دانلود مقاله فرایند و عملکرد سیستم erp ایده آل

یک سیستم ایده آل زمانی یک پایگاه اطلاعاتی جداگانه محسوب می شود که مورد استفاده قرار گرفته و تمام اطلاعات مربوط به گزینه های مختلف نرم افزاری را دربر گیرد.

این قطعات نرم افزاری می تواند شامل این موارد باشد: تولید: مجموعه عملکردهایی که شامل این موارد می‌شود؛ مهندسی، ظرفیت، مدیریت و کنترل جریان کار، کنترل کیفیت، صورت حساب مواد اولیه، جریان و فرآیند تولید و غیره امور مالی: حساب های قابل پرداخت، حساب های دریافتی، دارایی های ثابت، دفتر حساب کنترل و مدیریت پول نقد و غیره.

منابع انسانی: سودها، آموزش، لیست حقوق، زمان حضور و غیره.

کنترل زنجیره عرضه کالا: لیست سیاهه انبار، برنامه ریزی زنجیره عرضه کالا، برنامه ریزی زمان بندی شده تأمین کننده، جریان ادعای خسارت، ثبت سفارش و غیره.

پروژه ها: هزینه ای، صورت حسابی، کنترل فعالیت، زمان و مخارج مصرفی و غیره.

کنترل و مدیریت رابطه مشتری: فروش و بازاریابی، سرویس خدماتی، تشکیل کمیسیون، تماس با مشتری، فراخواندن مرکز حمایتی و غیره.

انبار اطلاعات: به طور معمول بخشی است که می تواند توسط سازمان ها و مشتریان و تأمین کنندگان و کارمندان به آن دسترسی پیدا شود.

ERP روند تولید را بهبود می بخشد: قبل از سیستم های ERP، هر اداره موجود در یک سازمان به احتمال بسیار زیاد از سیستم های کامپیوتری، اطلاعات و پایگاه مختص به خود برخوردار خواهند بود.

متأسفانه، بسیاری از این سیستم ها قادر به برقراری ارتباط با یک سیستم دیگر نخواهد بود با این که به ذخیره و نوشتن مجدد اطلاعات جهت امکان پذیر ساختن برقراری ارتباط بین سیستم های کامپیوتری نیاز خواهند داشت.

برای مثال، امور مالی یک شرکت به جای سیستم HR بر مبنای سیستم کامپیوتری مجزاست و آن را در زمینه به جریان انداختن برخی عملکردها، پیچیده و سخت گیرانه می سازد.

هرگاه سیستم ERP در جایی وجود داشته باشد، به طور معمول تمام جنبه های یک سازمان می توانند به طور هماهنگ به جای هر سیستم جداگانه و منفردی که نیاز به سازگاری با یکدیگر دارند، کار کنند.

سازمان های بزرگ، قدرت تولید را افزایش دادند و انواع نرم افزاری کمتری را نتیجه کار خود قرار دادند.

اجرای یک سیستم ERP : اجرای سیستم ERP کار ساده ای نمی باشد.

در واقع مستلزم برنامه ریزی و مشاوره و رایزنی بسیاری است و در اکثر موارد 3 ماه تا 1 سال طول می کشد.

سیستم های ERP به طور فوق العاده ای از نظر ادراکی وسیع و گسترده می باشند و برای بسیاری از سازمان های بزرگ تر این سیستم می تواند بی نهایت پیچیده باشد.

اجرای سیستم ERP در نهایت مستلزم تغییرات قابل توجهی در زمینه عملکردهای پرسنل و عملکردهای کاری خواهد بود.

در حالی که این سیستم ممکن است برای پرسنل خانگی AT تا رییس و مدیر پروژه معقول به نظر برسد، بسیار توصیه می شود که از مشاوران اجرایی ERP به واسطه این حقیقت که مشاوران به طور معمول مقرون به صرفه تر می باشند و به ویژه در زمینه اجرایی این نوع سیستم ها آموزش دیده اند، استفاده می شود.

یکی از مهمترین ویژگی هایی که یک سازمان باید در زمان اجرای سیستم ERP داشته باشد، مالکیت پروژه است.

از آن جا که تغییرات بسیار زیادی اتفاق می افتد و تأثیر گسترده آن بر روی تا حدودی هر فرد حاضر در سازمان رخ می دهد، کسب اطمینان از این که هر فرد عضو هیأت رئیسه است و به ساخت پروژه و استفاده از موفقیت یک سیستم جدید ERP، مهم تلقی می شود.

به طور معمول سازمان ها از فروشندگان ERP استفاده می کنند یا برای اجرای سیستم سفارشی ERP خود یا شرکت ها مشورت می کنند.

سه نوع سرویس خدماتی حرفه ای وجود دارد که در هنگام اجرای سیستم ERP فراهم آورده می شوند، آنها سیستم های مشورتی، سفارشی و حمایتی می باشند.

سرویس های مشورتی: به طور معمول سرویس های خدماتی مشاوره ای هستند که مسئول مراحل اولیه اجرای ERP می باشند، این سیستم ها به سازمان کمک می کنند تا با سیستم جدید خود، پیش بروند، با آموزش تولید محصول جریان کار همراه باشند و استفاده ERP را در سازمان خاص و غیره بهبود بخشند.

