بودجه چیست؟
عبارتست از یک ابزار مدیریتی برای طراحی فعالیت های آینده مدیریت که شامل برآورد فروش, هزینه ها, تولید و غیره می باشد. بودجه بندی برای مشخص کردن نتایج مورد انتظار کسب و کار و خطوط عملیاتی ممکنی که در آینده باید برای دست یابی به این نتایج پیموده شود انجام می شود.
نتایج مورد انتظار یا به صورت دوره های مالی و یا سایر ارقام از قبیل کمیت تولیدات برحسب واحد, نفر ساعت, ساعات کار ماشین و غیره برنامه ریزی می شوند. بودجه بندی را می توان به صورت «پیش بینی برنامه عملیات بر اساس بازدهی مورد انتظار عملیات» تعریف نمود.
بودجه باید بر اساس نیازهای برآورد شده آتی برای یک دوره زمانی مشخص بنا شود. بودجه باید با کمک اطلاعات آماری قبلی آماده شود. بنابراین بودجه بندی را همچنین می توان به صورت زیر تعریف نمود :
«پیش بینی و طرح ریزی دوره زمانی بعدی با استفاده از تجربه قبلی و گرایش های بازار و موقعیت فعلی».
بودجه از پیش استانداردهای عملکرد را برای هدایت کوشش ها و فعالیت ها در کسب و کار تأمین می کند. از آنجا که بودجه ها استاندارد های عملکرد را تأمین می کنند, در نتیجه تبدیل به مبنائی برای کنترل می شوند. کنترل مورد استفاده برای اجرای بودجه «کنترل بودجه» نامیده می شود. بنابراین بودجه بندی به نقش برنامه ریزی مدیریت مربوط می شود, در صورتی که «کنترل بودجه» شامل نقش کنترل در سازمان می شود.
اهداف بودجه بندی :
بودجه بندی اهداف اصلی زیر را دنبال می کند:
. ارزیابی دوره ای سیاست های مدیریت(1
ایجاد مبنائی برای بررسی دستاوردهای صنعت. (2
. کنترل هزینه ها در بخش های مختلف(3
ایجاد برنامه ای برای پیشرفت سیستماتیک.(4
اتخاذ مبنائی برای هزینه کردن سرمایه.(5
ایجاد مبنائی برای کنترل کارکرد بخش های مختلف مربوط به سازمان(6 (تجاری) از طریق بازبینی بازدهی و صرفه اقتصادی آنها .
مزیت های بودجه بندی :
بودجه بندی به خاطر دارا بودن مزیت های زیر از هر نظر حائز اهمیت زیادی است:
مسئولیت عملکرد بخش ها تثبیت می شود. بنابراین کنترل لازم را (1 روی تغییر و تحول مسئولیت اعمال می کند.
موقعیت اقتصادی سازمان مربوطه مشخص و روشن می شود(2
کنترل عملکرد و بازدهی صنعت انجام می شود(3
با کنترل تمام سطوح سازمان, مدیریت بهبود می یابد. بنابراین بازدهی(4 نیز بهبود می یابد. در هنگام دریافت وام از بانک ها نشان دادن بودجه اهمیت زیادی دارد به طوریکه ما می توانیم از موقعیت مالی سازمان(5 مربوطه آگاه شویم .
به سیاست گذاری های دوره های آتی کمک می رساند.(6
تعیین نمودن قیمت محصول مفید است .(7
الزامات بودجه :
به منظور آماده سازی بودجه, ملاحظات زیر باید رعایت شوند: تخصیص اختیار و مسئولیت : (a
به منظور حصول یک بودجه بندی مطلوب, نظم و ترتیب مناسبی برای دادن مسئولیت و اختیار اتخاذ می شود. به این منظور یک کمیته بودجه مرکب از نمایندگان تمام بخش های سازمان تشکیل می شده و یک متصدی بودجه به عنوان هماهنگ کننده منصوب می شود. مسئولیت او گرفتن گزارشات دوره ای از بخش های مختلف و کنترل نمودن اینکه تمام بخش ها برآوردهای مربوط به خود را با داده های موید کافی آماده کنند می باشد.تعیین شفاف سیاست های شرکت : (b
برای آماده سازی یک بودجه مطلوب, آگاهی از سیاست های شرکت اهمیت زیادی دارد. پس از دانستن این سیاست ها, بودجه با در نظر گرفتن تأثیر سیاست ها در هر بخش آماده می شود.
