییر شغل خود نیفتند؟ مدیران باید به این پرسشها پاسخ دهند: آیا فرد تازه وارد از محیط کار خود آگاهی دارد؟ آیا می داند قوانین و مقررات داخلی سازمان به چه صورت است؟ آیا می داند در صورت بروز مشکل به چه کسی مراجعه کند؟ آیا می داند سازمان از او چه انتظاراتی در آینده دارد؟ آیا می داند در این سازمان تا چه مراحلی می تواند رشد کند؟
در سازمانهای موفق جهان که دارای فرایند آموزشی مناسب هستند به این امر توجه خاصی شده است و در فرایند آموزش، مرحله ای را با عنوان مرحله آشناسازی افراد تازه کار با سازمان و قوانین مربوطه درنظر گرفته اند. فرایند آشناسازی چیست و چگونه می توان به آن توجه کرد؟
فرایند آشناسازی فرایندی است که فرد را بعد از پذیرفته شدن، به عنوان پرسنل سازمان ازطریق واحد آموزش با قوانین، محیط کاری و سایر مواردی که در سازمان مطرح است آشنا می سازد. به این ترتیب که فرد موردنظر در یک دوره زمانی که باتوجه به وسعت سازمان می تواند از چند ساعت تا چند هفته باشد در آن شرکت کرده و بعداز اتمام این دوره می تواند در سازمان خود مشغول به کار شود.
مواردی که می توان در فرایند آشناسازی به آن توجه کرد عبارتند از:
1 – دادن اطلاعات کلی درمورد سازمان: مثلا سازمانی که فرد قرار است در آن فعالیت کند چگونه سازمانی است. وضعیت سازمان در مقابل رقبا به چه صورت است، چند درصد از سهم بازار دراختیار سازمان است و خط مشی کلی سازمان چیست. ازجمله اطلاعاتی است که باید دراختیار تازه وارد قرار گیرد.
2 – آشنایی با چارت سازمانی: همانگونه که آگاه هستید یکی از اصول چهارده گانه مدیریت اصل وحدت فرماندهی است یعنی اینکه شخص بایستی بداند از یک نفر دستور می گیرد و به یک نفر گزارش می دهد. فرد در بدو ورود باید بداند سرپرستش کیست و نحوه گزارش دهی او چگونه خواهدبود.
3 – آشنایی با قوانین مربوط به مرخصی ها، تأخیرها، غیبتها، استعلاجی ها: الف – شخص باید بداند نحوه اخذ مرخصی ها به چه صورت است. در هر ماه چند روز می تواند از مرخصی استفاده کند.
ب – تأخیرها: آیا اصولا در این سازمان فرد می تواند تأخیر داشته باشد و در صورت تأخیر و عدم حضور به موقع به چه صورت عمل کند.
ج – غیبت ها: در صورت غیبت به چه صورت باید عمل کند.
د – استعلاجی: نحوه اخذ استعلاجی به چه صورت است.
4 – آشنایی با محل قرارگرفتن دفتر مدیر سازمان، معاونین، واحد اداری، مالی، واحد ایمنی و بهداشت، دستشویی‌ها، غذاخوری، رختکن، نمازخانه و نحوه برقراری تماس تلفنی.
5 – آشنایی با نحوه دریافت حقوق، مساعده، وام و سایر موارد مالی.
6 – قوانین و مقررات بهداشتی و ایمنی.
7 – شیفت های کاری و تعطیلات.
8 – جابه جایی در سازمان به چه صورت است و در چه صورت فرد رشد خواهدکرد.
اگر سازمانی بتواند راههای رشد فرد در آینده را به او نشان دهد موفق خواهدشد که چند درصد از جابه جایی های آتی پرسنل سازمان را کنترل کند. اگر ما محیط خوشایند را به اشعه الفا و محیط ناخوشایند را به اشعه گاما تشبیه کنیم نتیجه زیر حاصل می شود.
در محیط خوشایند اشعه آلفا بر مغز ما حاکمیت دارد که حاکمیت این اشعه باعث قلیایی شدن خون ما می شود. درنتیجه خون خوش رنگتر شده و درنتیجه ماده ای به نام «دوپامین» را در معده ترشح می کند که ترشح این ماده سبب می شود ما راحت تر کار کنیم و خوش اخلاق تر باشیم. در محیط ناخوشایند اشعه گاما بر مغز حاکمیت دارد و حاکمیت این اشعه باعث سیاه شدن خون می شود. درنتیجه خون سیاه شده و ماده ای به نام آدرنالین ترشح می‌کند و در این صورت خون ما اسیدی شده که این ماده سرمنشا دلواپسی ها و نگرانیهاست و سبب پایین آمدن بهره وری فرد می شود