سرویس های سفارشی: سرویس های خدماتی سفارشی با گسترش استفاده از سیستم جدید ERP با تغییر استفاده از آن و با ایجاد رابطه های سفارشی و یا کاربرد کد و رمز بنیادی کار می کنند.

سرویس های حمایتی: سرویس های حمایتی هم شامل حمایت و هم حفظ و پایدری سیستم های ERP می شوند.

برای مثال، عیب زدایی و رفع اشکال و یاری رساندن به موضوعات ERP.

فواید سیستم های ERP: فواید بسیار زیادی در خصوص اجرای سیستم ERP وجود دارد؛ در اینجا تعداد کمی از آن ها ارائه می شود: یک سیستم به طور کامل هماهنگ و منسجم توانایی کارآمد ساختن فرآیندها و جریان های کاری مختلف توانایی به سادگی سهیم شدن اطلاعات سراسر ادارات متعدد در یک سازمان بهبود کارآیی و راندمان و سطح تولید و بهره وری ردیابی و پیش بینی بهتر هزینه های کمتر بهبود سرویس خدمات مشتری مضرات سیستم های ERP: در حالی که فواید این سیستم به طور معمول نسبت به مضرات آن برای اکثر سازمان های اجرایی سیستم ERP در کفه سنگین تر ترازو قرار دارد، اما در این جا بعضی از متداول ترین موانع تجربه شده را بیان می داریم: به طور معمول بسیاری از موانع می تواند جلوگیری شود مشروط بر این که سرمایه کافی تخصیص داده شود و آموزش کافی داده شود، با این همه، موفقیت آن به مهارت ها و تجربه نیروی کاری برای سازگاری سریع تر با سیستم جدید بستگی دارد.

سفارش در بعضی موقعیت ها محدود می شود.

نیاز به مهندسی دوباره جریان های تجاری و بازرگانی سیستم های ERP می توانند برای نصب و راه اندازی، هزینه های بازدارنده داشته باشند.

حمایت فنی و تکنیکی آن می تواند چیز سرهم بندی شده ای باشد.

ممکن است ERP برای سازمان های خاصی که هم جدید هستند و هم خواهان پیشرفت و سوق یافتن به یک چیز جدید در آینده نزدیک می باشند، بسیار سختگیرانه عمل می کند.

مرور و بازنگری برنامهریزی منبع سازمانی (ERP) سیستم های تجاری عملی را که یک سازمان برای کنترل و مدیریت عملکردها و فعالیت های تجاری پایه اش در رابطه شغل و حرفه خود به کار می بندد از قبیل تخصیص بودجه، حسابرسی، منابع انسانی و جریان مواد اولیه را با هم هماهنگ و یکپارچه می سازد.

راه حل و فصل برنامه ریزی منبع سازمانی (ERP) به شرکت ها در حفظ هماهنگی جریان تجاری و حرفه ای بدون مرز مشخص در میان عملکردها و فعالیتهای تجاری مهم، کمک می کند؛ و روند رقابتی خود را با پیشرفت های فناوری کنونی ادامه می دهد.

اجرای موفقیت آمیز ERP به سازمان ها این توان را می دهد تا جریان تجاری خود را به منظور بهبود فعالیت ها و عملکردهای تولیدی، توزیعی و جریان های مالی هر شغل و حرفه، ارتقا بدهند، خودکار سازند و مطلوب بگردانند.

راه کار استفاده از ERP می بایست سازمان را در جهت تأمین خدمات عالی به مشتری، قابلیت نظارت روزانه بر عملکردها، برانگیختن عوامل محرک کاری، پیش بینی گرایش های آتی و اندازه‌گیری ضربان موقعیت مالی شرکت، توانمند سازد.

ص 70 ERP، جریان تجارت و حرفه بازرگانی را با استفاده از محیط متداول سیستم اطلاعاتی، خودگردان می‌سازد.

این خودگردانی به این خاطر به دست می‌آید چون ERP یک ساختار و چارچوب کاربردی چند بخشی است که از طریق پایگاه اطلاعاتی منسجم و هماهنگ فعالیت می کنند.

راه حل ERP مرکب از چندین بخش عملکردی است، و هر یک از این بخش ها در راستای بهترین عملکردها ساخته می‌شود.

این راه حل به مشاغل در درک بهتر و کنترل بهتر منبع اجرایی خود کمک می کند.

اجزای سازنده: انواع مختلف زیادی تولید کننده، توزیع کننده، شرکت های خدماتی حرفه ای و مشاغل سنتی وجود دارد که اکثر آنها از ترکیب و تلفقیق کاربردهای فهرست شده در این جدول استفاده می کنند.

سرویس های خدماتی: خدمات ERP : تکثیر و فزونی سیستم های متعدد ERP به طور معمول گیج کننده می باشد و اغلب مواقع مشکلات و سختی‌های مهمی را برای تصمیم گیران یک شرکت در رابطه با موضع هایی مثل این که کدام سیستم اجرا شود، انتخاب فروشنده، چارچوب های زمانی، موفقیت ترکیب و آریش موقعیتی و هزینه ها و غیره، به وجود آورد.

شرکت GREEN BEACON یک راه حل جهت یافته ای را ارایه می دهد که موضوعات ذکر شده در بالا را با ارایه تنوعی از خدمات ERP بر طبق نیازهای شرکت نیمه بازرگانی بیان می کند.