:اطلاعات هزینه ها (c
در هنگام آماده سازی بودجه, تمام اطلاعات مربوط به بودجه حائز اهمیت می باشند. بودجه تنها پس از دانستن هزینه های تولید محصول و سایر سیاست های مربوط به حاشیه سود وغیره قابل آماده شدن است .
دسته بندی انواع بودجه :
انواع اصلی و مهم بودجه عبارتند از <6نوع>، فروش، تولید، مالی، سرمایه گذاری و موجودی نقدی که به قرار زیرند:(1) بودجه کل :
در مورد سازمان های بزرگ, بودجه کل و مفصل بودجه بزرگی است . بنابراین یک خلاصه جداگانه آماده می شود که مروری بر تمام طرح ها, سیاست ها و تأثیرات آنها بر روی سازمان تجاری را ارائه می کند. بودجه خلاصه شده کل سازمان با عنوان «بودجه کل» نامیده می شود. بودجه کل چارچوب عملکردهای قابل انتظار در بخش های مختلف سازمان تجاری را مشخص می کند. هدف بودجه کل عبارت است از حفظ هماهنگی کلی در برنامه های تحت بودجه که همچنین توسط مدیران رده بالا برای اعمال کنترل موثر بر سازمان تجاری مورد استفاده قرار می گیرد. برای تعیین بودجه کل, ابتدا بودجه بخش های مختف جهت ترکیب در بودجه کل تعیین می شود.
(2) بودجه فروش : این بودجه درآمدهای حاصل از محصولاتی که به احتمال زیاد فروخته خواهند شد و هزینه های فروش را ارائه می کند. پیش بینی فروش می تواند بر اساس گزارشات دریافت شده از مدیر فروش انجام شود که کمیت تقریبی محصولاتی که احتمالاً در ناحیه وی به فروش خواهند رفت را مشخص می کند. بودجه هزینه های فروش با برآورد هزینه های تبلیغات, تجزیه و تحلیل بازار, حقوق مدیران فروش, هزینه های دفتری وغیره آماده می شود. گزارشات ثبت شده قبلی در آماده سازی بودجه فروش بسیار مفید واقع می شوند. بودجه فروش نقطه شروع در برنامه ریزی بودجه است, زیرا فروش عبارتست از فعالیت های اصلی که به تمام فعالیت های اصلی دیگر در سازمان شکل می دهد.فروش و تولید فعالیت های اصلی یک سازمان تولیدی هستند و همه فعالیت های دیگر یک نقش کمکی را در سازمان ایفا می کنند. بدون طرح ریزی فروش هیچگونه برآورد آتی درباره فعالیت های جانبی در سازمان قابل انجام نیست. حتی بین دو فعالیت اصلی فروش و تولید, این فروش است که جریان تولید را در تمام سازمان تجاری تنظیم می کند.هدف اولیه سازمان تجاری عبارتست از کسب موقعیت خوب در بازار و این موقعیت بازار مستلزم آنست که فروش جایگاه بودجه شماره یک را داشته باشد.(3) بودجه تولید :
این بودجه جهت حصول اطمینان از برآورده شدن نیازهای بخش فروش آماده می شود. در این بودجه زمان تولید و زمان ارسال کالای تولید شده مشخص می شود. این بودجه همچنین شامل پرداخت های احتمالی و نگهداری کالاهای تولید شده می باشد. بودجه تولید با در نظر گرفتن نیازهای فروش و ظرفیت کارخانه آماده می شود.علاوه بر اینها, هدف بودجه تولید, تضمین اقتصادی بودن تولید محصولات و حداکثر استفاده از تسهیلات تولید از طریق یک عملیات روان می باشد هزینه تولید یک مسئله مهم در تولید است و اثر گذاری تلاش های برنامه ریزی را تعیین می کند. راه اصلی کاهش هزینه ها همانا تضمین حداکثر استفاده از تسهیلات و امکانات تولید و حصول هماهنگی کامل در روابط کاری آنها می باشد و این همان کاری استکه در ساختار تولید انجام می شود.