تجربه ما حاکی از این است که مشاغل در راستای جریان اطلاعات به منظور بهینه ساختن فعالیت های تجاری و بازرگانی هر روزه‌شان به کنترل عملکردها و فعالیت ها نیاز دارند.

مضاف بر این، اکثر شرکت‌های تجاری می‌بایست از سیستم‌های مناسبی برای رسیدن به اهداف و نیات خود استفاده کنند.

اکثر مطالعات و بررسی‌هایی که در مورد صنعت انجام گرفته حاکی از این بوده است که پروژه های اجرایی ERP عدم توانایی قوی در زمینه شناسایی واضح و مبرهن اهداف تجاری، با مشکل مواج می شوند، در شرکت GREEN BEACON در ابتدا بر روی نیازهای یک شغل و حرفه تمرکز می کنیم و سپس به جنبه های فنی و تکنولوژیکی اجرای ERP می پردازیم.

GREEN BEACON مهارت ها و توانایی های مهم و حیاتی زیر را برای اجرای ERP مشتریان به همراه می آورد که عبارتند از: تجربه گسترده و مهارت در زمینه ترفندهای نصب، پیکربندی و سفارش ERP در سرتاسر صنایع عمودی و قایم.

عمق مهارت و تخصص فنی با مایکروسافت و ترفندهای EPICORERP.

عمق مهارت و تخصص فنی هماهنگ کننده ترفندهای ERP با دستگاههای قانونی موجود، ترفندهای CRM و انبارسازی اطلاعات.

روش کاربردی اثبات شده، مجموعه قابل تکرار فرآیندها بر مبنای بهترین عملکردها، برای کاربردهای مرحله بندی شده ای که منجر به موفقیت به موقع و ارایه بودجه تخصیصی می‌شود.

عوامل متمایز کننده: روش کاربردی ما از کسب تجربه در عملکرد و به کار گیری دستگاههای متعدد نشأت می گیرد.

شغل و حرفه ما در جهت دستیابی به غلبه بر خطرات احتمالی مرتبط با انجام عملکردهای ERP، سمت و سو می گیرد.

اکثر اوقات مشاغل و تجارت ها در جریان اجرای ERP خود و همچنین مرحله بعد از به کارگیری آن با مشکل روبرو می‌شوند.

بعد از کارکردن تنگاتنگ با ارباب رجوع‌ها، معیارهایی را شناسایی کرده‌ایم که باعث موفقیت پروژه ERP همراه با فواقد عملکردی و راه‌اندازی بنیادی می شود و به ما در غلبه بر خطرات احتمالی مرتبط با عملکردهای اجرایی ERP کمک می کند.

راه کارها و تاکتیک های اصلی و هم ما در کنترل و مدیریت اجرایی ای آر پی عبارتند از: تعریف مشخص اهداف یک شغل و حرفه تجاری.

Green Beacon این مرحله را مهم ترین مرحله در جریان هرگونه عملکرد اجرایی درنظر دارد.

دستاورد ما بیشتر هدفمند شدن شغل و حرفه تجاری است نه متمرکز بر سیستم با محصول تولیدی ما اقدام به کمک کردن به ارباب رجوعهایمان می‌کنیم تا به روشنی و به وضوح اهداف خود را با تنظیم و مشخص کردن اهداف قابل اندازه‌گیری و قابل شمارش به منظور دستیابی به سودهای عملکردی تعیین کنند.

دست آورد اداری محصول تولیدی: اغلب مواقع شرکت ها بر محصولات تولیدی تمرکز می‌کنند، نه جریان و فرآیند تولید آن.

شرکت Green Beaconبا ارزیابی نیارهای ارباب رجوعان و فعالیتهای عملکردی مخالف است و سپس با انتخاب محصول تولیدی مناسب که به بهترین وجه شرایط و نیازهای شغل و حرفه بازرگانی را برآورده می‌سازد، موافق می‌شود.

دانش و آگاهی GAP در میان کاربران و مربیان: شرکت Green Beaconبه شدت آموزش ارباب رجوعان را به منظور غلبه بر موانع دانش و آگاهی و فاصله میان آموزش دهندگان و کاربران نهایی را در ارجحیت کار خود قرار می دهد.

تجربه به ما آموخته است که جنبه های بسیار زیادی وجود دارد که تحت تأثیر به‌کار‌گیری ERP در یک سازمان- از جریان اجرایی تا مرحله بعد از اجرا، قرار می گیرد و می بایست به خوبی آموزش داده شود.

قدرت ما در جلسات آموزشی آموزش دهندگان و همچنین کاربران نهایی به کاربران کمک کند تا با تغییرات به وجود آمده سریع و به نحو مؤثری سازگاری پیدا کنند.

هدف ما انتشار سریع دانش و آگاهی ERP در فعالیت‌های تجاری و بازرگانی روزانه برای تمام احزاب و بخش های گنجانده شده در آن می‌باشد.

موفقیت حاصل شده در هر مرحله: موفقیت Green Beaconبه واسطه موفقیت ارباب رجوع هایش تعیین می‌شود.

ما به طور کامل درصدد اثبات و تأمین خدمات عالی با نتایج قابل بررسی می‌باشیم و همچنین درصدد کسب اطمینان از این هستیم که نیازهای تجاری ارباب رجوع‌هایمان تأمین و برآورده شود.

هدف ما برقراری ار تباط مستمر با ارباب رجوع‌هایمان و همچنین اعتماد آنها به مشاوران تجاری که در هر مرحله از پروژه ERP وجود دارند، می‌باشد.

به حداکثر رساندن سرمایه گذاری در شغل و تجارت خود: تیم مشاروان کارشناس و با تجربه ما مستقیم با ERP با سایر مدیران مشاغل به منظور شناسایی بهتر ERP کار می‌کند.

راه کار اجرایی مربوط به شرکت شما سرمایه گذاری حرفه‌ای و تجاری را به حداکثر خواهد رساند و کارآمدترین راه حل را ارایه خواهد داد.

شرکت Green Beacon هم بر بخش فنی و هم بر بخش تجاری فرآیند اجرایی ERP تأکید می کند چون موفقیت هر پروژه به شناسایی واضح و دقیق نیازهای تجارتی بستگی دارد.

مدیر منبع شرکت بازگانی TM: ERM شامل نسل بعدی ERP، CRMوSFA مبتنی بر وب می‌شود.

ERP,BSCALER مبتنی بر وب را فراهم می‌آورد و از راه حل مدیریتی به طور کامل کارآمد در بخش تجاری و بازرگانی برخوردار می‌شود.

که شامل حسابرسی مبتنی بر وب، CRM,MRP برای SMB ها، VARS، فروشندگان و دلالان، وارد کنندگان و توزیع کنندگان می‌شود.

بیشتر در مورد گزینه های انتخابی پرداخت به اضافه SAAS بیاموزید، ویژگی حسابرسی و خلاصه کنترل آن را مطالعه کنید.

ص72 مدیر منبع شرکت تجاری چند زبانه، تمام عملکردهای تجاری را از فروش، امور مالی، عملکردهای راه اندازی، و سازمان‌های خدماتی موجود در یک سیستم پایگاه اطلاعاتی واحد هماهنگ می‌سازد بنابراین تمام اطلاعات آن دقیق و درست می باشد و فوری به صورت آنلاین در اختیار قرار می‌گیرد.

ERM بیش از 30 سطح حفاظتی و امنیتی را برای حفاظت از اطلاعات شرکت در مقابل هکرها و کارمندان بد دارا می‌باشد.

کل راه حل مدیریت تجاری مبتنی بر وب BSCALER ERM شامل حسابرسی مبتنی بر وب، ارسال لیست موجودی انبار MRP, BAM, ERP, SFA, CRM ، خودکاری RMP چندگانه، WMS (سیستم مدیریت انبارداری)، مدیریت ارسال لیست موجودی انبار، کمیسیون‌های اثرپذیر، حسابرسی کامل و امور مالی برای شرکت های کوچک، SME ها، می شود.

اداره و دفتر حمایتی ERM، سیستم G/L کاملی را با کنترل اجرایی، رفع اختلافات حسابرسی بانکی، پرداخت‌های مالی، مدیر دارایی‌ها و اموال ثابت و بسیاری دیگر، را تأمین می‌کند!

فقط کیلیک کنید!

نسل بعدی ERP مبتنی بر وب، راه حل مدیریتی تجاری را در سیستم پایگاه اطلاعاتی واحد برای SMB ها فراهم می‌آورد!

برای LIVE DEMO ثبت نام می‌کند.

ص 72 سیستم مدیریتی چرخه زندگی کامل سفارش مبتنی بر وب مشتری: راه کار مدیریت منبع شرکت تجاری، اطلاعات شغل و حرفه تجاری شما را در یک سیستم پایگاه اطلاعاتی واحد با هر زبانی، 7*24 و فوری پردازش می‌کند.

موارد حمایت کننده BSCALERERM: هماهنگ ساز/ فروشنده دلال/ VAR توزیع کننده/ انباردار (کشاورزی، غذای کنسروی و کالاهای سخت و سنگین) شرکت های شدید فناوری فرضی (سخت افزار، نرم افزار) تولید کننده سبک وارد کننده/ صادر کننده صنعت خدماتی مدیر منبع شرکت بازرگانی، SAAS چند زبانی است و راه کار تجاری به طور کامل بین المللی با پایگاه اطلاعاتی واحدی قلم داد می‌شود که این موارد را دربر می‌گیرد: کنترل و مدیریت بر روابط مشتری (CRM): صدها واحد تجاری، مناطق/ ادارات و نمایندگان فروش حسابرسی و قراردادها، حدس و گمانه زنی ها، مشتریان احتمالی، مستری ها و روابط آنها میز فروش، ورودی رقبا و ورودی مشتری تاریخ خرید مشتری، خط اعتباری، AR وbacklog، اقلام و غیره سرویس خودکار/ میز خدمات (ارسال منبع، بلیت ها، گسترش، ردیابی) خودکاری نیروی فروش (SFA)؛ فرصت ها ، بها و نرخ ها، پیش بینی‌ها، کمیسیون‌ها.

خودکاری سفارش (PO برای تأمین SO، فاکتورسازی) خودکاری تهیه و تدارک (PO ها، تأییدیه ها، دریافت، محل، ردیابی، مرحله بندی) خودکاری حسابرسی (فاکتور، AP, AR، حسابرسی‌های چندگانه بانک و توافق و غیره) سیستم G/L با سیستم های مالی کامل، مخارج و هزینه های جمع شده و محاسبه آن برنامه ریزی نیاز به مواد اولیه (MRP) منابع: http://www.tech-faq.com/erp.shtml http://www.greenbeaon.com/erp101/ http://www.bsccaler.com/erm/index-erm.htm سازمان‌های مجازی کلمات کلیدی: سازمان های مجازی، فناوری اطلاعات، مجازی شدن چکیده گسترش روزافزون فناوری اطلاعات در قرن اخیر سبب تحولات بسیار زیادی در بسیاری از حوزه‌های زندگی بشر از جمله تجارت، آموزش، فرهنگ، کشاورزی، اقتصاد و بسیاری از زمینه‌های دیگر شده است به طوری که کمتر حوزه‌ای را می‌توان پیدا کرد که فناوری اطلاعات در پیشرفت آن نقش نداشته باشد.

توسعه فناوری اطلاعات سبب شکل‌گیری مفاهیمی چون تجارت الکترونیک، آموزش مجازی، پزشکی از راه دور و دولت الکترونیک و سازمان‌های مجازی شده است.

در این مقاله ضمن تعریف مفهوم سازمان مجازی به بررسی ویژگی های آن و الگوهای گوناگون شکل‌گیری سازمان مجازی می‌پردازیم.

مقدمه سرعت شاید مهم‌ترین ثروت در هزاره سوم و عصر جدید مرسوم به عصر اطلاعات می‌باشد.

برای کاستن زمان پاسخ‌گویی و بهبود انعطاف‌پذیری، باید شکل به طور کامل جدیدی از سازمان‌ها به وجود آیند.

سازمان‌های مجازی که امروزه با سرعت بالایی در حال شکل‌گیری هستند می‌توانند پاسخی به این نیازهای جدید باشند.

تحول الکترونیکی به طرق مختلف تجارت را تغییر داده است.

ساختارهای سازمانی سنتی، دیگر نمی‌توانند با این تحولات سازگار باشند.

سرعت روزافزون جهانی سازی و تغییرات شدید، نیازمندی به یک ساختار تجاری که بتواند این شرایط را به بهترین وجه بکار گیرد، را حیاتی ساخته است.

عدم توجه بسیاری از شرکت ها به این شرایط جدید باعث ورشکستگی آنها شده است.

بازار جدید نیازمند سازگاری مداوم و واکنش‌های فوری است.

سرعت هم اکنون یک شاخص رقابتی است و در نتیجه مدل قدیمی و کلاسیک تجارت رنگ خواهد باخت.

امتیازات رقابتی گذشته دیگر دوام ندارد، استراتژی‌های مبتنی بر هزینه به سختی باقی مانده و دوام می‌آورند.

سازمان‌ها و شرکت‌هایی که در یک سازمان حجم وسیعی از فعالیت‌ها را انجام می‌دادند، جای خود را به شرکت‌های کوچکی داده‌اند که برای جلب رضایت مشتریانشان روی فعالیت خاصی متمرکز شده‌اند.

در بازار و عصر جدید سازمان‌هایی که از دانش افراد متخصص و فناوری‌های روز به خوبی استفاده کنند موفق‌تر هستند.

کوچک شدن، مهندسی مجدد و تمرکز، برخی از رویدادهایی هستند که شرکت‌ها برای شناسایی فعالیت‌های بدون ارزش افزوده روی آنها حساب می‌کنند.

فعالیت‌های اقتصادی شبکه ای و تبادل اطلاعات اقتصادی فواید زیادی را برای استراتژی منبع یابی بیرونی به ارمغان آورده است.

روند رو به رشد مفاهیمی چون تولید چالاک، تولید انبوه سفارشی و جهانی شدن و نیز افزایش نیاز برای گسترش محصولات در دنیای رقابتی امروز باعث گرایش سازمان‌ها به رویکردهای نوین و الگوهای جدید سازمانی شده است.

جهانی شدن تجارت و تولید، ایجاب می‌کند که فعالیت‌های اقتصادی را در هر محیط پرسودتری بتوان به انجام رساند.

افزایش رقابت در دنیای امروز باعث شده است تا سازمان‌ها برای کاهش هزینه‌ها و ماندن در بازار نیازمند همکاری با دیگر سازمان‌ها باشند.

سازمان‌های مجازی به عنوان مجموعه‌ای از سازمان‌های کوچک با پراکندگی بسیار گسترده، موجودیت‌های مستقلی هستند که خود را برای برآورده ساختن نیازهای مشتریان با شرایط محیطی سازگار می‌کنند.

از جمله عوامل موفقیت سازمان مجازی توانایی شکل‌دهی، انجام رسانی و خاتمه هر فعالیت در زمانی مشخص است و این یعنی این که در درون یک سازمان مجازی سازوکار شکل دهی و پیکربندی مجدد در زمان مشخص نقش بسیار با‌اهمیتی دارد.

مفهوم سازمان مجازی سازمان‌های مجازی شبکه‌ای موقتی از موسسات مستقل هستند که در جهت افزایش کارایی و رسیدن به هدفی واحد با یکدیگر به همکاری می‌پردازند.

یکی از مهمترین و بارزترین مشخصه‌های این نوع سازمان‌ها وجود انعطاف‌پذیری بسیار زیاد آن‌ها است.

در این نوع از شرکت‌ها تمامی شرکا از امتیاز برابر برخوردارند و نسبت به یکدیگر به وسیله به اشتراک گذاری اطلاعات، مشتریان و منابع وابسته‌اند.

از ویژگی‌هایی همچون داشتن منابع مشترک، نبود مرز، مشارکت برابر، داشتن شرکای غیرثابت، پراکندگی جغرافیایی و ارتباطات الکترونیک می‌توان به عنوان مشخصه‌های بارز سازمان‌های مجازی نام برد.

سازمان‌های مجازی از دیدگاه مشتریان باید یک سازمان واقعی تلقی شوند.

شرکت‌های اینترنتی را نیز می‌توان گونه‌ای دیگر از سازمان‌های مجازی دانست، زیرا این شرکت ها به طور کلی وجود فیزیکی ندارند و ارتباط شرکت با مشتریان از طریق اینترنت صورت می‌گیرد.

نمونه بارز این گونه سازمان‌های مجازی شرکت آمازون است.

سازمان مجازی نوعی همکاری بین سازمان‌ها، شرکت‌ها، گروه ها و اشخاص به وجود می‌آورد.

اسکات درباره سازمان‌های امروزی معتقد است که پیچیدگی، عدم قطعیت و گستردگی ارتباطات داخلی جزو مشخصات محیطی کسب و کار سازمان‌های امروزی است.

سازمان‌های مجازی پیچیدگی و عدم قطعیت را با همکاری و هماهنگی در یک شبکه سازمانی به حداقل می‌رسانند و از این طریق می‌توانند در دنیای کسب و کار امروزی باقی بمانند.

پس به طور کلی سازمان مجازی شبکه‌ای موقت از شبکه‌های مستقل است که می‌تواند به سرعت از فرصت‌ها استفاده کند.

ویژگی های سازمان مجازی تنوع: برای پاسخ به نیازهای پیچیده و متنوع مشتریان، گستره متنوعی از پودمان با یکدیگر مرتبط می‌شوند که هر کدام قابلیت‌ها و توانمندی‌های خاص خود را دارند.

هر پودمان توانایی منحصر به فردی را در پاسخ به یک نیاز خاص دارد.

ترکیبی منعطف و پویا از این توانایی‌ها با تبدیل شدن به زنجیره واحد به سازمان توانایی و امکان دستیابی به فرصت‌های رقابتی را می‌دهد.

این ترکیب سبب افزایش منابع مجازی سازمان و افزایش قدرت تخصیص منابع می‌شود.

پیکربندی: با وجود این که مشتریان سازمان واحدی را می‌بینند اما سازمان مجازی از چندین شرکت مستقل تشکیل شده که برای پاسخ به نیاز مشتریان شبکه‌ای موقت تشکیل داده‌اند.

سازمان مجازی عبارت است از گروهی از شرکت‌ها که به منظور برخورداری از یک فرصت مشخص به صورت واحد درمی‌آیند و تا هنگامی که آن فرصت باقی باشد، سازمان مجازی پایدار می‌ماند.

در سازمان مجازی رابطه با شرکا به گونه‌ای است که وابستگی میان دو طرف رابطه در کمترین حد قرار دارد، به طوری که با تغییر در یک طرف، طرف دیگر آن آسیب نمی‌بیند و سریع شریکی دیگر را جایگزین می‌کند، در نتیجه روابط سلسله مراتبی، بلند مدت و غیر منعطف در سازمان مجازی مناسب نیست.

3- یکپارچگی: به منظور تنوع گرایی و ساختاربندی پویا، داشتن قواعد و ضوابط مشخصی در تخصیص فعالیت‌ها ضروری به نظر می‌رسد و اعتماد به یکدیگر نقش انکارناپذیری در موفقیت سازمان مجازی دارد.

در اقتصاد سازمان سه سازوکار مهم برای ایجاد هماهنگی و کنترل وجود دارد: قیمت برای کنترل و ایجاد سازگاری در بازارها؛ قدرت برای کنترل و ایجاد سازگاری در روابط سلسله مراتبی؛ اعتماد برای کنترل و ایجاد سازگاری در شبکه.

در نظام شبکه‌ای که برپایه اعتماد بنا نهاده شده است، شرکا هنجارها و ارزش‌های مشترکی را ایجاد و خود را بر اجرای این ارزش‌ها نظارت می‌کنند.

4- فناوری: فناوری اطلاعات و ارتباطات یکی از پیش نیازها و عوامل اصلی ایجاد کننده هماهنگی میان فعالیت‌ها در طول زنجیره تولید است.

بسیاری این فناوری را مهم‌ترین عامل مؤثر در شکل گیری سازمان مجازی ذکر کرده‌اند.

روابط انسانی در سازمان‌های مجازی در این سازمان‌ها به دلیل نیاز به واکنش سریع نسبت به بعضی از محرک ها، شرکا بدون نیاز به فرمان سیستم کنترل مرکزی، قادر به واکنش هستند.

در سطوح پایین سازمان تصمیم‌ها اتخاذ می‌شود و سطوح بالایی سازمان کنترل بر این تصمیم‌ها را بر عهده دارند.

همچنین اطلاعات از سطوح پایین تر برای تطبیق با استراتژی‌های سازمان به سطوح بالاتر می‌روند.

برای واکنش سریع و مشارکت انعطاف‌پذیر نیاز به وجود تیم‌های مجازی است.

این تیم‌ها خود به طور مستقل دارای ویژگی‌های سازمان‌های مجازی هستند.

همچنین این تیم‌ها برای فعالیت نیازمند حضور اعضای خود در یک مکان خاص یا ملاقات حضوری نیستند.

یکی دیگر از مزایای این سازمان‌ها قابلیت کارکردن در تمامی ساعات شبانه‌روز است.

به عنوان مثال، زمانی که کار یک تیم در اروپا پایان می‌پذیرد، در آمریکا تیم دیگر می‌تواند به کار خود ادامه دهد.

اعضای هر تیم براساس نیازمندی‌های هر پروژه به تیم اضافه می‌شوند.

هر تیم ساختار مختص به خود را دارد و می‌توان گفت در این نوع تیم‌ها سمت و پست افراد ثابت نیست.

برای مثال کسی که رهبری یک تیم را در یک پروژه بر عهده دارد در پروژه دیگر به عنوان یک عضو عادی تیم می‌تواند فعالیت کند.

به عبارت دیگر، اعضای تیم‌های مجازی باید هر کدام قابلیت‌ها و شایستگی‌هایی داشته باشند که این شایستگی‌ها بر موقعیت سازمانی آنها ارجح است.

در این تیم ها دو عامل اعتماد و مسئولیت پذیری اهمیت بسیار زیادی دارند.

کنترل مدیریت بر کار افراد بسیار کمتر خواهد شد و افراد در مسایل مربوط به حیطه کار خود می‌توانند تصمیم گیری کنند.

از آن جایی که افراد نیاز به حضور فیزیکی در دفتر کار سازمان ندارند می‌توانند از طریق به کار گیری ابزار و فنون زیر به انجام امور اقدام کنند: فناوری ارتباطات: افراد از محله‌ایی خارج از محیط کار (برای مثال خانه) و از طریق اینترنت و یا کنفرانس تلفنی به انجام وظایف خود می‌پردازند.

لازم به ذکر است که افراد قابلیت دسترسی به بانک اطلاعات شرکت را نیز دارند.

دفترهای کنترل از راه دور: در این حالت افراد با دفتر شرکت تماس می‌گیرند و یک اپراتور مرکزی اطلاعات را در اختیار آنها قرار می‌دهد و ارتباطات لازم را برقرار می‌کند.

میز فرمان در این حالت هر کارمند در یک زمان خاص و معین در دفتر کار حاضر می‌شود و فعالیت های مربوط را انجام می‌دهد.

در این نوع سازمان‌ها به دلیل وجود امکانات شبکه ای و استفاده از اینترنت و برقراری ارتباط با مشتریان و تأمین کنندگان، ارتباطات با سرعت و دقت بیشتر و هزینه کمتر برقرار می‌شود و تماس‌های فیزیکی در این گونه سازمان‌ها به حداقل ممکن می‌رسد.

برخوردار کردن کارکنان از درآمد متناسب با کار و کاهش سطح کنترل مستقیم مدیر بر اعمال کارکنان، باعث افزایش حس مسئولیت پذیری افراد می‌شود.

یکی از نتایج مستقیم قدرت یافتن کارمندان افزایش رضایت مشتریان است زیرا که هر کارمند می‌تواند به طور مستقیم با مشتریان تماس برقرار و در جهت رفع نیازمندی‌های آنان اقدام کند.

در این نوع سازمان‌ها اطلاعات در اختیار تمامی افراد مرتبط با سازمان متناسب با نیازشان قرار می‌گیرد.

همچنین راهبرد و هدف سازمان به طور مشخص برای تمامی افراد تبیین می‌شود.

یکی از مسایل مهم اداری در این نوع سازمان‌ها برقراری دوره‌‌های آموزشی برای کارمندان است و سازمان‌ها به صرف این که کارمندانشان در سازمان دیگر آموزش دیده‌اند نسبت به آموزش کارمندان خود بی‌تفاوت نیستند.

کارمندان باید به طور فعال و مستمر فعالیت‌های خود را مدیریت کنند.

آنها همچنین باید این واقعیت را بپذیرند که شغلشان دایمی نخواهد بود.

این سازمان‌ها باید برای ایجاد انگیزه و ارتقاء کارمندان خود راه هایی دیگر و متفاوت با روش های سنتی در پیش گیرند.

یکی از راه های ایجاد انگیزه در افراد چرخش شغلی آنها است.

در این نوع سازمان‌ها تنها مدیرانی قادر به ادامه فعالیت و پذیرش تغییرند که دارای اعتماد به نفس باشند و قدرت خود را ناشی از پست سازمانی شان نبینند.

در این سازمان‌ها از آن جایی که بسیاری از کنترل‌ها را کارمندان انجام می‌دهند به مدیران کمتری نیاز است و در حقیقت مدیران رده میانی حذف می‌شوند.

با توجه به مطالب بالا در سازمان مجازی استخدام افراد شایسته بسیار اهمیت پیدا می‌کند، پس به طور کلی افرادی برای همکاری در سازمان مجازی مناسب‌اند که خودکنترل و مسئولیت پذیر باشند.

الگوهای گوناگون شکل گیری سازمان مجازی وینگاند الگویی ارایه داد که در آن سه مشخصه پودمانی بودن، عدم تجانس و توزیع زمانی و مکانی را به عنوان سه ویژگی سازمان‌های مجازی برشمرد.

او اعتقاد دارد که سازمان مجازی از تعدادی شرکت تشکیل شده که بسیار کوچک و قابل مدیریت‌اند و تصمیم گیری را غیرمتمرکز می‌کنند.

عدم تجانس به عنوان مشخصه‌ای دیگر نشان می‌دهد که سازمان مجازی از واحدهایی تشکیل شده که قدرت، توانایی و اثربخشی‌های متفاوتی دارند و سرانجام سازمان مجازی برای پیکربندی مجدد باید دارای بخش‌هایی باشد که از لحاظ زمانی و مکانی در یک جا نیستند.

شائو و همکاران در مدلی که ارایه می‌دهند بر رابطه بین گره‌ها تمرکز می‌کنند و ویژگی آنها را براساس اهداف، ارتباطات، مرزها و فناوری بر‌می‌شمرند.

اهداف معرف انگیزه به وجود آوردن سازمان‌ها و خدمات جدید و نیروی پیوستگی آنان است که باعث می‌شود سازمان‌ها به صورت مجازی در کنار یکدیگر باشند.

ارتباطات، سطح همکاری را مشخص می‌سازد و می‌تواند نتیجه به اشتراک گذاشتن دارایی‌های فیزیکی و منابع و...

باشد.

مرزها مشخص می‌سازد که سازمان مجازی در کجا حضور دارد و مشخص می‌کند چه کسانی می‌توانند فعالیت‌های خود را به اشتراک بگذارند و چه کسانی می‌توانند از آن منافع بهره‌مند شوند و سرانجام فناوری، عوامل تواناسازی سازمان مجازی را مشخص می‌کند.

سازمان مجازی قادر است در محیط های در حال تغییر همواره مکان‌یابی کند.

آرمان عمومی سازمان مجازی در این است که به طور پیوسته فرایندهای کسب و کار جدید را طراحی و پیاده‌سازی کند.

کینزی در زمینه طراحی سازمان مجازی الگویی مطرح کرد که در این الگو نوعی سازوکار پویا توضیح داده شده است.

او این فرضیه را براساس سه اصل مطرح می‌کند: شبکه: مشتمل بر روابطی است که میان شرکا برای همکاری در یک بازار وجود دارد.

عملیات مجازی: نوعی فرایند همکاری است که در آن قابلیت‌ها و منابع در دوره‌های ارزش با هم ترکیب می‌شوند.

ارزش: عاملی است که سازمان مجازی را به دوباره سازی مجدد وا می‌دارد.

شکل شماره یک بیانگر ارتباط میان این عوامل است.

طبق الگوی استرادر، فرایند تشکیل سازمان مجازی از چهار فاز تشکیل می‌شود.

1- شناسایی: شناسایی شامل مشخص سازی فرصت‌ها و ارزیابی این فرصت ها و انتخاب آنها است.

این مرحله به طور متوالی تکرار می‌شود و در پایان این مرحله بهترین فرصت در بازار به دست می‌آید.

2- شکل دهی: مهم ترین مراحل در فاز دوم شامل تعیین کردن شرکا، ارزیابی، انتخاب و شکل دهی نوع اشتراک با آنان است.

در این مرحله ساختار واقعی یک سازمان مجازی شکل می‌گیرد.

برای ارتباط برقرار کردن با شرکای تجاری در این سازمان‌ها اعتماد یکی از کلیدی ترین عوامل در انتخاب شریک است.

برای انتخاب شریک و نحوه همکاری با آنها روش‌های مختلفی وجود دارد.

یک نوع آن شریک به عنوان هسته مرکزی شرکت است.

در این حالت شریک نقش محوری ایفا می‌کند و بقیه به عنوان تأمین کننده مطرح می‌شوند.

مشتری با این شریک در ارتباط خواهد بود.

لازم است تأکید شود که این شریک محوری در سطح بقیه قرار دارد و هیچ مزیت خاصی برای آن نباید قایل بود.

نوع دیگر داشتن شرکایی برابر در تمامی زمینه‌ها است.

در این حالت شرکای مختلفی با یکدیگر همکاری می‌کنند و یک شریک نقش مدیریتی ایفا می کند.

تمامی شرکا مستقل تصمیم می‌گیرند به جز تصمیم‌های مهم که به روش دموکراتیک اتخاذ می‌شوند.

عملیات: پنج کارکرد اصلی این قمست عبارتند از: طراحی، بازاریابی، مدیریت مالی، تولید و توزیع.

خاتمه: پس از آن که بازار و فرصت‌ها اشباع شد فعالیت سازمان مجازی ایجاد شده خاتمه می‌یابد.

مراحل بالا در شکل شماره دو نشان داده شده اند.

کینزی و میلارگ، شش نقش اصلی را درون سازمان مجازی درنظر گرفتند که عبارتند از: کارگزار، مدیر شایسته، مدیر پروژه، مدیر برون سپاری، مدیر شبکه و ممیز.

در شکل گیری سازمان مجازی، سه مرحله را می‌توان تعیین کرد: